圖書檔案管理系統(tǒng)在圖書管理中的應(yīng)用研究

尹嵐

摘要：雖然現(xiàn)代社會發(fā)展的非?？?，信息技術(shù)和電子產(chǎn)品變多了，但是人們還是沒有拋棄書籍，反而發(fā)現(xiàn)其數(shù)量與之前相比又增加了很多，這也對圖書管理工作產(chǎn)生了影響，需要改進(jìn)工作方式，解決暴露出來的問題，以便于在現(xiàn)代社會中更好地促進(jìn)圖書館的發(fā)展。本文對此進(jìn)行了研究和分析，并著重闡述了在圖書管理中，圖書檔案管理系統(tǒng)的有效運(yùn)用，以便于為圖書管理工作者提供參考。

關(guān)鍵詞：圖書管理;檔案管理系統(tǒng);應(yīng)用

如今，我們獲取信息的方式可以有多種渠道并且非常迅速，但這都是碎片化的內(nèi)容，并不能體現(xiàn)相關(guān)知識點(diǎn)的深層次內(nèi)涵，因此，圖書館對人們的學(xué)習(xí)生活來說是不可缺少的一部分，也是獲取知識最有效的地方。如今，圖書館中的書籍范圍逐漸擴(kuò)大，種類、數(shù)量都只增不減，給圖書管理工作帶來了一定的難度，管理者難以高效分類眾多圖書，成為了一個亟待解決的問題。目前來看，我國大部分的圖書管理工作都是靠人力來完成的，并且需要耗費(fèi)很大的精力，難免會出現(xiàn)錯誤，因此，我們要注重對于圖書檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，以便于能對圖書進(jìn)行高效管理。

1 影響圖書管理工作的因素

經(jīng)過研究可以發(fā)現(xiàn)，影響圖書管理工作的因素有多種，本文就兩點(diǎn)主要因素進(jìn)行分析：

1.1 圖書數(shù)量的影響

在圖書館中，書籍的數(shù)量越多，管理難度就越大，管理人員相應(yīng)的耗費(fèi)的精力也會更多。管理圖書并不是一個簡單的工作，甚至可以說有很高的難度，它不僅是把書擺放到書架上那么簡單，還會需要對其進(jìn)行分類、放到指定位置以及歸檔，這都是需要科學(xué)、精細(xì)化管理的。而且在對圖書進(jìn)行分類的時候也沒有統(tǒng)一的方式，有的是根據(jù)載體來分，也有的是根據(jù)內(nèi)容，這樣也導(dǎo)致了圖書的不同類別。因此，圖書管理人員需要做到的基礎(chǔ)工作就是明確分類方法，之后再具體應(yīng)用到實(shí)際工作中，以保證書籍的有序性、管理的便利性。

1.2 歸檔效率的影響

除了圖書的數(shù)量，歸檔效率也會在一定程度上影響到圖書管理工作。因此，管理人員一定要及時整理，盡量減少圖書擺放錯誤的情況出現(xiàn)，不能將其堆放到一起而延誤歸檔，這樣只會讓后續(xù)的工作更加繁瑣。此外，如果館內(nèi)的圖書沒有及時補(bǔ)充，也會影響到人們使用，且不利于圖書管理工作。

2 對傳統(tǒng)圖書管理方式的分析

在做圖書管理工作的時候，需要對圖書的信息進(jìn)行采集，這項(xiàng)工作較為復(fù)雜，并且采集信息的效率低。傳統(tǒng)的圖書管理方式很少使用到技術(shù)手段，一般都是使用人工來記錄，并不能保證記錄的準(zhǔn)確無誤性，因此漏記、錯記的情況時有發(fā)生，給管理工作帶來了一定的難度。因此，準(zhǔn)確記錄圖書信息對于圖書管理工作的重要性是顯而易見的，但是，我們所處的時代與之前大有不同，也給圖書管理工作帶來了挑戰(zhàn)，并且增加了管理的難度，人工的方式越來越不適用了。圖書數(shù)量增加、類型增多、人們的需求多樣化等因素也會影響到管理工作，如果持續(xù)使用人工的方式，那么記錄出錯的情況將會增加，在進(jìn)行后續(xù)查找、分類等工作的時候難度會更大，這樣不利于保證圖書管理工作的有效性。此外，若是出現(xiàn)了圖書增加、撤出的情況，需要人工管理耗費(fèi)更大的精力，但是并不能提高記錄的準(zhǔn)確性。因此，管理人員需要注重這一點(diǎn)，并且使用新的方式來彌補(bǔ)其中的不足，以便于提高工作效率。

