創(chuàng)新文書檔案管理工作分析

劉玉梅

摘 要：近年來，隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展也十分迅速。文書檔案管理是企業(yè)各部門工作開展的前提，也是實現(xiàn)企業(yè)規(guī)范化管理的保障，在企業(yè)發(fā)展中占據(jù)非常重要的位置。隨著現(xiàn)代化管理技術的不斷融入，文書檔案管理工作開始呈現(xiàn)多樣化，企業(yè)面對強大的文書檔案管理，想要提高工作效率就必須不斷進行管理創(chuàng)新，從而實現(xiàn)企業(yè)文書檔案管理智能化、信息化發(fā)展。筆者主要對文書檔案管理特點進行分析，并針對性提出了一些創(chuàng)新策略。

關鍵詞：創(chuàng)新;文書檔案;管理工作

當今社會，文書檔案管理是一個企業(yè)建設與發(fā)展的核心，具有較強的技術性、服務性以及監(jiān)督性。在實際生產(chǎn)管理中，所有企業(yè)發(fā)展都會涉及文書檔案管理工作。該部分內(nèi)容可以使企業(yè)單位的文書檔案管理更加規(guī)范、科學。尤其是新時期發(fā)展背景下，文書檔案管理不僅可以提高企業(yè)管理水平，同時現(xiàn)代化的管理手段也可以使企業(yè)檔案管理更具合理性與時效性，是企業(yè)未來發(fā)展的重要條件。

1 文書檔案管理工作的特點

1.1 綜合性

文書檔案管理工作涵蓋不同類型的檔案資料，如：科學研究、黨務工作、人事工作、設備管理與維護、基礎建設等方面，它們都要經(jīng)由內(nèi)部機構進行綜合性的管理。同時，文書檔案資料的來源也是多渠道的，它來自于上級部門印發(fā)的文件、民主選舉選民登記及選票、合同附件、單位制定的指導性、業(yè)務性和規(guī)章性的文件等，顯示出文書檔案資料的豐富來源和渠道，因而也需要進行綜合性的檔案管理。

1.2 專業(yè)性

文書檔案是企事業(yè)單位在生產(chǎn)經(jīng)營實踐或行政管理實踐中生成的文書，是單位專業(yè)性工作內(nèi)容的真實客觀反映，諸如：單位長遠發(fā)展計劃、業(yè)務拓展計劃等，這些工作內(nèi)容都與單位的專業(yè)內(nèi)容緊密相連。

1.3 保密性

文書檔案通常都是面向單位內(nèi)部人員進行查閱翻看而使用的，對外開放的程度相對較低，這也顯示出文書檔案極強的業(yè)務性和保密性的特點。

1.4 階段性

文書檔案管理還顯示出極強的階段性特點，由于單位管理內(nèi)容、項目極其豐富，并且與單位各階段的管理工作內(nèi)容聯(lián)系緊密，為此，要加強對文書檔案的階段性整理，通常來說可以采用半年或一年整理的方式，以較好地保證單位文書檔案管理的完整性和連續(xù)性。

2 文書檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1 管理制度的缺失

目前，在我國文書檔案管理工作之中暴露出來的最為顯著的問題，是管理制度的缺失。雖然，我國文書檔案管理工作具有一定規(guī)模的管理制度，但這種傳統(tǒng)文書檔案管理制度與現(xiàn)代化需求之間的差距較大，致使在日常管理工作之中涌現(xiàn)各種問題。此外，大部分文書管理制度較為明顯地受到黨政機關的影響，使其效能難以有效發(fā)揮，在檔案的管理與收集工作方面固然無可挑剔，但在檔案的實際應用方面卻稍顯不足。此外，也正是由于管理制度的不健全，導致為數(shù)不少的工作人員將檔案的管理與收集視為工作要點，而未能正視其服務性，長此以往自然就影響到了文書檔案管理工作的有效性。

