初中學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)分析

徐 璽

（四川省崇州市蜀城中學(xué)，四川 崇州 611230）

1 問(wèn)題的提出

隨著計(jì)算機(jī)的不斷發(fā)展，初中學(xué)籍檔案數(shù)字化管理可以將各個(gè)紙質(zhì)的媒介檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的檔案信息管理方式，并最終形成信息數(shù)據(jù)庫(kù)。換句話說(shuō)，數(shù)字化的管理方式不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的共享，還可以讓初中學(xué)籍檔案原始資料得到充分的使用[1]。初中學(xué)籍檔案管理工作從開(kāi)始呈現(xiàn)之后，就得到了學(xué)校的重視。另外，初中學(xué)籍檔案管理工作的不斷完善，也為初中學(xué)生的招生、宣傳、教學(xué)、管理建設(shè)等工作起到了決策性的作用。從目前的形勢(shì)看，由于我國(guó)將信息化技術(shù)應(yīng)用到初中學(xué)籍檔案信息管理中的起步時(shí)間較晚，大部分的學(xué)校依然還是使用的紙質(zhì)等傳統(tǒng)的管理方式。另外，不少初中學(xué)校信息化的水平偏低，數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費(fèi)不足，導(dǎo)致初中學(xué)籍檔案數(shù)字化管理水平處于滯后狀態(tài)。一般情況下，可以分為以下幾點(diǎn)問(wèn)題：首先，初中學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的重視程度還不足。如今，不少學(xué)校認(rèn)知程度不足，認(rèn)為只要完成檔案的管理就可以了，對(duì)后續(xù)的檔案信息沒(méi)有充分的使用。還有不少初中學(xué)籍檔案室處于學(xué)校的角落當(dāng)中，環(huán)境較差，保存的完整性不足；其次，初中學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)與時(shí)代發(fā)展出現(xiàn)了脫軌現(xiàn)象。不少學(xué)校依然使用的是傳統(tǒng)的管理方式，計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)還不夠完善，與現(xiàn)代化的發(fā)展理念不相匹配[2]；最后，檔案管理人員的綜合性素質(zhì)偏低。大部分的管理人員處于多種職位兼修，職業(yè)素養(yǎng)不能與現(xiàn)代化的發(fā)展相匹配的狀態(tài)。面對(duì)以上問(wèn)題，怎樣才可以有效的加強(qiáng)初中學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)，就成為目前形勢(shì)下需要探究的重點(diǎn)。

2 初中學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的意義

1）節(jié)約大量資源。從傳統(tǒng)的角度看，初中學(xué)籍檔案管理及時(shí)，需要專門的人員實(shí)施檔案整理與存儲(chǔ)、打印。但是在加入了數(shù)字化管理的理念之后，檔案管理人員就可以將檔案信息使用電子資料的方式，構(gòu)建對(duì)應(yīng)的上傳、拷貝、存儲(chǔ)流程。不僅可以重復(fù)的打印，還可以實(shí)現(xiàn)有效的投資，節(jié)約大量的人力、物力和財(cái)力，進(jìn)一步促進(jìn)數(shù)字化管理的技術(shù)發(fā)展。

2）便于檔案資料存儲(chǔ)。從傳統(tǒng)理念看，更加傾向的是紙質(zhì)的檔案管理方式，此種管理方式很容易受到外部的影響。在保存的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)很大的困難，想要保存的長(zhǎng)久一點(diǎn)，更是展現(xiàn)了很強(qiáng)的困難性。但是，在構(gòu)建了數(shù)字化的管理方式之后，就可以使用計(jì)算機(jī)、掃描儀將紙質(zhì)的檔案直接上傳到電腦網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，節(jié)約存儲(chǔ)的空間，實(shí)現(xiàn)永久性保存[3]。

3）實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源共享。從傳統(tǒng)的角度看，大量的初中學(xué)籍檔案需要占據(jù)大量的空間，并且在整理的時(shí)候也會(huì)出現(xiàn)一定的困難。數(shù)字化的檔案管理使用之后，就在資料傳輸?shù)幕A(chǔ)上，完成資源的共享。接下來(lái)，還可以使用計(jì)算快速的檢索和篩選，以此來(lái)保證初中學(xué)籍檔案的開(kāi)發(fā)，提高對(duì)應(yīng)的工作效率。

