高職院?？蒲袡n案信息化管理研究＊

劉 月

（渤海船舶職業(yè)學(xué)院，遼寧 興城 125105）

高職院?？蒲袡n案信息化建設(shè)是高職院校發(fā)展的需要，也是高等教育發(fā)展的需要，恰恰數(shù)字化校園建設(shè)為其發(fā)展提供了機(jī)遇。高職院校應(yīng)以《教育部關(guān)于進(jìn)一步推進(jìn)職業(yè)教育信息化發(fā)展的指導(dǎo)意見》《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革與發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020年）》《教育部財(cái)政部關(guān)于實(shí)施國(guó)家示范性高等職業(yè)院校建設(shè)計(jì)劃加快高等職業(yè)教育改革與發(fā)展的意見》(教高[2006]14號(hào)) 等文件為指導(dǎo)，依據(jù)《職業(yè)院校數(shù)字化校園建設(shè)規(guī)范》，結(jié)合學(xué)院智慧校園建設(shè)及科研檔案管理情況，研究如何依托數(shù)字化校園環(huán)境開展高職院?？蒲袡n案信息化管理研究工作。

1 數(shù)字化校園和檔案信息化的內(nèi)涵研究

數(shù)字化校園是一種虛擬教育環(huán)境，其核心基礎(chǔ)是網(wǎng)絡(luò)和信息數(shù)字化，以實(shí)現(xiàn)校園生活和教學(xué)生活的全面信息化，進(jìn)而提升學(xué)院管理水平和效率。渤海船舶職業(yè)學(xué)院作為遼寧省高水平現(xiàn)代化高職院校和高水平特色專業(yè)群建設(shè)單位，其重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目之一就是現(xiàn)代化辦學(xué)環(huán)境建設(shè)，即落實(shí)學(xué)院“十三五”發(fā)展規(guī)劃，本著“精、優(yōu)、特、新”的原則，完善原有智慧校園功能，建成“一個(gè)中心、一個(gè)大廳、六個(gè)平臺(tái)”的現(xiàn)代化辦學(xué)環(huán)境。這一建設(shè)內(nèi)容帶動(dòng)了學(xué)院科研檔案信息化管理的進(jìn)程。檔案信息化的具體含義是：在全面現(xiàn)代信息的應(yīng)用下，提高高職院校檔案管理水平，最大限度發(fā)揮信息資源的作用，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

2 高職院?？蒲袡n案的內(nèi)涵研究

高職院校科研檔案是高職院校在科研活動(dòng)中形成的，經(jīng)過科學(xué)整理、具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。它反映了高職院?？蒲谢顒?dòng)的整個(gè)過程和結(jié)果，是高職院校重要的科技信息資源，對(duì)科學(xué)研究和科技服務(wù)具有重要的憑證和參考價(jià)值。高職院?？蒲袡n案包括科研管理綜合材料和科研課題材料，其一般有高職院校科研部門負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔。然而目前高職院校的科研檔案管理工作還不盡如人意，存在檔案管理手段單一、檔案利用率低，檔案管理體系不健全等諸多問題[1]，仍需要進(jìn)一步加強(qiáng)。因此，高職院校應(yīng)緊緊依托數(shù)字化校園建設(shè)情況，探索提升科研檔案信息化管理水平的新途徑，進(jìn)一步提高科研檔案歸檔、查檔效率，提升檔案利用價(jià)值，完善檔案管理服務(wù)體系，促進(jìn)高職院?？蒲兴竭~上一個(gè)新的臺(tái)階。

隨著高職院?？蒲兴降牟粩嗵岣?，科研檔案作為重要信息資源在教學(xué)、科研、管理和文化建設(shè)等方面發(fā)揮著越來越重要的作用，但是現(xiàn)行的科研檔案管理模式已不能適應(yīng)飛速發(fā)展的科研需求，存在科研檔案不完整、檔案利用率低，信息化步伐滯后、管理隊(duì)伍專業(yè)化程度低等問題[2]?！靶畔⒒芾怼钡奶岢?，為高職院?？蒲袡n案管理提供了新的思路，高職院校應(yīng)緊緊依托數(shù)字化校園建設(shè)情況，探索提升科研檔案信息化管理水平的新途徑，進(jìn)一步提高科研檔案歸檔、查檔效率，提升檔案利用價(jià)值，完善檔案管理服務(wù)體系。

