探析信息化背景下的交通運輸檔案信息化管理

白山市交通運輸宣傳中心 吉林 白城 134300

前言

交通運輸業(yè)是我國經(jīng)濟建設的重要組成部分，而檔案管理作為交通運輸部門工作的重要內(nèi)容之一，對交通運輸發(fā)展有很大影響。隨著信息化時代發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理的弊端日益顯著，要求管理人員注重檔案管理方法，實行檔案信息化管理模式，提高交通運輸檔案信息管理質(zhì)量和效率，實現(xiàn)信息資源的合理調(diào)用。

一、信息化背景下的交通運輸檔案信息化管理現(xiàn)狀

信息化背景下，交通運輸檔案管理工作越來越重要，區(qū)別于其他行業(yè)的檔案管理，交通運輸檔案管理更加注重檔案信息數(shù)據(jù)的真實性和完整性，而隨著科學技術的發(fā)展，傳統(tǒng)人工管理方式已經(jīng)無法適應大數(shù)據(jù)時代下交通運輸檔案管理需要，推行檔案信息化管理逐漸成為現(xiàn)階段交通運輸檔案管理的首要目標。交通運輸部門采用信息化管理手段進行管理，充分發(fā)揮信息化管理全面性、時效性等優(yōu)勢，減少了檔案信息管理問題，確保檔案信息安全可靠。同時，應用信息化管理模式，構建檔案信息管理平臺，強化信息資源的共享性，在短時間內(nèi)完成檔案信息查找、傳送、保存等工作，在保證檔案信息管理質(zhì)量的基礎上，提高了檔案信息管理效率，減輕了管理人員的工作壓力，節(jié)省了交通運輸部門管理成本。但信息化時代為交通運輸檔案管理帶來便捷的同時，也帶來了許多管理問題，如在實際管理中缺少從事交通運輸檔案信息管理的專業(yè)人員，以及參與檔案管理的工作人員信息技術水平不夠，不能熟練操作計算機管理設備，導致檔案信息管理質(zhì)量不高。此外，因檔案管理人員缺乏安全意識和責任意識，未做好電子文件安全管理工作，對防火墻修復不及時，也會出現(xiàn)交通運輸檔案信息發(fā)生泄露、丟失等情況，造成嚴重的經(jīng)濟損失和風險損失[1]。

二、信息化背景下的交通運輸檔案信息化管理對策

(一)做好傳統(tǒng)檔案信息轉(zhuǎn)移管理工作

檔案信息轉(zhuǎn)移是交通運檔案信息化管理的重要環(huán)節(jié)，一般情況下，在紙質(zhì)版檔案信息轉(zhuǎn)移計算機數(shù)據(jù)庫過程中，需要管理人員保證原始檔案信息的完整性和真實性，才能確保電子化檔案轉(zhuǎn)移質(zhì)量。一方面，管理人員在整理紙質(zhì)版檔案信息時，要做好原始信息數(shù)據(jù)的保存和管理，將檔案密封保存，放置安全位置，以免檔案信息丟失。另一方面，管理人員要加強檔案轉(zhuǎn)移管理，優(yōu)化電子化檔案轉(zhuǎn)移結(jié)構，保證交通運輸中車輛運輸信息、道路運輸信息、物流運輸信息等交通線路信息真實可靠，落實好檔案信息記錄、整合、保存及管理工作，提高傳統(tǒng)檔案信息電子化轉(zhuǎn)移質(zhì)量，為交通運輸檔案信息化管理打好基礎。

(二)構建規(guī)范化的檔案信息管理平臺

信息化背景下，交通運輸檔案管理更注重對現(xiàn)代信息技術和計算機網(wǎng)絡技術的應用，在實際檔案管理中，采用檔案信息化管理模式，實行檔案信息自動化、智能化管理，能夠極大提高交通運輸檔案信息化管理效果。首先，交通運輸部門要建立符合檔案管理要求的網(wǎng)絡信息管理系統(tǒng)，加強對新軟件的開發(fā)和利用，不斷完善計算機系統(tǒng)硬件設備，強化信息化管理作用。同時，完善網(wǎng)絡服務系統(tǒng)，提高檔案管理服務質(zhì)量，促進檔案管理信息化、服務化方向發(fā)展。其次，運用現(xiàn)代信息技術建立規(guī)范化的網(wǎng)絡信息管理平臺，打破管理時間和空間的局限，便于管理人員利用網(wǎng)絡平臺進行管理，通過平臺搜索引擎輸入查詢關鍵詞，在短時間內(nèi)完成檔案信息查找工作，有效提高檔案信息化管理效率。此外，交通運輸部門借助網(wǎng)絡信息平臺發(fā)布信息化管理相關內(nèi)容，強化管理人員對信息化管理的認識，促進交通運輸檔案信息化管理工作順利進行。

(三)加強電子文件檔案信息安全管理

檔案信息管理容易受到外部多種因素的影響，導致發(fā)生檔案信息泄露、丟失等問題，造成嚴重的風險損失，尤其在交通運輸檔案信息化管理中，需要管理人員樹立風險防范意識，事先做好安全防護措施，落實好電子文件檔案信息安全管理工作，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全。一方面，建立和完善數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，應用數(shù)據(jù)庫保存電子檔案信息，提高信息數(shù)據(jù)儲存的安全性。同時，強化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)監(jiān)控功能，做好檔案信息監(jiān)督及管理工作。另一方面，定期進行計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)安全排查，檢查計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)運行情況，下載殺毒軟件和防火墻裝置，減少計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)故障及安全問題的發(fā)生，保障交通運輸檔案信息數(shù)據(jù)的安全。

(四)定期開展檔案管理人員組織培訓

在信息化背景下，落實好交通運輸檔案信息化管理工作，要求交通運輸部門積極引進先進的檔案管理技術，招募更多的復合型和技術性人才，從根本上保證檔案信息化管理質(zhì)量和效率。首先，交通運輸管理部門應合理運用現(xiàn)代信息技術，利用網(wǎng)絡平臺發(fā)布招聘信息，拓展用人渠道，有效解決交通運輸檔案管理人員不足的問題。其次，管理部門要加強人才培訓，定期開展檔案管理人員培訓活動，及時更正管理人員在檔案信息化管理中存在的問題，引導管理人員掌握計算機設備操作方法，提高管理人員的技術水平和業(yè)務能力。同時，做好檔案管理人員思想工作，強化管理人員的責任意識和安全意識，使管理人員嚴格要求自己，不斷提升檔案管理服務水平，落實好檔案信息化管理工作。最后，交通運輸管理部門應結(jié)合檔案管理工作內(nèi)容及部門管理具體情況，制定合理的考核獎勵制度，促使管理人員做好檔案信息管理以及安全預防等工作，提升交通運輸檔案信息化管理整體效果[2]。

結(jié)論

檔案管理信息化是交通運輸業(yè)發(fā)展的必然趨勢，在信息化背景下，做好交通運輸檔案信息化管理工作，需要管理部門注重信息技術與檔案管理相融合，構建規(guī)范化的網(wǎng)絡檔案信息管理系統(tǒng)，優(yōu)化檔案管理平臺，加強對檔案信息的安全管理，保障檔案信息的安全和完整，滿足信息背景下交通運輸檔案管理的需要。