高校人事檔案精細(xì)化管理策略

王艷婕，楊 州

(1.吉林化工學(xué)院 人事處，吉林 吉林 132022；2.吉林吉化建修有限公司,吉林 吉林 132022)

當(dāng)前在互聯(lián)網(wǎng)普及的時(shí)代背景下，各行各業(yè)發(fā)展的模式都發(fā)生了改變，其中有效利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)做好高校人事檔案的管理就十分重要，也是當(dāng)前檔案管理工作者需要思考的問(wèn)題。人事檔案精細(xì)化管理是一種比較完善和先進(jìn)的管理模式，將檔案管理的具體任務(wù)細(xì)分成許多部分，保證責(zé)任的具體化。人事檔案是人一生的概括，是升職和入黨的重要依據(jù)，因此對(duì)人事檔案進(jìn)行有效管理是十分重要的。高校是我國(guó)的科研基地，為社會(huì)輸送大量的人才，高校的人事檔案管理可以說(shuō)是高校管理的縮影，也是高校管理的基礎(chǔ)。

一、當(dāng)前高校人事檔案管理存在的問(wèn)題

(一) 領(lǐng)導(dǎo)不夠重視

進(jìn)行人事檔案的管理過(guò)程中需要借助學(xué)校的許多資源，因此上級(jí)的大力支持和重視是十分重要的，實(shí)際的工作過(guò)程中也離不開學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的配合[1]。但是我國(guó)實(shí)行人事檔案精細(xì)化管理的過(guò)程中部分高校的領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)人事檔案的精細(xì)化管理不夠重視，導(dǎo)致進(jìn)行工作十分困難，領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)人事化檔案管理的認(rèn)識(shí)程度不足，對(duì)相關(guān)的專業(yè)人才和先進(jìn)技術(shù)也不夠重視，并且對(duì)人員工作的協(xié)調(diào)以及責(zé)任分配都沒(méi)有明確的規(guī)章制度，導(dǎo)致工作難以開展[2]。另外高校管理層面對(duì)人事檔案管理工作缺乏重視直接導(dǎo)致檔案管理部門的經(jīng)費(fèi)短缺，人事檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存、處理以及共享需要十分龐大和復(fù)雜的資源，高校的經(jīng)費(fèi)在人事檔案的管理方面投入也較少，直接導(dǎo)致管理人員辦公的環(huán)境和可調(diào)控的資源受到限制[3]。人事檔案管理是一項(xiàng)特殊性較強(qiáng)的工作，需要領(lǐng)導(dǎo)層尤其重視，在硬件和軟件方面重點(diǎn)投入。高校的主要任務(wù)是科研和培養(yǎng)優(yōu)秀人才，很多資源都傾斜到了教學(xué)和科研方面，對(duì)人事檔案精細(xì)化管理重視明顯不足，部分高校的人事檔案材料形成緩慢，工作效率極低，還有的人事檔案管理工作由兼職人員擔(dān)任[4]，這些兼職人員工作普遍沒(méi)有激情，消極怠工，影響到了人事檔案精細(xì)化管理的推進(jìn)和發(fā)展。

(二) 人事檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)較差

高校進(jìn)行人事檔案的精細(xì)化管理需要更高水平的專業(yè)人才，首先高校進(jìn)行人事檔案精細(xì)化管理的專業(yè)人員需要有與時(shí)俱進(jìn)的先進(jìn)思想，能對(duì)新鮮事物勇敢接受，對(duì)自己工作方面的新技術(shù)和新思想積極學(xué)習(xí)和掌握[5]。但是當(dāng)前高校的人事檔案管理人員存在的問(wèn)題是人事檔案管理人員缺乏政治素養(yǎng)，沒(méi)有為人民服務(wù)的社會(huì)責(zé)任感，進(jìn)行人事檔案管理工作的過(guò)程中也不能嚴(yán)格按照學(xué)校的規(guī)章制度進(jìn)行，部分人事檔案管理工作的負(fù)責(zé)人員為了個(gè)人利益做出篡改個(gè)人檔案的違法行為。時(shí)代發(fā)展迅速，要想保證高校人事檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，需要管理人員有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，但是當(dāng)前人事檔案的管理人員普遍缺乏精細(xì)化管理所要求的業(yè)務(wù)水平，當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到生活的方方面面，人事檔案管理也不例外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄和儲(chǔ)存檔案的階段已經(jīng)過(guò)去，當(dāng)前需要追求和新型技術(shù)的融合[6]，這也給人事檔案管理人員帶來(lái)了挑戰(zhàn)。人事檔案管理人員首先要積極學(xué)習(xí)新知識(shí)，并且能熟練將這些知識(shí)和技術(shù)應(yīng)用到實(shí)際工作當(dāng)中。另外，人事檔案管理人員還缺乏良好的工作作風(fēng)，對(duì)自身從事的工作沒(méi)有重視起來(lái)，導(dǎo)致工作過(guò)程中經(jīng)常疏忽犯錯(cuò)，影響工作進(jìn)度。

