事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑探索

滕李娜

摘 要：檔案管理之于事業(yè)單位來說，不僅能夠提高事業(yè)單位的工作效率，還能夠提高事業(yè)單位的工作質(zhì)量，這也是事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理的必要原因。而當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展，也為事業(yè)單位的檔案管理帶來了發(fā)展的新路徑，同時(shí)也帶來了一定的挑戰(zhàn)，本文即圍繞事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑展開探討，希望可以為相關(guān)事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展提供部分參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化路徑

檔案是指事業(yè)單位在發(fā)展過程中記錄并保存下來的各項(xiàng)社會(huì)或經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的原始資料，而事業(yè)單位的檔案管理工作，不僅要對這些檔案進(jìn)行管理，還要為其他業(yè)務(wù)提供相應(yīng)的檔案管理服務(wù)。事業(yè)單位的檔案管理工作與事業(yè)單位的發(fā)展水平起著重要影響，為了推進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，需要將檔案管理工作與時(shí)代發(fā)展需求相結(jié)合，不斷對此進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，以此來提高檔案管理工作質(zhì)量，從而推動(dòng)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

1 優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的重要意義

我國當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)體制改革在不斷深化當(dāng)中，儼然進(jìn)入了新的經(jīng)濟(jì)形勢，相應(yīng)的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)也均在轉(zhuǎn)型升級(jí)當(dāng)中，事業(yè)單位為了緊跟時(shí)代潮流，達(dá)成可持續(xù)發(fā)展，交通管理工作納入了日常管理工作之中，希望通過檔案管理工作來實(shí)現(xiàn)高制度標(biāo)準(zhǔn)和高目標(biāo)定位的現(xiàn)代化發(fā)展。尤其在當(dāng)今信息技術(shù)的沖擊之下，優(yōu)化檔案管理工作，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，可以提高事業(yè)單位的地位和影響力。

2 事業(yè)單位檔案管理工作中遇到的問題

1）缺乏完善的檔案管理制度。首先事業(yè)單位缺乏完善的檔案管理制度，這也就意味著事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度對其約束管理，檔案管理的執(zhí)行力度不高，難以保證其最終效果。根本原因可以歸類于事業(yè)單位缺乏對檔案管理的認(rèn)知，沒有給予檔案管理工作，以相應(yīng)的重視程度，更不會(huì)定期對檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，從而滯后了事業(yè)單位的發(fā)展。不同事業(yè)單位之間的情況不同，所屬的檔案管理工作情況也不同，很多企業(yè)內(nèi)由于缺乏完善的檔案管理制度，在開展檔案管理時(shí)東拼西湊，或者直接拿來主義，所實(shí)行的檔案管理工作與其實(shí)際情況無法匹配，檔案管理的價(jià)值無法有效發(fā)揮出來。

2）檔案管理模式落后。就我國目前事業(yè)單位的檔案管理情況來看，大部分的事業(yè)單位檔案管理工作都存在檔案管理模式落后的問題，無法與當(dāng)前的信息技術(shù)有效結(jié)合，嚴(yán)重滯后了事業(yè)單位的發(fā)展。依然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，以人工為主，從開始的搜集信息，到中間的信息整合，再到后期的信息儲(chǔ)存與服務(wù)，效率極低，且容易出錯(cuò)。關(guān)于檔案管理的信息化環(huán)境，很多事業(yè)單位內(nèi)的信息化環(huán)境氛圍不夠，缺乏完善的信息基礎(chǔ)設(shè)施，配置落后，無法開展檔案管理信息化建設(shè)工作。但也有部分事業(yè)單位的信息建設(shè)比較完善，但由于管理模式落后，信息化技術(shù)與檔案管理工作并沒有做到有機(jī)結(jié)合，難以保證檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性，這也就使得事業(yè)單位的工作效率和工作質(zhì)量無法得到有效提升。

3）檔案管理工作人員的綜合水平素質(zhì)偏低。因?yàn)槿狈n案管理工作的重視程度，簡單的加檔案管理工作認(rèn)為是輔助部門，所以在進(jìn)行檔案管理工作人員的選派時(shí)，為了減少事業(yè)單位的支出，很多事業(yè)單位選擇將其作為兼職部門或者由其他部門的人員進(jìn)行兼任，無論是哪一種情況，其工作人員的專業(yè)背景并沒有與檔案管理工作相吻合，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的開展。而且檔案管理工作人員還有流動(dòng)性較強(qiáng)的特點(diǎn)，存在哪里需要哪里搬的情況，所以檔案管理部門的工作職責(zé)一直處于不明確的狀態(tài)，導(dǎo)致工作效率極低。一旦出現(xiàn)問題，也無法找到相對應(yīng)的負(fù)責(zé)人士，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位的發(fā)展。

