老年大學(xué)學(xué)籍檔案管理問題研究

（山東省青島市黃島區(qū)老年大學(xué)，山東 青島 266400）

引言

當(dāng)前在我國，老年人口的數(shù)量逐年上升，人們的生活觀念也在隨著時代發(fā)展不斷變化，教育事業(yè)不斷深化，越來越多的人開始重視終身發(fā)展的教育，老年大學(xué)得到了人們的認(rèn)同及推廣，其為老年人提供了接受教育與學(xué)習(xí)發(fā)展的平臺，有效地為其豐富了晚年生活，可以說老年大學(xué)的設(shè)立有非常重要的社會意義，然而由于老年大學(xué)隸屬于政府相關(guān)部門所開展的公益性事業(yè)機(jī)構(gòu)，導(dǎo)致其實(shí)際的教學(xué)管理工作存在許多不足之處，學(xué)籍檔案管理尤為突出，其嚴(yán)重影響了老年大學(xué)運(yùn)行的質(zhì)量及效率，因此，為了能夠促進(jìn)老年大學(xué)教學(xué)管理的科學(xué)化、專業(yè)化及規(guī)范化發(fā)展，相關(guān)人員必須要重視對于學(xué)習(xí)檔案的管理工作，從而有效推動老年大學(xué)教學(xué)與管理的實(shí)際水平提升[1]。

一、老年大學(xué)學(xué)籍檔案管理工作中存在的問題分析

1.對學(xué)籍檔案管理缺乏認(rèn)識

老年大學(xué)學(xué)籍檔案管理工作中存在許多不足之處，其中教學(xué)管理人員對于學(xué)籍檔案管理工作的認(rèn)識不足，不夠重視較為顯著，多數(shù)老年大學(xué)都普遍存在這一問題，其并沒有正確認(rèn)識到學(xué)籍檔案的重要作用，其多數(shù)管理人員都認(rèn)為老年大學(xué)并非像普通院校那樣開展正規(guī)的學(xué)校教育，其所針對的教學(xué)對象并不存在就業(yè)以及升學(xué)壓力，因此導(dǎo)致對于學(xué)籍檔案管理工作并不具備健全完善的管理機(jī)制，且沒有針對其進(jìn)行人員及設(shè)施的合理配置，很容易造成老年人的學(xué)習(xí)檔案信息缺失或錯漏等問題提出現(xiàn)，嚴(yán)重影響了老年大學(xué)教學(xué)管理水平的提升。

2.檔案管理方式相對落后

由于認(rèn)識上的不足以及思想上的不重視所影響，學(xué)籍檔案管理工作在實(shí)際的開展過程中，并沒有針對其進(jìn)行過多投入，而是沿襲著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，通過紙質(zhì)檔案的整合歸檔進(jìn)行資料的儲存，這就為學(xué)籍檔案實(shí)際的整理保存以及查詢調(diào)檔等各項(xiàng)工作帶來了諸多阻礙，從而使學(xué)籍檔案等資料的實(shí)際價值難以發(fā)揮，并在很大程度上增強(qiáng)了學(xué)籍檔案管理工作的成本，在此基礎(chǔ)上，部分老年大學(xué)已經(jīng)逐漸開始嘗試檔案的信息管理，其主要依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案資料的錄入與存儲，但由于并不具備完善的檔案信息管理系統(tǒng)，從而導(dǎo)致檔案信息資料的統(tǒng)一較為滯后，降低了檔案信息管理工作效率。

3.檔案管理人員綜合素質(zhì)不足

檔案管理工作人員是學(xué)籍檔案管理工作的根本，但現(xiàn)如今，多數(shù)老年大學(xué)的學(xué)籍檔案管理工作人員普遍存在綜合素質(zhì)與管理能力不足的情況，從而使實(shí)際的管理人員配置以及各項(xiàng)管理工作的實(shí)際落實(shí)缺乏異性的合理性，此外，由于其意識上的不足，使其在實(shí)際的工作中缺乏相應(yīng)的工作積極性以及責(zé)任感，從而難以及時地進(jìn)行相關(guān)工作的落實(shí)，導(dǎo)致老年學(xué)員實(shí)際的學(xué)籍檔案資料的真實(shí)性以及準(zhǔn)確性受到一定的影響，難以保障檔案管理工作質(zhì)量[2]。