2.2 文書檔案管理工作人員的素質有待提升

在單位的文書檔案管理工作之中，部分單位出于節(jié)約成本的考慮，將檔案管理工作與文秘工作合為一體，由單位的文秘人員擔當文書檔案管理人員，由于文秘工作人員自身的工作就較為復雜和繁瑣，這就使文秘工作人員難以集中自己的全部時間和精力投入到文書檔案管理工作之中，而只是存在對檔案管理工作應付敷衍的現(xiàn)象。加上文秘工作人員大多缺乏專業(yè)的檔案管理知識和方法，這就使他們在進行文書檔案管理的工作中缺乏創(chuàng)新和突破，只是墨守成規(guī)、按部就班地進行檔案管理工作，無法實現(xiàn)文書檔案管理工作的與時俱進和創(chuàng)新優(yōu)化。另外，單位自身的文書檔案管理人員的素質還有待提升，部分文書檔案管理人員的專業(yè)檔案知識還存在不足，缺乏服務意識和創(chuàng)新理念，需要進一步進行培訓和加強。

3 文書檔案管理工作的創(chuàng)新對策

3.1 管理制度的創(chuàng)新

文書檔案管理工作的進步離不開其管理制度的創(chuàng)新。在管理制度創(chuàng)新的過程之中，需要結合企業(yè)以及單位的實際需求，在原有的管理制度之上進行適度的改革，使其尚不健全之處得到足夠的補充。此外，還需對領導責任制度的創(chuàng)新予以側重，為現(xiàn)代化檔案管理工作提供有效的支持。總的來說，需保證文書檔案管理制度與現(xiàn)代社會的發(fā)展潮流保持一致，以此實現(xiàn)管理制度創(chuàng)新性與有效性的提高。

3.2 提升文書檔案管理人員的創(chuàng)新素質

在單位的文書檔案管理工作中，人是關鍵性的要素和生產(chǎn)力，要實現(xiàn)文書檔案管理工作的規(guī)范化、科學化和信息化創(chuàng)新，還要加強和不斷提升文書檔案管理工作人員的創(chuàng)新素質，包括專業(yè)素質、思想道德素質、服務意識和精神等，單位要根據(jù)自身文書檔案管理工作的實際需要，加強對本單位文書檔案管理人員的業(yè)務培訓，以多角度、多層次的方式提升文書檔案管理工作人員的專業(yè)素質，并注重增強文書檔案管理人員的信息化素養(yǎng)，能夠充分利用計算機網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)文書檔案的數(shù)字化、信息化建設，以更好地滿足檔案利用需求。另外，還要加強文書檔案管理人員的道德意識和服務意識，要提升文書檔案工作人員的政治信仰和服務創(chuàng)新意識，使之成為復合型的創(chuàng)新人才。

3.3 創(chuàng)新文書檔案管理辦法

合理有效的文書檔案管理辦法可以提高企業(yè)管理質量與效率。新形勢下，企業(yè)為了提高文書管理質量，已逐漸將創(chuàng)新管理辦法納入實際的員工績效考核工作中。在實際管理工作中，企業(yè)文書檔案具有一定的保密性和特殊性，會涉及眾多商業(yè)機密，因此，企業(yè)要摒棄傳統(tǒng)紙質檔案管理方式，要根據(jù)企業(yè)發(fā)展要求建立完備的電子檔案管理系統(tǒng)，并對重要的商業(yè)機密進行加密處理，同時還要對已處理或廢棄文件進行銷毀。其次，要創(chuàng)新人員選擇辦法，傳統(tǒng)企業(yè)中該部分工作主要是由后勤人員進行管理，企業(yè)想要提高文書檔案管理效率必須根據(jù)企業(yè)發(fā)展創(chuàng)立獨立的文書檔案管理部門，在人才選拔上除了注重人員的專業(yè)管理技能，還要加強創(chuàng)新意識、職業(yè)操守等項目考核，從而為企業(yè)選拔一批新型管理人才。最后，入職初期公司還要根據(jù)發(fā)展需求加大員工專業(yè)技能與創(chuàng)新意識培訓，同時企業(yè)還要不斷鼓勵員工研究管理辦法，從而最大限度優(yōu)化管理。

4 結束語

綜上所述，是創(chuàng)新文書檔案管理工作的分析，在文章中我們列舉了這項工作在當前的時代中存在的諸多問題，并且針對這些存在的問題我們進行了一定的分析，希望這項工作能夠在未來的發(fā)展中實現(xiàn)自身的創(chuàng)新，并緊跟時代的潮流進行發(fā)展，最終完成自身工作性質上的升華。

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