二、進(jìn)行精細(xì)化管理的優(yōu)勢(shì)

首先高校推進(jìn)人事檔案精細(xì)化管理是時(shí)代的要求，也是發(fā)展的必然，互聯(lián)網(wǎng)在我國(guó)已經(jīng)普及，在各個(gè)領(lǐng)域都發(fā)揮出重要作用。高校推進(jìn)的人事檔案精細(xì)化管理就是依托互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行的，高校構(gòu)建一個(gè)人性化和智能化的檔案管理服務(wù)平臺(tái)[7]，在平臺(tái)上進(jìn)行人事檔案管理工作，將整個(gè)檔案管理管理工作細(xì)分成許多方面，將每一個(gè)環(huán)節(jié)細(xì)分給不同的工作人員[8]，保證工作效率的提升，發(fā)揮出不同人事檔案管理工作者的專長(zhǎng)，保證工作效果的最優(yōu)。高校實(shí)行人事檔案的精細(xì)化管理還是針對(duì)以往人事檔案管理混亂的情況進(jìn)行的改善，部分高校的人事檔案管理整理不夠規(guī)范，進(jìn)行歸檔和保管十分困難。進(jìn)行精細(xì)化管理可以保證每一個(gè)環(huán)節(jié)都落實(shí)到位，保證人事檔案管理的合理科學(xué)規(guī)范[9]，進(jìn)行檔案信息的收錄整理過(guò)程要規(guī)范統(tǒng)一，嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行。另外人事檔案精細(xì)化管理是一種新型的管理模式，可以有效提升高校人事檔案工作的效率，精細(xì)化管理對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)需要完成的任務(wù)和工作內(nèi)容明確規(guī)定，各個(gè)環(huán)節(jié)密切配合，減少工作的重復(fù)度，提高工作效率。

三、高校人事檔案精細(xì)化管理的途徑

(一) 加強(qiáng)檔案管理工作宣傳

人事檔案管理工作是高校行政工作中非常重要的環(huán)節(jié)，檔案管理人員需要明確檔案管理關(guān)系到檔案主管部門甚至是立檔單位，首先就要保證高校的管理層充分重視，給予足夠的支持和資源保障。檔案管理部門需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳[10]，引起高校管理層的重視，來(lái)讓高校管理層面協(xié)調(diào)資源，配合工作，幫助人事檔案精細(xì)化管理的推進(jìn)。高校人事檔案推行精細(xì)化管理首先要樹立精細(xì)化管理的意識(shí)，需要檔案管理人員對(duì)新的指導(dǎo)思想充分理解，作為自己實(shí)際工作過(guò)程中的習(xí)慣行為。高校要根據(jù)自身實(shí)際情況來(lái)確定人事化檔案管理的目標(biāo)，做到人事檔案管理的精細(xì)化。高校的人事檔案管理部門要宣傳黨的思想，黨中央明確從嚴(yán)管理人事檔案，因此高校的人事檔案管理也需要開辟新路徑，創(chuàng)新檔案管理的方式方法。高校人事檔案管理工作需要精細(xì)的規(guī)章制度，這需要上級(jí)根據(jù)本校實(shí)際情況進(jìn)行嚴(yán)格條例的制定，領(lǐng)導(dǎo)人員要做好模范帶頭作用，在高校運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中營(yíng)造出人事檔案精細(xì)化管理的氛圍。

