淺析檔案管理的基本策略

朱秋菊

（黃石市國土整治辦公室，湖北 黃石 435000）

1 引言

自然資源檔案是自然資源相關(guān)部門在實際工作中形成的具有重要保存價值的實體資源，包括文書檔案、圖表檔案和音像檔案等多種形式，做好自然資源檔案管理，對于加強國土空間管理、生態(tài)環(huán)境保護、生態(tài)修復、自然資源規(guī)劃等都有重要作用。傳統(tǒng)區(qū)域自然資源檔案管理模式無法整合檔案資源，雖然2019年機構(gòu)改革對自然資源相關(guān)部門進行了整合，但是依然沒有擺脫自然資源檔案區(qū)域管理的現(xiàn)狀。在資源共享背景下強調(diào)自然資源檔案管理和檔案利用，是做好新時代檔案管理、推動生態(tài)文明建設(shè)的重要手段和必經(jīng)途徑。

2 檔案管理目前存在的一些問題

1）標準缺失。檔案管理工作需要依據(jù)一定的標準，才能夠統(tǒng)一整理、處理各項檔案信息，確保檔案管理工作有序開展。但從實際情況來看，機構(gòu)改革前各部門都有各自的檔案管理模式，導致機構(gòu)改革后檔案員在日常檔案管理時無法依據(jù)明確的檔案標準處理各項問題，檔案管理工作存在各異。因此應(yīng)加強檔案管理工作標準化建設(shè)，設(shè)置檔案管理工作標準，讓數(shù)據(jù)資源在轉(zhuǎn)化、傳輸過程中更加真實、可靠，提升檔案管理信息化管理水平。

2）人員素質(zhì)。信息時代下，對于檔案管理工作提出了更高要求，增加了檔案管理人員工作難度。傳統(tǒng)檔案管理工作中，對于檔案管理人員素質(zhì)要求比較單一，工作人員只要負責建檔、調(diào)檔、信息整理等工作即可。但隨著社會變化，面臨的競爭日益激烈，檔案管理工作也出現(xiàn)了重大變化，檔案管理員需要具備檔案管理知識、信息化知識和本單位的業(yè)務(wù)性知識，才能夠妥善處理各項信息化檔案管理工作，并將檔案管理信息整理成單位管理意見，為領(lǐng)導提供決策依據(jù)。但由于信息化管理資源投入不到位，導致檔案管理人員得不到有效培養(yǎng)與訓練，檔案管理人員素質(zhì)提升緩慢，無法滿足當下工作需求，使檔案管理工作難以得到實效應(yīng)用。

3）體系問題。信息化檔案管理工作不只需要使用檔案管理系統(tǒng)軟件、電子計算機就完成信息化建設(shè)工作，還包括數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)庫建設(shè)等工作內(nèi)容，需要多個部門配合。在開展檔案管理時要構(gòu)建科學的檔案管理體系，才能夠促使其檔案管理工作從低階到高階發(fā)展，推動檔案管理工作信息化改革。只有完善檔案管理體系，才有可能進一步推動檔案管理的高速發(fā)展，為檔案的高效應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。

3 檔案管理的基本策略

1）多舉措推動數(shù)字化建設(shè)。檔案是自然資源、生態(tài)修復和人類生態(tài)活動的真實記錄，在資源共享視域下做好自然資源檔案數(shù)字化管理，對于推動社會經(jīng)濟發(fā)展、維護社會生態(tài)、提高自然資源治理體系和環(huán)境治理現(xiàn)代化建設(shè)具有重要的意義。資源共享視域下做好自然資源檔案數(shù)字化管理，需要從自然資源檔案數(shù)字化和共享兩個層面入手，具體實施策略如下。不斷增強自然資源檔案管理能力。就網(wǎng)絡(luò)控制下的自然資源數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)來講，必須通過數(shù)字化建設(shè)推動自然資源檔案共享性發(fā)展。自然資源內(nèi)部檔案管理層面，建議全面推動信息化向數(shù)字化轉(zhuǎn)型。在檔案管理中積極開展多舉措推動數(shù)字化建設(shè)，可以為檔案的數(shù)字化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。同時，增強檔案管理可靠性。加強自然資源檔案管理所具備的可靠性，需要結(jié)合相關(guān)標準嚴格要求硬件的組成以及磁盤陣列產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)，夯實數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)功能更新的基礎(chǔ)。同時，磁盤陣列需要多元化保護級別，確保系統(tǒng)功能，讓數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)擁有安全性基礎(chǔ)。全面貫徹落實國家檔案局8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，結(jié)合自然資源檔案管理部門實際工作，強化檔案信息化管理逆向思維，協(xié)同檔案利用需求思維，制定自然資源檔案管理部門信息化材料歸檔范圍和檔案保管的具體實現(xiàn)要求，增強檔案管理的規(guī)范化水平，做到“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”。

