政府采購項(xiàng)目檔案管理的信息化發(fā)展

張志

摘要：為了提升政府采購項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量，使得采購項(xiàng)目檔案可以被科學(xué)地利用，從而提升政府采購工作的效率，本文主要對(duì)政府采購項(xiàng)目檔案管理的信息化發(fā)展進(jìn)行了探究。

關(guān)鍵詞：政府;采購項(xiàng)目;檔案管理;信息化發(fā)展

中圖分類號(hào)：D630文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ?文章編號(hào)：1003-2177（2020）18-0009-02

信息技術(shù)的發(fā)展使得社會(huì)結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化，傳統(tǒng)形式的檔案管理不能很好地滿足當(dāng)前階段政府的工作需求，因此需要將信息化技術(shù)有效地使用到目前的檔案管理之中，這樣可以很好地提升檔案管理的質(zhì)量。檔案管理工作具有特殊的意義，其不可替代性決定了該項(xiàng)工作的復(fù)雜性，只有進(jìn)一步創(chuàng)新檔案管理手段，才可以使得檔案管理更好地為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

1政府采購項(xiàng)目檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的意義

在開展實(shí)際工作的時(shí)候，政府之中一切工作的正常開展都需要采購項(xiàng)目檔案作為基礎(chǔ)的支撐，把更多信息技術(shù)使用到當(dāng)前的檔案管理工作里面可以很好地促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升，利用信息化進(jìn)行檔案管理符合時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，可以促進(jìn)檔案管理工作朝著更深入的方向前行。所以，政府采購項(xiàng)目檔案管理需要進(jìn)一步地將信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)出來。首先，采購項(xiàng)目檔案管理應(yīng)該緊緊貼近現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展主要方向進(jìn)行，應(yīng)該在進(jìn)一步落實(shí)好檔案管理工作基本條件下，有效地將揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)到實(shí)際工作中。其次，合理地將信息化技術(shù)使用到當(dāng)前的政府采購項(xiàng)目檔案管理里面可以很好地優(yōu)化檔案分類、查找等相關(guān)的復(fù)雜管理工作，同時(shí)還可以更好地落實(shí)檔案管理工作。此外，通過信息技術(shù)的應(yīng)用還可以定期地對(duì)現(xiàn)存的所有檔案進(jìn)行備份，這樣可以防止檔案丟失給政府工作帶來的不良影響，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作科學(xué)有序地進(jìn)行[1]。

2政府采購項(xiàng)目檔案管理面臨的主要問題

2.1檔案管理方法落后

至今為止，政府采購項(xiàng)目檔案管理里面還有著部分問題需要進(jìn)一步地解決，在這些問題里面最為突出的一個(gè)問題是檔案管理模式存在一定的滯后性。一般情況下，絕大多的事業(yè)單位里面負(fù)責(zé)政府采購項(xiàng)目檔案管理的人員全部由一些勤雜人員擔(dān)任的，因?yàn)檫@些人員的流行性非常大，同時(shí)這些人的管理水平不夠?qū)I(yè)，所以檔案管理工作一直以來不能很好地的得到較為有效的落實(shí)，在管理中也還存在一些其他類型的問題，例如，部分人員工作拖延不負(fù)責(zé)等，這些問題都會(huì)使得檔案管理工作受阻。首先，擔(dān)任政府的檔案管理人員沒能夠?qū)n案管理工作足夠的重視，所以這會(huì)導(dǎo)致在檔案資料的管理上出現(xiàn)較為混亂的地方。其次，對(duì)于檔案管理工作至今沒有一個(gè)完善的規(guī)章制度作為支持，這會(huì)使得檔案管理的目錄索引的資料出現(xiàn)缺失或者丟失的現(xiàn)象，因?yàn)闄n案資料長(zhǎng)時(shí)間的保存，而管理人員不重視使得信息檢索的準(zhǔn)確性受到了嚴(yán)重地阻礙，進(jìn)一步地影響到當(dāng)前階段檔案管理的質(zhì)量。最后，需要對(duì)政府采購項(xiàng)目檔案的模式進(jìn)行一定的創(chuàng)新，以往形式的檔案管理絕大多數(shù)是通過紙質(zhì)保存的方式進(jìn)行管理的，這樣的管理方式帶給檔案管理工作很大的影響。在現(xiàn)階段的政府檔案管理中，許多的部門并沒有將信息技術(shù)應(yīng)用到實(shí)際的工作之中，許多的部門都是通過使用人工管理的方式實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的，這樣可能嚴(yán)重影響到政府檔案管理的質(zhì)量，也會(huì)使得相關(guān)的管理工作人員出現(xiàn)更多的失誤，從而限制了當(dāng)前檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展[2]。

