淺談研發(fā)流程和研發(fā)支出歸集規(guī)范化

羅雋

近年來隨著國家財稅優(yōu)惠力度的加大和“放管服”的大力推行，研發(fā)支出加計扣除的優(yōu)惠范圍和力度在不斷擴大，越來越多的企業(yè)享受了此項優(yōu)惠，但是目前筆者在實踐過程中發(fā)現(xiàn)很多企業(yè)研發(fā)立項不規(guī)范，且資料不健全，無系統(tǒng)性和連續(xù)性。主要問題及原因分析：

①部門之間缺乏溝通。研發(fā)部只做研發(fā)，不關(guān)注資料的保存和整體流程的控制與銜接，財務(wù)部只做賬面核算，不關(guān)注研發(fā)實際情況，且相互之間沒有實質(zhì)有效的溝通，所以致使財務(wù)資料和技術(shù)資料脫節(jié)，沒有完整的邏輯性和系統(tǒng)性。

②缺乏研發(fā)內(nèi)部控制系統(tǒng)。因為沒有一個獨立或單獨于公司職能部門的機構(gòu)對于研發(fā)工作進行統(tǒng)一的協(xié)調(diào)和安排，研發(fā)只是研發(fā)部一個部門的事情，且沒有其他部門的協(xié)調(diào)、監(jiān)督和控制，使研發(fā)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制缺失，財務(wù)部也只是在準備研發(fā)支出加計扣除時要求研發(fā)部準備相應(yīng)資料，不關(guān)注也不清楚研發(fā)實質(zhì)流程控制，這樣會使財務(wù)數(shù)據(jù)與研發(fā)資料脫鉤，從而不利于公司研發(fā)的長遠發(fā)展及戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。

基于以上原因，公司研發(fā)支出加計扣除相關(guān)資料不完備，缺乏整體性，經(jīng)不起相關(guān)部門的細查。針對此種情況，以財務(wù)的視角特就研發(fā)流程和加計扣除資料的規(guī)范化提出以下建議以供企業(yè)參考。

一、研發(fā)流程的規(guī)范化

（一）成立跨職能的研發(fā)合作中心

以公司總經(jīng)理為負責人，成立跨職能的研發(fā)合作中心，主要成員由研發(fā)、財務(wù)、審計、質(zhì)檢、生產(chǎn)、人力資源等職能部門負責人組成。并按期召開會議對研發(fā)工作的進展進行總結(jié)，對于重大研發(fā)項目的可行性進行分析討論。根據(jù)研發(fā)等實際情況的需要也可召開臨時的會議，及時溝通并留存相關(guān)資料。

（二）建立研發(fā)內(nèi)控體系

企業(yè)研發(fā)過程可分為研發(fā)前期準備階段、研發(fā)實施階段、研發(fā)成果驗收階段，每個階段有不同的工作內(nèi)容、要求及備查資料。很多企業(yè)只有一份研發(fā)立項申請表，或立項報告，無法體現(xiàn)前期研發(fā)的調(diào)研、可行性研究等系統(tǒng)性準備過程。

（1）研發(fā)前期應(yīng)結(jié)合企業(yè)研發(fā)部實際情況，將流程分為：第一前期調(diào)研、可行性分析階段，并出具相關(guān)報告，內(nèi)容包括項目概況、主要研究內(nèi)容、預(yù)期目標、實施方案、項目預(yù)算等。第二公司跨職能研發(fā)合作中心可對課題進行論證并作出批復(fù)意見，形成文字記錄留存。對于可行的課題提交正式的研發(fā)立項申請，應(yīng)層層上報至公司權(quán)力機構(gòu)審批同意，并建立相關(guān)審批流程和制度。第三按課題實際情況編制初步的預(yù)算方案，按時間順序編制月度、季度、半年度、年度具體預(yù)算計劃，具體執(zhí)行與控制流程可按公司預(yù)算制度執(zhí)行。

