OA背景下高校檔案集成管理研究

高玲俐

摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)越來越多地應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理領(lǐng)域，目前國內(nèi)高校各業(yè)務(wù)部門普遍使用OA管理系統(tǒng)。文章通過分析目前我國高校檔案信息資源管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)部門OA系統(tǒng)中存在的問題，探討高校各業(yè)務(wù)部門檔案如何通過集成管理，發(fā)揮監(jiān)督和促進(jìn)高校發(fā)展的作用。

關(guān)鍵詞：OA；業(yè)務(wù)系統(tǒng)；高校；檔案管理

高校作為我國思想文化建設(shè)和人才培養(yǎng)的重要基地，在發(fā)展過程中各業(yè)務(wù)部門形成了一系列原始數(shù)據(jù)，產(chǎn)生了教學(xué)科研、學(xué)生管理、黨政工作以及校園文化建設(shè)等方面的檔案資料，這些資料記錄和存儲(chǔ)了高校教育發(fā)展的過程，如同檢驗(yàn)高校管理、教學(xué)和科研水平的一面鏡子，展示了一所高校最真實(shí)、最原始的樣貌。

隨著高校信息化建設(shè)工作的深入推進(jìn)，各業(yè)務(wù)部門均普及了不同的OA管理和業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，高校檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)也成為高校信息化進(jìn)程中的關(guān)鍵。然而，筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，許多高校檔案管理系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)之間相互獨(dú)立，無法實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)及時(shí)收集歸檔，極大制約了檔案管理工作的效率和水平提升。如何實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的有效融合對(duì)接，是推動(dòng)高校檔案集成管理改革、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開放共享的重要研究課題[1]。

一、我國高校檔案集成管理現(xiàn)狀及問題

檔案集成管理是一項(xiàng)系統(tǒng)管理，其突破了檔案常規(guī)管理模式，按照一定的集成模式協(xié)調(diào)一致，使之達(dá)到優(yōu)勢互補(bǔ)、聚合放大、功能倍增的效果。近年來隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展，高校業(yè)務(wù)部門檔案的生成和管理方式發(fā)生了較大變化，更多檔案以電子文件的形式產(chǎn)生并保存在各業(yè)務(wù)部門OA系統(tǒng)中。而絕大多數(shù)業(yè)務(wù)部門的OA系統(tǒng)和檔案資源管理系統(tǒng)都未集成和融合，產(chǎn)生的檔案信息及電子文件需要采用后續(xù)對(duì)接手段提交至檔案管理系統(tǒng)，耗時(shí)耗力，還容易造成檔案丟失或重復(fù)歸檔等[2]。

當(dāng)前我國高校檔案集成管理面臨的問題主要包括：

1.高校教學(xué)、科研和相關(guān)業(yè)務(wù)部門數(shù)量多，檔案管理部門歸檔指導(dǎo)能力有限

高校內(nèi)教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)部門采用的OA管理系統(tǒng)差別很大。一般而言，高校開展業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔的組織機(jī)構(gòu)及業(yè)務(wù)部門數(shù)量都在幾十個(gè)及以上。進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)是做好檔案歸檔的前提和基礎(chǔ)，然而目前高校檔案管理人才隊(duì)伍以及檔案經(jīng)費(fèi)保障嚴(yán)重匱乏，如何分類做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)對(duì)高校檔案管理部門來說是一項(xiàng)非常大的挑戰(zhàn)[3]。作為檔案管理部門，要綜合分析各個(gè)業(yè)務(wù)部門對(duì)檔案的需求及檔案管理系統(tǒng)中檔案信息資源的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、格式等，對(duì)需要?dú)w檔的各部門進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)和監(jiān)督。

2.業(yè)務(wù)部門歸檔意識(shí)淡薄，多態(tài)文檔并存導(dǎo)致業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔難度提升