3 初中學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的措施

1）建立數(shù)字化的檔案工作體系。初中學(xué)籍檔案在管理的過(guò)程中，需要在工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，構(gòu)建科學(xué)化的工作流程，制定數(shù)字化的管理制度。在開(kāi)始的時(shí)候，需要在數(shù)字化管理流程的基礎(chǔ)上，建立完善的工作體系。在一體化建設(shè)的過(guò)程中，保證電子文件的歸檔。其次，在數(shù)字化管理上，需要保證數(shù)字檔案的安全性，并根據(jù)現(xiàn)實(shí)的需要，設(shè)置對(duì)應(yīng)的使用權(quán)限。另外，還需要在檔案系統(tǒng)當(dāng)中設(shè)置防火墻或者是殺毒軟件，以此來(lái)避免初中學(xué)籍檔案信息出現(xiàn)丟失、竄改、非法盜用等問(wèn)題出現(xiàn)[4]。例如：在信息化的時(shí)代當(dāng)中，紙質(zhì)的初中學(xué)籍檔案管理方式已經(jīng)不能適用于現(xiàn)代化的發(fā)展。學(xué)校也需要秉承科學(xué)發(fā)展觀的主要思想，跟緊時(shí)代的發(fā)展潮流，建立完善的初中校園管理體系。另外，對(duì)于檔案管理者較少的學(xué)校，就可以在信息化的基礎(chǔ)上，掌握數(shù)字化設(shè)備的使用與維護(hù)。保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)，根據(jù)數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的特征，制定完善的工作制度，保證數(shù)字化檔案管理的安全性。另外，還需要定期檢查，提高對(duì)應(yīng)的工作效率。

2）建立數(shù)字化的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。初中學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)管理的過(guò)程中，首先，需要確定數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的來(lái)源，并保持對(duì)應(yīng)的完整性。其次，需要建立符合學(xué)校發(fā)展的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，結(jié)合初中學(xué)生的實(shí)際情況，構(gòu)建原始的檔案，在實(shí)施檢索或者是查閱的時(shí)候，就可以一目了然的呈現(xiàn)到大家的視野當(dāng)中。接下來(lái)，需要構(gòu)建初中學(xué)籍?dāng)?shù)字化檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)應(yīng)用對(duì)象，細(xì)化為不同的類型與成果[5]。例如：初中學(xué)生學(xué)籍模塊部分，科研成果模塊部分，教師教學(xué)模塊部分，學(xué)校發(fā)展歷史模塊部分等。使用者在需要的時(shí)候，就可以根據(jù)模塊的不一樣，進(jìn)行有效的查閱與檢索，以此來(lái)提高對(duì)應(yīng)的工作效率。例如：初中學(xué)校在開(kāi)辦大型例會(huì)的時(shí)候，就可以使用數(shù)字化設(shè)備的方式，保證視頻格式的有效輸出。然后，使用有效的方式保存下來(lái)，并將這些內(nèi)容加入到學(xué)籍檔案管理當(dāng)中。另外，學(xué)生不管是參加運(yùn)動(dòng)會(huì)還是大型的晚會(huì)，都可以在學(xué)籍管理當(dāng)中得到有效的體現(xiàn)。再比如：在新生到來(lái)的時(shí)候，就可以使用數(shù)字化的設(shè)備，建立學(xué)生學(xué)籍檔案管理庫(kù)。根據(jù)學(xué)生的信息，將姓名、性別、出生日期等基本內(nèi)容填補(bǔ)進(jìn)去，然后根據(jù)基礎(chǔ)建設(shè)，將學(xué)生每次的考試成績(jī)也匯入其中[6]。另外，還包含初中學(xué)生三好的評(píng)定情況與升學(xué)情況。日積月累之后，就可以形成健全的數(shù)字化檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，記錄學(xué)生的成長(zhǎng)過(guò)程。

3）提高檔案管理人員信息技術(shù)水平。從目前的形勢(shì)上看，傳統(tǒng)理念下的初中學(xué)籍檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化的發(fā)展需要。這個(gè)時(shí)候，就需要秉承科學(xué)發(fā)展觀的主要思想，提升初中檔案管理人員信息技術(shù)水平，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。另外，還可以聘請(qǐng)專家或者是高端的技術(shù)人員，來(lái)到學(xué)校前來(lái)培訓(xùn)與指導(dǎo)。接下來(lái)，學(xué)校初中學(xué)籍檔案的管理人員，還需要轉(zhuǎn)變思想理念，擺脫傳統(tǒng)的束縛，不斷的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)自身的信息化技術(shù)與專業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)，達(dá)到與時(shí)俱進(jìn)的效果[7]。例如：可以定期對(duì)檔案管理人員實(shí)施培訓(xùn)，使用網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺(tái)，增強(qiáng)相關(guān)人員的知識(shí)，滿足數(shù)字化的發(fā)展需求。

4 總結(jié)

隨著社會(huì)的進(jìn)步，初中學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的過(guò)程中，需要相關(guān)的人員秉承科學(xué)發(fā)展觀的主要思想，認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)理念下初中學(xué)籍檔案管理存在的不足，探究數(shù)字化管理建設(shè)的重要性。順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，結(jié)合現(xiàn)代化的發(fā)展路徑，建立對(duì)應(yīng)的數(shù)字化檔案管理體系，構(gòu)建符合學(xué)校實(shí)際情況的學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化管理。班主任能掌握學(xué)生第一手資料，開(kāi)展對(duì)應(yīng)的相關(guān)工作。家長(zhǎng)可以在足不出戶的情況下，查閱到學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)和在校的表現(xiàn)。另外，還需要確保學(xué)籍檔案信息的完整、真實(shí)和安全。最終，達(dá)到服務(wù)學(xué)生成長(zhǎng)，服務(wù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策與教學(xué)管理，服務(wù)社會(huì)教育的主要目的。