提升黨校檔案管理水平的優(yōu)化路徑

劉春

【摘?要】黨校是黨員干部業(yè)務(wù)培訓(xùn)和理論學(xué)習(xí)的基地，是黨員黨性鍛煉的大熔爐，黨校檔案的有效利用，不僅對黨校的健康發(fā)展有直接影響，同時還對黨員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和政治水平具有密切影響。本文針對黨校檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析和闡述，希望提出相關(guān)優(yōu)化對策，給予我國黨校以參考和借鑒。

【關(guān)鍵詞】黨校;檔案管理;思考

黨校檔案主要反映和記錄了黨校在管理以及教學(xué)中所形成的文件材料和歷史經(jīng)驗，是開展教學(xué)以及科研工作的關(guān)鍵參考。當(dāng)前，在我國黨校檔案管理中，存在一些突出問題，導(dǎo)致黨校檔案的功能和價值不能充分發(fā)揮。因此，在新時代背景下對黨校檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行有效分析，并且提出相關(guān)對策，對提高我國黨員的綜合素質(zhì)以及促進(jìn)黨校的健康發(fā)展具有現(xiàn)實意義。

一、當(dāng)前提高檔案管理科學(xué)化水平建設(shè)中存在的問題

1、檔案管理科學(xué)化水平建設(shè)缺乏專業(yè)人才

優(yōu)秀的專業(yè)人才對促進(jìn)各單位管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)具有重要推動作用，但是目前我國各領(lǐng)域單位管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)的專業(yè)人才十分匱乏，而且存在的專業(yè)人才不是年齡偏大，就是沒有接受專業(yè)的知識培訓(xùn)，難以有效促進(jìn)管理檔案的科學(xué)化水平建設(shè)。此外，部分工作者在進(jìn)行檔案管理工作時，缺乏認(rèn)真的態(tài)度和責(zé)任心，難以及時發(fā)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化水平建設(shè)中存在的問題，對管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)不夠重視。因此，有必要培養(yǎng)一批專業(yè)的管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)人才，促進(jìn)檔案管理工作的開展。

2、領(lǐng)導(dǎo)者對管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)不夠重視

目前，各單位的領(lǐng)導(dǎo)在提高管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)時，只是簡單地將專業(yè)人才引入，并沒有為其指定相關(guān)的研究工作和目標(biāo)，對管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)工作不夠重視。此外，部分領(lǐng)導(dǎo)對管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)沒有進(jìn)行全面的了解，沒有將管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)貫徹落實，只是將與管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)的有關(guān)工作轉(zhuǎn)交給下屬，導(dǎo)致管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)工作停滯不前，難以達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。

3、當(dāng)期管理檔案工作科學(xué)化水平程度低

雖然信息技術(shù)已經(jīng)得到廣泛的發(fā)展和普及，但是許多單位在進(jìn)行檔案管理時，仍然采用落后的管理方式，將許多重要的檔案信息記載到紙張上，導(dǎo)致現(xiàn)代檔案管理工作的科學(xué)化水平程度降低。此外，采用紙質(zhì)檔案存在許多弊端，其一，紙質(zhì)檔案容易受到外界環(huán)境的影響極易損壞，一旦發(fā)生損害將難以恢復(fù);其二，在進(jìn)行信息查找時，難以快速地從紙質(zhì)檔案中找到。

二、提升檔案管理水平的優(yōu)化路徑

1、健全規(guī)章制度，依法規(guī)范管理檔案

制度化是做好黨校檔案管理工作的基礎(chǔ)，只有黨校檔案管理工作實現(xiàn)了制度化，黨校檔案才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。為實現(xiàn)黨校檔案的規(guī)范化、制度化，要不斷建立健全黨校檔案規(guī)章制度，構(gòu)建黨校檔案的立卷歸檔、保管、利用、保密、鑒定、移交等制度，建立健全崗位責(zé)任制，完善檔案管理的獎懲制度，特別是要盡快制定電子檔案歸檔管理制度，并將有關(guān)制度下發(fā)到各部門及相關(guān)人員手中，使黨校檔案管理工作嚴(yán)格按制度進(jìn)行，管理任務(wù)分解到位，落實到人。另外，各級黨校主管部門要加強黨校檔案管理工作的監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，依法規(guī)范管理，獎懲分明，逐步使這項工作走上健康發(fā)展的軌道

2、做好收集歸檔，保證檔案齊全完整

如果館（室）藏檔案不豐富、檔案資源貧乏，就很難體現(xiàn)檔案的價值。黨校檔案收集工作是黨校檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，要獲得豐富的原始材料，就要拓寬收集的種類和內(nèi)容，加大信息覆蓋面，做好各種材料的收集歸檔，將傳統(tǒng)的以紙質(zhì)文書為主的資源結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕臅?、教學(xué)、科研檔案為主體，兼顧基建、外事、財務(wù)、照片、聲像、實物等其他類別的檔案。在黨校檔案收集的過程中，黨校檔案人員應(yīng)根據(jù)本校檔案分類方案，制定黨校檔案材料收集明細(xì)表，將應(yīng)收集的材料列出目錄，分發(fā)到相關(guān)人員手中。每學(xué)期開始和結(jié)束是黨校檔案形成的主要時間，應(yīng)抓好這兩個時機，集中精力收集。同時注意跟蹤調(diào)研各部門有價值的信息資源，做到特殊情況及時收，重要材料隨時交。當(dāng)有重要培訓(xùn)班、重要會議、重大活動、重要人物來訪視察時，檔案部門都應(yīng)提前介入，全程跟蹤，專項收集，確保材料的萬無一失。各部門還要通過內(nèi)外網(wǎng)接收黨校相關(guān)文件材料，并通過網(wǎng)絡(luò)歸檔相關(guān)電子材料。這不僅可以大大提高工作效率，工作質(zhì)量也能上一個新的臺階。

