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      新時(shí)代檔案工作改革創(chuàng)新初探

      2020-01-17 08:59:50
      黑河學(xué)刊 2020年4期
      關(guān)鍵詞:技術(shù)手段設(shè)施檔案管理

      孫 波

      (中共黑河市委講師團(tuán),黑龍江 黑河164399)

      社會(huì)在發(fā)展和進(jìn)步,信息化的新形勢(shì)更是以迅猛之勢(shì)占據(jù)了大部分行業(yè),這其中檔案管理工作也義加入到更新?lián)Q代的行列中,信息化可以讓檔案工作更好地發(fā)展,提升工作效率,更快速科學(xué)有效的進(jìn)行檔案管理和使用。在一段時(shí)間內(nèi),檔案工作的信息化已經(jīng)取得部分成效,提高了檔案工作效率,但是在更替過程中,也發(fā)現(xiàn)了潛在的問題,需要專業(yè)人員從各方面進(jìn)行分析并且提出有效可行的解決方案,讓新形勢(shì)下的檔案工作更好的向前發(fā)展。

      一、新形勢(shì)下檔案工作的意義和目的

      (一)提升工作效率

      過去的檔案管理方式,人力占據(jù)了檔案工作幾乎全部的內(nèi)容,從檔案的整理、歸檔到檔案的調(diào)取、使用,都離不開人工的幫助,工作內(nèi)容繁多復(fù)雜,需要消耗大量的時(shí)間和精力,效率低下的同時(shí)壓力也隨之增加。信息化檔案并非直接摒棄人力工作,而是通過信息化技術(shù)手段進(jìn)行管理,從收集整理的錄入過程開始轉(zhuǎn)變,后期在查詢工作中可以直接使用,可以極大的減少工作人員的壓力和工作時(shí)間,大幅度提升工作效率。

      (二)優(yōu)化檔案完整

      傳統(tǒng)的檔案資源管理中,檔案的保存形式多為紙質(zhì)、光盤等媒介,保管時(shí)很容易受到外界的影響,要注意的因素很多,溫度、濕度都要進(jìn)行監(jiān)控,除客觀因素外,在檔案查詢使用時(shí)也會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成不可避免的磨損,后期很難進(jìn)行保養(yǎng)和修復(fù)。信息化手段可以從存儲(chǔ)開始就對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù),不再輕易被外界環(huán)境影響,查詢時(shí)也不需要人工翻閱,大大提升了檔案保存管理的完整度。

      (三)加強(qiáng)檔案利用

      過去,檔案資源一直有不易傳遞和共享的特點(diǎn),造成資源的浪費(fèi),運(yùn)用信息化管理后,可以提高檔案資源的利用率,在查找和使用資料時(shí)更加方便快捷,不需要浪費(fèi)時(shí)間在查找上,使用中也可以更加方便調(diào)取,還可以建立檔案信息平臺(tái),讓有需求的用戶在規(guī)定范圍內(nèi)自行檢索和使用。

      (四)提高檔案安全

      檔案管理,最重要的是檔案的安全性如何保障。過去會(huì)發(fā)生文件在傳遞過程中丟失的情況,信息化管理提高了檔案的安全度,從保管手段上極大地提高了檔案的安全性,讓檔案不再容易被人為因素導(dǎo)致缺失。

      二、新形勢(shì)下檔案工作的現(xiàn)狀以及潛在的問題

      檔案工作發(fā)展前景很大,遇到的問題也很多,需要經(jīng)常分析檔案管理的現(xiàn)狀,從而總結(jié)出潛在的問題,對(duì)問題進(jìn)行深入的分析,了解在發(fā)展過程中出現(xiàn)問題的原因,制定解決方案,更新管理方法,更好地跟上社會(huì)的腳步。

      (一)信息化設(shè)施落后

      信息化發(fā)展中,首要保證的是信息化設(shè)施,但是由于更新?lián)Q代速度快,信息化設(shè)施還沒有大規(guī)模普及,從歸檔需要的掃描儀、打印機(jī),到后期管理需要的計(jì)算機(jī)、硬盤,以及查閱時(shí)所需要的軟件設(shè)施、建立數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)手段,各方面都離不開信息化設(shè)施,現(xiàn)階段許多高校的軟硬件設(shè)施都達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn),工作期間會(huì)遇到問題,例如硬件出現(xiàn)問題、存儲(chǔ)失靈等情況,在檔案工作更新?lián)Q代的發(fā)展中造成了阻力,無法順利進(jìn)行。

      (二)管理制度不完善

      舊有的管理手段中,工作流程已經(jīng)在時(shí)間的推移下變得相當(dāng)完善,但過去的工作流程以人工為主,并不適合現(xiàn)今的技術(shù)手段,所以在技術(shù)更新的同時(shí),也要對(duì)管理流程重新進(jìn)行制定,將信息化技術(shù)手段等融入進(jìn)去。雖然信息化檔案已經(jīng)在全國(guó)檔案管理中初見端倪,但應(yīng)用范圍過短,普及范圍較小,相關(guān)的制度并不完善,管理流程也不成熟,在工作期間很容易進(jìn)入誤區(qū),造成文件的損壞和丟失。

