檔案信息化建設(shè)問題及其解決對策分析

陳文蘭

摘 要：在現(xiàn)代化社會的發(fā)展中，電力信息技術(shù)在很多領(lǐng)域發(fā)揮著重要作用，尤其是物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算和大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)的興起，使得檔案信息化管理成為大勢所趨，文章主要對檔案信息化建設(shè)問題及其解決對策進(jìn)行了研究。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè);問題;解決對策

1 引言

檔案是重要的戰(zhàn)略信息資源，其現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值比較強(qiáng)，在很大程度上影響著國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。在新時(shí)期的發(fā)展中，信息化水平得到了很大提升，并對檔案管理模式提出了更加嚴(yán)格的要求。在這一背景下，檔案管理工作需要滿足信息化時(shí)代的發(fā)展要求，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，提高檔案管理工作現(xiàn)代化水平，有效地解決檔案信息化建設(shè)問題?；诖?，文章闡述了檔案信息化建設(shè)發(fā)展的必要性，分析了檔案信息化建設(shè)問題，總結(jié)了相應(yīng)的解決對策。

2 檔案信息化建設(shè)的必要性

1）信息時(shí)代的需要。在社會的發(fā)展中，我國信息化進(jìn)程越來越快，信息資源逐漸成為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要戰(zhàn)略資源，檔案是個(gè)人成長歷史的重要載體，是人力資源管理工作的關(guān)鍵。在信息技術(shù)的快速發(fā)展中，檔案管理呈現(xiàn)出開放化、社會化的發(fā)展趨勢，為檔案管理信息化建設(shè)提供了支持，滿足了信息化管理工作的實(shí)際需求。

2）檔案信息安全性的需要。在檔案信息化管理過程中，相關(guān)管理人員利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)承載信息的方式，其能夠?qū)㈦娮游募４娴接?jì)算機(jī)中，為各項(xiàng)管理工作提供了更加完善的信息，能夠避免出現(xiàn)信息丟失問題。因此，檔案管理信息化建設(shè)在檔案信息安全性、提高檔案資源利用率中發(fā)揮著重要作用。

3）提升檔案工作效率的需要。檔案管理涉及的新信息比較多，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠及時(shí)地更新各項(xiàng)信息，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)資源的共享，減少了人力資源的投入，這樣檔案管理人員會有更多時(shí)間學(xué)習(xí)相關(guān)知識，進(jìn)一步提高檔案工作效率。

3 檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1）對檔案信息化認(rèn)識不足。在傳統(tǒng)的檔案建設(shè)過程中，檔案人員主要是利用手工書寫、人員整理方式，而檔案信息化模式的實(shí)施使得傳統(tǒng)人員配置、工作要求發(fā)生了很大變化，檔案信息化很難在短期內(nèi)得到檔案人員的理解和接納，造成這一問題的主要原因是檔案人員對檔案信息化認(rèn)識不夠。在信息化時(shí)代，檔案人員堅(jiān)持傳統(tǒng)思想觀念是不可取的，相關(guān)部門需要大力宣傳檔案信息化工作，鼓勵(lì)檔案人員利用先進(jìn)技術(shù)開展檔案建設(shè)和管理工作，以加深對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識。

2）檔案人員技術(shù)水平有待提高。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案載體形態(tài)和記錄方式呈現(xiàn)出多元化的特點(diǎn)，紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)結(jié)構(gòu)已被紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案并存方式代替，傳統(tǒng)的檔案模式呈現(xiàn)出多載體、全方位和深層次的方式，有助于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的轉(zhuǎn)換。但是，很多檔案人員的綜合水平無法適應(yīng)信息化建設(shè)，其仍實(shí)行傳統(tǒng)的手工操作方式，阻礙了檔案信息化建設(shè)工作的順利實(shí)施。

3）電子檔案信息安全性低。在現(xiàn)代化企業(yè)生產(chǎn)和運(yùn)行過程中，存在很多機(jī)密檔案，但相關(guān)部門未設(shè)計(jì)出安全性高的電子檔案管理軟件，電子檔案傳輸和保存普遍是由第三方軟件實(shí)現(xiàn)的，檔案人員很難全面確保企業(yè)電子檔案信息的安全性。例如，目前，很多企業(yè)利用QQ、微信和郵箱等平臺傳輸電子文件，在賬號和密碼被泄露的情況下，會出現(xiàn)檔案信息丟失問題。另外，很多企業(yè)為了獲取同行業(yè)的商業(yè)機(jī)密，往往會聘請黑客入侵競爭企業(yè)的電子文件管理平臺，獲取更多的核心機(jī)密，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)工作遇到很多難題。