3、采用先進(jìn)技術(shù)，進(jìn)一步實現(xiàn)檔案信息化

在當(dāng)今信息化時代，黨校作為黨的干部教育培訓(xùn)基地，應(yīng)加快檔案信息化建設(shè)步伐，建立與之相適應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理體系。黨校檔案信息化建設(shè)是一個長期工程，必須超前做好規(guī)劃。要建立統(tǒng)一、規(guī)范、操作性強的檔案管理軟件和信息平臺，并與電子政務(wù)、辦公自動化相結(jié)合。力爭把黨校檔案信息化建設(shè)納入到學(xué)校的信息化整體規(guī)劃中，獲得足夠的經(jīng)費支持，加快信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備適合黨校使用的高穩(wěn)定性與高安全性的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、存儲器等硬件建設(shè)和規(guī)范化的檔案信息管理軟件。由于傳統(tǒng)檔案都是以紙質(zhì)的形式存在，必須通過錄入、掃描等形式進(jìn)行數(shù)字化處理，才能作為數(shù)據(jù)庫的組成信息供利用者查閱。要通過掃描錄入、數(shù)碼翻拍等方式對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，逐步建立全文數(shù)據(jù)庫。由于館藏檔案數(shù)量巨大，因此優(yōu)先對重要的、珍貴的、容易受損的、利用率高的檔案進(jìn)行加工，不斷擴大電子檔案存量。還要利用各種先進(jìn)技術(shù)將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，進(jìn)入信息管理系統(tǒng)，將各種檔案進(jìn)行整合，形成各種具有黨校特色的，既適合黨校教育和服務(wù)對象需求，又具有較強競爭力優(yōu)勢的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，以適應(yīng)黨校檔案信息化建設(shè)需要。

4、搞好開發(fā)利用，更好發(fā)揮檔案作用

全方位地為黨的各項事業(yè)服務(wù)，是黨校檔案管理工作的較終目的。因此，黨校檔案只有充分開發(fā)利用，才能更好地行使服務(wù)功能。黨校檔案部門要貼近全校的中心工作、重要活動和群眾強烈關(guān)心的問題，廣泛掌握利用需求，科學(xué)預(yù)測需求熱點，為教學(xué)科研服務(wù)、為培訓(xùn)學(xué)員服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)和決策層服務(wù)。特別是在信息化的大形勢下，除采用傳統(tǒng)的開發(fā)利用方式外，還要采用先進(jìn)的技術(shù)手段，以計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為工作平臺，為利用者提供便捷的查詢路徑，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索和信息共享。要充分利用現(xiàn)代化手段，做好黨校檔案目錄匯編的編輯工作，定期公布庫藏情況，以便教職工及時查閱。做好黨校檔案信息內(nèi)容的加工和服務(wù)工作，由被動服務(wù)轉(zhuǎn)向主動服務(wù)，搞好智能服務(wù)，開展指導(dǎo)服務(wù)，提供信息咨詢，努力提高黨校檔案信息資源開發(fā)利用的深度。要在黨校教學(xué)的不同階段、教學(xué)進(jìn)程的不同周期、針對不同的教學(xué)崗位和教學(xué)任務(wù)，充分展示黨校檔案管理工作高質(zhì)量的服務(wù)水平。

5、加強隊伍建設(shè)，提高檔案人員素質(zhì)

做好黨校檔案管理工作，較關(guān)鍵的問題是要有高素質(zhì)的黨校檔案管理人員，要求黨校檔案管理人員要具備較強的政治素質(zhì)和高度的責(zé)任心，維護(hù)黨校檔案管理工作的紀(jì)律性和嚴(yán)肅性;要有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，了解自己的業(yè)務(wù)范圍，精通黨校檔案管理業(yè)務(wù)，熟知計算機硬件、網(wǎng)絡(luò)、安全防范等技術(shù)。要做到這一點，就必須通過定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、各類檔案知識講座、專題研討會、經(jīng)驗交流和考察學(xué)習(xí)等活動，及時掌握黨校檔案管理的較新信息和技能，不斷優(yōu)化自身知識結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)能力。黨校還必須重視檔案管理人員的繼續(xù)教育，著重提高他們的管理能力、創(chuàng)新能力和對新技術(shù)吸納、整合能力，從而更好地勝任本職工作。

三、結(jié)語

黨校檔案管理是黨校各項管理工作的關(guān)鍵組成部分，對黨校開展日常工作起到重要的指導(dǎo)作用，因此，管理人員一定要更新觀念，針對檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行有效分析，并且采取有效措施，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，為黨校的健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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（作者單位：中共衡陽縣委黨校）