水利工程檔案管理思考

張穎昱

（渭南市東雷二期抽黃工程管理中心，陜西 渭南714000）

水利是農業(yè)的命脈，是促進國民經濟平穩(wěn)發(fā)展的支柱性產業(yè)。渭南是個農業(yè)大市，陜西省十二大灌區(qū)，渭南就占了五個。在建設水利工程過程中產生了大量的資料與文件，工程檔案是水利工程的重要信息資源。加強工程檔案的管理對于日常灌溉生產、工程管理維護和長遠發(fā)展具有重要意義。

大型水利工程是一項龐大的系統(tǒng)工程，建設工期長，涉及面廣，技術難度大，方方面面資料多，在工程檔案的日常管理有很大難度。在建設、生產的各個階段所形成大量工程檔案的收集、整理、利用，工程檔案工作尤為重要。它不僅可以為工程日常有序運行奠定基礎，而且對后期工程的維護、更新改造具有重要意義。本文結合實際工作，就更好地進行水利工程檔案管理做了有益思考。

1 水利工程檔案分類

1）立項文件材料。包括水利工程立項的有關文件、項目年度申報、批復文件、項目建議書、工程許可證、可行性研究報告及附件、調查資料及工程評估研究材料等。

2）建設用地、征地、拆遷文件材料。包括工程選址申請及選址規(guī)劃意見通知書、用地申請報告及縣級以上人民政府城鄉(xiāng)建設用地批準書、拆遷安置意見、協(xié)議、方案、建設用地規(guī)劃許可證及附件、國有土地使用證等。

3）勘察、測繪、設計文件材料?？辈煸O計承包合同、工程地質勘察報告、水文地質勘察報告、自然條件、地震調查、工程設計工作報告、水土保持方案及批復、環(huán)境影響評價報告及批復等。

4）行政主管部門對工程的規(guī)劃、施工許可證、審批意見、竣工驗收等文件材料。

5）水利工程勘察設計、施工、監(jiān)理招投標、定標、預結算文件材料。包括相關文件、合同、協(xié)議、委托函、設計、施工及技術圖紙和說明、設計計算書、開工審查表、概算、預算、審計文件。

6）水利工程管理對建設、監(jiān)理、施工機構及負責人的任命書。

7）其他需歸檔的文件。在工程實施過程各個階段的圖片、音像、圖紙、光盤、磁盤備份等資料。

認真做好水利檔案管理，確保工程檔案合法、真實、全面、完整，及時掌握第一手資料及水利工程各階段文件、政策法規(guī)，正確指導水利工程日常的運行工作。

2 當前水利工程檔案管理存在的不足

1）管理意識淡薄、水平低。就當前水利工程檔案管理實際來說，基層單位重灌溉生產，輕檔案管理即“重利潤，輕管理”的現(xiàn)象普遍存在。就檔案管理對促進水利工程使用、檢修及技術升級等的重要作用，認識不足，片面的認為該項工作不產出經濟效益。對檔案管理的重要性認識不夠到位，比如，沒有設立專門的檔案管理機構，由其他崗位人員兼職管理，兼職管理人員文化參差不齊，專業(yè)技術水平低。沒有把檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等檔案管理工作列入工作計劃和議事日程；檔案技能培訓活動缺乏，造成人員在管理實踐中未能扎實掌握歸檔程序、操作標準等，難以保證檔案的完整、安全、規(guī)范。

2）管理制度不夠完善。水利工程在建設前期，由于機構、人員不到位等客觀原因，造成基層單位未構建與檔案管理工作相配套的制度，導致工程檔案管理無章可循，很多工作人員自覺采集檔案的能動性偏低、檔案分類整理不細致、資料完整性偏低、信息化水平長期無法提升等諸多問題的滋生，不利于水利工程取得預期運營效益，甚至對其可持續(xù)發(fā)展進程形成一定制約。部分基層管理人員長期沿用既往經驗、方法開展檔案管理工作，在水利工程整體完工時才收集、整理相關資料，這種“臨時抱佛腳”的工作風氣若長期不被解除，則將會增加檔案資料遺失、缺損等問題發(fā)生的概率[1]。

