新形勢下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新

康國紅

【摘?要】檔案管理作為事業(yè)單位管理中的重要部分，檔案功能的作用也至關(guān)重要。事業(yè)單位的順利發(fā)展和高效管理離不開檔案管理的應(yīng)用研究，其發(fā)揮著維持單位平穩(wěn)運(yùn)行的作用。檔案管理包含整個單位各種信息資料的存檔和保存，其目的是有利于后續(xù)查閱等，使其在事業(yè)單位的建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮關(guān)鍵性的指導(dǎo)作用。面對社會發(fā)展變化所帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，事業(yè)單位要實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新與改革，不斷完善檔案管理的辦法和制度，優(yōu)化管理措施，最終實現(xiàn)事業(yè)單位在新形勢下創(chuàng)新的發(fā)展，通過科學(xué)合理的優(yōu)化策略解決問題。

【關(guān)鍵詞】新形勢;事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化方法

【中圖分類號】G275?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A

引言

信息化對事業(yè)單位文書檔案管理工作是機(jī)遇更是挑戰(zhàn)，特別是對于事業(yè)單位醫(yī)院來說，各種病歷、行政、業(yè)務(wù)、人事等檔案五花八門，相對而言，醫(yī)院的文書檔案管理尤其煩瑣雜亂，文書的檔案管理是對過去經(jīng)驗的總結(jié)和對今后工作的啟示。因此，各單位工作者必須從全新的角度去思考檔案管理與之相結(jié)合的方式方法及理論邏輯，構(gòu)建在信息化時代中檔案管理與服務(wù)的系統(tǒng)框架，以充分利用新技術(shù)來推動檔案管理的發(fā)展。只有如此，才能更加準(zhǔn)確、高效地開展工作，促進(jìn)事業(yè)單位文書檔案管理的發(fā)展。

1、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理設(shè)備和方法不滿足現(xiàn)代化的需求

為了促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步和創(chuàng)新，要正確認(rèn)識到目前檔案管理基礎(chǔ)工作上存在的阻礙因素，這些因素都在一定程度上制約檔案管理的工作效率。隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升和進(jìn)步，檔案管理的設(shè)備和數(shù)據(jù)化管理模式要實現(xiàn)創(chuàng)新的舉措，面對社會發(fā)展所帶來的更多要求，檔案管理工作也承擔(dān)了更多的職責(zé)和壓力，必須要通過完善自身來實現(xiàn)多樣化的發(fā)展趨勢。但是由于檔案管理在很長一段時間都沒有受到該有的重視，這也導(dǎo)致傳統(tǒng)的管理模式阻礙了檔案管理工作的創(chuàng)新和進(jìn)步，一定程度上也影響事業(yè)單位在檔案管理制度上的完善和發(fā)展，脫離了實際的情況，導(dǎo)致工作效率無法提升。事業(yè)單位在檔案管理創(chuàng)新和數(shù)據(jù)化發(fā)展上不夠重視，沒有真正的落實到實際管理當(dāng)中，這也給檔案管理基本條件造成不良影響。

1.2對檔案管理信息化建設(shè)重要性認(rèn)識不夠深刻

在事業(yè)單位眾多工作中，檔案管理工作屬于一種比較“低調(diào)”的工作，看似微不足道，實則非常重要，但也很難有明顯的成績。上述這些特征致使事業(yè)單位一些管理者缺乏對檔案管理工作的重視，沒有認(rèn)識到檔案管理工作的隱藏價值，只是簡單地將檔案管理工作視為一種簡單的事務(wù)性工作，難以為事業(yè)單位帶來直接的經(jīng)營效益。而檔案管理信息化建設(shè)本身卻需要投入大量的人力物力財力資源，這對檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展帶來了非常嚴(yán)重的阻礙影響。

1.3事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作人員配備缺乏連續(xù)性

在以往的檔案管理過程中，事業(yè)單位雖然也引入了一些信息化技術(shù)，但多是停留在淺層次的“更新計算機(jī)設(shè)備、軟件層面”。如今隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步，事業(yè)單位檔案資料也變得日趨復(fù)雜，對檔案管理要求逐漸提高。一些事業(yè)單位為了滿足檔案管理需求，引入應(yīng)用了很多先進(jìn)的信息化技術(shù)，比如大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)等，卻忽略了與之匹配的專業(yè)化信息人才的配備，很多事業(yè)單位檔案管理人員信息化素養(yǎng)停滯不前，這對于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)作用價值發(fā)揮帶來了嚴(yán)重的限制影響。

1.4檔案管理方式無法充分的協(xié)調(diào)