2.2檔案管理觀念模糊，管理機(jī)制缺乏系統(tǒng)性

在很多的政府部門中，許多領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于采購檔案管理的重視程度并不深，特別是對(duì)于檔案管理人員任職上缺乏一定的合理性，很多人簡(jiǎn)單地認(rèn)為檔案管理實(shí)際上就是將政府采購信息進(jìn)行收集、分析、整合的過程，其中涉及的專業(yè)地方非常少，其中另一個(gè)部分的人員錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理工作對(duì)于其他類型的工作沒有幫助，這種理念導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量得不到提升。由于管理人員對(duì)檔案管理觀念較為模糊，這會(huì)直接影響到管理人員對(duì)于檔案管理的積極性，很多時(shí)候這些人員都是為了應(yīng)付上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檔案檢查而進(jìn)行表面上的管理工作，這在一定程度上制約了當(dāng)前階段政府檔案管理工作的進(jìn)一步落實(shí)。不論是進(jìn)行何種工作只要失去了工作制度的約束，那么很難將各項(xiàng)工作落實(shí)到具體的環(huán)節(jié)，由于一些人認(rèn)為在檔案管理里面，每個(gè)部門的效益不會(huì)因?yàn)闄n案管理的質(zhì)量受到較大的影響，所以這也導(dǎo)致檔案管理失去了應(yīng)用的重視。實(shí)際上，檔案管理工作具有復(fù)雜的特性，這項(xiàng)工作的開展需要大量的人力、物力資源作為基本的支持，但是因?yàn)橐恍﹩挝粚?duì)于檔案管理工作沒有給予很高的重視，所以這些單位未能給予檔案管理足夠的人力、物力資源作為基礎(chǔ)支撐，這使得檔案管理工作面臨著更大的困境，在這樣的背景下，檔案管理工作的落實(shí)情況并不樂觀。

2.3檔案管理之中信息化技術(shù)利用較低

最近幾年以來，政府采購項(xiàng)目檔案管理越來越重要，由于實(shí)際的檔案管理過程中存在檔案利用率較低的現(xiàn)象，這使得檔案管理質(zhì)量得不到保障。首先，管理人員對(duì)檔案種類劃分缺乏一定的科學(xué)性，這就導(dǎo)致檔案管理年限出現(xiàn)了較大的不確定性，而且針對(duì)部分文件資料處理沒有固定的標(biāo)準(zhǔn)，其中甚至存在檔案借出后不知所終的現(xiàn)象。其次，在檔案管理中信息化技術(shù)應(yīng)用還需要進(jìn)一步提升，很多的正度缺少標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系，而且很多部門的檔案檢索方式太過于落后，這些都嚴(yán)重制約現(xiàn)階段政府檔案管理的質(zhì)量。最后，由于在政府部門中，檢索方式通常都是通過手工檢索以及信息化檢索這兩種方式進(jìn)行檢索的。不過根據(jù)相關(guān)的調(diào)查研究可以知道，手工檢索在現(xiàn)階段的檔案管理中應(yīng)用的頻率較高，但是這種方式往往也是很容易出錯(cuò)的方式。

