街道辦事處檔案管理現(xiàn)存問題及應對策略

袁聿懷

摘 要：伴隨政府逐漸對街道辦事處檔案管理工作的重視，檔案管理的重要作用得到突顯，變成制定一些重要決策的參考依據(jù)。街道辦事處檔案管理工作在現(xiàn)階段面臨著較多問題，管理人員應切實分析，提高自身職業(yè)素養(yǎng)，適應并推動街道辦事處檔案管理工作的有序發(fā)展。本文針對街道辦事處檔案管理工作在現(xiàn)階段存在的問題做出分析，并提出相應應對策略。

關鍵詞：街道辦事處;檔案管理工作;檔案管理員;應對策略

伴隨城市化進程的不斷發(fā)展，街道辦事處檔案管理工作在社區(qū)的發(fā)展與建設中發(fā)揮重要作用。但由于檔案管理工作不能為社區(qū)帶來直接效益，因此管理人員對檔案管理工作不夠重視，部分管理人甚至認為檔案管理工作不重要，導致街道辦事處檔案管理工作進行的過程中，存在檔案管理員業(yè)務素質(zhì)薄弱，對檔案管理不夠重視，檔案管理工作不夠創(chuàng)新等問題，會在一定程度上影響街道辦事處的服務質(zhì)量與服務水平。因此提高街道辦事處檔案管理人員自身職業(yè)素養(yǎng)非常重要。

1 街道辦事處檔案管理工作現(xiàn)存的問題

1.1 管理人員檔案收集和管理工作中存在問題

街道辦事處檔案管理工作中普遍存在收集和歸檔問題，收集到的檔案資料不夠準確和完善，甚至不夠真實，如街道辦事處的工作面較為廣泛，會產(chǎn)生數(shù)量眾多的檔案資料，涉及到眾多民情民生問題，因此收集檔案資料就需要管理人員具有較強的專業(yè)知識以及職業(yè)素養(yǎng)。同時在檔案歸檔過程中，多數(shù)檔案是實際文件形式，極易丟失，收集到的檔案無法全面反映街道辦事處的工作情況。

1.2 管理人員積極性不高，不夠重視檔案管理工作

街道辦事處普遍未結(jié)合其實際情況進行檔案管理工作，未采取相應競爭機制激發(fā)管理人員的積極性，以至于檔案管理人員對檔案管理工作不夠重視，甚至部分管理人員會認為檔案管理工作不重要。例如，一些街道辦事處收集檔案后未將檔案進行簡單分類，直接將檔案放入檔案袋中，長時間不進行分類或查閱，導致急需某份檔案時查找困難、找到的資料不夠完善等現(xiàn)象發(fā)生[1]。

1.3 街道辦事處檔案管理工作仍采用傳統(tǒng)方式

街道辦事處伴隨城市化進程不斷加快在社區(qū)服務中的地位也越來越高。但街道辦事處的檔案管理工作現(xiàn)階段依舊采用較為傳統(tǒng)的管理方式，很多工作都靠管理人員手工執(zhí)行，如檔案的調(diào)用以及檔案的存儲等，且現(xiàn)階段檔案的保存方式仍以紙質(zhì)檔案袋為主，很容易導致檔案丟失。

1.4 街道辦事處檔案管理隊伍不夠?qū)I(yè)

街道辦事處的檔案管理是一項比較綜合的檔案管理工作，對檔案管理人員具有較高要求。但現(xiàn)階段街道辦事處普遍缺乏專業(yè)的檔案管理人員，管理人員流動性較大且多數(shù)都是兼職人員，同時檔案管理工作人員的調(diào)動也較為頻繁。薪資較低和人員變更頻繁導致多數(shù)管理人員對工作不夠熟練，工作效率不高，同時缺少提升自身職業(yè)素養(yǎng)的意愿。從而導致街道辦事處檔案管理工作無法緊跟時代發(fā)展的步伐，工作效率較為低下[2]。

2 街道辦事處檔案管理工作現(xiàn)存問題的應對策略

2.1 嚴格執(zhí)行檔案收集和管理工作流程

檔案管理人員應增強檔案管理意識，建立正確價值觀，采取切實措施，做好檔案收集和管理工作。在處理檔案的過程中，面對眾多檔案資料應理智思考，擺正工作態(tài)度。設立嚴格的檔案收集和管理工作流程。

