國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)的思考

●徐飛翔

所謂檔案信息化，其功能是對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，進(jìn)行一系列包括信息采集、處理轉(zhuǎn)化、存儲(chǔ)歸檔等全過(guò)程管理，讓其檔案具有可擴(kuò)展性和實(shí)用性，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源共享，檔案利用率大幅度提升。檔案信息的數(shù)字化變革，改變了過(guò)去以紙質(zhì)保管、實(shí)體呈現(xiàn)為主，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為核心的檔案管理，這就要求國(guó)有企業(yè)順應(yīng)檔案管理發(fā)展需求，轉(zhuǎn)變思路，采用當(dāng)代信息技術(shù)，開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，從而提高檔案管理工作的水平與質(zhì)量。

一、國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

當(dāng)前，國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)，雖然取得了可喜的成就，但離國(guó)有企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的需要還有很大的差距，主要存在對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識(shí)，發(fā)展不均衡，資金投入不足，專(zhuān)業(yè)人才缺乏、安全體系不完善，查詢和資源共享利用率不高等問(wèn)題。

（一）國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案信息化建設(shè)重大意義缺乏正確認(rèn)識(shí)

檔案信息化建設(shè)重大意義是改變過(guò)去檔案單一僵化的管理模式，提高勞動(dòng)生產(chǎn)率，檔案管理可以變得省時(shí)省力、檢索查詢便捷即時(shí)；實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，打破檔案流轉(zhuǎn)帶來(lái)的繁瑣；檔案進(jìn)出庫(kù)可查可控，保證檔案的安全；檔案信息生成電子文件，檔案管理走向開(kāi)放。同時(shí)也改變了過(guò)去檔案管理的職能，檔案管理部門(mén)朝著信息采集、管理、服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，工作重心落在為國(guó)有企業(yè)發(fā)展提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)上。

但是，現(xiàn)階段，許多國(guó)有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門(mén)的工作人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)檔案信息化的重大意義，其中，一部分人在接受信息化理念方面存在疑慮，難以積極領(lǐng)導(dǎo)或參與進(jìn)來(lái)，甚至于極力排斥;另一部分人漠視信息化建設(shè)對(duì)檔案管理工作巨大推動(dòng)作用，對(duì)檔案信息化抱著可有可無(wú)的態(tài)度，不能積極創(chuàng)新，檔案信息化建設(shè)被擱置，進(jìn)展緩慢。

（二）國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展極不均衡。

當(dāng)前，國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平不均衡，部分效益好的國(guó)有企業(yè)已經(jīng)獲得了較好的建設(shè)成果，正努力實(shí)現(xiàn)著檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化；而一些效益差的國(guó)有企業(yè)卻沒(méi)有足夠的資源和能力，使得國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化水平落后。有的國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)還未啟動(dòng)，有的缺乏現(xiàn)代辦公設(shè)備;有的雖然有硬件但缺檔案管理軟件，很多檔案管理工作還靠傳統(tǒng)的手工操作，工作效率低下，服務(wù)效率和服務(wù)水平都還停在較低層次。這種整體發(fā)展水平良莠不齊的現(xiàn)象，使得很多國(guó)有企業(yè)檔案管理部門(mén)的檔案信息資源無(wú)法進(jìn)行共享，當(dāng)需要進(jìn)行信息的查詢和使用的時(shí)候仍然非常繁瑣，距離走向全面的信息化還有很長(zhǎng)的路。

(三)國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)資金投入不足

國(guó)有企業(yè)信息化建設(shè)需要資金投入，信息化建設(shè)包括硬件設(shè)備、軟件設(shè)備、數(shù)據(jù)庫(kù)、專(zhuān)業(yè)人才等，這些硬件設(shè)備與軟件是檔案信息化建設(shè)的必備條件，都需要靠資金投入來(lái)支撐，與其他工作相比，由于國(guó)有企業(yè)檔案管理工作受重視程度不夠，所以，有的國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案管理所需資金投入相對(duì)較少，導(dǎo)致使檔案管理部門(mén)設(shè)備陳舊和配套軟件缺乏、更新滯后。