3 事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化原則

1）兼顧統(tǒng)一化與差異化。關(guān)于事業(yè)單位的檔案管理工作，國家是有相關(guān)法律規(guī)定的，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，必須要遵從相關(guān)的法律法規(guī)，在制度內(nèi)制定相關(guān)的管理制度，再從制度內(nèi)開展工作，就屬于統(tǒng)一化。而差異化指的是，不同事業(yè)單位的具體情況不同，所要開展的檔案管理工作情況也不同，事業(yè)單位務(wù)必要結(jié)合自身的實(shí)際發(fā)展情況，制定相應(yīng)的管理制度。

2）制度與執(zhí)行齊頭并進(jìn)。在優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理工作時(shí)，首先要制定相關(guān)完善的管理制度，為事業(yè)單位的執(zhí)行提供相應(yīng)的制度依據(jù)，而檔案管理工作的執(zhí)行則是為了深化制度，確保制度真正落實(shí)。通過制度與執(zhí)行齊頭并進(jìn)，使事業(yè)單位的檔案管理工作名副其實(shí)，切實(shí)發(fā)揮檔案管理工作的實(shí)際效用。

3）工作人員權(quán)責(zé)要統(tǒng)一。不僅是檔案管理工作，還有其他的一些工作也需要遵守這個(gè)原則，工作人員要堅(jiān)持權(quán)責(zé)相統(tǒng)一的原則，做到權(quán)益與職責(zé)共同承擔(dān)。為了提高檔案管理工作人員的積極性，切實(shí)推進(jìn)檔案管理工作開展，必須要保障工作人員的自身權(quán)益。而相應(yīng)的，工作人員也要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，做到權(quán)益與職責(zé)的統(tǒng)一，只有這樣，才能真正落實(shí)檔案管理工作。

4 優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的有效路徑

1）建立完善的檔案管理制度。若想使事業(yè)單位的檔案管理工作最大程度地發(fā)揮其價(jià)值，首先要建立完善的檔案管理制度，使檔案管理工作有章可依，有章可循，在制度的范圍內(nèi)進(jìn)行有序落實(shí)。可以根據(jù)在事業(yè)單位的檔案管理工作中存在的問題，分別針對性地從各個(gè)方面對管理制度進(jìn)行完善，保障制度的全面性和科學(xué)性。除此之外，為了切實(shí)推進(jìn)制度的落實(shí)與執(zhí)行，事業(yè)單位還要完善相關(guān)的績效激勵(lì)考評機(jī)制與相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，將檔案管理納入考核指標(biāo)中，根據(jù)工作人員的表現(xiàn)情況分別進(jìn)行獎(jiǎng)懲，切實(shí)保障檔案管理工作的有序落實(shí)。

2）提高對檔案管理的重視程度。管理人員對檔案管理的重視程度直接決定了檔案管理工作的落實(shí)與否，但由于當(dāng)前事業(yè)單位對檔案管理工作的認(rèn)知程度不夠，造成了檔案管理工作人員并非專業(yè)人士，滯后了檔案管理工作的開展，所以還需要選派專業(yè)檔案管理人員，將其專業(yè)優(yōu)勢與工作崗位需求相結(jié)合，推進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行。提高對檔案管理的重視程度，選拔具有專業(yè)背景的專業(yè)人才，使其為檔案管理工作而服務(wù)，保證檔案管理工作質(zhì)量得以提升。而針對事業(yè)單位內(nèi)部的原先檔案管理人員，可以根據(jù)其專業(yè)優(yōu)勢對其進(jìn)行轉(zhuǎn)崗，或者對其進(jìn)行繼續(xù)教育與培訓(xùn)，以提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而提高檔案管理水平。

3）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。當(dāng)前信息技術(shù)飛速發(fā)展，將信息技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，不僅可以提高檔案管理工作效率，還可以提高檔案管理工作質(zhì)量。所以事業(yè)單位要加強(qiáng)對檔案管理部門的資金投入，完善信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配置相應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，為推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)營造良好的發(fā)展環(huán)境。而加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，還需要考慮到網(wǎng)絡(luò)安全問題，通過打造網(wǎng)絡(luò)防火墻等有效措施來加強(qiáng)檔案管理的保密工作，防止檔案管理被盜竊或者遺失，做好檔案的備份工作，定期對檔案系統(tǒng)運(yùn)行進(jìn)行檢查，切實(shí)保障檔案管理工作有序進(jìn)行。

5 小結(jié)

綜上所述，在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)發(fā)展新形勢下，優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理工作，提高事業(yè)單位工作效率和質(zhì)量，可以推動(dòng)事業(yè)單位的穩(wěn)步發(fā)展。但當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作中仍然存在諸多問題，事業(yè)單位需要通過建立完善的檔案管理制度，提高對檔案管理工作的重視程度，提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)等相關(guān)措施，推動(dòng)檔案管理工作有序落實(shí)，以此來促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

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