鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策探討

徐丙凱

摘 要：新時(shí)期城鎮(zhèn)發(fā)展迅速，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層管理第一部分，對(duì)農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)與鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)提供了有力的基礎(chǔ)保障。文章通過(guò)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理存在問(wèn)題進(jìn)行分析，探討鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的方法對(duì)策。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案;檔案管理;管理問(wèn)題;鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理

0引言

在現(xiàn)如今經(jīng)濟(jì)社會(huì)迅速發(fā)展的時(shí)代背景之下，我國(guó)城市化進(jìn)程也在不斷加快，鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)也成為了現(xiàn)今城市化建設(shè)與發(fā)展的重要構(gòu)成。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)過(guò)程中，逐漸開(kāi)始形成了大量能夠體現(xiàn)出鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展面貌的圖表、文字、聲像、電子等各式各樣的文件資料，而這些具有存儲(chǔ)價(jià)值的文件材料在經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化的整理、立卷與歸檔之后自然也就形成了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案，而如何有效做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，充分發(fā)揮出這些檔案的價(jià)值也成為現(xiàn)如今時(shí)代發(fā)展的重要問(wèn)題。

1鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層單位開(kāi)展檔案管理的必要性

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層單位中實(shí)行檔案管理能夠有效促進(jìn)其信息化以及系統(tǒng)化的提升，并且可以迎合時(shí)代的發(fā)展，用更先進(jìn)的理念和設(shè)備對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化處理。目前對(duì)這一必然趨勢(shì)，基層單位的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要結(jié)合單位發(fā)展?fàn)顩r，進(jìn)行深入的研究，采用更加先進(jìn)的設(shè)備以及技術(shù)來(lái)促進(jìn)單位內(nèi)部檔案管理模式上的創(chuàng)新，從而合理提升檔案管理的質(zhì)量和效率。鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層單位在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)著重根據(jù)單位發(fā)展中所存儲(chǔ)的大量資料進(jìn)行記錄，從而幫助單位員工隨意查閱單位內(nèi)部資料。與此同時(shí)，在單位規(guī)劃中實(shí)現(xiàn)完善的檔案管理任務(wù)可以有效促進(jìn)單位穩(wěn)定發(fā)展，推動(dòng)管理層對(duì)于資料的綜合化管理，并為員工的查閱提供良好的環(huán)境，有利于鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位的可持續(xù)發(fā)展。另外，此項(xiàng)工作也帶動(dòng)了工作效率的提升，有效推動(dòng)多方面資料的收集和歸納，為后期運(yùn)行提供更好的資料基礎(chǔ)，促使單位可以從具體的檔案管理運(yùn)行轉(zhuǎn)向?qū)嶋H的歸類管理，從而展現(xiàn)基層單位對(duì)于檔案的使用價(jià)值，有利于各部門積極開(kāi)展多項(xiàng)工作。

2鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1管理方式與設(shè)備的落后

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的特點(diǎn)在于數(shù)量大且內(nèi)容多，因此，目前大部分的鄉(xiāng)鎮(zhèn)中都以配備了計(jì)算機(jī)及其配套系統(tǒng)，然而還有部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)依然沿用傳統(tǒng)檔案管理模式。欠缺“三農(nóng)”建設(shè)的指導(dǎo)性、實(shí)效性以及科研性的資料文件，沒(méi)有建設(shè)分級(jí)化的檔案管理與網(wǎng)絡(luò)化檔案管理模式。大部分的鄉(xiāng)鎮(zhèn)盡管配置了計(jì)算機(jī)，但是由于種種原因?qū)е缕渑渲玫?，無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，無(wú)法正常的使用先進(jìn)的檔案管理軟件，更無(wú)法安裝以及使用掃描儀等先進(jìn)的設(shè)備，進(jìn)而影響到了檔案信息化的管理。

2.2單一化的檔案種類管理

由于對(duì)相關(guān)信息數(shù)據(jù)的歸檔不及時(shí)、合理，使部分信息數(shù)據(jù)都遺失在各個(gè)部門中，一旦在基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中，出現(xiàn)了要對(duì)以往信息數(shù)據(jù)的查詢，無(wú)法提供重要的信息依據(jù)。除此之外，在基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理工作中，對(duì)各類文件的管理，主要是以紙質(zhì)文件為主，不僅需要有單獨(dú)儲(chǔ)存的空間，而且還會(huì)對(duì)查找工作造成一定的阻礙，需要花費(fèi)大量的時(shí)間與人力，逐一地對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行查找。并且對(duì)紙質(zhì)文件的儲(chǔ)存管理，不可避免地會(huì)出現(xiàn)文件的丟失、損壞等情況，缺乏確保信息數(shù)據(jù)的完整性，導(dǎo)致基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作質(zhì)量不斷下降。

2.3檔案管理專業(yè)人才缺乏

專業(yè)性很強(qiáng)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理對(duì)專業(yè)人才需求較高，檔案管理人員必須同時(shí)具備專業(yè)技能、較強(qiáng)的責(zé)任心、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的品質(zhì)，但受到崗位流動(dòng)性大、培訓(xùn)工作有效性有限等問(wèn)題，現(xiàn)階段很多地區(qū)的檔案工作人員無(wú)法滿足鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作升級(jí)需要[1]。

3鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的改善對(duì)策

3.1遵循設(shè)計(jì)建設(shè)的原則

首先，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案工作的體制與機(jī)制實(shí)施分級(jí)化的管理原則，全面的實(shí)施“村檔鎮(zhèn)管”，增強(qiáng)鎮(zhèn)級(jí)檔案館對(duì)于數(shù)字檔案的監(jiān)督、管理以及指導(dǎo)等職能。縣市級(jí)檔案館，其經(jīng)由信息中心了解以及掌握到區(qū)域內(nèi)部檔案的信息化實(shí)施狀況，領(lǐng)導(dǎo)以及統(tǒng)籌整體檔案工作且提供一定的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與安全監(jiān)管。鄉(xiāng)鎮(zhèn)級(jí)的檔案館，屬于檔案信息服務(wù)中心的核心組成，其起到了承上啟下的作用，對(duì)上實(shí)現(xiàn)縣市級(jí)檔案館的連接，對(duì)下實(shí)現(xiàn)村社區(qū)的連接，從而實(shí)現(xiàn)本身與轄區(qū)內(nèi)部村社區(qū)中數(shù)字化檔案的實(shí)時(shí)在線管理，同時(shí)監(jiān)督以及指導(dǎo)基層檔案工作。其次，建設(shè)區(qū)域檔案的大數(shù)據(jù)平臺(tái)，推動(dòng)國(guó)家級(jí)綜合型檔案館、鄉(xiāng)鎮(zhèn)級(jí)檔案館以及村社區(qū)級(jí)檔案室之間的聯(lián)動(dòng)以及數(shù)據(jù)的共享。各個(gè)用戶單位均能夠經(jīng)由檔案服務(wù)信息中心上傳檔案數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一集中化的存儲(chǔ)與保管，便于館藏資料的最大化利用[2]。

3.2提高基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理力度，豐富檔案管理類別

從基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的角度分析，其所涉及的管理內(nèi)容與范圍都比較廣闊，因此，對(duì)檔案管理工作人員提出了更高的要求，不僅要具備專業(yè)的管理水平，而且還有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，在日常管理工作中，具有較強(qiáng)的綜合性管理能力，具有針對(duì)性地對(duì)檔案種類合理地分開(kāi)管理。構(gòu)建完善的管理體系，全面落實(shí)到基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中，確保各項(xiàng)工作嚴(yán)格地按照相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性進(jìn)行，不斷提升基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的有效性與安全性。加大基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理力度，豐富檔案管理類別，都會(huì)對(duì)基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的效率產(chǎn)生不同程度的影響，根據(jù)實(shí)際情況，加強(qiáng)對(duì)設(shè)立檔案室的建設(shè)，能夠根據(jù)各部門的檔案信息數(shù)據(jù)，對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分類管理，由專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行詳細(xì)收集、整理、儲(chǔ)存等，確保信息數(shù)據(jù)的完整性。而對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的分類管理，主要是為后續(xù)的查閱工作提供有利的幫助，只需要說(shuō)出信息數(shù)據(jù)的具體類別，就能夠準(zhǔn)確地找出相關(guān)檔案，從而提升基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作效率。

3.3引進(jìn)專業(yè)化人才，整理檔案管理秩序

鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層單位的管理者應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行系統(tǒng)性的調(diào)整，將原有的管理工作進(jìn)行改善，采用集中統(tǒng)一化管理的方式能夠保證整個(gè)管理過(guò)程的流程化和系統(tǒng)化。引進(jìn)高素質(zhì)的專業(yè)人才能夠有效改善此種狀況，向社會(huì)以及專業(yè)院校進(jìn)行招聘，在上崗之前對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)。例如，邀請(qǐng)社會(huì)上的專業(yè)化人士到學(xué)校進(jìn)行演講和講座，將大量檔案管理經(jīng)驗(yàn)傳授給管理人員，可以采用考核的方式進(jìn)行培訓(xùn)，并設(shè)立嚴(yán)格的考核制度和獎(jiǎng)懲機(jī)制，有利于提升工作人員的積極性，提高單位的凝聚力，同時(shí)也會(huì)加強(qiáng)工作人員的專業(yè)程度。另外，工作人員還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)自身工作的要求，不斷吸收先進(jìn)的管理知識(shí)，從而增加對(duì)工作崗位的理解和定期更新知識(shí)儲(chǔ)備，積極完成本職工作。

3.4依法監(jiān)管鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作

現(xiàn)階段鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作之所以存在上文提及的各類問(wèn)題，長(zhǎng)期疏于監(jiān)管帶來(lái)的影響必須得到重視，因此，長(zhǎng)效監(jiān)管必須圍繞鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作開(kāi)展情況展開(kāi)。具體實(shí)踐還需要轉(zhuǎn)變工作思路，法律手段管理應(yīng)逐漸取代行政手段管理地位，業(yè)務(wù)監(jiān)督也需要逐步取代業(yè)務(wù)指導(dǎo)地位，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作開(kāi)展情況需成為年度檔案工作執(zhí)法檢查重點(diǎn)。還需要設(shè)法推進(jìn)加大鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理違法違紀(jì)的處罰力度，以此嚴(yán)格遵循《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》對(duì)檔案安全責(zé)任事故進(jìn)行追責(zé)。此外，還需要建立各級(jí)檔案工作聯(lián)系制度，通過(guò)隨機(jī)抽查、定期指導(dǎo)，層層傳導(dǎo)壓力，即可壓實(shí)主體責(zé)任，整體提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作水平，依法監(jiān)管在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中的重要性必須引起重視。

4.結(jié)語(yǔ)

加強(qiáng)對(duì)基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的管理力度，注重對(duì)專業(yè)人才的培訓(xùn)與管理，完善管理制度、強(qiáng)化信息平臺(tái)建設(shè)、依法監(jiān)督檔案管理工作，從多方面提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的整體水平，推動(dòng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)與和諧社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉亞蓮.談如何做好基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作[J].農(nóng)家參謀，2019（10）：245.

[2]陳冬冬.談如何做好基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作[J].蘭臺(tái)世界，2018（S2）：133.

（山東省濱州市無(wú)棣縣柳堡鎮(zhèn)便民服務(wù)中心 ?山東 ?濱州 ?251906）