事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新探究

劉焱華

（黑河市工業(yè)信息科技發(fā)展服務(wù)中心，黑龍江 黑河164399）

一、事業(yè)單位檔案管理改革必要性

（一）順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢(shì)

隨著上世紀(jì)九十年代電腦及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及，信息化的概念逐步席卷世界各行各業(yè)。在這樣的大背景下，事業(yè)單位檔案管理也應(yīng)隨著時(shí)代的步伐前進(jìn)，因此，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化迫在眉睫。所謂的事業(yè)單位檔案管理信息化是指打破以往的紙質(zhì)檔案管理，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化與信息化?？梢哉f(shuō)，在這個(gè)高速發(fā)展的時(shí)代，以往的事業(yè)單位檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，因此，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化是一個(gè)必然的過(guò)程。

（二）檔案使用方式多樣化

目前我國(guó)事業(yè)單位正在處于深入改革階段，事業(yè)單位不僅僅是黨和政府各項(xiàng)公益事業(yè)的主要承擔(dān)者，更肩負(fù)著搜集社會(huì)相關(guān)信息以及有效服務(wù)于人民群眾的重要職能。隨著我國(guó)公共事業(yè)的迅速發(fā)展，社會(huì)公眾對(duì)于事業(yè)單位的檔案資源方面也提出更高的要求，不僅僅政府的相關(guān)決策要調(diào)用事業(yè)單位的檔案資源，人民群眾的生產(chǎn)生活也需要事業(yè)單位定期公布相關(guān)社會(huì)公益事業(yè)的信息。并且隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，人民群眾對(duì)事業(yè)單位公布檔案信息的形式也有了更高的要求，對(duì)其形式、樣式以及途徑的要求也隨之提高，對(duì)事業(yè)單位檔案的準(zhǔn)確性、實(shí)時(shí)性也有了新的期待。因此，只有事業(yè)單位加強(qiáng)信息的保存與高效的使用能力才可以更好的滿足社會(huì)的需求。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)分析

如今，事業(yè)單位檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)可以說(shuō)是大勢(shì)所需，具有無(wú)可取代的優(yōu)勢(shì)。檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)主要有四方面——數(shù)字化、體系化、自動(dòng)化、互動(dòng)化，從而實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)代社會(huì)的完美對(duì)接。

（一）數(shù)字化

事業(yè)單位檔案數(shù)字化就是通過(guò)如今的一些技術(shù)，比如掃描技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及身份確認(rèn)技術(shù)等實(shí)現(xiàn)將傳統(tǒng)的檔案文字逐步轉(zhuǎn)化為數(shù)字電子資料進(jìn)行儲(chǔ)存，然后通過(guò)信息數(shù)字化充分實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的系統(tǒng)化?？梢哉f(shuō)，檔案是單位的無(wú)形資產(chǎn)，數(shù)字化將這些資產(chǎn)重新結(jié)合，從而確保這筆資產(chǎn)能夠被高效利用。比如說(shuō)，清晰的呈現(xiàn)出檔案的儲(chǔ)存日期、檔案的存量以及目錄信息等等。

（二）體系化

體系化是管理信息化的一大職能，也是其優(yōu)點(diǎn)，正因?yàn)轶w系化的存在可以讓事業(yè)單位檔案管理不再被孤立。我國(guó)事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式很難做到體系化，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易發(fā)生信息交叉出現(xiàn)的情況。比如說(shuō)，檔案就可能出現(xiàn)兩個(gè)甚至以上的事業(yè)脈絡(luò)或者體系框架，這為以后的查閱資料帶來(lái)很大的困擾，導(dǎo)致檔案難以歸類的現(xiàn)象發(fā)生。但是檔案管理信息化后便會(huì)形成一個(gè)清晰的體系，從而實(shí)現(xiàn)完整的檔案信息體系以及信息的共享。

（三）自動(dòng)化

傳統(tǒng)的檔案管理是一個(gè)相對(duì)復(fù)雜的過(guò)程，但是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化后，就可以在很大程度上降低事業(yè)單位的工作難度，進(jìn)而降低人力資本。若實(shí)現(xiàn)管理信息化，信息就可以自動(dòng)進(jìn)行檢索、自動(dòng)搜集，甚至可以提取關(guān)鍵詞自動(dòng)篩選和自動(dòng)處理，可以在很大程度上簡(jiǎn)化檔案管理等工作過(guò)程，使之更加具有準(zhǔn)確性。比如糧油質(zhì)檢方面的工作，可以充分保證糧食質(zhì)量，運(yùn)用自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)使得糧食質(zhì)監(jiān)部門在人事以及技術(shù)檔案管理方面更加規(guī)范，更有助于統(tǒng)一化的管理。

