高等院校內(nèi)各機構關于做好教學檔案管理的協(xié)作探析

◎楊景怡

新時期做好高校黨建檔案工作的重要意義新時期學校黨建檔案工作是服務高校黨建工作的重要內(nèi)容。黨建檔案資料能夠全面系統(tǒng)地反映黨建工作開展的歷史、機構變革、大事記、重大變更和人員資料等全方面的資料。十九大報告中指出：新時期黨建工作要把黨的政治建設擺在首位。思想建設是黨的基礎性建設，弘揚馬克思主義學風，推進"兩學一做"學習教育常態(tài)化制度化，用黨的創(chuàng)新理論武裝頭腦，加強基層組織建設。

一、我國高等院校內(nèi)各機構檔案管理協(xié)作的意義

自從現(xiàn)代意義上的大學誕生以來，圍繞它展開的檔案管理工作總是一個繞不過去的話題。一般來說，高等院校教學檔案包括學生在校期間成績，畢業(yè)信息，入學信息等。由于這些檔案涉及多個部門，要想管理好它們，有關部門必須好好進行合作。本論文于是就校內(nèi)各單位如何做好檔案管理的合作，做一些初步的探討

1.兼職管理員的隊伍要相對穩(wěn)定。

高等院校內(nèi)幾乎每個部門都會源源不斷地產(chǎn)生檔案。而除檔案館外，每個部門都安排專人處理這些檔案會太浪費人力物力，也是不現(xiàn)實的。于是，檔案的收集和初步整理工作，往往是由各部門的兼職檔案管理員在做。這本來是一個節(jié)省人力財力的好方法。但由于近年來各個機構單位人員流動加大，高校也不例外，造成不易長時間的不換兼職檔案管理員。加上各部門的檔案館理不能做到專人專崗，并且其他事物也很繁雜。導致已有的兼職檔案管理員不愿意承擔檔案管理工作。這對搞好檔案收集和初步整理工作是十分不利的。因為檔案管理是檔案學在實踐中的運用。而檔案學是一門綜合的，較抽象的，較有難度的專門科學。眾所周知，檔案學會專門開設本科和研究生課程。而要想學好它，往往需要耗費五年甚至更久的時間。而要是頻繁更換兼職檔案員，就會一個人剛剛熟悉業(yè)務，就以種種原因停滯了。而新來的人又要花時間和精力去熟悉業(yè)務。而在熟悉的過程中，犯錯誤往往也是相生相伴的。這樣一來，各部門的檔案工作就處于常常犯錯誤的過程中。所以，兼職檔案員隊伍的穩(wěn)定是必要的。

2.兼職檔案員的培訓要全面，足夠。

高等院校不管是職能部門還是業(yè)務部門，往往不會，或是很少招聘檔案學專業(yè)的畢業(yè)生去開展工作。即使有這類的畢業(yè)生投入工作，理論和實踐往往也存在巨大的差別。這就要求高校的檔案館人員對其他部門的兼職檔案管理員進行培訓，以便其能勝任工作。

如何開展這類培訓工作呢？全面，足夠是兩個基本面。

開展培訓時，不僅僅要教會兼職檔案員管理系統(tǒng)的使用，檔案收集的方法和范圍。甚至連不銹鋼訂書釘?shù)氖褂煤腿绾斡妹蘧€裝訂都應一一傳授。應為要是收上來的檔案不符合要求，檔案館是沒有時間和精力對每一件檔案進行加工，重做的。

此外，兼職檔案管理員隊伍不穩(wěn)定的現(xiàn)狀不可能在短時間內(nèi)就完全扭轉，這就要求此類培訓的量要足夠，以覆蓋到每一位兼職檔案員。

3. 各部門的檔案工作要納入年度考核。

在功能劃分上，雖然很多高校將檔案館劃為職能部門。但由于檔案館更多的是一個側重服務的機構，而不像人事部門，組織部門一樣，是一個管理機構。這樣一來，對檔案繳納部門缺少“制約”。造成其他部門對檔案工作不重視。因為這項工作不能給自己部門帶來看得見的“效益”。從而導致該交的沒交，用時又找不到。

為了緩解這種局面，應將各部門的年度考核加上檔案管理這一項，由檔案館在年底時統(tǒng)一打分。并且，分數(shù)的比重還不應該太低。只有有了這種人為的“制約”，才能使各部門真真正正重視起檔案工作來，而不使如此重要的工作僅僅停留在口號上。

4.加強檔案數(shù)字化，方便校內(nèi)各部門利用。

隨著信息化時代的到來，計算機科學在生活中的體現(xiàn)是方方面面的，它對檔案管理帶來的改變也是革命性的。由于電子檔案可以對無數(shù)個端口開放，所以，它對檔案管理帶來的改變也是革命性的。以學生成績檔案的管理為例說明：每一年教務部門將學生成績歸檔后，都會有一些未能按時畢業(yè)的學生遺留下來。而他們其中的很大一部分在以后的日子會順利畢業(yè)。這就涉及到成績的改變。如果這時候，以前的成績已由外包公司掃描，再加入新的成績就會很麻煩。這樣一來，將成績檔案全部改為歸檔電子文件就能很好地解決這個問題。并且，歸檔時最好不要用PDF 格式文件。而是將成績做成電子表格形式。修改權限僅僅向教務部門的專人開放。這樣一來，既能保證檔案的真實有效性，又能使檔案方便的與時俱進。

二、結語

想要最好高等院校的教學檔案工作，各部門的協(xié)作是必不可少的。規(guī)格到底，是要從校領導到基層的每一個工作人員，都從心底里重視檔案工作，認可它的價值。而后構想的具體措施才有生根發(fā)芽的土壤。相信如果做到這一點，高校教學檔案的明天一定很美好。