首先，檔案數(shù)據(jù)共享意識(shí)不足導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門缺乏歸檔動(dòng)力。很多高校院系或業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，看不到檔案信息資源的重要性，甚至認(rèn)為檔案管理部門無足輕重、可有可無。其次，目前很多業(yè)務(wù)部門沒有專職的檔案管理人員，檔案管理工作基本都是教務(wù)或辦公室工作人員兼職承擔(dān)，缺乏檔案歸檔意識(shí)和歸檔認(rèn)知。筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，多數(shù)業(yè)務(wù)人員想當(dāng)然地認(rèn)為，“檔案歸檔”簡單地等同于一般意義上的業(yè)務(wù)工作數(shù)據(jù)備份[4]。

3.檔案數(shù)據(jù)形態(tài)多樣，結(jié)構(gòu)差異較大

高校檔案信息資源中，由于檔案來源不同、業(yè)務(wù)部門工作性質(zhì)不同，數(shù)據(jù)形態(tài)與結(jié)構(gòu)各異。如黨政外事、教學(xué)科研、財(cái)務(wù)學(xué)籍等工作過程中形成的檔案分布在不同業(yè)務(wù)部門的OA系統(tǒng)內(nèi)，而各系統(tǒng)管理平臺(tái)開發(fā)時(shí)間、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、標(biāo)準(zhǔn)、接口及處理應(yīng)用程序不統(tǒng)一，形態(tài)多樣，數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)差異較大，導(dǎo)致檔案信息資源由單一的紙質(zhì)檔案向多源異構(gòu)化的多媒體、圖像、音頻、網(wǎng)頁、社交媒體及文本等方向發(fā)展[5]，進(jìn)一步增加了檔案信息資源集成管理的難度。

二、業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)歸檔集成對(duì)策

1.因地制宜，主動(dòng)靈活做好高校檔案業(yè)務(wù)歸檔指導(dǎo)工作

高校檔案管理部門應(yīng)遵循提前、靈活、主動(dòng)的原則，承擔(dān)起高校檔案信息資源集成化管理工作，對(duì)高校相關(guān)的業(yè)務(wù)部門檔案歸檔集成進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)。

首先，采用歸檔培訓(xùn)與制發(fā)指導(dǎo)材料相結(jié)合的方式。如針對(duì)高校學(xué)位檔案信息資源歸檔指導(dǎo)，因?yàn)椴煌瑢哟螌W(xué)位材料的歸檔范圍相對(duì)統(tǒng)一、規(guī)范，所以可根據(jù)高校相關(guān)制度和原則，編制學(xué)位材料歸檔指南，包括歸檔范圍、紙質(zhì)檔案的整理要求、紙質(zhì)檔案和系統(tǒng)錄入時(shí)相對(duì)應(yīng)的解釋等內(nèi)容，并配以圖片。其次，在各個(gè)院系或業(yè)務(wù)部門網(wǎng)頁上宣傳檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和原則，在此基礎(chǔ)上定期舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，結(jié)合紙質(zhì)材料、歸檔指南邊講解邊示范。第三，結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。如利用錄制指導(dǎo)視頻、直播、遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議等方式對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)部門提出的檔案問題答疑解惑，進(jìn)一步推動(dòng)業(yè)務(wù)部門歸檔人員的經(jīng)驗(yàn)交流，以加快檔案信息資源的歸檔進(jìn)度，提高集成化管理水平。

2.采用統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)框架和標(biāo)識(shí)，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換接口

