企業(yè)物資采購風(fēng)險分析及防范措施探析

劉竹芬

[摘要]物資是保障企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營的重要基礎(chǔ)之一，物資采購是企業(yè)管理中一項相當(dāng)重要的工作，物資采購的質(zhì)量在很大程度上決定著企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等多項工作能否有效開展。當(dāng)前市場經(jīng)濟中各種不確定性因素廣泛存在，很容易導(dǎo)致企業(yè)的物資采購工作受到影響。企業(yè)需要對物資采購中的風(fēng)險加以關(guān)注，通過采取有效的應(yīng)對措施來對物資采購中的風(fēng)險加以有效管控。

[關(guān)鍵詞]物資采購;風(fēng)險管理;采購管理監(jiān)督

[DOI]1013939/jcnkizgsc202009167企業(yè)物資采購涉及的物資主要有原材料、設(shè)備備品備件、工器具和輔助材料等，物資采購中一旦某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題就可能給企業(yè)帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟損失。為促進企業(yè)物資采購工作有效開展，需要企業(yè)對這些不確定因素進行有效的管控，通過采取風(fēng)險衡量、風(fēng)險管理決策、風(fēng)險識別、風(fēng)險評估等措施來提升物資采購水平，保證企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定健康發(fā)展。

1物資采購可能出現(xiàn)的問題和風(fēng)險分析

物資采購過程中存在的潛在風(fēng)險較多，對這些可能存在的風(fēng)險加以分析和應(yīng)對是保證物資采購工作有效開展的重要基礎(chǔ)和前提，在這里對主要風(fēng)險進行分析。

11企業(yè)物資采購的外因型風(fēng)險

外因型風(fēng)險就是存在于企業(yè)外部并且會對物資采購產(chǎn)生影響的風(fēng)險，主要包括五個方面的風(fēng)險：意外風(fēng)險、價格風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、技術(shù)風(fēng)險和欺詐風(fēng)險。

意外風(fēng)險，是指在物資采購過程中可能遇到的各種意外情況導(dǎo)致的風(fēng)險，例如經(jīng)濟政策、自然因素和價格變動因素等;價格風(fēng)險，主要有兩個：一是采購的物資價格存在不確定，一旦價格下降，或采購人員對價格預(yù)測失誤就會對物資采購造成影響。二是存在供應(yīng)商惡意提價;質(zhì)量風(fēng)險，在質(zhì)量檢驗過程中出現(xiàn)疏漏，或供應(yīng)商以次充好，提供的物資質(zhì)量不滿足要求就會影響到物資的采購質(zhì)量;技術(shù)風(fēng)險，由于技術(shù)內(nèi)容和設(shè)備應(yīng)用需要及時的加以更換和淘汰，但淘汰和更換的速度過快會造成企業(yè)成本的浪費;欺詐風(fēng)險，這主要是在物資采購中可能會存在的一些欺詐行為，主要表現(xiàn)有以虛假的主體身份利用偽造的票據(jù)和虛假的產(chǎn)品證明來和企業(yè)簽訂采購合同，或者是皮包公司的倒買倒賣行為等。

12企業(yè)物資采購的內(nèi)因型風(fēng)險

內(nèi)因型風(fēng)險就是存在于企業(yè)內(nèi)部并且會對物資采購產(chǎn)生影響的風(fēng)險，主要包括五個方面的風(fēng)險：計劃風(fēng)險、合同風(fēng)險、驗收風(fēng)險、存量風(fēng)險和責(zé)任風(fēng)險等。

計劃風(fēng)險，主要體現(xiàn)在市場需求預(yù)判和跟蹤調(diào)研等方面，一旦對市場需求沒有做好調(diào)研和預(yù)判，或物資采購計劃編制不合理就會導(dǎo)致物資采購和生產(chǎn)經(jīng)營需求之間發(fā)生較大偏離，最終導(dǎo)致物資采購的效率低下;合同風(fēng)險，主要是在簽訂購買合同的時候一定要對其中的各項條款加以認(rèn)真的核對，一旦某些條款存在模糊不清就會導(dǎo)致合同出現(xiàn)問題時缺乏足夠的依據(jù)，對企業(yè)的經(jīng)濟利益造成不良影響;驗收風(fēng)險，這主要表現(xiàn)在物資入庫的時候質(zhì)量檢查不嚴(yán)格，相應(yīng)的數(shù)量、規(guī)格、型號和質(zhì)量等存在不足;存量風(fēng)險，由于企業(yè)的物資需求是根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營適時需要有計劃地進行采購，當(dāng)物資存量無法和實際的需求相對應(yīng)的時候就會出現(xiàn)物資不足或者過剩的問題，這樣很容易對生產(chǎn)產(chǎn)生影響，給企業(yè)帶來損失或占用企業(yè)資金;責(zé)任風(fēng)險，其主要是由于工作人員責(zé)任心不強或采購業(yè)務(wù)水平不足等問題帶來的風(fēng)險。

2企業(yè)物資采購風(fēng)險的預(yù)防措施和控制

上面對企業(yè)物資采購中存在的多種風(fēng)險展開了相應(yīng)的分析，針對風(fēng)險提出以下措施進行預(yù)防和控制，從而最大程度降低這些風(fēng)險可能對物資采購工作產(chǎn)生的影響。

