做好施工企業(yè)基層辦公室工作的思路分析與探究

■吳雪梅

（中南冶勘資源環(huán)境工程有限公司）

新時(shí)期，施工企業(yè)轉(zhuǎn)型升級的速度加快，基層辦公室的工作模式、工作內(nèi)容以及工作目標(biāo)也發(fā)生了變化。在這種背景下，如何做好施工企業(yè)基層辦公室工作，有效提升基層辦公室的工作實(shí)效，彰顯企業(yè)服務(wù)效能，是辦公室工作人員需要重點(diǎn)關(guān)注并思考的課題。只有不斷提升基層辦公室辦文、辦會、辦事的效率和質(zhì)量，才能為施工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營與管理注入源源不斷的動力，更好的服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)項(xiàng)目部，推動企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。

1 施工企業(yè)基層辦公室工作的特性

1.1 綜合性

施工企業(yè)承接著較多的施工項(xiàng)目，企業(yè)內(nèi)部的后勤服務(wù)、公文管理、文件處理、會議布置等各項(xiàng)工作都較為繁瑣和復(fù)雜，工作壓力較大?；鶎愚k公室作為企業(yè)行政管理的樞紐機(jī)構(gòu)，其業(yè)務(wù)涵蓋施工企業(yè)的各個(gè)領(lǐng)域，具有較強(qiáng)的綜合性。通常而言，辦文、辦會、辦事是基層辦公室的工作內(nèi)容。實(shí)踐中，通常將基層辦公室辦文、辦會、辦事的工作內(nèi)容歸納為“三辦”[1]。 以公文管理和文件處理為例，施工企業(yè)基層辦公室需要及時(shí)對相關(guān)的信息資源進(jìn)行收集、溝通、協(xié)調(diào)和管理，為施工企業(yè)施工項(xiàng)目的開展提供決策支持。

1.2 服務(wù)性

基層辦公室各項(xiàng)工作的目標(biāo)在于服務(wù)企業(yè)、服務(wù)發(fā)展、服務(wù)落實(shí)策。一是服務(wù)企業(yè)?；鶎愚k公室需要及時(shí)回應(yīng)各個(gè)部門、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的訴求，提升基層員工的信心。尤其是以后勤服務(wù)為例，基層辦公室需要及時(shí)做好企業(yè)內(nèi)部的后期服務(wù)工作，確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營任務(wù)順利達(dá)標(biāo)。一旦許多后勤服務(wù)工作不到位，不僅會影響其他部門的情緒，也會給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)留有不好的印象[2]。二是服務(wù)發(fā)展。基層辦公室各項(xiàng)工作需要圍繞企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展的總目標(biāo)，需要充當(dāng)好“輔助參謀”的角色，助力企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。三是服務(wù)落實(shí)。施工企業(yè)基層辦公室處于矛盾多發(fā)、問題多發(fā)、問題源發(fā)的基層。只有積極主動與其他部門和上級部門溝通協(xié)調(diào)，才能切切實(shí)實(shí)為企業(yè)解決問題，實(shí)現(xiàn)從被動應(yīng)付到主動服務(wù)的轉(zhuǎn)變。

2 做好施工企業(yè)基層辦公室工作的現(xiàn)實(shí)意義

2.1 有利于更好地發(fā)揮“中樞”作用，協(xié)調(diào)組織內(nèi)外管理

施工企業(yè)基層辦公室以服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)企業(yè)、服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營、服務(wù)企業(yè)管理為宗旨，是企業(yè)內(nèi)外協(xié)調(diào)的“中樞”。做好基層辦公室工作，提升辦公室工作人員的規(guī)范意識和責(zé)任意識，探索辦公室工作規(guī)律，能夠更好地推動重點(diǎn)工作、重點(diǎn)制度、重點(diǎn)政策在企業(yè)內(nèi)部的落實(shí)，不斷提升企業(yè)整體的凝聚力、管理力，節(jié)約企業(yè)成本。除此之外，做好基層辦公室工作，可以更好地協(xié)調(diào)好施工企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門之間的關(guān)系以及企業(yè)外部關(guān)系，真正起到“承上啟下”的銜接作用。

2.2 有利于全面提升辦公室工作效益，助力企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展

施工企業(yè)基層辦公室大多承擔(dān)著制度修編、衛(wèi)生管理、后勤管理、會議管理、公文管理、文件處理以及其他工作任務(wù)，工作量大、工作項(xiàng)目多、工作內(nèi)容雜。如果不能把握基層辦公室工作的著力點(diǎn)，不僅會浪費(fèi)人力資源成本，而且會導(dǎo)致許多工作無法有效展開，影響企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及其他部門對辦公室工作的評價(jià)[3]。為此，必須要做好施工企業(yè)基層辦公室工作，及時(shí)完成企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)交辦以及辦公室自身所屬的各項(xiàng)工作，提升辦公質(zhì)量，彰顯基層辦公室的作用。除此之外，做好基層辦公室工作，能夠更好地將辦公室工作融入到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)辦公精細(xì)化、信息化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的目標(biāo)。