（2）在研發(fā)項目的實施階段，研發(fā)部內(nèi)部要根據(jù)進展情況及時進行總結(jié)和安排?？缏毮芎献髦行囊惨ㄆ趯M展情況進行評價和分析，財務(wù)部對預(yù)算的執(zhí)行情況進行分析、總結(jié)和控制。并對相關(guān)工作日志、研發(fā)工作記錄、會議記錄留存?zhèn)洳椤?/p>

（3）及時對課題項目進行成果驗收，重點關(guān)注研發(fā)成果的轉(zhuǎn)化，使公司研發(fā)真正落到實處，提高公司生產(chǎn)力和技術(shù)競爭力。公司跨職能研發(fā)合作中心也要在深入了解市場及行業(yè)情況下對研發(fā)成果進行驗收，財務(wù)部需要在聽取相關(guān)技術(shù)部門意見的同時，關(guān)注課題項目的成本效益性。對于成果驗收情況形成書面驗收文字，并重點關(guān)注研發(fā)成果的申請和保護的控制。

總之，結(jié)合公司實際情況，應(yīng)建立并完善研發(fā)流程，建立研發(fā)相關(guān)的立項、經(jīng)費投入、人員培訓和績效、成果轉(zhuǎn)化獎勵等制度，加強研發(fā)內(nèi)部控制。同時，規(guī)范研發(fā)核算，建立研發(fā)支出核算制度，并重點關(guān)注研發(fā)支出加計扣除憑證附件及備查資料的完備性，這也反映研發(fā)過程的系統(tǒng)性及內(nèi)控是否到位，同時作為研發(fā)支出加計扣除的資料裝訂成冊留存。

二、研發(fā)支出加計扣除憑證附件及備查資料

研發(fā)支出歸集應(yīng)遵守會計核算要求，設(shè)置“研發(fā)支出”科目單獨核算，細化到四級明細科目并分項目做輔助核算，同時登記研發(fā)支出輔助臺賬。

賬務(wù)核算時，應(yīng)注意在摘要上注明“××項目（課題）”及開支項目具體明細，如：“××項目（課題）研發(fā)人員工資等”。重點應(yīng)完善憑證附件及備查資料，年度終了將相關(guān)的記賬憑證、附件及備查資料復(fù)印并裝訂成冊。主要資料如下：

（一）人員人工支出

（1）企業(yè)自主研發(fā)人員人工費用

憑證附件有工資表、銀行發(fā)放記錄;社保則附社保繳費收據(jù)。備查資料有：

① 考勤表、本企業(yè)正式員工需有勞動合同并繳納社保，且在研發(fā)小組人員名單中。

② 如果研發(fā)人員同時從事非研發(fā)活動則需要完善的工作情況記錄表（區(qū)分研發(fā)和其他工作時間）及工資分配表。

③ 研發(fā)人員要求有社保證明、勞動合同資料，到個人明細的銀行發(fā)放記錄或者簽名手續(xù)。

（2）外聘人員費用

憑證附件有考勤表、勞務(wù)派遣發(fā)票、研發(fā)費用開支審批單、銀行付款憑證等。主要備查資料：

① 簽訂勞務(wù)用工協(xié)議（合同）

② 研發(fā)人員考勤表，如果研發(fā)人員同時從事非研發(fā)活動的，要求工作情況記錄表及費用分攤表。

（3）研發(fā)人員相關(guān)補貼

憑證附件主要有補貼發(fā)放表、銀行發(fā)放記錄或領(lǐng)款簽字。如果有相關(guān)文件和制度則作為備查資料。

（二）直接投入（直接材料、燃料）

憑證附件主要有研發(fā)項目專用領(lǐng)料單（注明材料用途），此外備查資料有：

① 研發(fā)項目材料的采購申請，并注明研發(fā)項目名稱或編號。

② 條件允許的情況下，研發(fā)物資采購單獨簽訂合同。

③ 購買研發(fā)材料發(fā)票及入庫單等入賬憑證，如果是公司統(tǒng)一采購、統(tǒng)一取得發(fā)票的則附供應(yīng)商材料結(jié)算清單，清單中嚴格區(qū)分研發(fā)部和工程部（或生產(chǎn)部）材料。