3 圖書檔案管理系統(tǒng)在圖書管理中的實(shí)際應(yīng)用

圖書管理系統(tǒng)是要通過現(xiàn)代技術(shù)來實(shí)現(xiàn)的，也就是利用計(jì)算機(jī)來建立。這個管理系統(tǒng)有著自己的優(yōu)勢，比如高效、適用性強(qiáng)?，F(xiàn)在很多圖書都有自己的編號和條形碼了，圖書館內(nèi)就可以采用掃描條形碼的方式錄入信息并對其進(jìn)行分類，這樣不僅能夠節(jié)省人力，還能保證信息準(zhǔn)確，即使有些圖書我們分不清楚它到底屬于哪一類，但電腦可以分辨出來，減少出錯的頻率。

目前的圖書檔案管理系統(tǒng)是較為完整的，在使用之前技術(shù)人員就已經(jīng)將書籍類別的設(shè)計(jì)錄入系統(tǒng)，以便于后續(xù)使用的時候更加便捷，節(jié)省時間和人力。而且，現(xiàn)在對于圖書的分類都有了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)了，其中包括圖書館、企業(yè)單位，在這種分類統(tǒng)一的情況下，能夠更好的使用此系統(tǒng)，在對其進(jìn)行設(shè)計(jì)的時候能夠更準(zhǔn)確，讓各個地方的圖書管理處都能使用到該系統(tǒng)。此外，此系統(tǒng)內(nèi)部也有著自己的分類方式，通常是按照載體、內(nèi)容來劃分，在劃分的大類別下又存在著更小的類別，精細(xì)化程度高，在錄入圖書信息的時候，此管理系統(tǒng)可以自動將其分好類，對圖書管理更加地有序。

由于現(xiàn)在圖書的數(shù)量非常多，靠人力是無法完全準(zhǔn)確記憶的，因此，就需要將其整理成檔案，將同一類型的放置在一起，這種電子檔案不僅能夠較好地保存圖書信息，還能做好備份工作，若是需要用到這些信息了就可以復(fù)制一份，操作非常簡便有效，使用人力的情況也會減少許多，減少其工作量。此外，即使需要保存紙質(zhì)版的檔案，也不用員工花費(fèi)很多的時間來抄寫，而是可以將電子版的打印出來使用，這樣不僅節(jié)省時間，還避免了抄寫出錯的情況。而且圖書管理系統(tǒng)可以及時了解書籍的信息，若是想知道有需要上架或者下架的，不用再人工進(jìn)行檢查，而是可以利用此系統(tǒng)查找信息，提高了工作效率。因此，圖書管理系統(tǒng)的應(yīng)用在當(dāng)下是很有效且有必要的，對于圖書管理工作來說，能夠減少人力資源的使用，并且節(jié)省管理時間，提高管理效率。

此系統(tǒng)不僅能夠幫助圖書管理者，還能夠在很大程度上幫助到借閱者。以前他們在借書的時候需要向管理人員咨詢位置以及余書量，這樣會花費(fèi)很長的時間才能得知到想要的信息;而現(xiàn)在借閱者只需要借助這個管理系統(tǒng)，將所需圖書的書名或者編號輸進(jìn)去就可以知道圖書的所在位置，也能了解到館內(nèi)現(xiàn)在有沒有這本書，節(jié)省雙方的時間。此外，對于圖書管理員說，在對圖書進(jìn)行增刪的時候，不需要人工進(jìn)行記錄、查找了，只需要用系統(tǒng)掃描就可以完成這些事情，使得他們在做管理工作的時候能夠有效、迅速，減少管理工作的復(fù)雜性。而且節(jié)省下來的時間還可以關(guān)注圖書的質(zhì)量問題，對于舊書應(yīng)該及時撤出，以保證在放置新書的時候沒有沖突。

4 結(jié)束語

從目前實(shí)際應(yīng)用的效果來看，圖書檔案管理系統(tǒng)是非常有用的，能夠給圖書管理工作提供很大的幫助，使其更加的便捷，提高管理員的工作效率。因此，我國的各個圖書館要注重引進(jìn)并運(yùn)用圖書檔案管理系統(tǒng)，積極開展圖書管理工作，從而全面的提升圖書管理的質(zhì)量與水平。

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