文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用分析

摘 要：在信息化不斷發(fā)展的今天，文書檔案管理信息的工作方式也要隨之演變。文書檔案管理信息是記錄人類歷史生活當(dāng)中文明的重要載體，也是為后人保存當(dāng)代社會(huì)檔案。在這一過(guò)程當(dāng)中，文書檔案管理要依據(jù)時(shí)代潮流的發(fā)展。因此，電子化應(yīng)用管理勢(shì)不可當(dāng)。本文通過(guò)對(duì)文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用進(jìn)行有效的分析和研究，意在能夠提升文書檔案管理信息的工作效率。從而促進(jìn)文書檔案管理信息的工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;信息;電子化應(yīng)用

引言：在網(wǎng)絡(luò)信息化的時(shí)代背景之下，文書檔案管理信息的發(fā)展必然要依靠于電子信息化的發(fā)展。在檔案管理工作當(dāng)中，通過(guò)對(duì)電子化的應(yīng)用，能夠提高管理人員對(duì)文書檔案管理工作的效率。同時(shí)，使得文書檔案的管理能夠讓信息更加的精準(zhǔn)。相比于傳統(tǒng)文書檔案管理方式而言，電子化的信息管理方式在一定程度上具有傳統(tǒng)管理方式無(wú)可比擬的優(yōu)越性，也能夠解決傳統(tǒng)文書檔案在管理方式上的不足。

一、文書檔案管理信息電子化的意義

檔案信息的管理主要工作是收集和保存檔案信息，以達(dá)到資源的共享目標(biāo)，為用戶提供便于快速查閱所需的信息內(nèi)容，以便使用戶在使用過(guò)程中更好地查看所需使用的信息。

（一）提高文書檔案管理的安全性

應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理工作相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案管理工作而言，往往更具有較高的安全性。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案管理過(guò)程當(dāng)中，由于紙質(zhì)具有易破損、不耐保存等特點(diǎn)。因此，工作人員在進(jìn)行文書檔案管理的過(guò)程當(dāng)中要著重注意防潮，避免因外部環(huán)境因素的影響對(duì)紙質(zhì)文書檔案造成污染。所以，工作人員對(duì)于此類文書檔案的管理難度便會(huì)提升。另外，由于許多文書檔案屬于孤本，一旦發(fā)生損壞就意味著優(yōu)秀的傳統(tǒng)文化將在歷史的長(zhǎng)河當(dāng)中流失。在文書檔案管理工作當(dāng)中，信息的電子化應(yīng)用可以解決傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理工作的復(fù)雜和繁瑣的流程。管理人員只需通過(guò)鼠標(biāo)輕輕一動(dòng)，即可將文書檔案管理納入管理庫(kù)中，在方便將檔案進(jìn)行存入和調(diào)出的同時(shí)通過(guò)成熟的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也能夠保證文書檔案管理的安全性。

（二）提升工作人員的管理工作效率

在目前的文書檔案管理工作當(dāng)中，若想查詢檔案記錄及檔案具體存放位置，仍需要通過(guò)傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄方法進(jìn)行查詢。在這種情形下，若想快速的查找出檔案中記錄的內(nèi)容，就需要耗費(fèi)較多的人力、物力進(jìn)行查詢，才能尋找到檔案當(dāng)中記錄的主要內(nèi)容。在文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用過(guò)程當(dāng)中，工作人員可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)轉(zhuǎn)化成電子檔案。并互聯(lián)網(wǎng)云計(jì)算儲(chǔ)存功能，將對(duì)應(yīng)的電子檔案信息儲(chǔ)存到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中進(jìn)行整理、分類存放。在對(duì)檔案信息進(jìn)行調(diào)用時(shí)，可以依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行目錄或關(guān)鍵詞檢索，直接將所需要信息進(jìn)行搜索調(diào)出。因此，在文書檔案管理過(guò)程當(dāng)中，對(duì)信息應(yīng)用電子化可以方便信息調(diào)用的同時(shí)也能夠提高工作人員的管理效率。

二、文書檔案管理信息電子化的現(xiàn)狀

（一）文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高

伴隨著文書檔案管理信息的電子化過(guò)程當(dāng)中，此行業(yè)需要文書檔案管理人員的素質(zhì)不斷提高，但在當(dāng)前文書檔案管理工作的人員素質(zhì)普遍不高的情況下，文書檔案管理工作信息電子化的推進(jìn)腳步就會(huì)放緩，乃至停滯不前。

