現(xiàn)代企業(yè)檔案管理優(yōu)化對(duì)策分析與研究

龍益丹

摘 要：檔案管理作為現(xiàn)代企業(yè)革新發(fā)展的重要內(nèi)容，影響著整體運(yùn)營(yíng)效果。本文在了解當(dāng)前供熱企業(yè)發(fā)展情況的基礎(chǔ)上，結(jié)合近年來檔案管理展現(xiàn)出的重要地位，明確新時(shí)代發(fā)展對(duì)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理提出的要求，分析如何進(jìn)行管理優(yōu)化，并提出有效對(duì)策，以此加快現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展步伐。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè);檔案管理;思想教育;工作能力;管理制度

檔案作為企業(yè)管理中不可或缺的一部分，主要用來記載企業(yè)的發(fā)展經(jīng)歷，如運(yùn)營(yíng)期間的重要事件。在新時(shí)代下，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科技水平的提高，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理也面臨著全新挑戰(zhàn)與發(fā)展機(jī)遇。尤其是在現(xiàn)代信息技術(shù)提出后，企業(yè)不僅要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，還要提出全新的管理對(duì)策，只有這樣才能保障檔案信息的完善性與客觀性，以此為現(xiàn)代企業(yè)革新發(fā)展提供有效依據(jù)。因此，下面對(duì)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理優(yōu)化對(duì)策進(jìn)行研究。

1 當(dāng)前供熱企業(yè)發(fā)展情況分析

城市居民集中供熱是現(xiàn)如今城市公共職能的基礎(chǔ)內(nèi)容，影響著每位居民的生活質(zhì)量。尤其是在北方高寒地區(qū)，集中供熱涌現(xiàn)出的問題非常嚴(yán)峻。因?yàn)楣崞髽I(yè)與其他行業(yè)不同，不付錢也不能隨意切斷熱源，就算分戶計(jì)量，也無法不讓困難戶取暖，所以目前大部分供熱企業(yè)都是“入不敷出”。其中，最常見的問題為收繳費(fèi)用難。以北方地區(qū)為例，近兩年雖然隨著經(jīng)濟(jì)水平的提高，居民繳納費(fèi)用也在隨之提高，但從整體角度分析供熱收費(fèi)率依舊在持續(xù)降低，且歷年拖欠熱費(fèi)可以達(dá)到20多億元。長(zhǎng)期受這一現(xiàn)象的影響，將會(huì)限制供熱企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展，尤其是在建筑施工項(xiàng)目增加，供熱面積越來越大的背景下，隨著用戶欠繳費(fèi)用的提高，供熱企業(yè)虧損現(xiàn)象也會(huì)越發(fā)嚴(yán)峻[1]。此時(shí)若沒有提出全新的管理對(duì)策，必然會(huì)引發(fā)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)等多方損失。檔案作為供熱企業(yè)發(fā)展的核心內(nèi)容，對(duì)優(yōu)化供熱質(zhì)量和改善居民居住環(huán)境具有積極作用，因此管理人員要從檔案工作入手，科學(xué)引用現(xiàn)代化信息技術(shù)，以此在提升企業(yè)檔案服務(wù)效能的基礎(chǔ)上，構(gòu)建符合企業(yè)發(fā)展需求的管理體系。

2 檔案管理的重要地位

1）有助于利用企業(yè)資料。企業(yè)從發(fā)展初期開始，會(huì)有大量資源，如圖紙、文件及財(cái)務(wù)報(bào)表等，對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)整理與保存就是檔案管理。在新時(shí)代背景下，企業(yè)決策要結(jié)合各類資料進(jìn)行整合研究，因此對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者來講，不管是信息還是人才，抑或是資金都占據(jù)同等地位，有時(shí)信息的重要性會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其他因素。目前，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理尤其是中小民營(yíng)企業(yè)的檔案管理意識(shí)過于單一，且依舊在沿用傳統(tǒng)管理模式，這樣不僅無法充分展現(xiàn)檔案資料的現(xiàn)實(shí)意義，而且難以充分利用企業(yè)資源。為了解決這一現(xiàn)象，現(xiàn)代企業(yè)管理人員必須要構(gòu)建全新的檔案管理意識(shí)，并結(jié)合自身發(fā)展趨勢(shì)提出明確的管理制度，以此在科學(xué)保存企業(yè)資料的基礎(chǔ)上充分利用。

2）有助于提升管理水平。對(duì)現(xiàn)代企業(yè)而言，不管是經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)還是行政管理都要進(jìn)行事務(wù)性工作，如簽章蓋印、文印收發(fā)等。部門員工要根據(jù)原始憑證、文件記錄等，按照規(guī)定程序制度辦理相關(guān)手續(xù)，同時(shí)要有保存原始文件的習(xí)慣與意識(shí)，這樣不僅能保障各環(huán)節(jié)工作有據(jù)可依，而且可以提升整體管理水平[2]。

3）有助于促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展。企業(yè)檔案作為企業(yè)在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理和生產(chǎn)活動(dòng)中形成對(duì)社會(huì)、國家及企業(yè)發(fā)展具有保存價(jià)值的資料，具體形式有文字、圖標(biāo)及音頻、視頻等。在日常管理中，管理人員在累積各類文件資料的基礎(chǔ)上，還要加強(qiáng)實(shí)踐管理水平，并按照特殊規(guī)定分類管控各項(xiàng)資源，這樣不僅有效利用檔案信息，而且可以為現(xiàn)代企業(yè)實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)奠定基礎(chǔ)保障。