3 施工企業(yè)基層辦公室工作中常見的問題

3.1 辦公室辦文工作不夠規(guī)范

現(xiàn)階段，施工企業(yè)所產(chǎn)生的各類公文信息資源、文書信息資源數(shù)量不斷增加，辦公室工作人員辦文工作量也隨之增加。然而，部分施工企業(yè)辦文工作仍然存有漏洞，公文和其他文件在流轉(zhuǎn)、傳閱、存檔、加密過程中不夠規(guī)范，影響了辦文質(zhì)量。一是辦文制度不健全，缺乏可供參考和指引的依據(jù)，導(dǎo)致實(shí)踐中辦文質(zhì)量不一，弱化了公文和其他文書在決策參考、決策咨詢、信息憑證、政策研究領(lǐng)域的作用。此外，在文件流轉(zhuǎn)、歸檔的時(shí)限不明確，導(dǎo)致文件在流轉(zhuǎn)過程中和堆積過程中出現(xiàn)遺失的現(xiàn)象，影響辦文質(zhì)量。二是辦文工作與檔案管理工作的銜接度不高。當(dāng)下，許多施工企業(yè)辦公自動化進(jìn)程不斷加快， 引進(jìn)了辦文系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)，但卻缺乏共享意識，沒有通過技術(shù)手段將辦文系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)關(guān)聯(lián)起來，無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)傳輸，不利于提升工作效率。三是文件加密、文件保密工作仍然有待改進(jìn)，許多涉及企業(yè)政策、企業(yè)經(jīng)營決策的文件沒有按照加密流程進(jìn)行處理，存在一定的文件管理風(fēng)險(xiǎn)。

3.2 辦公室辦會工作水平不高

近年來，隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模不斷擴(kuò)大，企業(yè)會議的數(shù)量也有所增加。辦公室作為會議布置的重要部門，其辦會水平直接影響辦公室的形象。然而，實(shí)踐中仍然有部分基層辦公室辦會工作水平不高，會議舉辦前、舉辦中出現(xiàn)各種各樣問題，影響了辦會質(zhì)量。一是辦會基礎(chǔ)設(shè)施不完善，無法滿足現(xiàn)代化辦會、信息化辦會的基本要求。一方面，辦公室沒有引入會議管理系統(tǒng)，會議通知、會議協(xié)調(diào)、會議組織、會議審批、會議登記、會議反饋、會議信息公開共享等各項(xiàng)工作沒有實(shí)現(xiàn)信息化。另一方面，會議室內(nèi)部的投影設(shè)備、錄音設(shè)備、會話設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)功能單一，難以滿足信息化時(shí)代的辦會需求。二是辦會工作與后期督查督辦工作結(jié)合度不高，許多會議中決定的內(nèi)容落實(shí)不到位，不僅浪費(fèi)了時(shí)間，而且影響了辦會價(jià)值。

3.3 辦公室辦事服務(wù)工作有待改進(jìn)

當(dāng)下，部分施工企業(yè)辦公室后勤服務(wù)、衛(wèi)生管理、物業(yè)管理等辦事服務(wù)工作存在漏洞，沒有發(fā)揮出辦事服務(wù)工作應(yīng)有的效用。一是意見收集與反饋機(jī)制不完善，沒有及時(shí)收集并聽取其他部門工作人員對于辦事服務(wù)工作的意見和建議，不利于從長遠(yuǎn)角度改進(jìn)辦事服務(wù)工作。二是辦事服務(wù)理念不先進(jìn)，辦事服務(wù)能力匱乏。部分施工企業(yè)過于重視從辦文、辦會的角度對辦公室工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，忽視從辦事服務(wù)的角度設(shè)置培訓(xùn)專題，不提升轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)和提升工作能力。