(二) 提升人事檔案管理人員的專業(yè)水平

人事檔案管理的精細(xì)化管理結(jié)合了當(dāng)前的新技術(shù)，呈現(xiàn)出了新的管理形式，因此人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和水平也需要提升，人事檔案的管理人員需要學(xué)習(xí)新思想和新技術(shù)，對(duì)更新的標(biāo)準(zhǔn)條例完全掌握，高?？梢詫?duì)人事檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化和科學(xué)化的培訓(xùn)，或者是在學(xué)校內(nèi)開設(shè)相關(guān)的專業(yè)課程，實(shí)現(xiàn)人才的自我培養(yǎng)，高校內(nèi)部開展新時(shí)代人事檔案精細(xì)化管理的相關(guān)課程，可以和學(xué)校的檔案管理部門聯(lián)動(dòng)[11]，不但提升了人事檔案精細(xì)化的質(zhì)量，也提高了相關(guān)專業(yè)學(xué)生的學(xué)習(xí)效果。高校人事檔案管理人員還可以向先進(jìn)的單位學(xué)習(xí)，進(jìn)行互動(dòng)交流，分享工作經(jīng)驗(yàn)，提升自身業(yè)務(wù)水平。高校的人事檔案管理工作關(guān)系著檔案當(dāng)事人和高等院校的雙方利益，有極強(qiáng)的工作特點(diǎn)，首先人事檔案管理人員需要有過(guò)硬的政治素養(yǎng)，保證檔案管理的公平公正，其次有充足的耐心應(yīng)對(duì)枯燥的工作，精神飽滿進(jìn)行工作。

(三) 做好資料整理

高校人事檔案管理工作進(jìn)行的前提就是要保證資料的完善和準(zhǔn)確，對(duì)干部人事檔案資料的完善以及檔案資料的整理鑒別都是十分重要的。對(duì)干部人才參與援派、掛職以及扶貧等社會(huì)性工作所需要的考核和鑒定材料以及國(guó)家“長(zhǎng)江學(xué)者”“千人計(jì)劃”“萬(wàn)人計(jì)劃”等專家入選材料，干部個(gè)人的社會(huì)誠(chéng)信履歷以及檔案審核材料等，都需要完善。高校的人才流動(dòng)十分頻繁，這就對(duì)人事檔案精細(xì)化管理帶來(lái)了調(diào)整，高校的人事檔案精細(xì)化管理要能做到將檔案和人才綁定在一起，全面搜集檔案資料。其次對(duì)檔案資料要保證準(zhǔn)確和精準(zhǔn)，保證材料內(nèi)容的齊全，可以較全面反應(yīng)出個(gè)人情況，進(jìn)行有序整理。高校人事檔案精細(xì)化管理中除了將這些檢查完善的檔案資料錄入到高校的檔案管理信息平臺(tái)，還需要留存紙質(zhì)檔案，避免出錯(cuò)，對(duì)那些已損壞的材料進(jìn)行加工。最后注重檔案的利用工作，高校進(jìn)行評(píng)優(yōu)評(píng)級(jí)等評(píng)選工作或者是干部的選用，檔案管理部門需要提供有效服務(wù)，發(fā)揮檔案作用。人事檔案管理工作要嚴(yán)格按照整套管理流程進(jìn)行，防止檔案丟失或者是篡改。人事檔案精細(xì)化管理中的精細(xì)化在材料的收集和整理方面也需要得到體現(xiàn)。

四、結(jié) 語(yǔ)

高校人事檔案精細(xì)化管理是復(fù)合型的管理模式，嚴(yán)格的流程制度和專業(yè)的人事檔案管理隊(duì)伍是實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的關(guān)鍵。高校要重視新時(shí)代下的人事檔案精細(xì)化管理，投入經(jīng)費(fèi)，改善辦公條件，為學(xué)校的人員提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。高校人事檔案管理工作是對(duì)信息資源進(jìn)行整合和管理的工程，為高校的人才選用提供重要依據(jù)，對(duì)資料的收集整理以及收錄是開展人事檔案精細(xì)化管理的基礎(chǔ)。高校要完善規(guī)章制度、細(xì)化工作措施，優(yōu)化精細(xì)化管理在高校管理中發(fā)揮的質(zhì)量和水平，在完善的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新。