3）人員配備與硬件設施投入不足。由于水利工程規(guī)模大、涉及地域多、范圍廣、歷時長，大部分檔案資料收集人員存在兼職、輪崗現(xiàn)象，使得工程檔案的完整性、安全性沒有保障，責任不清。但當下國內部分地區(qū)水利部門未能將檔案管理整合至工作體系，定位不合理，未能在人員、設施配置等方面做出合理投入[2]。一些單位沒有為檔案管理部門配置完善的硬件設施，或在投入不到位的情況，就認為已完成檔案信息化建設。還有一些單位認為在高端通信設備設施支撐下，檔案信息資源規(guī)范化構建目標就順利達成，這種行動難以保證檔案信息化建設的完整度，也使建設的信息系統(tǒng)難以為事業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供充足動源。

3 完善水利工程檔案管理工作的措施

1）認識到檔案管理工作的重要性。首先，要增強檔案管理人員的職責責任心，秉持對水利行業(yè)發(fā)展歷史高度負責的態(tài)度，嚴格依照上級下達的檔案管理相關規(guī)范要求，力爭維護每一份檔案資料管理的科學性、規(guī)范性。其次，工作人員要對檔案管理工作做到恪盡職守，規(guī)避煩躁情緒，從根本上降低工作錯差率。最后，扎實掌握檔案管理專業(yè)知識，嫻熟使用檔案管理專業(yè)技能。在日常管理工作實踐中，相關人員要確立自覺學習專業(yè)知識、新技術的意識，連續(xù)提升職業(yè)能力，為本單位檔案管理規(guī)范化、標準化推進而服務。

2）完善檔案管理相關制度。從某種層面上分析，只有在一套完善的檔案管理工作制度支撐下，檔案管理工作方能有更大可能踐行規(guī)范化發(fā)展的路線，相關方法實施的可靠性方能有所保障[3]。為保證檔案材料采集的全面性與完整度，歸檔過程的標準性，需構建完善的檔案管理制度，并嚴格執(zhí)行，清晰擬定檔案移交歸檔體制，明確歸檔范疇、內容及具體時間等；擬編檔案管理、檔案崗位要求及職責落實等機制，確保各個檔案管理人員職責清晰，分工明確，密切合作，促進部門檔案管理規(guī)范、有序推進。在水利工程建設、生產管理等階段會形成大量文件資料，這些文件真實的記錄了水利工程建設、生產運行期間的所有活動，在考評工作質量、經驗學習等諸多方面均起到一定作用。各級檔案部門應積極履行自身職責，立足于實際狀況，自覺參與，針對水利工程形成的各種資料歸檔工作做出科學指導，從根本上確保與工程相關檔案采集、歸檔的全面性、完整性。

3）加大檔案信息化建設力度。落實檔案信息化建設工作，是時代對水利事業(yè)發(fā)展路線提出的要求，是促進水利行業(yè)可持續(xù)發(fā)展進程的重要保障。①要擬編執(zhí)行度較高的人才培養(yǎng)規(guī)劃，引導專、兼職檔案工作人員通過在職培訓、進修等多種渠道，更為深度的學習檔案管理專業(yè)知識、流程及規(guī)則，并能嫻熟使用信息技術。②加大信息技術、大數(shù)據及網絡技術等專業(yè)人才的引進力度[4]。③主動扭轉過往“重藏輕用”的檔案管理格局，鼓勵相關人員在信息技術手段支撐下，有效挖掘機利用檔案信息資源。④單位構建檔案網絡管理平臺，針對過往形成的紙質檔案做出數(shù)字化處理，將其存儲到數(shù)據庫內，對檔案信息分門別類，以網絡平臺為支撐，從根本上保證檔案資源的共享效率，這樣有使用檔案資料的工作人員通過登錄賬號后自己所需內容就會盡收眼底。由于數(shù)據庫具有存儲空間龐大、利用率高及能耗低等諸多優(yōu)勢，必將促進水利行業(yè)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化發(fā)展進程。

4）加大水利檔案資料安全性的維護力度。在歷史及現(xiàn)實諸多因素的作用下，水利工程檔案分散存放在各水利工程項目工作地成為普遍現(xiàn)象，這種布局對水利工程檔案安全構成很大威脅。做好水利檔案資料及時收集、整理工作、加強檔案資料防護工作，維護資料安全性，是促進檔案管理工作制度化、標準化運轉的前提保證。為此，應針對特殊情況擬定應急預案并將其落到實處。工程檔案管理人員應定期做好收集、整理，保持檔案館（室）內的干凈、干燥、通風、防火、防蟲、防盜工作，定期檢查安全保管狀況。

4 結語

水利行業(yè)作為民生之本，檔案部門更應主動肩負起職責，力爭做到反應敏捷、精確實施策略，保證檔案工作能有序推進，為水利工程管理提供可靠的檔案支撐，以最真實的行動盡職、盡責。