醫(yī)院檔案管理工作存在問題與對策研究

羅晴

摘 要：醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院工作展開的重要記錄之一，有效地進行文書檔案管理工作對醫(yī)院各項政策的落實和完善有重要幫助。本文以醫(yī)院檔案管理為研究對象，從當前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，提出對策改進建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案：問題：對策研究

現(xiàn)階段醫(yī)院存在文書檔案管理問題，會對醫(yī)院文書檔案的標準化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展產(chǎn)生負面影響。醫(yī)院必須要認識檔案管理的重要性，通過采取科學檔案管理改革模式對文書檔案進行強化管理，提升檔案科學管理水平，為醫(yī)院各項工作和發(fā)展提供更加全面、可靠的依據(jù)和支持。

一、醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀與問題

現(xiàn)階段，醫(yī)院文書檔案的類型、數(shù)量越來越多，以往的檔案管理的念、方式等，已經(jīng)無法滿足醫(yī)院的實際需求，甚至會對醫(yī)院檔案管理工作產(chǎn)生阻礙，因此對醫(yī)院文書檔案管理的改革 變得勢在必行。目前醫(yī)院文書檔案管理的問題主要存在以下幾點。

1.檔案管理制度不完善

在實際工作當中，檔案的建立與管理沒有隨著醫(yī)院發(fā)展與時俱進創(chuàng)新相適應(yīng)的模式，醫(yī)院檔案管理也處于較為放松隨意的狀態(tài)，管理制度落后，整體管理效率偏低，更不能形成有效、統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)。醫(yī)院在日常考評管理制度的目標時，基本不會考評檔案室。在開展檔案管理的時候，醫(yī)院檔案管理職員只依據(jù)檔案管理目前的狀況，定制了一些和檔案管理有關(guān)的制度，制度里也只是對保存檔案時需要注意的事情進行了規(guī)范，并沒有把檔案管理的內(nèi)容制訂成規(guī)章制度。

2.醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后

目前大部分醫(yī)院檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不利于開展檔案管理工作。由于忽視檔案管理工作，未曾實時更新檔案管理系統(tǒng)，特別是隨著持續(xù)擴大的檔案規(guī)模和不斷增加的檔案管理需求，傳統(tǒng)檔案管理設(shè)施不夠先進，難以適應(yīng)檔案管理的實際要求。

3. 檔案管理技術(shù)不夠創(chuàng)新

隨著信息化時代的到來， 各行業(yè)的工作方式發(fā)生了徹底的轉(zhuǎn)變，醫(yī)院整體工作方式也與時俱進進行了相應(yīng)地調(diào)整。但具體到醫(yī)院檔案管理方面，還存在管理手段較為滯后的狀況。目前大多醫(yī)院病歷檔案管理的方式較為落后，采用的是紙質(zhì)記錄、人工存檔的方式，效率不高，而且還很容易遺失。

4.檔案管理的信息利用率問題

因為部分人員并不重視醫(yī)院的檔案管理工作，認為檔案管理工作是確保資料不丟失，只重視保存管理，忽視了對檔案資料的有效利用， 導(dǎo)致保存的檔案過于單一，不能充分明確檔案室對于檔案信息的重要性，而管理人員也不能引導(dǎo)各科室有效利用檔案信息，不能按照醫(yī)院發(fā)展歷程對有利用價值的信息資源進行開發(fā)，降低了檔案信息的利用率。

二、提升醫(yī)院檔案管理工作對策

1.注重建設(shè)醫(yī)院檔案管理制度

為更好地開展醫(yī)院檔案管理工作，提高信息化建設(shè)水平，首先需要加強醫(yī)院檔案管理制度的建設(shè)工作。首先是健全檔案的收集體系。強化檢查監(jiān)督工作，保證醫(yī)院各科室、各部門能夠完整、及時地上交各種檔案。其次要完善檔案的分類體系。安排專業(yè)人員按照檔案不同的類別與性質(zhì)分類檔案。再次加強檔案的保管體系。構(gòu)建管理檔案庫的相關(guān)責任制度，安排專人定期對檔案實際存放狀況、倉儲設(shè)施的維護情況等進行檢查，從而保證醫(yī)院檔案 始終處于良好的狀態(tài)，并且詳細記錄檔案借閱細節(jié)。

