知識經(jīng)濟(jì)下高校綜合檔案管理問題淺析

江西旅游商貿(mào)職業(yè)學(xué)院 米 丹

知識經(jīng)濟(jì)時代科學(xué)知識就是生產(chǎn)力，數(shù)據(jù)就是新時代的石油，隨著社會經(jīng)濟(jì)的日益繁榮以及信息化進(jìn)程的推進(jìn)，各個領(lǐng)域都積累了大量檔案和數(shù)據(jù)資源，這些資源雖然是一筆財(cái)富，但需要通過挖掘、分析和處理才能發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。在知識化、信息化大背景下，知識就是財(cái)富，而高校是中國科研的重要渠道，是知識研究、儲備、傳播的重要機(jī)構(gòu)，高校的檔案管理是科研管理重要保障。因此，研究高校綜合檔案管理具有長期價(jià)值和意義。

一、傳統(tǒng)的綜合檔案管理模式的缺陷分析

傳統(tǒng)綜合檔案管理模式最主要的還是存檔管理，保證高校如教育、科研等重要事項(xiàng)的文件資料有檔案備份。在傳統(tǒng)管理模式中，對檔案的管理最注重的是保密而不是利用，這使得綜合檔案管理存在諸多問題。尤其是在高校綜合檔案價(jià)值不斷增加的背景下，傳統(tǒng)綜合檔案管理的問題也不斷暴露，其問題主要有：

（一）檔案利用效率低下，資源共享存在困難

由于檔案屬于高校機(jī)密或者秘密，如科研檔案資料一般也只有一份紙質(zhì)存檔，這些檔案很多都無法對外借閱，即使查看也只能在檔案室內(nèi)。而一項(xiàng)科研成果的內(nèi)涵可能涉及大量的計(jì)算公式、程序等，這些內(nèi)容并不能夠在檔案室就全部了解，借閱的研究者可能需要長期反復(fù)來往檔案室和辦公場所，這不僅給檔案的利用帶來了困難，也使得檔案遺失的風(fēng)險(xiǎn)增加。

（二）檔案查閱的手續(xù)繁瑣

由于檔案對于一個學(xué)校而言比較敏感，高校工作人員要想查閱檔案內(nèi)容也需要經(jīng)過繁瑣的申請授信，需要所在單位或者部門開身份證明，每次查閱都要有專人陪同監(jiān)督，并且需要進(jìn)行多次登記，使得檔案查閱管理流程十分復(fù)雜，浪費(fèi)了科研人員和檔案管理人員的大量時間。

（三）檔案的分類系統(tǒng)不明確，造成檔案的歸檔重復(fù)、混亂

檔案館存放的檔案大多僅進(jìn)行了初步分類，很多檔案雖然會按照時間和類型進(jìn)行歸檔，但檔案分類有一定的人為性。在第一次歸檔之后，年終檔案整理中還會進(jìn)行一次歸檔。由于檔案存放系統(tǒng)的差異性使得兩次歸檔可能將同一檔案分開存放或者重復(fù)歸檔，導(dǎo)致查閱者查閱得到的信息混亂且有缺陷。

二、知識經(jīng)濟(jì)背景下綜合檔案管理的基本要求

綜合檔案中囊括包括教學(xué)、管理、科研等各種資料，其中的科研檔案更是受到嚴(yán)格保護(hù)，具有一定保密要求。因此如何解決檔案保密性與可利用性的平衡問題，如何通過網(wǎng)絡(luò)平臺增加綜合檔案的開放性和利用效率是檔案管理的一個難題。高校綜合檔案管理中務(wù)必遵守以下幾點(diǎn)要求，如此才能保證檔案管理不會出現(xiàn)太大的問題。

（一）檔案的完整性要求

完整性是檔案管理的基本要求，完整的檔案才能還原存檔內(nèi)容與現(xiàn)實(shí)的真實(shí)關(guān)聯(lián)，才具有檔案的價(jià)值，才不會給檔案查閱人員帶來太大困難。因此，在檔案存放過程中應(yīng)盡可能將檔案數(shù)量和成分的完整，保證集中存放的檔案不會因?yàn)槎啻螝w檔而遺失，盡可能通過保證檔案的完整性來提高檔案的內(nèi)在價(jià)值。