2）建立健全數(shù)字信息系統(tǒng)。通過自然資源數(shù)字化處理的檔案，重要的是加強檔案管理。建議購買自然資源檔案相關(guān)檔案管理軟件，實現(xiàn)自然資源檔案內(nèi)部授權(quán)，對接各部門發(fā)展端口實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。自然資源檔案各部門的檔案信息可以自行錄入系統(tǒng)，檔案管理部門可以進行有效的歸檔，提高檔案管理工作效率。根據(jù)生活習慣，加強自然資源檔案管理部門的智能化檔案管理APP建設(shè)，自然資源檔案管理相關(guān)人員可以有效利用APP查閱和利用檔案，實現(xiàn)自然資源檔案管理和利用效率最大化。通過信息化系統(tǒng)建設(shè)，為自然資源檔案管理系統(tǒng)運行提供可靠性、安全性的保障。自然資源檔案系統(tǒng)有著極為嚴格的硬件要求，需要能夠熱插拔的硬件以便保障系統(tǒng)應(yīng)用的連續(xù)性。檔案管理人員應(yīng)該積極建立健全信息系統(tǒng)，為檔案管理的進一步發(fā)展奠定基礎(chǔ)。工作人員要充分意識到檔案工作是一份基礎(chǔ)性的服務(wù)工作，要意識到檔案工作的重要地位。工作人員要培養(yǎng)愛崗敬業(yè)和樂于奉獻的精神，在工作中善于發(fā)現(xiàn)問題并積極解決問題，日常工作中習慣總結(jié)經(jīng)驗教訓。充分意識到檔案管理工作不僅僅是記錄和整理材料，而是利用計算機和網(wǎng)絡(luò)使工作規(guī)范化、程序化和高效化。合理運用數(shù)字技術(shù)，實現(xiàn)自然資源檔案管理虛擬動態(tài)演示。檔案管理數(shù)字技術(shù)具備明顯的交互性，推動檔案管理數(shù)字技術(shù)有效運用，可從自然資源檔案管理需求者角度自動調(diào)整檔案管理方向。對檔案管理現(xiàn)代化來講，這種虛擬的技術(shù)可以實現(xiàn)檔案管理內(nèi)部結(jié)構(gòu)關(guān)系、外部模擬結(jié)構(gòu)和需求模型虛擬，借助3D環(huán)境光源模擬系統(tǒng)打造立體化的檔案管理格局。

3）高效獲取檔案數(shù)據(jù)資源。自然資源檔案數(shù)字化管理涉及大量信息設(shè)備的使用，包含各類區(qū)域網(wǎng)絡(luò)、硬件設(shè)備及軟件等，所以自然資源檔案管理需完善數(shù)字化檔案管理配置，并重視自然資源數(shù)據(jù)庫管理，從而推動區(qū)域檔案資源共享，為區(qū)域生態(tài)建設(shè)和資源發(fā)展貢獻力量。要推動區(qū)域檔案資源共享，必須做好自然資源檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集，主要包括自然資源檔案管理歷史數(shù)據(jù)、管理需求、管理發(fā)展趨勢等，為確保自然資源基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的真實性和可靠性全面發(fā)力。一是有針對性地開展自然資源檔案管理調(diào)研。通過實地調(diào)研自然資源檔案管理對象的方式掌握基層檔案需求數(shù)據(jù)資源，獲取有效的自然資源檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。二是利用現(xiàn)代技術(shù)梳理檔案自然資源歷史管理數(shù)據(jù)。通過查找、數(shù)據(jù)瀏覽等方式，了解自然資源檔案管理歷史記錄，明確區(qū)域自然資源共享方向。三是利用自然資源檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)進行綜合測量，對獲得的自然資源檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行綜合匯總。最后利用大數(shù)據(jù)技術(shù)處理自然資源檔案管理數(shù)據(jù)，做好檔案管理數(shù)據(jù)歸類處理，為檔案共享奠定基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語

信息時代下，自然資源檔案共享成為檔案管理的必然趨勢，自然資源檔案管理者應(yīng)當深入認識檔案管理共享、檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性。健全自然資源數(shù)字化檔案管理基礎(chǔ)配置，將現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)運用到自然資源檔案管理工作中，實現(xiàn)信息技術(shù)與檔案管理的深度融合，同時將數(shù)字技術(shù)與自然資源檔案個性化服務(wù)有機結(jié)合。望舉措能提升自然資源檔案管理效率，滿足社會對檔案利用的需求。