（四）國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)專(zhuān)業(yè)人才缺乏

國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作，離不開(kāi)人才的支持。人才是檔案信息化建設(shè)的主體，擔(dān)負(fù)主導(dǎo)作用，因此檔案管理人員必須具有檔案專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和信息技術(shù)知識(shí)，還需要具備較強(qiáng)計(jì)算機(jī)實(shí)際操作能力。但是，現(xiàn)階段很多國(guó)有企業(yè)檔案管理的專(zhuān)業(yè)人員比較缺乏，大部分是非專(zhuān)業(yè)人員，有些檔案管理人員只是經(jīng)簡(jiǎn)單培訓(xùn)后就上崗，對(duì)于檔案管理的基本操作流程缺乏了解，由于人才缺乏，導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)之路顯得非常艱難和曲折。

（五）檔案信息安全體系還需進(jìn)一步完善

國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，影響檔案的保密性與安全性的不良因素一直存在，直接威脅檔案的保密性與安全性，造成檔案信息安全體系非常脆弱。威脅檔案安全性的因素包括：黑客攻擊、病毒攻擊等人為惡意破壞；檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中信息安全技術(shù)應(yīng)用不夠全面；管理人員保密和安全意識(shí)不強(qiáng)導(dǎo)致泄密、備份不及時(shí)，以及檔案信息化建設(shè)中環(huán)境因素、硬件設(shè)備等因素綜合作用下，使得檔案信息系統(tǒng)變得非常脆弱，易受來(lái)自各方面的攻擊。

（六）查詢和資源共享利用率不高

在全新的“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，發(fā)達(dá)的信息化技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)共享功能大幅提升了企業(yè)檔案管理的便利性。目前，有的國(guó)有企業(yè)沒(méi)有積極開(kāi)發(fā)與企業(yè)實(shí)際相符的服務(wù)器，不能完成內(nèi)部或外部的資源共享。國(guó)有企業(yè)檔案管理部門(mén)沒(méi)有借助網(wǎng)絡(luò)完成各項(xiàng)檔案信息的收集、匯總、存儲(chǔ)、利用等操作，無(wú)法提升信息數(shù)據(jù)處理的效率。有的國(guó)有企業(yè)檔案管理部門(mén)各項(xiàng)操作還是借助紙質(zhì)文件，通過(guò)發(fā)揮人力作用達(dá)到工作目的，耗時(shí)費(fèi)力，無(wú)法保證信息的準(zhǔn)確性，沒(méi)有在信息化系統(tǒng)中快速查找相關(guān)信息，做到及時(shí)搜索、即時(shí)應(yīng)用，提高檔案管理的靈活性以及檔案的利用價(jià)值，導(dǎo)致檔案利用率不高。

二、加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策措施

（一）加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境建設(shè)、系統(tǒng)軟件建設(shè)三部分。它是檔案信息傳輸、信息處理、信息交換和資源共享的必備條件，只有完善了信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，才能談得上檔案信息化建設(shè)。一是要從思想上高度重視，國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)要把檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)的總體規(guī)劃，要充分考慮檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的需要，全力推進(jìn)建設(shè)。二是全面推進(jìn)國(guó)有企業(yè)檔案館（室）計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用水平，計(jì)算機(jī)及配套設(shè)施逐步統(tǒng)一，推進(jìn)系統(tǒng)軟件建設(shè)。三是國(guó)有企業(yè)要化大力氣完成內(nèi)部局域網(wǎng)的建設(shè)，并與外網(wǎng)聯(lián)通，力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)檔案專(zhuān)網(wǎng)聯(lián)通，搭建安全可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。四是國(guó)有企業(yè)要積極創(chuàng)造條件，加大資金投入，強(qiáng)化技術(shù)力量，打造良好的硬件環(huán)境。

（二）加大國(guó)有企業(yè)檔案信息資源建設(shè)

國(guó)有企業(yè)檔案信息資源是國(guó)有企業(yè)生產(chǎn)實(shí)踐與企業(yè)員工腦力勞動(dòng)的結(jié)晶，是一種知識(shí)資源，主要包括：檔案信息要素、人要素、技術(shù)要素及其他檔案信息活動(dòng)要素，并作為館藏檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和電子文件的采集和接收。它是國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)取得成功與否的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是衡量檔案信息化水平高低的一個(gè)標(biāo)桿。