4 做好施工企業(yè)基層辦公室工作的思路

4.1 樹立規(guī)范化意識，提升辦公室辦文工作的整體效能

新時(shí)期，施工企業(yè)必須要健全辦公工作體系，理順辦文工作各個(gè)流程的橫向關(guān)系和縱向關(guān)系，建立高效、統(tǒng)一、科學(xué)的辦文機(jī)制。一是要健全辦文制度，為辦公室工作人員提供指引和幫助。首先，辦文制度要緊密貼合施工企業(yè)基層工作的實(shí)際情況，理清辦公內(nèi)容、辦文程序、辦文事項(xiàng)，細(xì)化辦文流程和人員分工，切實(shí)保障辦文質(zhì)量，確保相關(guān)部門、相關(guān)人員能夠閱讀。其次，辦文制度要不斷改進(jìn)和修訂，要對標(biāo)上級對文書處理的相關(guān)制度和要求，改進(jìn)辦文作風(fēng)，始終與上級單位與部門保持溝通，做到與時(shí)俱進(jìn)。最后，要明確文件流轉(zhuǎn)、歸檔時(shí)限，切實(shí)保障文書的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，為后期檔案管理工作打下扎實(shí)基礎(chǔ)。二是要通過技術(shù)手段關(guān)聯(lián)辦公室辦文系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互通、數(shù)據(jù)共享，避免發(fā)生信息孤島現(xiàn)象，不斷節(jié)約企業(yè)信息資源管理領(lǐng)域的成本，提升企業(yè)整體的工作效率。三是要做好文件加密、文件保密工作。一方面，對于紙質(zhì)類文件，要嚴(yán)格按照保密要求、保密標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行處理，及時(shí)移交檔案管理部門，避免發(fā)生泄密事件。另一方面，對于電子類文件，則應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格在企業(yè)內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行流轉(zhuǎn)，提升安全管理水平。

4.2 樹立信息化意識，彰顯辦會工作的價(jià)值

施工企業(yè)要充分認(rèn)識到辦會工作的重要性，切實(shí)從人力、財(cái)力、物力等角度給予辦公室足夠的支持，確保每一次會議的成果。一是要投入資金，完善辦會的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施。一方面，要結(jié)合施工企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、會議需求，引入會議管理系統(tǒng)，完善系統(tǒng)功能他，探索將會議通知、會議協(xié)調(diào)、會議組織、會議審批、會議登記、會議反饋、會議信息公開共享等各項(xiàng)工作全部轉(zhuǎn)移至線上，更為清晰地記錄會議舉辦情況，避免會議工作形式化。另一方面，要及時(shí)更新投影設(shè)備、錄音設(shè)備、會話設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，確保網(wǎng)絡(luò)暢通，夯實(shí)信息化辦會的基礎(chǔ)。二是要做好辦會工作與后期督查督辦的銜接工作，緊緊圍繞企業(yè)會議決策、會議內(nèi)容作出督辦工作部署，提升督查督辦強(qiáng)度。一方面，要建立運(yùn)行良好、高效權(quán)威的重大事項(xiàng)督查督辦機(jī)制，將督查督辦與責(zé)任落實(shí)、績效考核聯(lián)系起來，提升相關(guān)部門落實(shí)會議精神、會議指示的積極性，增強(qiáng)企業(yè)決策的執(zhí)行力。另一方面，要形成督辦立項(xiàng)、承辦、催辦、辦結(jié)、通報(bào)為一體的督辦體系，細(xì)化督辦流程，保障企業(yè)發(fā)展目標(biāo)和工作計(jì)劃落實(shí)。

4.3 樹立服務(wù)意識，改進(jìn)辦事服務(wù)工作

辦公室辦事服務(wù)保障作用發(fā)揮的成敗將會影響企業(yè)其他工作，為此，一是要通過實(shí)地教研、問卷調(diào)查等多種方式來了解企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)各個(gè)部門對辦事服務(wù)工作的意見，采取更有指向性和科學(xué)性的措施。二是要創(chuàng)新培訓(xùn)方式，轉(zhuǎn)變培訓(xùn)觀念，重點(diǎn)對辦公室工作人員進(jìn)行綜合化培訓(xùn)，提升其辦事服務(wù)能力，打造一批忠于職守、用于擔(dān)當(dāng)、熱于服務(wù)的辦公室工作隊(duì)伍，強(qiáng)化辦公室工作人員的服務(wù)意識和責(zé)任意識。

5 結(jié) 語

新形勢下，基層企業(yè)辦公室工作的重要性愈發(fā)突出，其工作效率和工作質(zhì)量會直接影響到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營與管理。實(shí)踐中，要切實(shí)做好這一高度綜合、深度服務(wù)的工作，必須要轉(zhuǎn)變工作思維，應(yīng)用新思路尋找新辦法，把握新契機(jī)，解決新問題。具體而言，一是要樹立規(guī)范化意識，提升辦公室辦文工作的整體效能；二是要樹立信息化意識，彰顯辦會工作的價(jià)值；三是要樹立服務(wù)意識，改進(jìn)辦事服務(wù)工作。