要實(shí)現(xiàn)高校業(yè)務(wù)部門多源異構(gòu)檔案信息資源的互聯(lián)互通，首先要完成異構(gòu)數(shù)據(jù)的有效融合。目前，比較成熟的異構(gòu)數(shù)據(jù)融合技術(shù)有決策級(jí)數(shù)據(jù)融合技術(shù)、特征級(jí)數(shù)據(jù)融合技術(shù)和元數(shù)據(jù)級(jí)融合技術(shù)三種[6]。因此在進(jìn)行多源異構(gòu)檔案數(shù)據(jù)的融合操作之前，首先要制定框架和范圍統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)著錄標(biāo)準(zhǔn)，即數(shù)據(jù)字典，對(duì)現(xiàn)有各業(yè)務(wù)部門OA系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行標(biāo)注和集成，并作為核心資源展開示范應(yīng)用[7]。其次，利用《漢語主題詞表》、本體、元數(shù)據(jù)等知識(shí)組織系統(tǒng)，按照語義關(guān)系進(jìn)行映射，以降低各OA系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的異構(gòu)性。

3.建立業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換中間庫，實(shí)現(xiàn)歸檔信息融合共享

首先，建立業(yè)務(wù)部門OA系統(tǒng)和檔案資源管理系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交換中間庫，其工作流程和原理為：①將各業(yè)務(wù)系統(tǒng)所形成的需要?dú)w檔的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)或者文件定時(shí)傳遞到中間數(shù)據(jù)庫。②檔案管理系統(tǒng)定時(shí)對(duì)中間數(shù)據(jù)庫進(jìn)行掃描檢測。③各業(yè)務(wù)系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔實(shí)現(xiàn)后，重新更新交換中間數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)狀態(tài)。其次，針對(duì)不同來源的檔案資源原始數(shù)據(jù)，應(yīng)該設(shè)定不同的歸檔和提交流程，確保各OA系統(tǒng)歸檔數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性[8]。如各業(yè)務(wù)部門在提交文件歸檔申請(qǐng)時(shí)，須同時(shí)提供一致的紙質(zhì)版和電子版，系統(tǒng)通過事先設(shè)定好的要求和規(guī)范對(duì)數(shù)據(jù)的格式和規(guī)格進(jìn)行掃描，審核通過后加蓋合格標(biāo)志。

隨著信息融合技術(shù)的發(fā)展，目前我國高校檔案管理工作中存在的集成困難將逐步得到有效處理。積極探索高校業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的優(yōu)化整合方案，是促進(jìn)檔案科學(xué)集成、有效歸檔與管理的重要舉措，能夠進(jìn)一步發(fā)揮檔案監(jiān)督和促進(jìn)高校發(fā)展的作用，有利于利用信息化手段實(shí)現(xiàn)檔案智能化管理，為高校檔案管理改革帶來更為廣闊的研究視野和實(shí)踐啟迪，對(duì)推動(dòng)我國高校檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化意義深遠(yuǎn)[9]。

注釋與參考文獻(xiàn)

[1]陳麗芳，黃華鋒.落實(shí)“三早”措施切實(shí)維護(hù)高校檔案安全[J].城建檔案，2010（9）：63-64.

[2]王靜，張日旺.高校業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)歸檔集成問題與對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（13）：38.

[3]路宜慶.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中電子文件的在線歸檔方法[J].山東檔案，2004（6）：16-17+21.

[4]秦巧云.檔案管理系統(tǒng)與PDM系統(tǒng)集成的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].上海：上海交通大學(xué)，2013.

[5]吳志杰，王強(qiáng).組織機(jī)構(gòu)視角下的業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔：問題、理念與策略框架[J].檔案學(xué)通訊，2020（4）：79-86.

[6]楊露菁.戰(zhàn)場情報(bào)信息綜合處理技術(shù)[M].北京：國防工業(yè)出版社，2017.

[7]劉越男.大數(shù)據(jù)政策背景下政務(wù)文件歸檔面臨的挑戰(zhàn)[J].檔案學(xué)研究，2018（2）：107-114.

[8]李春艷.大型企業(yè)ERP系統(tǒng)電子文件歸檔方式分析[J].中國檔案，2011（9）：54-55.

[9]錢毅.技術(shù)變遷環(huán)境下檔案對(duì)象管理空間演化初探[J].檔案學(xué)通訊，2018（2）：10-14.