3 高職院校科研檔案信息化管理的意義

高職院?？蒲泄芾砉ぷ鞯奶岣?，是完善學(xué)院人才培養(yǎng)模式、提高學(xué)院核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要途徑?？蒲袡n案信息化的基本原則是使檔案信息資源得到共享，為科研人員提供方便、準(zhǔn)確、快捷的應(yīng)用，針對(duì)此項(xiàng)工作開展研究具有如下意義：一是能夠推動(dòng)數(shù)字化校園建設(shè)?？蒲袡n案信息化建設(shè)是學(xué)院數(shù)字化校園建設(shè)的重要組成部分，是推動(dòng)學(xué)院信息化、數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程的重要助推力。二是能夠安全保存資料檔案。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不易保存，且在查閱過程中，極易造成檔案材料的損壞，而科研檔案的數(shù)字化管理可以有效解決這一問題，使得科研檔案資料可以永久保存。三是能夠提高工作效率和管理水平。傳統(tǒng)的科研檔案管理模式下，查閱科研資料費(fèi)時(shí)費(fèi)力，通過科研檔案的信息化建設(shè)，可以全面實(shí)現(xiàn)檔案資料的在線查詢、借閱和利用，整體提高檔案查詢的便捷性和效率。

4 高職院?？蒲袡n案信息化管理提升途徑

科研檔案信息化建設(shè)是指通過先進(jìn)的科研項(xiàng)目管理理念與信息技術(shù)的有效融合，重新簡(jiǎn)化、優(yōu)化和標(biāo)準(zhǔn)化科研檔案管理流程，確定數(shù)字化校園環(huán)境下科研檔案管理與檢所利用的思路與方法，實(shí)現(xiàn)科研檔案的網(wǎng)絡(luò)化利用，促進(jìn)科研檔案管理轉(zhuǎn)變發(fā)展方式、提升管理水平和效率效益的過程。為此，確定如下提升途徑。

4.1 建立科研檔案信息化保障

為更好更快地實(shí)現(xiàn)高職院?？蒲袡n案信息化，高職院校應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)科研檔案信息化建設(shè)重要作用的認(rèn)識(shí)，將科研檔案信息化建設(shè)作為學(xué)院整體發(fā)展規(guī)劃的一項(xiàng)重要工作任務(wù)。一是建立科學(xué)規(guī)范的科研檔案管理制度。根據(jù)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的要求，結(jié)合學(xué)院科研工作實(shí)際，出臺(tái)相關(guān)科研管理文件及規(guī)章制度，使之與學(xué)院科研活動(dòng)能夠相吻合，確保發(fā)揮學(xué)院教師的科研主體作用，并協(xié)調(diào)好學(xué)院各方關(guān)系[3]。二是完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。按照檔案信息化建設(shè)的新要求，學(xué)院加大投入力度，配置所需的輸入設(shè)備、輸出設(shè)備及海量存儲(chǔ)設(shè)備，為科研檔案的信息化管理提供保障條件。

4.2 完善科研檔案信息化資源

高職院?？蒲袡n案信息資源是實(shí)現(xiàn)科研檔案信息化管理的前提條件?？蒲袡n案資源的收集和整理必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，以確?？蒲袡n案的系統(tǒng)性，進(jìn)而提高科研檔案的利用率。隨著數(shù)字化校園的建設(shè)，科研檔案信息化也要隨之建設(shè)，因此完善科研檔案信息化資源就顯得尤為重要。一是建立科研管理系統(tǒng)。學(xué)院根據(jù)實(shí)際需求引入科研管理系統(tǒng)，以便能夠有效實(shí)現(xiàn)學(xué)院科研數(shù)據(jù)的充分共享，并保證數(shù)據(jù)的全面、準(zhǔn)確、即時(shí)、有效。根據(jù)學(xué)院科研管理日常工作需求，科研管理系統(tǒng)的功能模塊設(shè)置中核心功能要有：人員管理、項(xiàng)目管理（縱向項(xiàng)目、橫向項(xiàng)目）、經(jīng)費(fèi)管理、成果管理、學(xué)術(shù)活動(dòng)、報(bào)表管理、科研考核等[4]。二是規(guī)范科研檔案的錄入流程。學(xué)院開放科研管理系統(tǒng)的個(gè)人賬號(hào)，改變以往由科研管理人員集中錄入的方式，引導(dǎo)廣大教師及時(shí)登陸、隨時(shí)完善個(gè)人科研檔案。

4.3 提高檔案管理人員信息化能力

高職院校要完善科研管理人員隊(duì)伍，全面提升科研檔案管理人員的信息化水平。一是依托學(xué)院科研管理系統(tǒng)，分配科研人員專用賬號(hào)，使其能夠隨時(shí)對(duì)自己的科研檔案進(jìn)行管理，提高科研檔案的時(shí)效性，以便學(xué)院可以及時(shí)掌握科研情況。二是強(qiáng)化科研管理人員的培訓(xùn)，將對(duì)專職科研管理人員的信息化管理水平培訓(xùn)納入部門工作計(jì)劃，依據(jù)科研管理人員的職責(zé)，制訂相適合的培訓(xùn)內(nèi)容，以全面提升科研管理人員信息化水平。

綜上所訴，通過對(duì)以上內(nèi)容的研究，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化校園環(huán)境下高職院?？蒲袡n案信息化管理這一問題的實(shí)現(xiàn)，以期促進(jìn)高職院校的整體科研水平，提高教學(xué)及科研能力，更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。