（二）文書檔案管理系統(tǒng)不健全

在文書檔案管理信息電子化的進(jìn)程當(dāng)中，針對(duì)現(xiàn)有的文書檔案管理系統(tǒng)仍需不斷改進(jìn)和完善。而這一過(guò)程當(dāng)中需要加強(qiáng)各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)工作，從而完善文書檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)。而這一過(guò)程當(dāng)中需要通過(guò)對(duì)文書檔案管理系統(tǒng)的完善不斷的提高其安全性。避免出現(xiàn)系統(tǒng)木馬病毒或因網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊造成文書檔案信息丟失被盜等現(xiàn)象出現(xiàn)。

（三）電子信息設(shè)備不完善

在文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用過(guò)程當(dāng)中，管理系統(tǒng)需要具備完善的電子信息設(shè)備，才能夠在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代潮流發(fā)展過(guò)程當(dāng)中更好的完成文書檔案管理信息工作。

三、文書檔案管理信息電子化的應(yīng)用對(duì)策

（一）培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬的文書檔案管理人才

二十一世紀(jì)的當(dāng)下，人才的培養(yǎng)是各行各業(yè)發(fā)展過(guò)程當(dāng)中必不可少的，文書檔案管理工作也不例外。對(duì)于文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用，需要更多具備專業(yè)素養(yǎng)過(guò)硬的文書檔案管理人才。因此，具備專業(yè)素養(yǎng)的人才是文書檔案管理信息電子化應(yīng)用過(guò)程當(dāng)中的基礎(chǔ)。用人單位可以通過(guò)對(duì)新老員工進(jìn)行培訓(xùn)，讓員工可以通過(guò)微課微視頻等形式對(duì)行業(yè)技術(shù)的掌握再學(xué)習(xí)深造。也可以通過(guò)繼續(xù)教育的手段讓行業(yè)從業(yè)人員能夠充分了解到對(duì)于自身職業(yè)技能掌握和提升的重要性，讓行業(yè)從業(yè)人員能夠自主的去學(xué)習(xí)，提高自身的文化素養(yǎng)，以此在文書檔案管理工作當(dāng)中能夠更好的進(jìn)行文書檔案管理工作。

（二）提高文書檔案電子化管理意識(shí)

從業(yè)人員需要在文書檔案管理過(guò)程當(dāng)中提升自身的文書檔案電子化管理工作意識(shí)。這種意識(shí)的提升能夠在文書檔案信息電子化日常管理工作當(dāng)中，讓從業(yè)人員認(rèn)識(shí)到其工作的重要性。從業(yè)人員對(duì)于文書檔案電子化管理意識(shí)的提升，能夠促進(jìn)自身綜合素養(yǎng)的提高。同時(shí)，樹立自主學(xué)習(xí)的意識(shí)，讓自己在文書檔案管理信息電子化應(yīng)用的過(guò)程中不斷地提高自身的技術(shù)水準(zhǔn)和管理理念。這一過(guò)程當(dāng)中也能夠加強(qiáng)工作人員的安全意識(shí)，提升文書檔案管理信息的安全性。

（三）將文書檔案管理安全系統(tǒng)進(jìn)行創(chuàng)新和完善

在文書檔案管理信息電子化應(yīng)用過(guò)程當(dāng)中，需要不斷地將文書檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行創(chuàng)新和完善。這一過(guò)程當(dāng)中，能夠有條不紊地將文書檔案管理工作進(jìn)行下去。提升信息安全性的同時(shí)可以充分利用信息電子化管理的優(yōu)勢(shì)。以簡(jiǎn)單方便快捷的信息工作流程對(duì)繁雜的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的分類歸納處理。

結(jié)束語(yǔ)：由此可見(jiàn)，文書檔案管理信息的電子化是時(shí)代發(fā)展下的必然必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作方式的變革，是時(shí)代進(jìn)步的產(chǎn)物。但是這種時(shí)代的產(chǎn)物也和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作一樣，具有一定的風(fēng)險(xiǎn)性。所以就要求我們檔案管理工作人員在信息電子化的過(guò)程當(dāng)中確保安全性的同時(shí)能夠熟練的進(jìn)行管理和應(yīng)用。從而促進(jìn)文書檔案管理信息的工作質(zhì)量。

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作者簡(jiǎn)介：

胡艷芬（1984—），性別：女，民族：漢，籍貫：甘肅榆中

職務(wù)/職稱：黨建辦公室副主任、助理館員，學(xué)歷：研究生，單位：西寧市口腔醫(yī)院，研究方向：檔案管理。