（二）檔案的安全性要求

綜合檔案作為高校教育、管理、科研等活動的歷史記錄，很多檔案往往只有一份，且檔案的價(jià)值往往隨著檔案存放的時間而不斷增加，如30年后某歷史名人來自該高校，而高校卻遺失了該名人的檔案，則很可能造成很大的損失。因此檔案管理首先要保證檔案的安全性，保證檔案材料不會因?yàn)槿藶橐蛩鼗蚍侨藶橐蛩剡z失，在保存過程中還要盡可能保證檔案中的秘密不會被其他無關(guān)人士接觸，保護(hù)檔案在有限范圍內(nèi)查閱，保證檔案的安全性就十分重要。

（三）檔案的科學(xué)性要求

隨著信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，檔案管理對于檔案工作的科學(xué)性要求也有所提高。檔案管理工作的科學(xué)性要求主要是兩個方面，一方面是檔案管理要在保證檔案完整性、安全性的前提下使用新技術(shù)；另一方面則是檔案管理工作要符合檔案管理的管理科學(xué)規(guī)律，在滿足檔案管理完整性、安全性的情況下，一定程度地提高檔案管理工作的靈活性，降低檔案資源開發(fā)的難度。

（四）檔案的規(guī)范性要求

檔案的規(guī)范性要求指的是存檔內(nèi)容和管理模式的標(biāo)準(zhǔn)化，從而使各個檔案管理系統(tǒng)、文獻(xiàn)管理系統(tǒng)盡可能使用同樣的分類歸檔標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的檔案更易于通過網(wǎng)絡(luò)查詢，更容易讓查閱者發(fā)現(xiàn)檔案之間的連續(xù)。另外，規(guī)范性還要求查詢流程規(guī)范，要求查閱者需要通過標(biāo)準(zhǔn)的流程化的方式獲得查閱許可后才能查閱相應(yīng)的檔案。

（五）檔案的經(jīng)濟(jì)性要求

高校在檔案管理往往并不會有太多的投入，因此檔案管理方案必須是具有經(jīng)濟(jì)性的，如要求檔案館自身建立獨(dú)立的服務(wù)器，建立獨(dú)立的安防系統(tǒng)可能并不十分經(jīng)濟(jì)。也因此，全國高校檔案管理系統(tǒng)的升級總是慢于圖書館等其他高校機(jī)構(gòu)。由于檔案館和圖書館具有類似的性質(zhì)，在系統(tǒng)升級時高校可以從經(jīng)濟(jì)性出發(fā)，讓高校圖書館和檔案館在校園網(wǎng)范圍內(nèi)共用同一套檔案管理系統(tǒng)，從而降低檔案管理系統(tǒng)信息化的成本。

（六）檔案的現(xiàn)代化要求

信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理的重要工具，雖然很多檔案依然保留了紙質(zhì)檔案，但以信息化手段對檔案進(jìn)行數(shù)字化備份是大勢所趨，檔案館開業(yè)結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)等多種技術(shù)對檔案進(jìn)行數(shù)字化備份，在使用較高安全性加密算法的情況下保留檔案，從而提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。

三、知識經(jīng)濟(jì)背景下高校綜合檔案管理的具體策略

（一）綜合檔案信息化

綜合檔案信息化指的是通過掃描儀等工具將各種紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化電子化，該項(xiàng)告知主要針對高校存檔超過10年以上的綜合檔案。這些檔案在最初存儲時多以紙質(zhì)檔案的形式進(jìn)行，使得他們具有一定的損毀風(fēng)險(xiǎn)，而將他們進(jìn)行數(shù)字化電子化之后，不僅方便檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化查詢，也有助于后續(xù)的檔案資源開發(fā)和利用。同時，對于現(xiàn)在高校留下的其他綜合檔案也應(yīng)采取類似的方式進(jìn)行數(shù)字化備份。

