淺談校園一卡通對高校財務(wù)管理模式的影響

陳嘉倩 周思宜

摘要：校園一卡通已經(jīng)在多數(shù)高校中得到應(yīng)用，校園一卡通在為高校帶來便利的同時也在影響著高校的財務(wù)管理。本文主要從一卡通在會計程序和內(nèi)部控制上對高校財務(wù)管理的影響，以及在未來一卡通的發(fā)展會對高校財務(wù)管理產(chǎn)生的積極影響做出一些討論和預(yù)測。

關(guān)鍵詞：校園一卡通;財務(wù)管理;會計程序;內(nèi)部控制

引言

目前我國高校的信息化建設(shè)正在由低水平、粗放式向高水平、精細(xì)化轉(zhuǎn)換，過去高校管理雖然也利用了計算機信息技術(shù)，但是由于管理基數(shù)大，技術(shù)不成熟等，造成了各高校在信息管理上投入大，效率低的局面。尤其在財務(wù)管理方面，我國高校就讀或在職人數(shù)普遍較高，從日常在校支出到獎助學(xué)金的發(fā)放，以及高校得到的政府撥款和其他方面的經(jīng)費支持，這些都要求高校財務(wù)管理必須高效率的整合信息并為高校其他部門提供這些信息。校園一卡通的出現(xiàn)將高校內(nèi)的各項收支比較有效的整合，提高信息化建設(shè)的同時便捷了高校財務(wù)管理。

一、校園一卡通的功能設(shè)計及應(yīng)用

校園一卡通旨在便捷高效師生校內(nèi)學(xué)習(xí)與生活和高校信息集成管理與共享。校園一卡通集飯卡、水卡、借書卡、門禁卡、簽到卡的功能于一身，真正實現(xiàn)了“一卡多用，一卡通用。”的設(shè)計理念。

（一）電子支付

校園一卡通與銀行卡綁定，以銀行卡為渠道進(jìn)行充值可實現(xiàn)支付功能。在校園內(nèi)，無論是食堂、水房、澡堂，還有圖書館電子閱覽室都可以用一卡通支付。

（二）身份識別

校園一卡通在校園中的作用就類似于居民身份證在社會中的作用，該卡在校園中具有身份識別的功能，它集合了學(xué)生證、借書證、洗澡卡等一系列卡證的功能，更加便捷了校園管理工作！

（三）信息集成與共享

校園一卡通主要是利用校園內(nèi)網(wǎng)，利用先進(jìn)的非接觸IC卡將校園內(nèi)各個管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集與整合，建立一個高校數(shù)據(jù)網(wǎng)，這個數(shù)據(jù)平臺將學(xué)校內(nèi)大量復(fù)雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合并向各個部門準(zhǔn)確傳遞，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。尤其是在高校財務(wù)管理工作的集中化、信息化的管理和節(jié)省財務(wù)核算工作的成本方面有極大貢獻(xiàn)。

二、校園一卡通對會計核算的影響

（一）成本核算

高校在選擇校園一卡通系統(tǒng)時主要考慮兩個方面的成本因素，一是考慮主機、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的性能價格比，二是考慮后面系統(tǒng)的運行和維護費用。“一卡通用，一卡多用”的設(shè)計理念，讓校園一卡通代替了學(xué)校中各種證件，例如學(xué)生證、飯卡、借書證、門禁卡、洗浴卡等，實現(xiàn)憑借一張卡便可以在學(xué)校內(nèi)各消費場所進(jìn)行消費，由于該設(shè)計理念校園一卡通實現(xiàn)了數(shù)據(jù)集中和共享，提高了原始會計數(shù)據(jù)采集的及時性和準(zhǔn)確性，數(shù)據(jù)收集的分散化管理，數(shù)據(jù)處理的集中化管理，避免了傳統(tǒng)財務(wù)管理中的重復(fù)性勞動，節(jié)省了原始會計數(shù)據(jù)收集的時間成本及財務(wù)工作內(nèi)容，加快了高校財務(wù)管理現(xiàn)代信息化建設(shè)，提高了財務(wù)人員的工作效率，提升了學(xué)校財務(wù)管理水平。

（二）會計核算

校園一卡通的整個使用過程可分成三個主要的會計程序：充值，消費與清算。

充值程序，以銀行圈存或現(xiàn)金充值的方式實現(xiàn)資金流轉(zhuǎn)，資金由個人賬戶流入校園一卡通。這個程序基本都是由充值人（學(xué)生或老師）和機器操作完成，所以財務(wù)人員需要根據(jù)系統(tǒng)所生成的充值信息或是其匯總信息來進(jìn)行相應(yīng)的會計處理，借方是銀行存款，貸方是預(yù)收賬款。手機系統(tǒng)的發(fā)展完善，充值形式也分為線上和線下，財務(wù)人員每日分別根據(jù)線上線下的充值匯總數(shù)據(jù)做出兩個匯總分錄即可，做分錄時要注意借貸相等，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，以免出現(xiàn)長款或短款，與此同時充值機和充值軟件也要保證提供和出示正確的充值信息。