二、優(yōu)化老年大學(xué)學(xué)籍檔案管理工作問題的有效策略

1.健全完善學(xué)籍檔案管理制度

為了落實(shí)不斷提升老年大學(xué)學(xué)籍檔案管理工作水平的目的，首先需要一個完善科學(xué)的檔案管理制度作為支撐，基于此，老年大學(xué)可以組建專門的檔案管理部門，并針對實(shí)際工作開展過程中所涉及的流程進(jìn)行合理的規(guī)劃與管理標(biāo)準(zhǔn)制定，從而為檔案信息管理工作中的各個環(huán)節(jié)提供合理依據(jù)，確保學(xué)籍檔案信息的真實(shí)性與完整性，在此基礎(chǔ)上，還可以提倡部分有能力的老年學(xué)員實(shí)際參與到學(xué)籍檔案管理中去，借助其在退休前工作中所積累的管理經(jīng)驗(yàn)與能力為實(shí)際檔案管理工作的落實(shí)提供切實(shí)的指導(dǎo)，從而推動該工作的朝著系統(tǒng)化、規(guī)范化發(fā)展。

2.創(chuàng)新優(yōu)化學(xué)籍檔案管理方式

管理方法的有效創(chuàng)新也是提升檔案管理質(zhì)量的有效手段，時代發(fā)展背景下，老年大學(xué)可以全面貫徹落實(shí)信息化的學(xué)籍檔案管理工作模式，從而徹底實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式朝著電子化檔案資料管理模式的轉(zhuǎn)變，立足于此，還要重視對于檔案信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建，從而進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作流程，其通過對紙質(zhì)檔案信息的數(shù)字化處理，借助信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對其的整合、分類、歸檔等操作，并根據(jù)實(shí)際的學(xué)員變化進(jìn)行修改與補(bǔ)充，從而確保檔案信息的準(zhǔn)確性與先進(jìn)性，與此同時，檔案信息管理系統(tǒng)需要落實(shí)一定程度的公開性，從而根據(jù)相關(guān)學(xué)員以及管理人員的實(shí)際管理工作進(jìn)行相應(yīng)的權(quán)限劃分，由此實(shí)現(xiàn)老年大學(xué)學(xué)籍檔案管理工作的全面化發(fā)展，更好地保障其的管理質(zhì)量及管理效率。

3.提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)及能力

學(xué)籍檔案管理工作人員的專業(yè)能力、管理經(jīng)驗(yàn)以及綜合素質(zhì)會直接影響到管理工作的實(shí)際管理效果，因此，相關(guān)部門需要重視對于檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，從而利用多樣化的方式，促進(jìn)其的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)并不斷提升自身的管理專業(yè)知識與相關(guān)計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，另一方面，針對這一工作，還需要建立相關(guān)的考核制度以及激勵機(jī)制，從而使其實(shí)際工作成果與相關(guān)的績效掛鉤，不斷激發(fā)其的工作積極性以及責(zé)任心，并充分發(fā)揮其主觀能動性，去不斷優(yōu)化完善自身的專業(yè)素質(zhì)，由此促使老年大學(xué)學(xué)籍檔案管理工作團(tuán)隊(duì)的專業(yè)化水平不斷提高，始終勝任不斷發(fā)展的學(xué)籍檔案管理工作，為其相關(guān)管理工作的實(shí)際開展與落實(shí)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[3]。

結(jié)語

綜上所述，老年大學(xué)的學(xué)籍檔案涵蓋了老年學(xué)員在學(xué)校期間的一系列活動、成績、榮譽(yù)等相關(guān)的資料信息，其能夠真實(shí)反映老年學(xué)員在老年大學(xué)中的實(shí)際情況，對于推動老年大學(xué)的教學(xué)工作改革創(chuàng)新有重要的實(shí)際意義，管理人員必須要重視這一工作，并不斷提升自身管理水平，推動老年大學(xué)學(xué)籍檔案管理工作的全面發(fā)展。