3政府采購項(xiàng)目檔案信息化的原則

3.1技術(shù)拓展準(zhǔn)則

如果想要進(jìn)一步地將檔案管理信息化落實(shí)到實(shí)際的管理工作中，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該有效將信息化管理的方方面面考慮到。因此，政府中的檔案管理人員應(yīng)該經(jīng)過更多的專業(yè)化培訓(xùn)，這樣工作人員才可以進(jìn)一步地將更多先進(jìn)設(shè)備熟練掌握，從而進(jìn)一步地促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。此外，在進(jìn)行管理時(shí)，信息化設(shè)備需要與主要的管理技術(shù)緊密地聯(lián)系在一起，而且相關(guān)部門還需要進(jìn)一步地將信息技術(shù)發(fā)展的方向進(jìn)行深入的拓展，從而使得信息技術(shù)發(fā)揮最大的作用[3]。

3.2提升的管理人員技術(shù)水平

雖然現(xiàn)階段的信息技術(shù)有著非常高的水平，不過在政府的檔案管理方面需要進(jìn)一步優(yōu)化。負(fù)責(zé)檔案管理的人員最為重要的是將檔案資料保護(hù)好，同時(shí)應(yīng)該認(rèn)真落實(shí)好相關(guān)的檔案管理工作每一個(gè)環(huán)節(jié)。所以，相關(guān)的管理人員對(duì)于信息技術(shù)的應(yīng)用需要正確看待，在保留傳統(tǒng)檔案管理優(yōu)點(diǎn)的基礎(chǔ)上，利用信息化管理進(jìn)行輔助管理，這樣才可以在根本上使得政府的檔案管理質(zhì)量得到提升。

4政府采購項(xiàng)目檔案管理信息化策略

4.1提升檔案管理人員專業(yè)能力

伴隨著現(xiàn)階段我國(guó)經(jīng)濟(jì)深入地發(fā)揮，越來越多的人對(duì)管理人員所具備的專業(yè)能力提出了新要求，所以檔案管理人才培養(yǎng)需要被進(jìn)一步優(yōu)化。在開展相關(guān)的檔案管理工作時(shí)，為了進(jìn)一步地使得檔案管理的效率得到提升，政府部門需要不斷提升檔案管理人員所具備的專業(yè)素質(zhì)。首先，應(yīng)該針對(duì)檔案管理人員專業(yè)技巧進(jìn)行全面的培訓(xùn)，利用培訓(xùn)使得檔案管理人員具備更加專業(yè)的管理能力，同時(shí)還應(yīng)該提升管理人員的理論知識(shí)，讓更多的管理人員可以熟練地操作計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的管理工作，從而提升檔案管理的質(zhì)量。

4.2投入足夠的資源

在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，政府部門的檔案管理工作所需要應(yīng)對(duì)的挑戰(zhàn)非常巨大，這使得檔案的價(jià)值慢慢被體現(xiàn)出來。所以，政府的主要管理人員理需要將更多地關(guān)注放到檔案管理上面。首先，進(jìn)一步地對(duì)采購項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行更進(jìn)一步的重視，嚴(yán)格地落實(shí)好檔案管理工作中的每一項(xiàng)工作，保障檔案管理的每項(xiàng)工作都可以得到科學(xué)地落實(shí)。其次，政府需要投入足夠的資源保障檔案管理工作開展，使得檔案管理設(shè)備配備更加齊全。

5結(jié)語

綜上所述，開展政府的采購項(xiàng)目檔案管理工作是十分必要的，在信息化發(fā)展的時(shí)代中，應(yīng)該充分地將信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來，通過信息技術(shù)將檔案管理工作的精確性體現(xiàn)出來，將傳統(tǒng)管理過程中的弊端有效避免，這樣可以進(jìn)一步地推動(dòng)檔案管理工作的開展，在保障管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上提升管理的效率，保障政府部門工作開展更加順利，最大限度上提升政府工作的有效性，使得政府更好地為人民服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[2]周偉.如何建設(shè)規(guī)范化的政府采購檔案管理工作[J].蘭臺(tái)世界，2017（2）：45-46.

[3]牛繼來.淺談檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理的重要性[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（3）：32-33.

（責(zé)編：楊梅）