例如，收集到的檔案紙張規(guī)格應該統(tǒng)一，文字格式應標準化。禁止使用紅墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等修改、起草檔案材料等，應第一時間接收登記檔案資料并及時準確處理相關檔案，若發(fā)現(xiàn)檔案丟失，應及時查缺補漏，必須確保檔案資料的完整性。只有檔案管理員意識得到有效加強，才可以保證資料收集的準確性以及完整性。嚴格執(zhí)行檔案收集和管理的工作流程能夠為檔案歸檔工作奠定夯實基礎。

2.2 加強檔案管理員對檔案工作的重視程度，選拔更專業(yè)管理人員

街道辦事處開展檔案管理工作時要從大局出發(fā)，適當引入競爭機制，創(chuàng)新檔案管理員的管理方法，徹底改變檔案管理員工作時的態(tài)度，拒絕享受安逸的工作作風，這樣檔案管理員才能在競爭中尋求發(fā)展。同時，根據(jù)崗位特點，選擇可以勝任的員工，選用競爭機制，任命更多能力高的員工，既能激發(fā)員工積極性，又能幫助崗位篩選出更合適的員工，借此促進街道辦事處檔案管理工作能夠順利開展。競爭機制也能樹立檔案管理員的危機意識，令管理員不斷創(chuàng)新、不斷提高自身能力，促進街道辦事處檔案管理工作健康發(fā)展[3]。

2.3 創(chuàng)新街道辦事處檔案管理工作

傳統(tǒng)檔案管理員往往從事一些乏味枯燥的收集檔案、分類檔案的工作，使管理員逐漸失去工作熱情，導致檔案管理員的工作效率較為低下。且檔案保存方式普遍以紙質(zhì)版為主，若檔案管理員管理不善很容易導致檔案丟失。因此，有必要對檔案管理工作進行創(chuàng)新，使管理員更好地開展檔案管理工作，激發(fā)管理員對工作的興趣，提高管理員工作的積極性。同時應適當建設信息化檔案管理系統(tǒng)，依據(jù)檔案的日期、類別以及性質(zhì)進行分類，完善信息檢索功能，提高街道辦事處檔案管理工作的有效性。除此之外，應定期對檔案管理系統(tǒng)進行殺毒，保障街道辦事處檔案資料的安全[4]。

2.4 建設更優(yōu)的街道辦事處檔案管理隊伍

目前，伴隨科技逐漸發(fā)展，檔案管理已開始朝科學方向發(fā)展。即使這樣，街道辦事處檔案管理系統(tǒng)仍然需要人為操作。所以，基層檔案管理員必須定期學習和培訓，創(chuàng)新人才隊伍建設，提高自身職業(yè)管理水平。街道辦事處在檔案管理人才選拔的過程中，應引進具有專業(yè)先進知識的人才，有效地豐富和加強檔案管理隊伍建設。有關領導應大膽重用技術過硬的年輕干部，同時幫助檔案管理員解決工作生活中遇到的問題，使街道辦事處檔案管理人員安心做好本職工作，促進檔案管理的科學化和合理化發(fā)展。與此同時，對檔案管理員的出入制度以及管理體制進行健全及完善，促進檔案管理工作穩(wěn)步發(fā)展。加強街道辦事處檔案管理人員的繼續(xù)教育，突出檔案管理工作的重點，使管理人員能夠總結(jié)新知識及新技術，豐富管理人員自身專業(yè)技能，從而有效開展街道辦事處檔案管理工作[5]。

3 結(jié)束語

綜上所述，街道辦事處檔案管理工作在社區(qū)的發(fā)展與建設中發(fā)揮重要作用，街道辦事處應高度重視檔案管理工作。在實際工作時，街道辦事處需要全面分析檔案收集和管理過程中存在問題、檔案管理人員存在的問題、檔案管理工作模式中存在的問題等等，隨后采取策略性、針對性較強的應對策略，確保街道辦事處檔案管理工作的有序進行。同時，應加強街道辦事處管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，提高其職業(yè)技能水平，加強檔案管理的有效性，從而提高街道辦事處的服務質(zhì)量與服務水平。

參考文獻

[1]蘇麗華.分析街道辦事處檔案管理存在的問題及對策[J].智庫時代，2019（35）：156+159.

[2]鄧蕾.街道辦事處檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務，2019（15）：96.

[3]高紅.街道辦事處檔案管理信息化建設工作思路探析[J].才智，2019（20）：207.

[4]馬紅嬌，羅敏.新時期如何做好街道人事檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務，2019（09）：123.

[5]李葛，徐長安.街道辦事處檔案管理信息化建設工作思考[J].電腦知識與技術，2019，15（10）：279-280.