企業(yè)行政事務管理工作的問題及對策

張祎文

【摘? 要】近年來，隨著經濟不斷增長，企業(yè)經濟日益繁榮。企業(yè)的辦公室已經發(fā)展成為企業(yè)的綜合性、集成性管理與服務部門。辦公室主要負責的行政事務工作，組成了企業(yè)高速、穩(wěn)定發(fā)展的快車道，為企業(yè)經濟利益的提升提供了堅固的支撐和保障。因此，發(fā)掘目前企業(yè)行政事務管理工作中存在的問題具有很強的現(xiàn)實意義。論文從企業(yè)行政事務管理的發(fā)展現(xiàn)狀入手，分析其中存在的問題，并提出相應的解決對策與措施，以供參考。

【Abstract】In recent years， with the continuous growth of economy， the enterprise economy has become increasingly prosperous. The office of an enterprise has developed into a comprehensive and integrated management and service department of an enterprise. The office is mainly responsible for the administrative affairs， which constitutes the fast lane for the rapid and stable development of enterprises， and provides solid support and guarantee for the promotion of the economic interests of enterprises. Therefore， it is of great practical significance to explore the problems existing in the administrative affairs management work of enterprises. This paper starts with the current development status of enterprise administrative affairs management， analyzes the existing problems， and puts forward corresponding countermeasures and measures， for reference.

【關鍵詞】行政事務;管理工作;問題對策

【Keywords】administrative affairs; management work; problems and countermeasures

【中圖分類號】F272.9? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）12-0007-02

1 引言

行政事務管理為企業(yè)的發(fā)展帶來了巨大的助力，如辦公設備管理、會議記錄與管理等，大大促進了企業(yè)管理文化和管理制度的形成。而在實際操作中，行政事務管理又往往是較為煩瑣的事項，例如，員工出差酒店機票的預訂、辦公場地的物業(yè)管理、日常辦公的后勤保障，企業(yè)大中小型會議的管理和組織，對企業(yè)固定資產的統(tǒng)計與審查等，都是行政事務管理的工作范疇。由此可見，行政事務管理絕不僅僅是為企業(yè)工作人員提供便利和服務的打雜型部門，而是肩負著企業(yè)運營的重大責任，是企業(yè)成長路上必不可少的左膀右臂。

2 重視企業(yè)行政事務管理的意義

行政管理人員是企業(yè)運行的潤滑劑，在保證企業(yè)在沿著既定發(fā)展戰(zhàn)略前進的基礎之上，為企業(yè)的員工營造和諧、積極、舒適的工作環(huán)境，同時，更肩負起了監(jiān)督和管理全體公司員工的職責。在企業(yè)運營過程中，行政事務管理人員的工作就是調度各類資源，保證企業(yè)的各項收益[1]。簡單來說，重視企業(yè)行政事務管理工作，就是重視企業(yè)正常運營的物質條件，就是重視企業(yè)的經濟收益。只有真正做好了企業(yè)行政事務管理工作的公司才能夠調整自身航向，以最飽滿最積極的狀態(tài)應對今后的市場競爭。

3 目前企業(yè)行政事務管理工作中存在的問題

3.1 缺乏明確的企業(yè)規(guī)章，工作氛圍較為低迷

21世紀是人才的世紀，如果企業(yè)沒有明確的人員管理制度，那么毫無疑問，企業(yè)在人員管理上是失職的。許多公司對行政事務管理不甚重視，運營結構和高層設計是較不成熟，缺少思考的，沒有明確的管理章程，除了給行政事務管理工作帶來極大不利之處，還造成了獎懲機制的模糊和籠統(tǒng)，那么企業(yè)對于員工的績效考核和業(yè)績測評則缺乏制度的背書，對員工的獎勵和懲罰則沒有說服力，員工沒有在工作過程中得到崗位重視感和成就感，久而久之就會養(yǎng)成工作惰性，缺乏工作積極性、主動性，甚至對于行政事務管理人員的相關措施產生抵觸情緒，不利于開展行政事務管理，甚至會影響工作環(huán)境的和諧氛圍，對企業(yè)的正常運營帶來一定的負面因素[2]。

3.2 調度資源能力較為薄弱，缺乏管理與服務意識

如果把企業(yè)的運營看作行軍打仗，那么行政事務管理的工作主要就是看守大軍的“糧草”。簡而言之，在企業(yè)的經營活動中，行政事務管理的管理對象往往是一些非?；A性的對象，如人力資源、經營設備和物資現(xiàn)金等，很大程度上的崗位職責就是調配資源，開源節(jié)流，為企業(yè)帶來更多的經濟收益。然而目前我國企業(yè)行政管理中，往往缺少了資源調配的能力，在企業(yè)的先鋒部隊不斷開疆拓土的過程中，后備工作沒有及時跟上，導致開路部隊出現(xiàn)物資短缺等現(xiàn)象，嚴重拖延了企業(yè)前進的步伐。在企業(yè)日常經營中，經常在公司內部出現(xiàn)推諉、責任無法落實到人的現(xiàn)象，就是公司間各部門的溝通不暢，行政事務管理部門沒有及時發(fā)揮自己潤滑油和溝通橋梁的作用，沒有認清自己的服務與管理意識，也就無法讓工作氛圍在自己的努力下變得和諧而活潑，必然帶來了公司向心力的四散[3]。

