信息時(shí)代提升高職院校檔案管理績(jī)效的新途徑①

張 蓉

（合肥職業(yè)技術(shù)學(xué)院，安徽 合肥 238000）

檔案主要是指過(guò)去以及現(xiàn)在國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事軍事、政治、科學(xué)、經(jīng)濟(jì)、文化、宗教以及技術(shù)等活動(dòng)直接形成的對(duì)于社會(huì)以及國(guó)家具有一定保存價(jià)值的圖表、文字、聲像等各種形式的歷史記錄。高職院校在發(fā)展過(guò)程中自然也會(huì)形成較多的檔案信息，這不僅是其進(jìn)行有效管理的重要依據(jù)，同時(shí)也是其在人才培養(yǎng)水平上的重要體現(xiàn)。在現(xiàn)今這個(gè)信息時(shí)代，高職院校檔案管理工作也逐漸開(kāi)始運(yùn)用信息技術(shù)。身處在這種環(huán)境下，傳統(tǒng)依賴(lài)于人工來(lái)進(jìn)行檔案管理已明顯無(wú)法有效滿足高職院校檔案管理需求，如何借助于信息化時(shí)代發(fā)展機(jī)遇進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新也就成了重要課題，本文也對(duì)其進(jìn)行研究和闡述。

一、信息時(shí)代高職院校檔案管理現(xiàn)狀

信息時(shí)代背景之下，高職院校檔案管理工作數(shù)量以及繁雜程度也在不斷提升，借助于信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理，能夠?qū)n案信息資源進(jìn)行有效管理、處理，從而真正發(fā)揮出其存在的作用，推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。這也能夠從中體現(xiàn)出信息技術(shù)對(duì)于高職院校檔案管理質(zhì)量提升的重要影響。可是，就近年來(lái)高職院校檔案管理情況來(lái)看，其還尚未真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，在管理過(guò)程中還是存在著較多的問(wèn)題。例如，專(zhuān)業(yè)設(shè)備配置率不高、紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向電子檔案進(jìn)程緩慢、檔案管理信息資源利用率低下等等。而在這些問(wèn)題之中，最為主要的問(wèn)題還是體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，檔案管理人員構(gòu)成以及硬件配置不夠合理。在高職院校檔案管理隊(duì)伍之中，檔案專(zhuān)業(yè)專(zhuān)職人員較少有數(shù)據(jù)調(diào)查結(jié)果顯示，在高職院校檔案管理過(guò)程中，檔案專(zhuān)業(yè)管理人員僅為2%，信息化專(zhuān)業(yè)技術(shù)較強(qiáng)的檔案管理專(zhuān)業(yè)人才僅有17%；本科以及以上學(xué)歷的檔案管理工作人員僅有8%；而在這其中兼職人員可謂是高達(dá)92%。高職院校檔案信息化管理過(guò)程中，掃描儀、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)等一系列硬件配置是必不可少的，雖然現(xiàn)如今很多高職院校也都配置了計(jì)算機(jī)，可是在其他設(shè)備上的配置還尚未完善，所以這也制約了高職院校檔案管理工作質(zhì)量得以提升。其次，高職院校檔案管理模式存在問(wèn)題。在計(jì)算機(jī)不斷普及的信息時(shí)代環(huán)境中，高職院校也都離不開(kāi)excel等辦公軟件，可是在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，依然還是有部分管理人員因?yàn)槟挲g過(guò)大，不知道要如何有效應(yīng)用相關(guān)軟件，這也就進(jìn)一步抑制了工作的開(kāi)展。最后，信息化系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)化的不斷發(fā)展，促使高職院校在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，也具備了獨(dú)立的管理系統(tǒng)，可是真正有學(xué)校結(jié)合實(shí)際建設(shè)的情況還是較少，學(xué)校檔案資源無(wú)法將其價(jià)值有效發(fā)揮出來(lái)。

