信息化背景下企業(yè)檔案的未來發(fā)展

摘 要：從專業(yè)素質(zhì)、工作的內(nèi)容、工作的水平以及安全性能方面來分析了信息化背景下企業(yè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)如今有的一些問題和數(shù)據(jù)化的背景，并提出以下相應(yīng)的建議：樹立科學(xué)的檔案信息化意識，培養(yǎng)高素質(zhì)的企業(yè)檔案人才，強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，完善信息化建設(shè)服務(wù)內(nèi)容與方式。期望本文能夠?qū)ζ髽I(yè)檔案的發(fā)展提供有效的建議。

關(guān)鍵詞：信息化;企業(yè)檔案;未來發(fā)展;數(shù)據(jù)化

在21世紀(jì)初期，社會便開始漸漸被信息化潮流席卷，進(jìn)入了信息化時代。對于如今的企業(yè)來說，能否有效利用如今的信息化背景下的市場因素來進(jìn)行發(fā)展，已經(jīng)成為如今評價一個企業(yè)的經(jīng)營能力和發(fā)展空間的一大重要因素。信息化背景下，企業(yè)檔案信息化也不再守舊，將漸漸傾向于將檔案信息“數(shù)據(jù)化”。信息化作為信息時代下的產(chǎn)物，不僅是一種計算機(jī)技術(shù)，還是一種發(fā)展理念。在現(xiàn)在快速發(fā)展的信息社會，信息化的出現(xiàn)必然會給企業(yè)的檔案信息化建設(shè)帶來了機(jī)會和挑戰(zhàn)。

1 信息化背景下企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.1 企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

信息化時代，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化工作得到越來越多的重視，辦公自動化終端也越來越為社會所接受。專業(yè)檔案管理人員和非專業(yè)檔案人員，都將因此而接受新的挑戰(zhàn)。但在各大企業(yè)的內(nèi)部，檔案管理人員的工作水平層次不齊，專業(yè)人員對于檔案信息能夠高效率高質(zhì)量地處理，但檔案部門普通工作人員則大部分有許多跟工作有關(guān)的問題存在，例如消極怠工等。

1.2 檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)不受重視

在建設(shè)企業(yè)檔案管理信息化進(jìn)程中，一些信息化硬件，信息化軟件、辦公信息化設(shè)備等都是必須要擁有的，同時在企業(yè)檔案信息化管理中，還必須同時設(shè)計、配合好多方面的技術(shù)，借助一些有效的軟件來加快企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的進(jìn)程。作為社會中被眾多人認(rèn)為的工作較為輕松的部門，公司檔案管理機(jī)構(gòu)往往因為資金不足和硬件缺乏等限制因素，導(dǎo)致相關(guān)的檔案無法高效率、有作用的地進(jìn)行基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)，這不利于公司檔案管理化的未來發(fā)展。

1.3 信息化建設(shè)服務(wù)內(nèi)容與方式不完善

在企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，總是有一種情況不可避免地存在，那就是企業(yè)盡管開始使用檔案信息化管理系統(tǒng)，許許多多的紙質(zhì)檔案還是沒有被錄進(jìn)到系統(tǒng)里面。對此，許多人所持有的觀點是數(shù)字化檔案只能夠暫時地存儲信息，除此之外，還有著泄露到互聯(lián)網(wǎng)這個大平臺上的可能性，故而，必須一直地堅持紙質(zhì)檔案才是最為重要的信息保管。這就使得企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)很難有著完整的信息內(nèi)容。除此之外，部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者始終認(rèn)為檔案信息化就是把檔案信息錄入到信息系統(tǒng)之中，從根本上沒有徹底了解信息化時代的本質(zhì)，這也是導(dǎo)致許多檔案信息沒有被高效率、高質(zhì)量地管理，使企業(yè)檔案信息化存在許多問題的一大重要原因。