3.3 從業(yè)員工整體素質不高，缺乏專業(yè)性管理人才

國家層面上出臺的許多法律法規(guī)都與行政事務管理密切相關，因此，對于企業(yè)行政事務管理的相關從業(yè)人員應該具有更高的要求和標準。然而在目前的實際操作中，許多企業(yè)的行政事務管理人員都是一人多職、兼職的情況，要應付的手頭工作較多，并且此類職工并不具備太過專業(yè)的管理知識與技能，在應對繁雜的工作任務之下，往往無法做出最優(yōu)的選擇，通常會忽略了行政事務管理中相關的細節(jié)，不能靈活地應對工作中出現(xiàn)的各類問題和突發(fā)事件，影響了企業(yè)的經營與收益。

4 全面提高企業(yè)行政事務管理工作水平的策略與建議

4.1 建立健全相應管理制度與員工考核獎評規(guī)章

企業(yè)需要聯(lián)合行政事務管理部門，建立健全相關的行政工作條例，對于后勤管理、資產管理等體系做好建設與改進，同時對物資的出入庫等信息做好及時的登記，辦理妥善各項手續(xù)。對于通訊費用管理制度，行政事務管理部門也要給予一定的重視，同樣需要納入制度范圍的還有公司物業(yè)、保潔、餐飲、綠化、安保，還有基礎設施的管理和維修。與此同時，員工的崗位考核制度也要相應到位，落實員工的績效考核制度，才能提高員工的責任感，對員工的工作狀態(tài)進行全方位的監(jiān)督和掌握[4]。在制度的保障下，也便于員工把握工作重心，提高自身工作水平和工作效率，也促使企業(yè)的行政事務管理工作進一步提高，為企業(yè)帶來經濟利益的提升。以谷歌公司為例，該公司每天需要處理高達24PB字節(jié)的數(shù)據，正是高效的管理模式使得該公司能夠健康順滑地運轉。

4.2 樹立服務與管理意識，重視成本控制

企業(yè)行政事務管理中，很大一部分的工作內容是向員工提供不同種類的服務，也就要求從業(yè)人員能夠主動具備服務意識，真正做到營造良好的工作氛圍，從而提高員工的辦公幸福感。在企業(yè)的后勤管理中，一些崗位流動性比較強的職位，如保安保潔等，可以與專業(yè)的物業(yè)公司聯(lián)系，由他們統(tǒng)一提供服務，而不是企業(yè)單獨招工。這樣不僅降低了企業(yè)的運營成本，更減少了相關部門的負擔，提高公司運營工作的效率。根據相關調查顯示，進行了后勤職務專項管理的公司在成本預算方面下降了近30%。

4.3 在人事管理領域下功夫，成為企業(yè)發(fā)展的左膀右臂

企業(yè)不能忽視行政事務管理工作中，人力資源管理的重要作用。行政事務管理崗位職責煩瑣而精細，需要工作人員以最大的耐心和責任心來應付，同時也要求工作人員具備多項技能，如寫作技能、組織籌劃技能、待人接物技能等，更要求行政事務管理人員具備堅定的職業(yè)操守和思想覺悟。在如今競爭如此激烈的市場上，企業(yè)要格外重視人力資源管理這一領域，組建具備合格專業(yè)管理技能的企業(yè)行政事務管理團隊，切實提高團隊的執(zhí)行力，在團隊的建設和日常經營工作中，暢通員工的溝通渠道，提高員工接受專業(yè)管理知識培訓的次數(shù)，培養(yǎng)行政事務管理員工的創(chuàng)新思維，開闊他們的視野，激勵員工主動參與工作，才能切實保障企業(yè)的經濟利益得到穩(wěn)定的提高。

5 結語

目前，我國行政管理工作往往都是“不求有功，但求無過”的狀態(tài)，而在應對企業(yè)運營突發(fā)事件的時候，這樣的工作態(tài)度很明顯無法應對。因此，企業(yè)需要明確觀念，認識到企業(yè)行政事務管理的重要性，建立健全相應的管理規(guī)章制度和績效考核制度，強化行政管理員工的管理和服務意識，搭建專業(yè)化的管理人才團隊，以此來促進企業(yè)沒有后顧之憂，能夠取得長足的發(fā)展。

【參考文獻】

【1】錢耀坤，李勇.淺談企業(yè)機關行政事務管理工作對策及建議[J].改革與開放，2018（16）：141-144.

【2】余湘，岳娟娟.新時期企業(yè)辦公室行政事務管理的現(xiàn)狀及對策分析[J].知識經濟，2020（07）：97-98.

【3】魯中萍.做好國有企業(yè)辦公室行政事務管理研究[J].辦公室業(yè)務，2020（01）：191-192.

【4】彭偉樂.淺談做好企業(yè)辦公室行政事務管理的舉措[J].技術與市場，2019，26（11）：179-180.