（二）綜合檔案管理電子分類化

要想提高檔案的綜合利用率首先應(yīng)對檔案進(jìn)行合理分類，除了按內(nèi)容性質(zhì)分類外，還應(yīng)按照保密等級進(jìn)行分類，如部分過了保密年限的21世紀(jì)以前的檔案可以有選擇地向社會和科研人員公開。因此，檔案館還應(yīng)配套建設(shè)綜合檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，通過數(shù)據(jù)庫對各類檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一歸類，再對不同用戶的查詢權(quán)限進(jìn)行分類，從而達(dá)到提高檔案利用率和安全性的雙重保障。對于部分將要超過保密年限的檔案，可以提前一周公布檔案的名字，從而讓對檔案有挖掘的興趣的人員可以持續(xù)關(guān)注各種檔案的內(nèi)容。在檔案管理電子化的過程中，務(wù)必強(qiáng)調(diào)檔案管理系統(tǒng)的安全性，提高系統(tǒng)的防火墻等級，在必要時（如遭受黑客攻擊時）可以將檔案管理系統(tǒng)與外部的網(wǎng)絡(luò)連接關(guān)閉，并對檔案管理系統(tǒng)的安全性進(jìn)行全面排查。

（三）綜合檔案管理網(wǎng)絡(luò)共享化

綜合檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化共享應(yīng)由檔案館的工作人員負(fù)責(zé)，檔案管理人員有責(zé)任和義務(wù)提高可公開檔案的價(jià)值?？梢砸髾n案館工作人員查閱已解密檔案后，由他們專門根據(jù)檔案內(nèi)容撰寫相關(guān)文章，通過網(wǎng)絡(luò)將這些文章分享給其他學(xué)者。檔案館也可以邀請學(xué)者針對某些已解密的檔案內(nèi)容進(jìn)行更專業(yè)的解讀，一方面提高檔案資料的利用率，另一方面吸引其他學(xué)者不定期方案檔案館的信息，為檔案資源的發(fā)掘提供基礎(chǔ)。另外，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化工作還要求檔案管理方提供檔案咨詢服務(wù)，其他高校的學(xué)者可以向高校檔案管理者郵件或電話咨詢是否有與其研究方向相關(guān)的檔案內(nèi)容，從而為他們進(jìn)一步來訪檔案館提供便利。綜合檔案管理網(wǎng)絡(luò)化共享還應(yīng)促進(jìn)不同高校檔案館之間的交流，一方面交流檔案管理的工作方案和經(jīng)驗(yàn)，另一方面則是促使各個高校檔案目錄的公開和共享，從而提高檔案查閱的便利性和效率。

（四）強(qiáng)化綜合檔案管理的服務(wù)意識

檔案管理最應(yīng)該強(qiáng)化的是服務(wù)意識，在檔案管理過程中如果檔案管理者服務(wù)不到位，很可能導(dǎo)致檔案查詢者不再對檔案資源進(jìn)行查詢，在檔案研究者本就較少的現(xiàn)今，這無疑會降低檔案工作的重要性，對檔案管理的可持續(xù)性造成影響。因此提升檔案管理的服務(wù)意識十分重要，其可以采取的措施有以下幾點(diǎn)：1.建立檔案查詢規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)并公開，檔案管理的工作人員務(wù)必按照規(guī)范要求進(jìn)行檔案管理工作，在規(guī)范要求內(nèi)的管理行為都為工作要求。2.建立檔案管理工作具備機(jī)制。檔案管理整體上是比較清閑的工作，因此對于服務(wù)不到位的情況應(yīng)允許相關(guān)人員進(jìn)行舉報(bào)，舉報(bào)后一經(jīng)核實(shí)需進(jìn)行一定的處罰。3.建立高效科研服務(wù)系統(tǒng)，對于部分科研人員而言，時間和效率是重中之重。對于部分密級不高的檔案，科研允許他們先查閱部分內(nèi)容后補(bǔ)交相關(guān)證明和申請，從而提高檔案資源利用的效率。

四、結(jié)束語

總之，知識經(jīng)濟(jì)背景下，綜合檔案管理應(yīng)以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)化為主要方向，在保證檔案完整性、安全性的前提下開展檔案管理工作。應(yīng)盡可能與其他高校檔案管理者們進(jìn)行溝通交流，探討檔案的高效利用方案。因此，加強(qiáng)知識經(jīng)濟(jì)背景下檔案管理的研究有助于提高綜合檔案管理的效率，有助于提高檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化發(fā)展，有助于構(gòu)建以服務(wù)為核心的檔案管理規(guī)范，從而為中國的科研創(chuàng)新提供新的動力。