淺談國企合同管理信息化建設(shè)問題分析

徐進(jìn)

摘 要：近年來隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，國有企業(yè)的業(yè)務(wù)量在不斷的增大，所以國有企業(yè)會面臨著復(fù)雜的統(tǒng)計(jì)和分析工作。很多國有企業(yè)不具有科學(xué)合理的合同管理系統(tǒng)的需求論證，所以也沒有相應(yīng)的信息化平臺，這對國有企業(yè)的服務(wù)效率以及經(jīng)營工作產(chǎn)生了一定的影響，并且不利于企業(yè)的穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展。在此背景下，文章針對國企合同管理信息化建設(shè)問題進(jìn)行了分析和探討，并且提出了相應(yīng)的意見和解決方案，希望能給相關(guān)企業(yè)帶來參考。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè);信息化;合同管理

近年來隨著社會科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息集成技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，國有企業(yè)在進(jìn)行精細(xì)化管理以及可持續(xù)發(fā)展時，信息化技術(shù)起到了很大的作用。國有企業(yè)在發(fā)展過程中不僅要考慮到國家重要科學(xué)技術(shù)研究，還要對科學(xué)技術(shù)發(fā)展的導(dǎo)向進(jìn)行把握，與此同時，還要考慮到民生經(jīng)營活動以及社會責(zé)任問題。國有企業(yè)的經(jīng)濟(jì)規(guī)模在不斷增大，與此同時經(jīng)濟(jì)合同也在增加，所以降本增效以及合同履約風(fēng)險的管控，面臨著更高的要求。

1合同管理信息化系統(tǒng)的建立意義

企業(yè)信息化建設(shè)是指企業(yè)建設(shè)所需要的管理信息系統(tǒng)，在此過程中企業(yè)需要應(yīng)用到計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，科學(xué)合理的管理信息系統(tǒng)，能夠有效的保證企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營效率，并且能夠降低運(yùn)營風(fēng)險，從而保證經(jīng)營成本，與此同時，企業(yè)經(jīng)營管理能力的提升，能夠幫助企業(yè)獲得一定的利益。國有企業(yè)的各個科研生產(chǎn)環(huán)節(jié)，都面臨著研制合同和采購合同訂單，如果使用傳統(tǒng)的管理方法對各個環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，那么很難保證管理效率，并且還會出現(xiàn)合同丟失的現(xiàn)象，從而國有企業(yè)不能夠滿足科學(xué)規(guī)范的發(fā)展需求。因此，國有企業(yè)在開展相關(guān)工作時，要充分的應(yīng)用到信息技術(shù)，構(gòu)建一個科學(xué)合理的合同管理，以及內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)，并且要有其它的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)相結(jié)合，從而建構(gòu)一個完整的管理系統(tǒng)，另外，還要對收付款合同信息進(jìn)行相應(yīng)的處理。

2合同管理信息系統(tǒng)功能構(gòu)想

在對收付款合同進(jìn)行全壽命周期管理是要實(shí)現(xiàn)電子化和流程化，此時國有企業(yè)要建立完善的合同管理信息系統(tǒng)，并且要具備一定的在線流轉(zhuǎn)、統(tǒng)計(jì)和分析功能，這樣才能夠保證信息的共享。

2.1涵蓋的業(yè)務(wù)范圍

（1）收款合同所涵蓋的范圍比較廣，包括科研、裝備產(chǎn)品以及預(yù)言等。（2）付款合同包括加工服務(wù)外協(xié)外包，科研生產(chǎn)物資采購等。

2.2主要功能設(shè)計(jì)

（1）收款合同管理要以合同評審合同登記為起點(diǎn)，包含合同的登記、審批、執(zhí)行、歸檔以及統(tǒng)計(jì)分析等各個內(nèi)容。（2）付款合同管理以合同簽訂為起點(diǎn)，包含合同范本、管理、臺賬、歸檔、以及分析等各個內(nèi)容。在對合同管理信息系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)時，要對管理過程進(jìn)行規(guī)范，并且要對合同全過程進(jìn)行監(jiān)督審查，與此同時，還要對收款合同的必要信息進(jìn)行采集，從而保證項(xiàng)目計(jì)劃、研發(fā)生產(chǎn)、以及售后的業(yè)務(wù)過程等得到順利的開展。