二、信息時(shí)代提升高職院校檔案管理績(jī)效的新途徑

（一）提高重視程度

信息時(shí)代背景下高職院校檔案管理質(zhì)量要想得以提升，首先還是需要院校領(lǐng)導(dǎo)人員以及檔案管理工作人員強(qiáng)化自身重視程度，因?yàn)橹挥姓嬲岣哒J(rèn)識(shí)，才能真正將這一項(xiàng)工作放在心上〔1〕。為此，在進(jìn)行檔案管理之前，一定要先加大對(duì)檔案信息化建設(shè)與宣傳的力度，在這一過(guò)程中，市委組織部、省委組織部等部門(mén)均可以定期進(jìn)行會(huì)議，通過(guò)會(huì)議的方式來(lái)讓高職院校領(lǐng)導(dǎo)人員樹(shù)立起正確的認(rèn)識(shí)，提高對(duì)于院校檔案管理工作的重視程度，這樣領(lǐng)導(dǎo)者自然會(huì)從思想上直接摒棄之前對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，讓其將這一項(xiàng)工作嚴(yán)格執(zhí)行下去〔2〕。高職院校檔案管理工作在信息化時(shí)代背景之下，還需要進(jìn)行信息化建設(shè)，具體包含檔案完善、紙質(zhì)到電子的有效轉(zhuǎn)化、檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)等等，而這些都離不開(kāi)學(xué)校的支持，所以在發(fā)展過(guò)程中一定要加強(qiáng)對(duì)這一項(xiàng)工作的重視，真正將這一項(xiàng)工作納入到院校發(fā)展與進(jìn)步規(guī)劃之中，通過(guò)宣傳與教育來(lái)有效提高相關(guān)人員對(duì)于這一項(xiàng)工作的重視程度，這樣就能有效實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展與進(jìn)步〔3〕。另一方面，還需要加強(qiáng)對(duì)基層檔案管理人員的教育與宣傳，讓其也能夠意識(shí)到這一項(xiàng)工作的重要性，同時(shí)借助于有效的約束手段來(lái)對(duì)管理人員進(jìn)行約束，這樣檔案管理人員自然能夠真正意識(shí)到這一項(xiàng)工作的重要性，積極主動(dòng)地投身于檔案管理之中，同時(shí)促進(jìn)檔案信息化進(jìn)程得以加快。

（二）做好檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

信息時(shí)代背景下高職院校檔案管理質(zhì)量要想得以提升，檔案管理隊(duì)伍建設(shè)也是必不可少的，這也是檔案管理工作實(shí)施的基礎(chǔ)與前提。在信息時(shí)代背景之下，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在高職院校檔案管理中的應(yīng)用也開(kāi)始變得越發(fā)的普遍，所以在信息時(shí)代背景之下，高職院校在對(duì)管理人員進(jìn)行招聘的時(shí)候，不僅要對(duì)其專(zhuān)業(yè)知識(shí)進(jìn)行考慮與分析，同時(shí)結(jié)合應(yīng)聘者實(shí)際情況來(lái)篩選出最佳的工作管理人員〔4〕。此外，還可以借助于繼續(xù)培訓(xùn)與教育，讓檔案管理人員重視程度、管理技能以及信息化操作技能均能夠得到提升，從而真正有效實(shí)現(xiàn)信息時(shí)代背景下高職院校檔案管理提升效果。另一方面，在進(jìn)行檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的時(shí)候，還需要加強(qiáng)崗位培訓(xùn)，積極鼓勵(lì)檔案管理人員不斷拓展自身知識(shí)面，引導(dǎo)其在實(shí)際管理過(guò)程中多借助于信息時(shí)代背景下的信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理，這樣才能真正有效提升高職院校檔案管理工作人員管理水平，從而有效促進(jìn)其發(fā)展與提升。在這一過(guò)程中，相互之間的知識(shí)面也在不斷擴(kuò)大，而崗位培訓(xùn)的目的就是進(jìn)一步提升檔案管理質(zhì)量與效果，最終培養(yǎng)出一支專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、素質(zhì)高的隊(duì)伍，這也是高職院校需要執(zhí)行的一項(xiàng)任務(wù)。

（三）構(gòu)建激勵(lì)機(jī)制

在信息時(shí)代背景下高職院校檔案管理工作質(zhì)量要想得提升，還需要在管理過(guò)程中積極構(gòu)建出相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，以此來(lái)有效提升管理人員工作積極性與主動(dòng)性，讓這一項(xiàng)工作得以有序?qū)嵤┫氯ァ?〕。一方面，學(xué)?？梢詫⒐芾砣藛T考核結(jié)果與薪酬掛鉤，使用量化積分的方式來(lái)對(duì)管理人員進(jìn)行考核，通過(guò)這一方式來(lái)實(shí)現(xiàn)多勞多得、按勞分配，同時(shí)有效避免出現(xiàn)因?yàn)槠渌蚨l(fā)的不良現(xiàn)象，讓管理人員自身潛能以及積極性得到了有效提升，從而有效推進(jìn)高職院校檔案管理工作質(zhì)量得以提升。另一方面，高職院校在發(fā)展過(guò)程中還可以進(jìn)一步進(jìn)入基層來(lái)對(duì)檔案管理人員需求進(jìn)行調(diào)查與分析，通過(guò)這一方式來(lái)及時(shí)把握檔案管理人員需求，然后再基于此選擇具有針對(duì)性的激勵(lì)手段來(lái)有效滿足教職工個(gè)性化需求，這樣就能真正有效促進(jìn)高職院校檔案管理質(zhì)量得以提升。例如，假設(shè)檔案管理人員具有物質(zhì)需求，高職院校就可以在發(fā)展過(guò)程中就可以借助于增加福利或者是提高待遇等方式來(lái)對(duì)其進(jìn)行激勵(lì)，讓其能夠繼續(xù)維持在檔案管理工作職位之上，從而真正有效提升高職院校檔案管理質(zhì)量。