4）信息化設(shè)備利用率低。檔案信息化建設(shè)發(fā)展時(shí)間比較長，很多檔案管理部門引進(jìn)了先進(jìn)技術(shù)，有效地提升了檔案管理的整體效率，以滿足國家信息化戰(zhàn)略要求。目前，我國檔案信息化設(shè)備普遍處于閑置狀態(tài)、利用率相對較低，往往應(yīng)用其中的編輯、傳輸文件等簡單功能。為了改善這一現(xiàn)狀，檔案管理部門需要根據(jù)自身實(shí)際情況，充分利用現(xiàn)有設(shè)備，并引入新型信息化設(shè)備，為檔案信息化建設(shè)工作提供支持。

4 檔案信息化建設(shè)問題的解決對策

1）提高檔案信息化意識。在信息化時(shí)代的發(fā)展中，檔案管理人員需要認(rèn)識到信息化建設(shè)的重要性，了解信息化技術(shù)在整合資源、促進(jìn)共享中的作用，檔案管理部門需要將檔案信息化作為重要的發(fā)展戰(zhàn)略，將其作為檔案管理工作的重點(diǎn)，以適應(yīng)檔案工作改革和創(chuàng)新的必要趨勢。同時(shí)，檔案人員需要接受信息化工作方式，樹立責(zé)任意識和現(xiàn)代化管理理念，為檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展提供保障。

2）建設(shè)高素質(zhì)的檔案信息化隊(duì)伍。在新時(shí)期的發(fā)展中，檔案管理人員需要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)和理論知識，并做好以下工作：第一，樹立現(xiàn)代化管理理念，將現(xiàn)代化理念和檔案工作進(jìn)行融合，領(lǐng)悟信息化為檔案工作帶來的便利，確保檔案工作人員都成為信息化的受益者，還可以利用信息技術(shù)開展信息咨詢、培訓(xùn)和宣傳活動，提高檔案信息化水平。第二，掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的操作方式。檔案信息化工作具有復(fù)雜性、系統(tǒng)性特點(diǎn)，工作的全過程中都需要滲透信息化技術(shù)知識，檔案人員需要深入學(xué)習(xí)信息化知識，掌握檔案工作全過程的緊密關(guān)系和各項(xiàng)業(yè)務(wù)模塊功能，掌握業(yè)務(wù)范圍內(nèi)、操作系統(tǒng)功能模塊的技術(shù)知識，提高檔案信息化建設(shè)的整體水平。

3）提高電子檔案信息的安全性。首先，利用宣傳教育方式向電力郵件收發(fā)部門傳遞確保電子文件的安全性，有助于檔案人員積極參與電子文件保密工作。其次，將文件收發(fā)密碼設(shè)置成動態(tài)密碼，如檔案人員可以將所需電子文件上傳到企業(yè)共有的文件儲存平臺中，并安排專業(yè)人員管理這項(xiàng)平臺，在其他部門需要審閱和使用材料的過程中，需要向管理人員申請動態(tài)密碼，直接登錄文件儲存平臺，有效地避免文件傳輸過程中的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，避免出現(xiàn)密碼外泄問題。最后，涉及企業(yè)機(jī)密的電子文件時(shí)需要備份，設(shè)置專業(yè)的打開密碼，密碼由發(fā)件部門和收件部門保管其中的一部分，使用人員需要發(fā)件部門和收件部門的管理人員批準(zhǔn)，這樣才能打開電子郵件，降低機(jī)密文件丟失和泄露問題。

4）建立檔案信息管理工作平臺。為了推進(jìn)電力檔案信息化管理的發(fā)展，相關(guān)部門需要構(gòu)建檔案信息管理服務(wù)平臺，如計(jì)算機(jī)技術(shù)建立電力檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫，協(xié)同并管理電力檔案相關(guān)信息和資源，如采集、錄入、更新、維護(hù)和發(fā)布，不僅要對資源和信息進(jìn)行全面整合，還需要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息和資源的安全性，規(guī)范資源使用權(quán)限，以此為基礎(chǔ)確保電力檔案管理數(shù)據(jù)庫的信息采集、審核和查詢等服務(wù)功能。信息管理服務(wù)平臺的功能是收集各項(xiàng)資源和信息，為了全面管理并利用數(shù)據(jù)庫，需要建立資源信息管理服務(wù)模塊，如資源實(shí)體管理模塊，更好地存儲、查詢各項(xiàng)數(shù)據(jù)和信息。另外，相關(guān)部門需要建立完善的元數(shù)據(jù)管理模塊，確保內(nèi)部數(shù)據(jù)管理、用戶界面模塊的交換行為，建立數(shù)據(jù)管理模塊，有效地修改、增減和刪除數(shù)據(jù)庫信息，快速查詢并檢索電力檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫。

5 結(jié)束語

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息化技術(shù)為檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了一定的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，為了適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，提高檔案信息服務(wù)水平，相關(guān)部門需要加大檔案信息建設(shè)力度。同時(shí)，檔案工作人員需要認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，創(chuàng)新并優(yōu)化檔案管理信息化建設(shè)，改善檔案信息服務(wù)，大力開發(fā)并利用檔案信息資源，為檔案信息化建設(shè)工作的順利實(shí)施提供支持。

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