      (三)管理意識(shí)偏薄弱

      信息化檔案管理不僅是對(duì)技術(shù)層面的一次更新,也是對(duì)檔案管理人員的一次挑戰(zhàn),信息化管理需要切實(shí)掌握檔案相關(guān)軟件的運(yùn)用,操作上需要的耐心和細(xì)節(jié)不低于傳統(tǒng)管理方式,在專業(yè)管理人才的需求度上提高了很多。目前檔案專業(yè)人員的信息化管理意識(shí)有待提高,在管理的技術(shù)手段使用上也需要進(jìn)一步提升。

      (四)檔案管理的安全性

      與傳統(tǒng)的管理形式對(duì)比來說,信息化管理的安全性大幅提高,把檔案從過去的如何保存好紙質(zhì)檔案中解脫出來,將檔案變?yōu)榭杀銛y、便于移動(dòng)、便于交流的電子信息。信息化管理手法是將文件存儲(chǔ)在硬盤里,但是在計(jì)算機(jī)或服務(wù)器硬盤里也并非萬無一失,容易被黑客攻擊和竊取,造成檔案信息的丟失,目前在數(shù)據(jù)安全方面還有很大的缺陷,無法切實(shí)保證檔案的安全性。

      三、新形勢(shì)下檔案工作的完善方案

      檔案信息化是檔案的重點(diǎn)發(fā)展內(nèi)容,從分析現(xiàn)狀中提出問題,對(duì)問題進(jìn)行深入分析探討并對(duì)問題提出解決方案,盡快落實(shí)解決方案,讓信息化檔案在大趨勢(shì)下繼續(xù)發(fā)展。

      (一)制定適應(yīng)環(huán)境的管理制度

      要按部就班的發(fā)展檔案信息化管理,需要優(yōu)先制定適合現(xiàn)今發(fā)展環(huán)境的管理制度,我國(guó)檔案管理時(shí)間較短,國(guó)內(nèi)并沒有統(tǒng)一的制度和標(biāo)準(zhǔn),各單位可以根據(jù)自身情況制定適合單位發(fā)展的制度,規(guī)定詳細(xì)的操作流程,形成邏輯鏈,在歸檔、整理過程中避免出現(xiàn)混亂或者職責(zé)不清的情況,分工明確,在使用檔案和查詢過程中也會(huì)起到事半功倍的效果。

      規(guī)范檔案管理工作的同時(shí),也要對(duì)檔案工作人員進(jìn)行規(guī)范化管理,進(jìn)行職責(zé)細(xì)分,各個(gè)部門負(fù)責(zé)檔案對(duì)接的人員也要對(duì)任務(wù)明確分配,并且嚴(yán)格按照規(guī)章制度工作,在管理過程中才不會(huì)出現(xiàn)“踢皮球”、某一項(xiàng)目沒有人員管理等情況。

      (二)建立專業(yè)人才隊(duì)伍

      信息化檔案管理的中心雖然是信息化技術(shù)手段,但是這些技術(shù)手段并不能脫離人去實(shí)現(xiàn),歸根結(jié)底還是需要專業(yè)人才讓信息化檔案持續(xù)發(fā)展,要將工作人員個(gè)人的能量發(fā)揮出來,不僅要求掌握專業(yè)知識(shí)相關(guān)的技術(shù),懂得電子歸檔和掃描整理的操作方法,還要隨著時(shí)代發(fā)展不斷掌握新的管理知識(shí),不斷提高素質(zhì),并且按時(shí)進(jìn)行培養(yǎng),與其他單位多交流溝通,適應(yīng)檔案工作。

      (三)注重資金投入

      注重檔案資源的發(fā)展,必須在軟硬設(shè)施上加大力度,保證檔案管理的建設(shè),建立電子檔案館、數(shù)據(jù)庫(kù)等,把檔案信息資源電子歸檔,使其更加規(guī)范化,用構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)的方式對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行整理和標(biāo)準(zhǔn)化存儲(chǔ),電子檔案館可以面對(duì)用戶開放,在取用時(shí)更方便。

      信息化可以說是貫穿整個(gè)檔案管理體系的存在,在管理過程中軟硬設(shè)施是相當(dāng)重要的,加大在此方面的資金投入,對(duì)檔案管理的未來肯定受益無窮。

      (四)加強(qiáng)檔案資源開發(fā)利用

      檔案資源并不是要一直封鎖保存的,而是需要共享和交流,與其他單位交流可以獲得寶貴經(jīng)驗(yàn),取其精華去其糟粕進(jìn)行互補(bǔ),從而實(shí)現(xiàn)自我提升。

      除了與其他單位交流外,檔案資源在內(nèi)部的共享使用也必不可少,建立電子檔案館,讓有需要的人更方便的提取和使用檔案資源,形成檔案資源的良性循環(huán)。

      四、結(jié)語(yǔ)

      新形勢(shì)下,檔案信息資源的發(fā)展和開發(fā)工作逐步發(fā)展,檔案新制度的建立,讓檔案工作變得井然有序;檔案管理人員的努力,讓信息化檔案發(fā)展更加快速;檔案資源的深度利用和開發(fā),讓檔案變得更有價(jià)值。雖然還存在很多問題,但是檔案建設(shè)并非一日之功,需要各個(gè)方面的配合,不斷吸取經(jīng)驗(yàn)、改正不足,要緊跟社會(huì)發(fā)展的腳步,努力完善檔案管理,提高人員素質(zhì),豐富檔案交流,讓檔案事業(yè)更加蓬勃發(fā)展?!?/p>

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