2.3操作人員授權(quán)

國有企業(yè)在實(shí)施內(nèi)部控制管理設(shè)計(jì)工作時，要充分的考慮到操作人員的職責(zé)問題，與此同時還要做好授權(quán)管理工作，這樣才能夠保證系統(tǒng)的正常性和安全性。

3系統(tǒng)業(yè)務(wù)模塊設(shè)計(jì)

在對國有企業(yè)的經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行分類時，要按照合同資金的流入和流出，一般情況下會分為收付款兩類合同。你下載對收付款合同業(yè)務(wù)模塊對設(shè)計(jì)進(jìn)行介紹時，依據(jù)了兩類合同管理的不同業(yè)務(wù)需求。

3.1收款合同管理業(yè)務(wù)模塊設(shè)計(jì)

在對收款合同進(jìn)行管理時，會包含到客戶、立項(xiàng)研制、履約、管理評審、以及監(jiān)控等各個工程，上述工作才做好之后，能夠很好的適應(yīng)內(nèi)部的管理決策，從而進(jìn)行科學(xué)合理的統(tǒng)計(jì)分析?？傮w業(yè)務(wù)模塊的需求所包含的范圍比較多，例如基礎(chǔ)信息、客戶信息、合同范本管理、簽訂合同履行、以及合同分析等。在對具體功能進(jìn)行設(shè)計(jì)時，要考慮到以下內(nèi)容：（1）要對基礎(chǔ)信息進(jìn)行管理?；A(chǔ)信息主要包含合同的類型，合同的性質(zhì)，服務(wù)信息，所履行的內(nèi)容等情況，另外還要考慮到提前預(yù)警，超級警告等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)功能，從而對合同通用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范的管理。（2）要對客戶信息進(jìn)行管理，主要包括信譽(yù)維護(hù)，評價，客戶信息統(tǒng)計(jì)等比較基礎(chǔ)的信息維護(hù)，這樣能夠很好的幫助客戶及時的了解相關(guān)資源和信息，對合同履約的風(fēng)險進(jìn)行降低。（3）要對合同范本進(jìn)行管理。在對合同范本進(jìn)行規(guī)范管理時，要充分的考慮到范圍的導(dǎo)入導(dǎo)出新建，分類管理，統(tǒng)計(jì)等各個功能，另外還要對范本模板庫進(jìn)行統(tǒng)一。（4）對合同進(jìn)行起草管理。在此過程中要對合同的基本信息進(jìn)行自動提取編輯以及復(fù)制等各個流程，確保各項(xiàng)功能和流程做到位，這樣才能夠保證合同起草的效率。（5）對合同進(jìn)行評審管理。在對合同進(jìn)行評審時，可以通過線上進(jìn)行評審，也可以通過線下進(jìn)行審判。在對線上在線評審流程進(jìn)行設(shè)計(jì)時，要按照合同管理要求，承辦人在對相關(guān)審批流程進(jìn)行匹配時，要根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容，與此同時也可以對審批節(jié)點(diǎn)進(jìn)行在線跟蹤。審批人在審查時可以針對合同信息以及技術(shù)的相關(guān)內(nèi)容，進(jìn)行審查，并且提出相關(guān)意見。審核如果不通過，那么要重新編輯，然后再提交。（6）要對合同簽訂進(jìn)行管理。在對有關(guān)合同進(jìn)行審批和編碼是系統(tǒng)可以按照單位簽訂合同編碼規(guī)則，來自動的完成該項(xiàng)工作，與此同時還可以設(shè)定外來的合同編號，從而實(shí)現(xiàn)手工錄入。系統(tǒng)編號在完成之后，可以導(dǎo)出帶防偽標(biāo)識的合同，紙質(zhì)版在打印出來之后要進(jìn)行簽字蓋章，隨后再掃描上傳。（7）要對合同履行進(jìn)行管理。合同履行內(nèi)容主要包括履行交付、回款計(jì)劃、超期履約提醒、變更、解除等相關(guān)信息，在對其進(jìn)行登記管理室，要保管變更作廢的合同，這樣能夠很好的對歷史記錄數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢。在此過程中可以與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)相結(jié)合，從而能夠?qū)崿F(xiàn)合同到款和開發(fā)票情況的共享，這樣能夠幫助匯款計(jì)劃得到落實(shí)。與此同時，還要具有線下數(shù)據(jù)的導(dǎo)入功能。（8）要對合同進(jìn)行歸檔管理。相關(guān)人員要對一些待歸檔的合同進(jìn)行科學(xué)合理的歸類，然后手動歸檔，在此過程中要確保信息的保存管理完善，這樣能夠保證日后查詢工作的順利開展。（9）對合同進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)。相關(guān)人員在對合同文本內(nèi)容進(jìn)行查看時，要確保在授權(quán)的范圍內(nèi)進(jìn)行查看。在對合同的信息內(nèi)容進(jìn)行查詢時，符合多條件組合查詢，模糊查詢的要求，與此同時，還要重視對合同的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控。在對合同的數(shù)量和金額進(jìn)行統(tǒng)計(jì)時，要使用各種查詢功能，然后進(jìn)行科學(xué)合理的分析，最后要對查詢統(tǒng)計(jì)結(jié)果進(jìn)行導(dǎo)出和打印。