2.加強醫(yī)院檔案專員隊伍建設(shè)

首先是打造專業(yè)管理人才隊伍。注重對兼職以及專職檔案管理人員的培養(yǎng)，不斷提高自身工作素養(yǎng)，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，及時補充并更新其專業(yè)知識。其次是加強理論知識結(jié)合實踐操作的培訓和再教育。保障檔案管理工作人員能夠具備支持檔案管理模式變革的能力，不斷提升檔案管理工作人員的理論知識水平和實踐操作能力。再次是提升網(wǎng)絡(luò)操作技能水平。醫(yī)院需要對檔案管理人員進行強化培訓和再教育，通過對檔案管理工作人員進行定期的網(wǎng)絡(luò)檔案管理實操培訓，不斷提升檔案管理工作人員的網(wǎng)絡(luò)操 作水平、專業(yè)技術(shù)水平。

3.完善設(shè)備，加強投入

依據(jù)醫(yī)院的真實狀況，創(chuàng)建醫(yī)院信息數(shù)據(jù)管理庫。醫(yī)院要遵照檔案分類保存的需求，將統(tǒng)一存放的檔案室轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶敃n案、醫(yī)療檔案等組成的專門區(qū)域，為檔案管理創(chuàng)造更好地物質(zhì)條件，合理采購、引進設(shè)備和技術(shù)，諸如海量儲存、圖文影像掃描、數(shù)據(jù)庫 服務(wù)器以及路由器等各項設(shè)備。

4.加大檔案信息的利用效率

在醫(yī)院檔案管理改革工作中，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)當轉(zhuǎn)變思路，充分提高提高檔案的利用效能，具體可以通過這兩個方面進行。一是充分借助院內(nèi)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建適合醫(yī)院自身的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，提供遠程檢索光盤、上網(wǎng)發(fā)布新信息、聯(lián)機查詢公共目錄以及電子郵件等服務(wù)，另外還應(yīng)提供咨詢檔案信息的相關(guān)服務(wù)，以便定題、定向為廣大用戶提供的信息咨詢服務(wù)更加具備交互性，同時借助先進的信息技術(shù)提煉、加工與深度挖掘檔案信息，使醫(yī)院自身檔案服務(wù)等業(yè)務(wù)、服務(wù)質(zhì)量等得以提升，最終使檔案的本質(zhì)作用被發(fā)揮出來，并為醫(yī)院帶來一定的經(jīng)濟效益。二是將先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入日常檔案管理中，并且建立健全檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺，將大量模塊設(shè)置到平臺當中，以便實現(xiàn)分類管理醫(yī)院檔案。充分利用網(wǎng)絡(luò)分析軟件，有效分析、整理醫(yī)院檔案信息和數(shù)據(jù)，以便實現(xiàn)充分開發(fā)、利用互聯(lián)網(wǎng)。除此之外，院內(nèi)的醫(yī)護人員可以通過社交軟件共享、傳遞數(shù)據(jù)資料，進而使檔案使用效率得以全面提高。

三、結(jié)語

伴隨時代進步，檔案管理已經(jīng)成為醫(yī)院日常經(jīng)營里不能缺少的一部分，醫(yī)院應(yīng)當緊抓時機，努力構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理環(huán)境，不斷引進高端的信息化處理技術(shù)，完善醫(yī)院的檔案管理機制和內(nèi)容，為提升檔案管理質(zhì)量，保護醫(yī)院檔案信息資源的安全性、有效性作出貢獻。

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