3 如何優(yōu)化現(xiàn)代企業(yè)檔案管理對(duì)策

1）強(qiáng)化思想教育，明確檔案管理價(jià)值。思想作為行動(dòng)的主要依據(jù)，為了提高供熱企業(yè)檔案管理水平，必須要從管理人員的思想意識(shí)入手，向他們積極宣傳檔案管理的重要性。只有員工認(rèn)識(shí)到檔案管理的獨(dú)特價(jià)值，才能在實(shí)踐工作中強(qiáng)化檔案管控力度，以此提高現(xiàn)代企業(yè)檔案管理水平。同時(shí)，還要強(qiáng)化企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的思想意識(shí)，確保他們可以在實(shí)踐探究中發(fā)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義，而后合理引入先進(jìn)技術(shù)及設(shè)備，并積極配合部門員工的管理工作，這樣不僅能解決以往企業(yè)檔案管理存在的問題，而且可以從基礎(chǔ)上保障檔案資料的完善性與科學(xué)性。由此可知，管理人員的關(guān)注度決定了企業(yè)檔案的發(fā)展程度，而基層員工的重視度影響著實(shí)踐工作落實(shí)效果。在新時(shí)代背景下，供熱企業(yè)必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，注重組織各部門員工積極參與多樣化的思想教育培訓(xùn)活動(dòng)，以此在了解崗位工作職責(zé)的同時(shí)，明確檔案管理工作內(nèi)容，而后嚴(yán)格按照規(guī)定要求有序落實(shí)。

2）提高工作能力，保障檔案管理效果。檔案管理人員的工作水平影響著整體工作效率，決定了現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展步伐。因此，在了解實(shí)踐管理問題的基礎(chǔ)上，供熱企業(yè)要整合以往工作經(jīng)驗(yàn)，合理運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)理念，并提出全新的管理對(duì)策，同時(shí)還要針對(duì)不同需求設(shè)計(jì)多樣化的培訓(xùn)活動(dòng)，而后組織員工積極參與，這樣不僅能提高管理人員的工作能力，而且可以優(yōu)化整體管理水平。一方面，企業(yè)要對(duì)員工進(jìn)行思想教育，確保他們具備良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，且擁有正確的服務(wù)意識(shí);另一方面，企業(yè)要根據(jù)時(shí)代發(fā)展做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)，如語言溝通技能、計(jì)算機(jī)技術(shù)等，這些都是供熱企業(yè)檔案管理人員必須要熟練掌握的技能之一[3]。

3）優(yōu)化管理制度，強(qiáng)化檔案管理力度。完善的管理制度有助于保障實(shí)際工作有序落實(shí)。為了優(yōu)化自身檔案管理水平，供熱企業(yè)要先整合預(yù)期目標(biāo)提出明確的管理制度。具體內(nèi)容包含：其一，收集資料、歸檔及借閱等制度，這一內(nèi)容主要用來管控部門員工的信息收集及整理工作;其二，資料保密制度，這一內(nèi)容主要用來強(qiáng)化資料應(yīng)用的安全性，確保企業(yè)信息不會(huì)外泄或受損;其三，懲處制度，這一內(nèi)容主要用來處理運(yùn)營(yíng)期間的違規(guī)違法等行為;其四，檔案管理的晉升制度等，主要用來激發(fā)部門員工的工作熱情，促使他們擁有更為廣闊的發(fā)展空間。

4）應(yīng)用現(xiàn)代設(shè)備，優(yōu)化檔案管理方式。隨著不同專業(yè)的檔案管理工具被引用到實(shí)踐工作中，促使企業(yè)在減少人力資源消耗的基礎(chǔ)上，提高了整體管理水平。因此，在企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)激烈的背景下，現(xiàn)代企業(yè)必須要加大對(duì)先進(jìn)管理工具的認(rèn)識(shí)，注重結(jié)合自身需求進(jìn)行硬件優(yōu)化。尤其是在新時(shí)代背景下，隨著數(shù)字化和信息化技術(shù)的全面推廣，供熱企業(yè)要想減少數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、儲(chǔ)存難度等，必須要合理運(yùn)用各種專業(yè)的檔案管理工具，這也是未來建設(shè)發(fā)展的必然選擇。

5）改善工作模式，保障檔案資料精確性。為了優(yōu)化供熱企業(yè)檔案管理水平，管理人員要突破傳統(tǒng)工作模式的限制，從以往被動(dòng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)工作，并提出事前介入和事后跟蹤的工作模式。這樣不僅能減少數(shù)據(jù)誤差，而且可以提升檔案管理效率和質(zhì)量。例如，在處理重要文獻(xiàn)資料時(shí)提前介入，促使管理人員在旁聽及跟進(jìn)中有效接應(yīng)對(duì)應(yīng)資料，同時(shí)也要加快有關(guān)部門收集資料和歸檔的速度，并做好事后跟蹤調(diào)查，以此保障最終檔案資料的完善性和精確性。

4 結(jié)束語

綜上所述，在現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展中，供熱企業(yè)要想合理利用現(xiàn)有發(fā)展機(jī)遇，必須要正確應(yīng)對(duì)檔案管理工作的全新挑戰(zhàn)。在日常管理中，從市場(chǎng)需求入手，持續(xù)優(yōu)化檔案管理對(duì)策，并培養(yǎng)及聘用大量?jī)?yōu)秀管理人員，提出完善的檔案管理制度，合理運(yùn)用現(xiàn)代科技技術(shù)及設(shè)備，只有這樣才能在提升檔案管理水平的同時(shí)，引導(dǎo)現(xiàn)代企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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