國(guó)有企業(yè)檔案信息資源建設(shè)要做到：一是加強(qiáng)檔案資源建設(shè)要從最基礎(chǔ)性的工作做起。檔案資源建設(shè)基礎(chǔ)工作是要做好檔案收集工作，檔案的收集工作是檔案資源開(kāi)發(fā)利用的起點(diǎn)，檔案部門(mén)及時(shí)、準(zhǔn)確、客觀的收集檔案資源，豐富充實(shí)檔案信息是檔案資源建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。二是做好檔案信息資源的開(kāi)放利用工作。依照檔案法的規(guī)定，處理好全面開(kāi)發(fā)與保密的關(guān)系，積極穩(wěn)妥地做好已經(jīng)到期的檔案開(kāi)放和解密工作，以便被社會(huì)和團(tuán)體及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的利用價(jià)值。三是利用信息技術(shù)手段，助力檔案信息資源的建設(shè)。加大計(jì)算機(jī)、多媒體、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、縮微技術(shù)等高新技術(shù)在檔案管理工作的廣泛運(yùn)用，助力檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，推動(dòng)數(shù)字化、信息化檔案館藏建設(shè)，提高檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用水平。四是優(yōu)化開(kāi)發(fā)利用信息資源環(huán)境。檔案利用是檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)，也是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的直接途徑。檔案利用包括各種文件閱覽、復(fù)制和摘錄。國(guó)有企業(yè)檔案部門(mén)要為利用者提供檔案和各種相關(guān)服務(wù)，盡量?jī)?yōu)化開(kāi)放利用信息資源的寬松環(huán)境。

（三）強(qiáng)化國(guó)有企業(yè)檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

國(guó)有企業(yè)檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括：檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。

為了保障國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的有效性，及時(shí)聯(lián)網(wǎng)，建立起網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)是十分必要的。做好國(guó)有企業(yè)檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，主要做好以下幾方面：一是建立檔案信息的數(shù)字化。利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，形成有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。二是開(kāi)展檔案服務(wù)接口建設(shè)。檔案服務(wù)接口是國(guó)有企業(yè)檔案部門(mén)建立的對(duì)外服務(wù)接口，是檔案管理部門(mén)與社會(huì)或國(guó)有企業(yè)聯(lián)系的重要接口，方便檔案利用和共享查找。三是積極推動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)。數(shù)字檔案館是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式，它強(qiáng)調(diào)的是在數(shù)字化檔案館環(huán)境下用戶開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的便利。數(shù)字檔案館與實(shí)體檔案館互為依靠，實(shí)體檔案館是數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)，數(shù)字檔案館助推實(shí)體檔案館的建設(shè)，數(shù)字檔案館為實(shí)體檔案館提供了新的管理和服務(wù)機(jī)制。

（四）注重國(guó)有企業(yè)檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過(guò)程。國(guó)有企業(yè)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有十分重大的意義。

國(guó)有企業(yè)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)主要有：一是管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對(duì)電子文件及檔案信息進(jìn)行管理的一套規(guī)則，包括計(jì)算機(jī)安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字檔案信息資源合法性的確認(rèn)等。二是業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對(duì)電子文件及檔案業(yè)務(wù)處理的規(guī)范，其范圍包含電子文件及檔案的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔及管理規(guī)范》是電子文件歸檔、管理及安全有效利用的規(guī)范。三是技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括電子文件及檔案的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)壓縮格式規(guī)范、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)規(guī)范和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。

（五）加大國(guó)有企業(yè)檔案信息化管理人才隊(duì)伍建設(shè)

在國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，人才是第一位的戰(zhàn)略資源，國(guó)有企業(yè)檔案信息化不僅需要檔案專(zhuān)業(yè)人才、計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。國(guó)有企業(yè)要加大這類(lèi)復(fù)合型人才的培養(yǎng)，要選拔和培養(yǎng)具備精通檔案管理專(zhuān)業(yè)、熟悉本單位業(yè)務(wù)流程、掌握基本計(jì)算機(jī)管理知識(shí)、有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和較強(qiáng)的事業(yè)心的檔案管理干部，采取走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)的模式，加快培養(yǎng)，更好地服務(wù)國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

總之，社會(huì)正處于信息化高速發(fā)展的時(shí)期，信息化建設(shè)已滲透進(jìn)社會(huì)的方方面面，各行各業(yè)都面臨著全新考驗(yàn)。對(duì)于國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作來(lái)說(shuō)，這既是一次極其難得的機(jī)遇，又面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門(mén)應(yīng)該抓住重點(diǎn)，理清思路，破除干擾，全力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，助推國(guó)有企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。