消費程序，充值以后，學(xué)生和老師持校園一卡通到食堂、水房等地點消費，通過各商戶手中的終端pose機，系統(tǒng)可得到各持卡人的消費信息。財務(wù)人員根據(jù)從各終端匯總來的信息做相應(yīng)會計分錄，借方記預(yù)收賬款，貸方記銀行存款。商戶在使用pose機時，若出現(xiàn)多刷的情況，應(yīng)根據(jù)重要性原則，到校園一卡通服務(wù)中心做相應(yīng)的退款處理，根據(jù)退款金額，財務(wù)人員做相反分錄處理。除此之外，財務(wù)人員還應(yīng)定時對銀行，商戶以及持卡人消費記錄進(jìn)行對賬，以確保在會計處理時信息完整、準(zhǔn)確，三方利益平衡不受侵害。

清算程序，在月末對商戶收入的確認(rèn)與清算，匯總當(dāng)月每家商戶的收入狀況，并核對信息的準(zhǔn)確性，對每家商戶進(jìn)行清算。財務(wù)人員根據(jù)匯總無誤的信息數(shù)據(jù)做相應(yīng)會計分錄，借方記應(yīng)付賬款以及明細(xì)科目商戶名，貸方記銀行存款。通過對消費明細(xì)的觀察還可以對商戶和持卡人的交易進(jìn)行監(jiān)督，確保高校師生在校園內(nèi)消費的合理性、合法性以及商戶是否規(guī)范營業(yè)。

校園一卡通的出現(xiàn)極大地簡化了高校財務(wù)管理的程序，將校園內(nèi)的消費活動都集中在小小的一張一卡通上，只需要三個會計程序即可完成對全校師生消費活動的核算和對所有商戶的清算，靈活地運用信息技術(shù)，減少了高校在財務(wù)管理上所需的人力物力，降低了管理成本，提高了管理效率。

三、校園一卡通對財務(wù)管理內(nèi)部控制的影響

所謂內(nèi)部控制，是指一個單位為了實現(xiàn)其經(jīng)營目標(biāo)，保護資產(chǎn)的安全完整，保證會計信息資料的正確可靠，確保經(jīng)營方針的貫徹執(zhí)行，保證經(jīng)營活動的經(jīng)濟性、效率性和效果性而在單位內(nèi)部采取的自我調(diào)整、約束、規(guī)劃、評價和控制的一系列方法、手段與措施。校園一卡通，數(shù)字化校園，已經(jīng)是高校財務(wù)管理模式的重要組成部分，加強其內(nèi)部控制的管理，儼然已成為高校高管部門必須重視的問題。根據(jù)全國各高校內(nèi)部控制報告來看，內(nèi)部控制對高校財務(wù)管理模式的影響分為以下五個方面。

（一）內(nèi)部控制建設(shè)全員參與度

校園一卡通的管理不應(yīng)簡單地交給某一部門，術(shù)業(yè)有專攻，應(yīng)該將相應(yīng)的信息模塊交給對應(yīng)的部門管理，再建立一個專管一卡通的部門負(fù)責(zé)信息集成管理和對其他部門的監(jiān)督。其他部門內(nèi)部應(yīng)有明確的分工且相互監(jiān)督，提高每一個人在校園一卡通上的參與度，同時也提高了管理效率。

（二）內(nèi)部權(quán)力制約機制

上述（一）提到相互監(jiān)督，其根本目的還是權(quán)力制約。首先，要切實規(guī)范內(nèi)部權(quán)力運行，針對一卡通的權(quán)利制約，以一卡通專管部門為主的各部門要綜合運用內(nèi)部控制措施，有效落實“分事行權(quán)、分崗設(shè)權(quán)、分級授權(quán)，定期輪崗”（即“三分一輪”），切實各部門和各部門內(nèi)部的權(quán)力運行。其次，不相容職責(zé)得到有效分離，各部門只管理自己對應(yīng)的事務(wù)，并及時與專管部門交流、聯(lián)系，專管部門做好信息集成、分析數(shù)據(jù)，不得參與其他部門內(nèi)部事宜，其他各部門之間減少交流，各部門內(nèi)部分工明確，專人做專事，有效防范“權(quán)力尋租”。

（三）內(nèi)部控制信息化建設(shè)

目前高校可以運用校園一卡通初步實行財務(wù)管理信息化建設(shè)，建立賬目信息化系統(tǒng)，每筆賬通過信息化統(tǒng)計，然后生成財務(wù)報表，十分便捷，不但可以避免以前人工操作的不嚴(yán)謹(jǐn)性，還可以短時間內(nèi)完成大量財務(wù)人員無法完成的復(fù)雜工作。校園一卡通的運用還帶給高校財務(wù)管理的影響是，保證校園內(nèi)每份的交易額、交易量得到備份，使財務(wù)工作人員的工作更加科學(xué)、有效。