④ 每個研發(fā)項目或課題單獨登記材料領(lǐng)用臺賬。廢料應(yīng)有處置手續(xù)，如有處置收入應(yīng)列入賬冊。

（三）折舊和租賃費用

（1）設(shè)備折舊費

應(yīng)有研發(fā)設(shè)備折舊表作為憑證附件，并完善研發(fā)部門設(shè)備領(lǐng)用或調(diào)撥手續(xù);研發(fā)設(shè)備使用情況記錄表;研發(fā)設(shè)備采購入賬原始憑證。

（2）外部設(shè)備租賃費

憑證附件有設(shè)備租賃費結(jié)算單、發(fā)票、研發(fā)費用審批單、銀行付款單據(jù)。備查資料有：

① 研發(fā)設(shè)備租賃的申請單，且租賃申請單注明研發(fā)項目（課題）名稱和編號。

② 研發(fā)設(shè)備租賃單獨簽訂合同、單獨結(jié)算，租賃合同中注明研發(fā)項目名稱和編號;結(jié)算單附研發(fā)設(shè)備使用情況記錄表。

（四）無形資產(chǎn)攤銷

應(yīng)將研發(fā)用無形資產(chǎn)攤銷表作為附件，并備存內(nèi)部研發(fā)部門無形資產(chǎn)使用申請手續(xù);外購無形資產(chǎn)入賬原始憑證。

（五）設(shè)計費

將發(fā)票、研發(fā)費用開支審批單、銀行付款憑據(jù)作為憑證附件。將研發(fā)項目設(shè)計專用合同作為備存。

（六）設(shè)備調(diào)試費

除將發(fā)票、研發(fā)費用開支審批單、銀行付款憑據(jù)作為憑證附件備查外，還要將研發(fā)設(shè)備調(diào)試記錄表、設(shè)備調(diào)試驗收單、研發(fā)設(shè)備調(diào)試合同等資料作為留存?zhèn)洳椤?/p>

（七）其他費用

憑證附件主要有發(fā)票（注明研發(fā)項目名稱和編號）、研發(fā)費用報銷單，并按研發(fā)部門報銷流程審批、銀行付款單據(jù)。

① 技術(shù)類咨詢、論證、檢測費等應(yīng)簽訂研發(fā)技術(shù)專用合同，并注明研發(fā)項目（課題）名稱和編號，發(fā)票開具內(nèi)容注明研發(fā)技術(shù)咨詢費、論證、檢測費等或直接使用“研發(fā)和技術(shù)服務(wù)”開票編碼。

② 會議、差旅費應(yīng)有會議或出差申請單，并寫明會議或出差理由、費用情況。

（八）委托外部開發(fā)

在委托外部開發(fā)支付相關(guān)費用時除注意扣除比例外，還要將發(fā)票、研發(fā)費用開支審批單、銀行付款單作為憑證附件。同時要注意準備相關(guān)備查資料：研發(fā)立項書，并在立項書中注明委托外部開發(fā);委托開發(fā)協(xié)議，如果是委托關(guān)聯(lián)方開展研發(fā)活動的，受托方需向委托方提供研發(fā)過程中實際發(fā)生的研發(fā)項目費用支出明細情況。

綜上所述，企業(yè)做好研發(fā)臺賬的登記、賬務(wù)處理外，還應(yīng)關(guān)注研發(fā)流程的規(guī)范化，同時完善資料準備和收集，只有切實加強研發(fā)活動內(nèi)部控制，做到有據(jù)可查，才能讓研發(fā)推動企業(yè)更好發(fā)展。