集中開發(fā)和信息處理能力在事業(yè)單位的檔案管理中非常重要，目前雖然在事業(yè)單位中強(qiáng)調(diào)了檔案管理的規(guī)范化措施，但是也存在一些無法實現(xiàn)的問題。在新形勢下原本傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不符合當(dāng)今的需求，基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)和管理方法在形式上也給檔案管理工作的開展帶來了困難，傳統(tǒng)的登記方式雖然也能發(fā)揮檔案管理的作用，但是卻不符合檔案管理更加規(guī)范化高效化的發(fā)展方向，由此造成檔案信息的利用無法充分實現(xiàn)，導(dǎo)致檔案不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。雖然一般的事業(yè)單位中檔案管理都由獨立的部門開展工作，但是有關(guān)部門的工作范圍和責(zé)任還不夠明顯，使得很多時候資料的交接及存續(xù)有一定困難，導(dǎo)致管理上的混亂和工作不明確等問題。同時，檔案管理缺少有關(guān)科學(xué)和完善制度的建立，也導(dǎo)致檔案工作的開展不能順利進(jìn)行，缺少監(jiān)督管理的制度，這也影響了檔案管理的質(zhì)量和水平。

2、新形勢下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化措施

2.1加強(qiáng)對文書檔案管理工作人員的培訓(xùn)

優(yōu)秀的管理工作者是促進(jìn)文書檔案管理運(yùn)行的主體，是使檔案管理有序進(jìn)行的有利保障，為了使文書檔案管理信息化，各單位應(yīng)組織人員培訓(xùn)，培養(yǎng)一批專一的文書檔案管理人員。與此同時，各單位應(yīng)注意對文書檔案管理工作者進(jìn)行綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，可以采取專業(yè)培訓(xùn)、學(xué)歷教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等方式，來提升文書檔案管理人員的相關(guān)能力，使其能夠做好自己的本職工作。此外，各單位要注意對工作人員進(jìn)行法律法規(guī)的教育，提高自身的思想道德品質(zhì)，努力提高工作人員的責(zé)任意識，避免有人濫用職權(quán)造成信息的泄露，帶來不良的后果。

2.2健全文書檔案管理信息化技術(shù)手段

文書檔案管理信息化的提高，必須要有一個完善的信息化技術(shù)手段，基于此，事業(yè)單位首先需要建立完整的文書檔案管理信息化的數(shù)據(jù)庫，使事業(yè)單位的各個部門能有效連接，確保檔案資料數(shù)據(jù)庫的完全控制和管理[4]。在查詢檔案時能及時快捷地找出自己所需的信息。其次是確保紙質(zhì)文書檔案信息的準(zhǔn)確錄入，并做好數(shù)據(jù)的保密性。此外，事業(yè)單位必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)，做好內(nèi)外網(wǎng)的監(jiān)控，及時更新各項軟件，并且要對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，進(jìn)一步提升文書檔案數(shù)據(jù)的安全性。

2.3完善檔案信息化建設(shè)配套設(shè)施

在事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中，需要提升管理信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性、功能性，保障檔案信息的安全保密性和數(shù)據(jù)真實規(guī)范。首先，重視管理信息系統(tǒng)的專業(yè)性。事業(yè)單位在甄選管理信息系統(tǒng)合作商的時候，要了解同行業(yè)內(nèi)比較成熟的事業(yè)單位所采用的信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和使用情況，選取性價比較、性能較為穩(wěn)定、功效齊全的軟件供應(yīng)商。由于事業(yè)單位的檔案信息數(shù)據(jù)量較大，需要尤其注意存儲空間和運(yùn)行速度等。其次，結(jié)合事業(yè)單位的實際運(yùn)行情況，對于檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行不斷維護(hù)，保障信息的安全保密性，不僅從檔案建設(shè)有關(guān)工作人員的管理意識層次出發(fā)，提升工作人員的信息保密意識，還需要從系統(tǒng)角度出發(fā)，增強(qiáng)系統(tǒng)防火墻維護(hù)，保障事業(yè)單位內(nèi)所有信息的安全有效。針對事業(yè)單位的檔案管理工作，提高信息化建設(shè)水平，完善事業(yè)單位的大數(shù)據(jù)信息庫，通過引進(jìn)新的信息管理技術(shù)，爭取實現(xiàn)信息的自動采集和信息檔案的高效共享，提高事業(yè)單位的信息管理程度。

結(jié)束語

為了更高效地開展檔案管理工作，要不斷地在實踐中學(xué)習(xí)和進(jìn)步，發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位管理中存在的問題和不足之處，改變傳統(tǒng)單位檔案管理的模式和形式，解決新形勢下檔案管理上的矛盾，便于單位工作的開展和利用，為事業(yè)單位長遠(yuǎn)的發(fā)展提供重要的支持條件，也能夠提高事業(yè)單位的綜合實力。

參考文獻(xiàn)：

[1]冉龍江.新形勢下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化方法[J].教育理論研究（第三輯），2018：287.

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[3]姜霽純.基于新形勢下科研單位檔案數(shù)字化管理存在的問題與對策[J].蘭臺內(nèi)外，2019（04）：1-2.

[4]張丹青.新形勢下科研單位檔案數(shù)字化管理存在的問題與對策[J].江蘇科技信息，2018（05）：55-57.

（作者單位：山東省菏澤市鄄城縣彭樓鎮(zhèn)政府）