（四）內(nèi)部控制專業(yè)人才儲備

高校一卡通財務(wù)管理涉及會計賬務(wù)處理、卡片庫存管理、銀行資金管理、個人資金管理等多方面，因此，在高校處理財務(wù)工作時要配備充足的專業(yè)人員，各個職位不同則管理的人員也應(yīng)不同，不能出現(xiàn)一人多職，權(quán)責(zé)不分離的現(xiàn)象，避免會計舞弊及發(fā)生多收入少入賬的情況。除了財務(wù)專業(yè)人員之外，高校還應(yīng)儲備技術(shù)專業(yè)人員，一卡通設(shè)備的安裝、收費代碼授權(quán)、技術(shù)升級維護工作等都由技術(shù)專業(yè)人員負(fù)責(zé)。高校加強專業(yè)人才的儲備，提高財務(wù)管理模式的內(nèi)部控制效率！

（五）風(fēng)險評估及管控程度

針對校園一卡通而言，很少存在會對高校產(chǎn)生大威脅風(fēng)險，但是也要注意對師生一卡通上個人信息的保護，管理這些私人信息的人員應(yīng)該做好保密工作自覺接受監(jiān)督。還有就是財務(wù)管理部門，師生在校消費的單日綜合就是一個不小數(shù)目，財務(wù)管理人員之間要互相監(jiān)督并接受專管部門的監(jiān)督，保證每筆充值、消費和清算金額無誤，保證一卡通日常使用通暢。

四、對校園一卡通未來發(fā)展趨勢的展望

（一）賦予校園一卡通系統(tǒng)金融功能

高校作為在社會中一個特殊的消費群體，是金融IC卡發(fā)展的典型地方。目前，校園一卡通技術(shù)可實現(xiàn)在校園內(nèi)“一卡通用，一卡多用”。根據(jù)中國人民銀行發(fā)布的《中國人民銀行關(guān)于推進(jìn)金融IC卡應(yīng)用工作的意見》，決定將全面推進(jìn)金融IC卡應(yīng)用，以促進(jìn)銀行卡的升級和多功能發(fā)展。金融IC卡集多行業(yè)，多應(yīng)用于一卡，對于學(xué)生方便、快捷，也可以減少在各行業(yè)消費時的金融資金風(fēng)險。校園一卡通系統(tǒng)目前已經(jīng)實現(xiàn)銀校結(jié)合，只是目前的技術(shù)水平，在邏輯上校園卡于銀行卡是相通的，而在物理上，兩者也是分開的。未來的發(fā)展中，若是校園卡與銀行卡在銀行各個網(wǎng)點通用，學(xué)生除了在校園內(nèi)進(jìn)行消費，還可以拿著校園卡在校園外進(jìn)行電子貨幣結(jié)算，一張小小的IC卡連接各個銀行的網(wǎng)點，真正實現(xiàn)邏輯一體，物理一體的金融IC卡。因此，基于金融IC卡實現(xiàn)行業(yè)應(yīng)用是銀行卡及行業(yè)卡發(fā)展的必然趨勢，并且賦予校園一卡通系統(tǒng)金融功能，從而讓校園卡走出校園！

（二）向智慧校園方向發(fā)展

智慧校園是利用物聯(lián)網(wǎng)將智慧化的校園工作、學(xué)習(xí)和生活一體化，將高校的教學(xué)、科研、管理等活動充分融合。目前校園一卡通已經(jīng)在校園內(nèi)多方面得到利用，很大程度上可以為智慧校園的建立提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，但是現(xiàn)在的一卡通還不夠全面：在生活上利用度較高，而在學(xué)習(xí)和科研上的利用度還比較低。在科學(xué)技術(shù)高度發(fā)展的今天，智慧校園是高校管理的理想化模式，校園一卡通也會成為智慧校園模式下校園管理的重要手段之一，所以，未來校園一卡通的發(fā)展在使用面上還會更普及。

結(jié)語

隨著現(xiàn)代社會信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，校園一卡通在數(shù)字化校園的建設(shè)中起到了基礎(chǔ)性、穩(wěn)固性的作用，讓高校的建設(shè)更加美麗。尤其是為高校的財務(wù)管理工作提供了方便和快捷，不但提高了高校財務(wù)工作的效率，同時也為高校財務(wù)工作的開展創(chuàng)造了良好的契機。因此，如何將校園一卡通與財務(wù)管理緊密結(jié)合在一起，開發(fā)出新的功能，解決未來新的難題，應(yīng)在目前校園一卡通的發(fā)展中得到重視！

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