淺析辦公室文秘工作效率提升策略

孫志軍

(山東省再擔保集團股份有限公司 山東 濟南 250101)

在現(xiàn)代企業(yè)辦公室的工作當中,文字秘書的位置顯得十分重要,文秘要進行公文處理，也要從事公司治理工作和為領(lǐng)導層服務(wù)等。其工作性質(zhì)決定了文秘人員除了要掌握語言文字基礎(chǔ)知識和各種機關(guān)文稿的寫作常識外，還要及時獲取歷史知識、業(yè)務(wù)知識、經(jīng)濟知識、科技知識、法律知識、領(lǐng)導科學知識等多方面知識，文秘人員在廣泛獲取各種知識的基礎(chǔ)上，突出學習和掌握一項或幾項專門知識，即在“通”的基礎(chǔ)上求“?！?。做到“四博”：博覽群書、博聞強記、博采眾長、最終達到博學多才。如何有效提升文秘人員工作效率就是要學會如何“厚積”而“薄發(fā)”。

一、提高辦公室文秘工作效率的現(xiàn)實意義

(一)充分地發(fā)揮一個企業(yè)以文輔政功能。作為一名文秘人員，首要職責就是公文寫作。一個優(yōu)秀的文秘人員的價值體現(xiàn)必為創(chuàng)作優(yōu)質(zhì)文章，高效處理公文，實現(xiàn)“輔政”功能?！拜o”者，助也。很顯然，“以文輔政”必然要求文字和內(nèi)容要有較高的質(zhì)量，不僅要結(jié)構(gòu)嚴謹、文字精彩、語法修辭，還要有鮮明觀點、精辟見解，必須對決策有幫助、對實踐有指導意義。文字工作從來都是和輔政緊密聯(lián)系在一起的，現(xiàn)代企事業(yè)單位中涌現(xiàn)的不少高質(zhì)量文稿在“輔政”方面所發(fā)揮的重要作用，也是顯而易見、不可抹煞的。

(二)有效地優(yōu)化企業(yè)公司治理運行效率。辦公室文秘人員職責范圍除了公文寫作還有一項重要職能就是從事公司治理服務(wù)工作。狹義上來講，公司治理就是指企業(yè)股東對經(jīng)營者的一種監(jiān)督與制衡機制。其目標是實現(xiàn)股東利益的最大化，防止經(jīng)營者與所有者利益的背離。主要特點是通過股東大會、董事會、監(jiān)事會及經(jīng)理層所構(gòu)成的公司治理內(nèi)部治理。

(三)更好地推動辦公室發(fā)揮好中樞作用。在企業(yè)內(nèi)部，辦公室主要承擔著上傳下達的作用，可有效將領(lǐng)導層與基層員工緊密聯(lián)系起來，及時實現(xiàn)信息對稱以解決企業(yè)運行中存在的問題。文秘人員作為辦公室的一員，高效率的文秘人員可以加快辦公室信息傳遞速度，綜合協(xié)調(diào)各部門統(tǒng)一步調(diào)、戰(zhàn)術(shù)協(xié)同，快速將決策層戰(zhàn)略決策部署落實到行動上，進一步推動企業(yè)在現(xiàn)代經(jīng)濟發(fā)展中健康持續(xù)發(fā)展。

二、當前辦公室文秘工作中普遍存在的問題

(一)在大局的把握上還不夠成熟全面。企業(yè)文秘有時經(jīng)常領(lǐng)會領(lǐng)導意圖和思路不夠準確，起草涉及公司發(fā)展全局的材料時，對于謀篇布局、各塊內(nèi)容多與少、重與輕、大與小的處理還有欠缺，導致有些文字材料的重點不突出，很難寫出高質(zhì)量的文稿。

(二)在細節(jié)的處理上還需要精益求精。企業(yè)文秘對于不同領(lǐng)導的思維邏輯、語言風格、表述習慣等研究還不夠深入，經(jīng)常出現(xiàn)多篇稿子一個風格，文字工作的個性化、精細化服務(wù)水平還有待進一步提升。

(三)在知識的學習上還有待深度拓展。文秘工作是一個綜合性很強的工作，不僅要求文秘有專業(yè)的文秘知識，還要積累多學科知識，否則會使文稿空洞無物、華而不實。文秘人員還經(jīng)常對所學內(nèi)容的分析、研究、理解、運用還只停留在相對較淺的層次，更多的只是完成了知識的采集和梳理，缺少加工利用制作成形的過程。

