信息化背景下檔案管理的優(yōu)化分析

白星

摘要：檔案管理信息化是未來發(fā)展的必然趨勢之一?；谛畔⒒尘?，結(jié)合各類信息知識及技術(shù)開展檔案管理優(yōu)化操作具有關(guān)鍵意義和價值。本文先針對信息化背景下檔案管理的特點進行了分析，隨后提出了一些相關(guān)的優(yōu)化策略，以期為提升當代檔案管理整體水平做貢獻。

關(guān)鍵詞：信息化背景;檔案管理;優(yōu)化策略;管理水平

引言：信息時代的來臨，為檔案管理帶來機遇的同時，也帶來了諸多挑戰(zhàn)，信息化背景下的檔案管理工作難度及復雜性均大幅提升，針對此類現(xiàn)狀，有必要通過積極優(yōu)化和創(chuàng)新檔案管理工作模式，促使檔案管理更好的滿足現(xiàn)代化、信息化發(fā)展需求，進而達到提升檔案管理整體水平的目的。

一、信息化背景下檔案管理特點

第一，信息化背景下，紙質(zhì)檔案數(shù)量不斷減少，數(shù)字載體檔案增加，檔案管理呈現(xiàn)出對象數(shù)字化的特點;第二，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，人員工作量及壓力大，信息化背景下，檔案管理注重強調(diào)存儲及管理，管理對象數(shù)字化發(fā)展，數(shù)字檔案的數(shù)量也日益增加，針對檔案管理人員來講，開展高質(zhì)量的信息化檔案利用操作越來越重要[1]。

二、信息化背景下檔案管理的優(yōu)化策略

（一）推動檔案管理信息化建設

實際開展各環(huán)節(jié)檔案管理操作的過程中，原始檔案資料的數(shù)量較多，如果單純利用人力進行管理，由于失誤及各種原因?qū)е洛e誤問題出現(xiàn)的可能性高，也會使許多對檔案安全造成不良影響的因素出現(xiàn)。基于此，信息化背景下，優(yōu)化檔案管理的過程中，應重視創(chuàng)建完善的信息化管理系統(tǒng)，積極采取和創(chuàng)新多種有效手段，推動檔案管理信息化建設進程，對優(yōu)化檔案管理質(zhì)量、提升各環(huán)節(jié)工作綜合效率存在積極影響。

在建設信息化系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，若不能在各環(huán)節(jié)檔案管理開展中對其加以科學應用，將無法達到預期效果。所以，對檔案管理進行相關(guān)研究及推廣操作中，應重視結(jié)合檔案管理實際情況及現(xiàn)實需求，有針對性的擇選和應用各類信息管理技術(shù)。同時，參考出現(xiàn)可能性較大的各類問題及相關(guān)影響因素，合理改良及更新各類技術(shù)，促使其滿足現(xiàn)代信息化檔案管理實際要求。

（二）強化重視，加大投資

現(xiàn)階段，我國多數(shù)單位在開展檔案管理工作的過程中，由于所開展各種經(jīng)營活動開展的目標依舊為盈利，投入到檔案管理中的資金在短時間內(nèi)又無明顯收益，導致其多會將資金投入到市場、銷售等經(jīng)濟效益較為明顯的部門中，對檔案管理重要性缺乏了解，不愿投入過多資金，缺少長遠眼光。檔案管理作為確保單位規(guī)范發(fā)展、正常運營的關(guān)鍵因素，發(fā)揮的作用至關(guān)重要[2]。

通過對員工資料開展的縱向及橫向比較，便能夠了解到單位各部門及相關(guān)人員的實際工作及發(fā)展狀況，以便發(fā)現(xiàn)、提前預測可能出現(xiàn)的各種問題。根據(jù)單位月度、季度、年度銷售業(yè)績，便能夠了解到相應產(chǎn)品在市場中的實際發(fā)展情況，有助于精準、全面的把握市場動態(tài)，了解市場行情，提高產(chǎn)品優(yōu)化針對性。

基于此，各相關(guān)領(lǐng)導人員有必要基于思想層面上優(yōu)化自身理念，對推動檔案信息化建設的重要性進行正確、全面的了解，并將各環(huán)節(jié)建設工作納入至日常建設內(nèi)容中，加大資金投入力度。同時，建設過程中也需要確保規(guī)劃科學性，應結(jié)合自身實際情況及現(xiàn)代化檔案管理實際需求，提前開展職責規(guī)劃，優(yōu)化和完善相關(guān)制度規(guī)章，針對項目相關(guān)人員應確保責任的細化落實，對部門間的溝通、部門任務、投入資金及建設目標等開展統(tǒng)籌規(guī)劃操作。