2 信息化背景下企業(yè)檔案信息化建設(shè)的保障措施

2.1 培養(yǎng)高素質(zhì)的企業(yè)檔案人才

對于舊意義的企業(yè)檔案管理工作來講，它的工作的內(nèi)容、操作方法非常的單一、枯燥，企業(yè)檔案管理人才的專業(yè)素養(yǎng)都比較低下，很多都沒有相關(guān)的專業(yè)知識和技能的培養(yǎng)，也沒有相應(yīng)需要的計算機(jī)操作水平。但是就企業(yè)信息化檔案管理工作來講，必須要有相應(yīng)的高素質(zhì)的、會操作計算機(jī)的企業(yè)檔案管理人才。因此，企業(yè)應(yīng)積極開展與相關(guān)的學(xué)校進(jìn)行合作，以利于大力引進(jìn)企業(yè)所需要的檔案管理人才，除此之外，還有推崇將企業(yè)在職檔案管理員工派出去進(jìn)行交流和學(xué)習(xí)，以利于企業(yè)在職檔案管理員工追上時代發(fā)展的步伐，進(jìn)而有利于企業(yè)的發(fā)展。最后，企業(yè)檔案管理工作人員應(yīng)該積極地進(jìn)行學(xué)習(xí)和自我提升，多多借鑒建設(shè)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的成功經(jīng)驗。

2.2 強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)

企業(yè)應(yīng)該重視檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，積極建設(shè)出一個有著完善信息的檔案信息資源庫。要強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、主要從以下三個方面進(jìn)行：第一，加強(qiáng)企業(yè)檔案各項信息的收集整理;第二，實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的規(guī)范與統(tǒng)一;第三，提供有效、符合公司實際情況的各種計算機(jī)裝備。

2.3 完善信息化建設(shè)服務(wù)的內(nèi)容與方式

只有傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的功能的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足當(dāng)前檔案信息化的需求。根據(jù)信息化、大數(shù)據(jù)的大背景以及企業(yè)的現(xiàn)實情況和未來發(fā)展空間，應(yīng)該不斷地完善檔案管理的系統(tǒng)的;其次，應(yīng)該擴(kuò)大檔案信息資源的范圍，收集各方面的相關(guān)信息來建立一個完善的檔案管理系統(tǒng)。再次，不斷促進(jìn)不同資源之間的相互融合，不要將各個系統(tǒng)的信息都完全隔離開來，使得各個部分之間缺少聯(lián)系最后，加強(qiáng)信息資源的屬性關(guān)聯(lián)。例如元數(shù)據(jù)的處理，針對檔案信息系統(tǒng)中存儲的文件、文檔、圖片等，應(yīng)該子以相應(yīng)的文字表述信息。例如，文件編輯時間、文件編輯作者、具體內(nèi)容、審批人等。這些輔助信息將極大地為信息查閱、提取提供便捷，緊密了不同信息之間的關(guān)聯(lián)度、更加增強(qiáng)了信息的應(yīng)用價值。

2.4 確保檔案信息化建設(shè)全面安全

企業(yè)在檔案信息化的建設(shè)過程之中，必須要對檔案信息的安全性和保密性的重要程度產(chǎn)生重視的心理和態(tài)度。該工作應(yīng)著重注意以下五個方面：第一，確保計算機(jī)的硬件設(shè)施的安全。在公司檔案管理中所將應(yīng)用到的全部硬件，如：電腦、掃描儀、服務(wù)器、打印機(jī)、路由器等，都應(yīng)該按照一定的周期來進(jìn)行全面的檢查與更新，以確保整個企業(yè)檔案管理的運(yùn)行進(jìn)程中不出現(xiàn)意外事件，避免給企業(yè)帶來產(chǎn)生嚴(yán)重的后果的不利影響。企業(yè)大型服務(wù)器運(yùn)行情況應(yīng)該定時、精準(zhǔn)地檢查，要及時地備注檔案的流動過程，全方位確保企業(yè)日常檔案管理工作的實施的穩(wěn)定性;第二，保障企業(yè)檔案信息的安全，最為重要的是保證金業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營等環(huán)節(jié)形成的、檔案管理信息系統(tǒng)中所存儲的以及對企業(yè)原有保存的紙質(zhì)檔案實施電子化加工的信息是真實的、準(zhǔn)確的。

3 總結(jié)

綜上所示，信息化背景下，社會在不斷地發(fā)展與進(jìn)步，企業(yè)在當(dāng)今社會中想要獲得更好的發(fā)展，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)是不可避免的，且必須正面面對、解決現(xiàn)如今存在的各項問題，采取相應(yīng)的符合公司實際情況和未來發(fā)展空間的措施來確保建設(shè)起完善的檔案管理系統(tǒng)。

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作者簡介

徐麗麗（1981-），女，漢，浙江省寧波市。