21建立完善物資采購管理流程

物資采購是一個綜合化的過程，其中要涉及很多的環(huán)節(jié)和內(nèi)容，針對物資采購中存在的問題就需要對整個的物資采購流程內(nèi)的環(huán)節(jié)進行管理，其中，借助建立并完善物資管理制度是一個有效的方法。首先，物資采購制度的建立和完善需要從采購的全過程著手，從采購計劃到合同簽訂，再到產(chǎn)品驗收入庫等都需要納入采購制度內(nèi);其次，要對相關(guān)的制度標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范加以完善，對包括《物資采購管理辦法》在內(nèi)的制度標(biāo)準(zhǔn)進行具體內(nèi)容的調(diào)整和完善，從而為相關(guān)活動的開展提供標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。

在進行物資采購時應(yīng)當(dāng)對供應(yīng)商的資質(zhì)和產(chǎn)品的質(zhì)量加以關(guān)注，確保提供的物資符合采購要求;在簽訂物資采購合同時應(yīng)當(dāng)認(rèn)真對相關(guān)條款進行核查，確保不存在遺漏內(nèi)容;物資采購和入庫的過程中需要進行嚴(yán)格的質(zhì)量核查，確保其符合實際需求。

22強化合同過程管控提高履約效力

合同過程管控包括對合同訂立、執(zhí)行和結(jié)果的審查和監(jiān)督。合同簽訂過程中實行合同會簽審批，合同會簽有利于及時發(fā)現(xiàn)和糾正合同訂立過程中存在的不合理、不合法的現(xiàn)象。企業(yè)相關(guān)部門按照規(guī)定的權(quán)限會簽合同，對于大額采購或?qū)I(yè)性較強的合同，實行不同的專業(yè)部門聯(lián)合會簽，以最大程度地規(guī)避合同風(fēng)險。企業(yè)還應(yīng)建立嚴(yán)格的物資采購合同跟蹤督查制度，依據(jù)合同主要條款跟蹤檢查合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)異常情況并提出解決方案。對合同實行信息化管理，向相關(guān)單位部門提供及時、準(zhǔn)確、真實的反饋信息，保障合同的有效執(zhí)行。

23建立完善并適時更新供應(yīng)商管理系統(tǒng)

企業(yè)應(yīng)建立一套完善的供應(yīng)商評估、準(zhǔn)入和淘汰制度，由專業(yè)的部門組織專業(yè)的人員嚴(yán)格對供應(yīng)商資質(zhì)的真實性和合法性進行審查，對其履約能力進行評估，擇優(yōu)選定供應(yīng)商;按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徟?，納入企業(yè)供應(yīng)商管理系統(tǒng)。建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)，將供應(yīng)商劃分為不同的等級，采取靈活的等級升降機制對供應(yīng)商進行動態(tài)管理，定期對供應(yīng)商進行考核評價，根據(jù)考評結(jié)果適時更新和淘汰供應(yīng)商。確保企業(yè)在開展物資采購時優(yōu)先從管理系統(tǒng)中選擇供應(yīng)商，降低采購風(fēng)險。

24加強采購人員職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)提高

采購人員開展物資采購工作的能力會對實際的物資采購工作產(chǎn)生關(guān)鍵影響，企業(yè)要重視對采購人員進行相關(guān)的理論技能培訓(xùn)和思想道德素質(zhì)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)來幫助他們樹立起良好的職業(yè)操守，促使他們在采購過程中懂得用法維護企業(yè)利益，保證能合法合規(guī)有效地開展物資采購活動。

25切實加強物資采購的管理監(jiān)督

為了更好地保證物資采購流程可以得到有效的管控，企業(yè)需做好相應(yīng)的采購管理監(jiān)督工作，通過對具體的物資采購環(huán)節(jié)進行質(zhì)量監(jiān)督和管理來保證采購工作在規(guī)范范圍內(nèi)開展。為了有效地加強物資采購的管理監(jiān)督工作，企業(yè)可從以下兩個方面著手：首先是加強對人的管理，通過績效考核制度、激勵約束機制等的建立來達(dá)到激勵和約束的目的，從而保證員工的操作規(guī)范。其次是從物資采購的全過程開展有效的審計工作，這個過程中審計人員應(yīng)對包括物資采購計劃、合同臺賬、合同執(zhí)行及信息反饋、合同簽證和合同匯總以及必需的決策程序等進行審計上的管理監(jiān)督。

3結(jié)論

企業(yè)物資采購工作的開展中存在著很多的不確定性因素，并且物資采購的實際效果很容易受到這些因素的影響。為了保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營物資的有效供應(yīng)，企業(yè)和相關(guān)部門需要對物資采購工作中會涉及的風(fēng)險加以管控，通過有效的風(fēng)險管理來促進物資采購工作的提升。經(jīng)過分析可知，企業(yè)物資采購過程中涉及的風(fēng)險主要包括計劃、存量、責(zé)任、價格、質(zhì)量、技術(shù)等，面對諸多的風(fēng)險，需要有對應(yīng)的策略來加以應(yīng)對。在解決策略上應(yīng)當(dāng)包括建立完善物資采購管理流程、強化合同過程管控、建立供應(yīng)商評估準(zhǔn)入淘汰制、加強管理監(jiān)督在采購決策中的應(yīng)用等。

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