（三）強化電子檔案歸檔管理

1.確保電子公文歸檔質(zhì)量

根據(jù)相關(guān)標準及要求，開展電子公文轉(zhuǎn)換操作，并確保各歸檔接口及模塊提供操作的質(zhì)量，在進行各類數(shù)據(jù)信息采集操作的過程中，也需要保證各類公文檔案歸檔內(nèi)容的準確性、有效性。

2.優(yōu)化多媒體檔案歸檔管理實效性

多媒體檔案的類型較為豐富，歸納難度及復雜性均較高，因此需要嚴格按照類別開展各環(huán)節(jié)歸檔操作，合理設置相關(guān)的規(guī)章制度及要求等，對音頻、照片、視頻類的資料開展準確的分類歸檔處理操作。

3.提高檔案管理水平

基于信息化背景下，應用數(shù)字檔案是檔案管理的必然發(fā)展趨勢。因此，進行各環(huán)節(jié)檔案管理操作中，有必要重視對檔案的收集和歸檔管理開展合理優(yōu)化，相關(guān)工作人員在開展檔案信息收集操作的同時，應盡可能的以各相關(guān)部門為對象開展電子檔案歸檔的標準及方式的宣傳操作，有助于優(yōu)化檔案歸檔管理整體水平。

（四）優(yōu)化檔案管理人員綜合素質(zhì)

1.合理優(yōu)化人員隊伍結(jié)構(gòu)

信息化背景下，檔案管理人員在有效了解和學習各類檔案管理知識及技術(shù)的同時，也應重視優(yōu)化自身計算機操作能力，兩者的有效結(jié)合，協(xié)同作用，能夠創(chuàng)設出更為優(yōu)良、和諧的信息化檔案管理發(fā)展環(huán)境，基于高綜合素養(yǎng)，促進檔案管理整體水平提升[3]。

基于此，需要積極開展檔案管理人員隊伍建設操作，利用信息化技術(shù)及手段，提高各環(huán)節(jié)建設操作實效性;制定高效的人才引進制度，開展嚴格、全方位的人員審查操作;促進各管理人員的溝通和交流，推動高質(zhì)量、現(xiàn)代化、高效率管理手段及模式的共享進程。基于現(xiàn)代化管理制度的推動下，優(yōu)化信息化檔案管理人員隊伍高質(zhì)量建設操作，確保檔案管理信息化的規(guī)范、高效發(fā)展。

2.積極開展信息化培訓

檔案管理工作的內(nèi)容并非只為單純的檔案資料記錄及整理，存在較為顯著的系統(tǒng)性特點。因此，實際開展檔案系統(tǒng)性管理優(yōu)化操作的過程中，確保各環(huán)節(jié)管理工作實效性十分重要，有助于促進管理整體效率的提高。具體而言，應積極探尋和應用多種有效手段，針對各檔案管理人員開展科學培訓，引導其正確、全面的了解檔案管理的重要性，掌握相關(guān)的知識及技術(shù)等。

結(jié)論：當今時代背景下，信息技術(shù)的影響日益擴大化，并逐漸滲透至各領(lǐng)域中，各行業(yè)智能化發(fā)展腳步不斷加快?；跈n案事業(yè)角度，其開展的各環(huán)節(jié)發(fā)展操作和信息技術(shù)具有密不可分的聯(lián)系，檔案管理人員需要正確把握信息技術(shù)重要性及其對檔案管理的影響，充分發(fā)揮信息技術(shù)實效性，針對檔案管理開展有效優(yōu)化，進而推動檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。

參考文獻：

[1]付亞萍，劉廷利，趙亞.信息化背景下事業(yè)單位會計檔案管理的優(yōu)化策略探討[J].蘭臺內(nèi)外，2019（29）：67-68.

[2]劉琴，豐田.信息化背景下成教學生檔案管理現(xiàn)狀及優(yōu)化策略研究[J].高等繼續(xù)教育學報，2019，32（04）：19-22.

[3]方龍仙子.信息化背景下武漢藏龍集團有限公司檔案管理體系優(yōu)化研究[J].辦公室業(yè)務，2019（13）：45+50.