（四）做好大數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

在信息時(shí)代背景之下，高職院校檔案管理工作質(zhì)量要想得以提升，除了上述幾種途徑之外，高職院校在發(fā)展過(guò)程中還可以從以下兩方面著手：一方面，在發(fā)展過(guò)程中需要進(jìn)一步加快高職院校檔案管理電子化進(jìn)程，促進(jìn)信息化建設(shè)活動(dòng)的有序?qū)嵤?。就目前?shí)際情況來(lái)分析的話，大多數(shù)高職院校在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，還尚未實(shí)現(xiàn)完全的紙質(zhì)到電子轉(zhuǎn)化，所以在進(jìn)行管理的時(shí)候，一定要先借助于數(shù)據(jù)壓縮、掃描儀等技術(shù)設(shè)備及時(shí)地將紙質(zhì)轉(zhuǎn)化為電子，促進(jìn)高職院校檔案管理效率得以提升。另一方面，在發(fā)展過(guò)程中還可以對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行完善，同時(shí)基于此來(lái)真正加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)與更新，通過(guò)這一方式來(lái)進(jìn)一步提升高職院校檔案管理效果。在這一過(guò)程中，首先檔案管理人員在管理過(guò)程中一定要真正保證檔案信息的真實(shí)性以及準(zhǔn)確性，這也是檔案管理過(guò)程中最為基礎(chǔ)的任務(wù)與要求。為此，檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，一定要加強(qiáng)對(duì)原始材料的觀察，一旦發(fā)現(xiàn)有存在與原始材料不一致的情況，一定要及時(shí)進(jìn)行核查與處理，這樣才能準(zhǔn)確無(wú)誤地對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行完善，最大化提升檔案管理質(zhì)量。在對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行完善的時(shí)候，檔案管理人員一定要準(zhǔn)確意識(shí)到這一項(xiàng)工作并不是對(duì)一些基礎(chǔ)性的信息內(nèi)容進(jìn)行檢索，同時(shí)也是學(xué)校展開(kāi)學(xué)歷、職稱(chēng)等師資力量統(tǒng)計(jì)，不管是對(duì)于教職工專(zhuān)業(yè)或者是年齡分布情況而言都有著較為顯著的作用，而進(jìn)一步完善數(shù)據(jù)庫(kù)信息，則能夠真正有效提升高職院校檔案管理效率和質(zhì)量。

（五）構(gòu)建出個(gè)性化網(wǎng)絡(luò)資源共享模式

高職院校檔案管理工作實(shí)施的目的就是為了更好地發(fā)揮出檔案存在的價(jià)值，所以要想有效提升其管理質(zhì)量，還需要積極構(gòu)建出個(gè)性化的網(wǎng)絡(luò)資源共享模式，這能有效提升資源共享水平，擴(kuò)大檔案利用率。在這一過(guò)程中，各個(gè)高職院校可以加強(qiáng)溝通與聯(lián)系，對(duì)分散的資源進(jìn)行整合，同時(shí)對(duì)所有信息進(jìn)行共享，并且結(jié)合自身實(shí)際情況來(lái)制定出具有針對(duì)性的個(gè)性化數(shù)據(jù)共享架構(gòu)模式，這樣就能進(jìn)一步提升檔案資源共享水平。在構(gòu)建過(guò)程中，管理人員一定要按照具體的要求來(lái)制定出相應(yīng)的共享準(zhǔn)則，同時(shí)還需要構(gòu)建出相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)共享模式，為了能夠更好地落實(shí)這一項(xiàng)工作，院校相互之間可以制定出統(tǒng)一且規(guī)范化的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)對(duì)集中式檔案資源提供模式進(jìn)行完善，明確中心服務(wù)，然后再在這一基礎(chǔ)上對(duì)層級(jí)式信息整合系統(tǒng)搭建集中式的資源提供模式，這樣就能有效提升檔案資源共享效果，充分發(fā)揮出檔案存在的價(jià)值。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高職院校檔案管理工作在實(shí)施過(guò)程中不能只流于形式，需要真正結(jié)合學(xué)校規(guī)模以及實(shí)際需求來(lái)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，結(jié)合信息時(shí)代帶來(lái)的便利和優(yōu)勢(shì)來(lái)進(jìn)行信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理工作效率與質(zhì)量的提升，從而真正有效發(fā)揮出高職院校檔案管理工作的價(jià)值，促進(jìn)高職院校的發(fā)展與進(jìn)步。