三、提高辦公室文秘工作效率的策略技巧

(一)強化三個環(huán)節(jié)，切實提高文字工作效能。一是把握規(guī)律，駕輕就熟。工作中，文秘人員要不斷對文字工作分析、判斷、思考，堅持辦文之后的歸納和整理，把握各種文體在結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、篇幅、語氣等方面不同要求和不同寫法。二是前置學習，未雨綢繆。根據(jù)文秘工作特點，著力強化學習的敏感性、有序性和動態(tài)性，圍繞辦公室中心工作、領(lǐng)導關(guān)注熱點、近期工作安排等，主動學習書籍、互聯(lián)網(wǎng)、上級精神文秘有關(guān)知識，梳理形成自己的知識脈絡(luò)體系。三是增強意識，積極主動。工作中，不斷強化大局意識、責任意識、團隊意識，不斷強化工作主動性，辯證看待文秘工作，克服浮躁情緒，在思想上、工作上講團結(jié)，做到步調(diào)一致、拾遺補缺、協(xié)調(diào)配合，高效完成各類工作任務(wù)。

(二)統(tǒng)籌三類關(guān)系，合理把握各項工作節(jié)奏。一是主與次的關(guān)系。面對紛繁復雜的文字及會議工作，文秘人員要通過旁聽公司各類會議，抓住不同階段的中心工作，分清主次，做到突出重點、兼顧全面、忙而不亂。二是輕與重的關(guān)系。工作中，堅持輕文快辦、要會穩(wěn)辦的原則，對于一般性小材料做到速來速辦，對于重要性工作會議做到穩(wěn)中有序。三是急與緩的關(guān)系。工作中，文秘要對于時間上要求并不急的工作，不等不拖，按時完成任務(wù);對時間要求比較緊的工作，保持頭腦冷靜，弄清工作要求，工作做到重點突出、邏輯清晰。

(三)提升三種能力，更好應對各項工作任務(wù)。一是寫作能力。文字功底始終是一名文秘工作者是否合格的第一指標，要緊緊圍繞文秘專業(yè)知識，定期組織學習研討，研讀專業(yè)書籍，多寫多練，掌握各種文字材料的寫作方法，避免陷入“知識恐慌”。二是表達能力。辦公室作為綜合協(xié)調(diào)服務(wù)部門，決定了工作中要匯報請示多、接聽電話多、調(diào)度協(xié)調(diào)多，文秘人員在工作要盡量使用最簡短和靈活的語言表達最完整的信息，注重日常工作中潛移默化提升語言表達能力。三是協(xié)調(diào)能力?！坝鍪履苻k”是辦公室人員的重要能力之一，文秘人員要工作中及時協(xié)調(diào)領(lǐng)導、協(xié)調(diào)同事，迅速貫徹落實領(lǐng)導決策安排，不斷深化個人的協(xié)作意識、協(xié)調(diào)能力。

(四)用好三種方法，切實發(fā)揮文秘工作價值。一是善于從大局出發(fā)、從小處著手。一方面，文秘人員要時刻關(guān)注事關(guān)全局的重大問題、宏觀形勢，提高從大的方面分析把握和統(tǒng)籌謀劃的能力。另一方面，充分利用討論材料、旁聽會議等各種機會，準確把握領(lǐng)導工作意圖與思路;對歷次領(lǐng)導講話材料進行橫向?qū)Ρ?、縱向分析，把握領(lǐng)導在工作思路上的發(fā)展和變化，提升自身文字水平。二是善于從目標出發(fā)、從落實著手。文秘工作中要善于以結(jié)果為導向，確保各項工作任務(wù)執(zhí)行到位，按照工作考核目標，及時分解目標任務(wù)，落實落細工作任務(wù)。三是善于從規(guī)范出發(fā)、從執(zhí)行著手。文秘人員要積極圍繞公司治理、會議服務(wù)、公文寫作、綜合協(xié)調(diào)等方面，優(yōu)化工作流程，提高工作效率，規(guī)范做好各項工作，確保工作合法合規(guī)。

四、結(jié)束語

綜上所述，本人認為提升辦公室文秘工作效率可以從以下三個三個方面進行自我修養(yǎng)：一是工作進步來自鍥而不舍地努力。要深刻認識到要想真正提高文字工作水平，不能靠短期突擊惡補，必須扎扎實實，注重平時積累，循序漸進，厚積薄發(fā)。二是能力提高來自堅持不懈地學習。想做好文字工作，必須將學習作為一種習慣，靠學習獲取各種知識提升能力。三是境界提升來自持之以恒地修煉。文秘個人的境界對做好文字工作十分重要。作為文秘人員，經(jīng)常要面對繁重而枯燥的工作，境界就像一只無形的手，影響著工作態(tài)度、工作效率、工作水平，只有專注事業(yè)、超越自我、升華心態(tài)、嚴格律己才能實現(xiàn)境界的提升。

辦公室文秘工作是企業(yè)當中的一個重要職位,要努力培養(yǎng)辦公室文秘的工作能力,要努力的培養(yǎng)辦公室文秘工作積極性,通過提高秘書的工作創(chuàng)新能力,使秘書在工作當中能夠大膽運用自身的創(chuàng)新思維,為企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展提供更好地方向。