（四）互動(dòng)性

我國(guó)事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理僅僅能實(shí)現(xiàn)一對(duì)一的需求，從而難以使得信息利用率達(dá)到最大，并且紙質(zhì)檔案也僅僅能夠提供閱讀需要，難以實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的服務(wù)需求，一直是我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的一大局限性。而信息化的互動(dòng)性恰巧能夠改變這個(gè)不利的現(xiàn)狀，比如說(shuō)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)，能夠充分的滿足檔案管理信息化高效運(yùn)作的同時(shí)，也優(yōu)化了管理信息化的服務(wù)職能。

三、事業(yè)單位檔案管理改革的建議

現(xiàn)如今，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理相對(duì)于過(guò)去已經(jīng)步入一個(gè)新階段，但是依舊不能滿足當(dāng)下需求，存在很多問(wèn)題。許多事業(yè)單位管理層都認(rèn)為，檔案管理需要幾個(gè)人整理便可以，實(shí)際則不然。實(shí)質(zhì)上檔案管理是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎粼诠芾砩纤尚?，便?huì)導(dǎo)致檔案丟失與失誤，從而影響事業(yè)單位管理的改革。綜上所述，檔案管理改革的目的就是充分實(shí)現(xiàn)高效的運(yùn)作系統(tǒng)，使之更加簡(jiǎn)易，因此，管理信息化是未來(lái)發(fā)展的必然。

事業(yè)單位檔案管理改革的幾點(diǎn)建議：

（一）重新構(gòu)建檔案管理業(yè)務(wù)流程

首先，需要優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，需要對(duì)事業(yè)單位部門的環(huán)節(jié)流程進(jìn)行梳理，充分清理好檔案部門和其他部門之間的往來(lái)，然后對(duì)事業(yè)單位全體成員對(duì)于檔案信息的錄入、編制以及對(duì)信息的檢索、利用、處理等各個(gè)流程做出具有針對(duì)性的設(shè)計(jì)和職業(yè)規(guī)劃。第二，通過(guò)制度的方式將事業(yè)單位業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化，重新對(duì)流程規(guī)劃以及未來(lái)發(fā)展進(jìn)行審視。最后，將電腦技術(shù)充分納入人員的考核標(biāo)準(zhǔn)，使得事業(yè)單位的工作人員能夠更充分的了解流程的運(yùn)作。

（二）充分提高檔案管理服務(wù)能力

檔案管理的本質(zhì)就是服務(wù)，因此，需要提升其服務(wù)能力。以往的檔案管理僅僅重視職能，在新形勢(shì)下的改革需要讓服務(wù)“動(dòng)”起來(lái)，拓展檔案管理等服務(wù)職能。比如，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)充分實(shí)現(xiàn)信息、數(shù)據(jù)的自動(dòng)檢索、自動(dòng)歸類、自動(dòng)分析以及自動(dòng)篩選等，從而完善事業(yè)單位內(nèi)部信息服務(wù)。

（三）建立檔案管理信息化平臺(tái)

事業(yè)單位可以開發(fā)一個(gè)系統(tǒng)且與之相對(duì)獨(dú)立的平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。將整個(gè)檔案管理工作納入這個(gè)平臺(tái)，同時(shí)也可以借助這個(gè)平臺(tái)讓檔案管理信息化發(fā)揮最大的功效。

（四）重新組建檔案管理組織的架構(gòu)

通過(guò)以上的討論得知，若想充分實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理方面的改革，就需要在它組織框架上大下功夫。對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的本身，可以借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)管理的信息化，對(duì)于組織結(jié)構(gòu)的改革，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才歸入到管理組織的結(jié)構(gòu)中。然后大力培養(yǎng)專業(yè)人才、現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才與檔案管理人才，從而達(dá)到雙管齊下的目的。要不斷的引進(jìn)新技術(shù)，吸引大量人才，進(jìn)而充分實(shí)現(xiàn)改革創(chuàng)新。比如，單位需要積極引進(jìn)新型人才，注重管理團(tuán)隊(duì)的同時(shí)，要對(duì)檔案管理工作人員的職業(yè)技能進(jìn)行考核，從而對(duì)職業(yè)技能不達(dá)標(biāo)的員工進(jìn)行培訓(xùn)，從本質(zhì)上提高檔案管理服務(wù)的工作質(zhì)量。除此之外，需要事業(yè)單位有意識(shí)的培養(yǎng)員工的創(chuàng)新性思維，改變以往的定型思路，從而讓員工積極的接受信息化改革浪潮下的新型管理模式，為檔案管理模式的平穩(wěn)過(guò)渡提供有力的保障?！?/p>