3.2業(yè)務(wù)模塊設(shè)計(jì)

在對付款合同進(jìn)行管理時，要與供應(yīng)商合同相結(jié)合，在此過程中包含了合同的簽訂，審批歸檔等各個過程，為了很好的適應(yīng)內(nèi)部管理決策的需要，進(jìn)行綜合的統(tǒng)計(jì)的分析。業(yè)務(wù)模塊所涵蓋的范圍比較廣，包含了技術(shù)信息管理、供應(yīng)商信息管理，、同審批管理等步驟。供應(yīng)商信息管理與物流管理系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)信息的共享，能夠有效的防止重復(fù)建設(shè)。

4系統(tǒng)集成思路

合同管理信息系統(tǒng)在應(yīng)用過程中能夠獲取一定的效益，并且能夠發(fā)揮其管理功能，在具體建設(shè)過程中要與其他的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)信息的互通和共享。合同管理信息系統(tǒng)在與其他的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行集成時，要按照一定的思路，首先要實(shí)現(xiàn)與單位門戶系統(tǒng)之間的集成，并且要實(shí)現(xiàn)賬戶的統(tǒng)一管理。在與主數(shù)據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行集成時，要實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理信息的共享。在與物流系統(tǒng)進(jìn)行集成時，要對采購訂單等相關(guān)信息進(jìn)行共享。在與財(cái)務(wù)報(bào)賬管理系統(tǒng)進(jìn)行集成時，要對合同收付款結(jié)果信息進(jìn)行共享。在與招標(biāo)系統(tǒng)進(jìn)行集成時，要對合同招標(biāo)結(jié)果信息進(jìn)行共享。

結(jié)束語

由以上可知，國企合同管理信息化具有很多應(yīng)用特點(diǎn)，所以相關(guān)企業(yè)要制定科學(xué)合理的應(yīng)對策略，這樣才能夠給企業(yè)帶來效益，并且推動我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]李娜. 國企合同風(fēng)險管理及防范措施[J]. 企業(yè)改革與管理，2019，（11）：36+39.

[2]宋秋平. 我國地方國有企業(yè)財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)建設(shè)研究[D].武漢工程大學(xué)，2018.

[3]苗卉. 有關(guān)國企合同管理的淺析[J]. 文史博覽（理論），2014，（10）：75-76.

（江蘇寧靖鹽高速公路有限公司 ?江蘇 ?泰州 225300）