淺談提升企業(yè)會議管理效率的措施

施軍 顧彤寅 李承偉 劉曉楓 傅斌

摘 要 會議作為企業(yè)常用的一種溝通方式，其管理的高效性受到廣泛關(guān)注。為了有效解決會議數(shù)量多、時間長、效率低的問題，本文對會前準(zhǔn)備、會中控制、會后評價等方面進行深入思考，提出高效會議的管理措施，為企業(yè)會議管理效率的提升提供參考。

關(guān)鍵詞 會議 會前準(zhǔn)備 會中控制 會后管理 高效機制

一、概述

會議，顧名思義，是指與會者聚集在一起，通過交流和探討，就某件事或某些事集思廣益、達成共識，從而達到統(tǒng)一思想、統(tǒng)一行動的目的;從信息管理的角度來看，會議是輸入信息、加工信息、輸出信息的一種方式[1][5]。隨著現(xiàn)代企業(yè)的快速發(fā)展，會議成為企業(yè)內(nèi)外部溝通的一種常用方式，會議的高效管理成為企業(yè)管理的一項重要內(nèi)容。

研究發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)代企業(yè)會議存在的問題主要表現(xiàn)為：會議數(shù)量太多，有些會議會期太長，有些會議規(guī)模過大，加之某些會議質(zhì)量不高，未解決實際問題，從而重復(fù)開會，造成了時間、精力、經(jīng)濟、信息的不必要浪費。

本文通過對企業(yè)會議中典型問題的梳理，以問題為導(dǎo)向，提出高效管理企業(yè)會議的針對性措施。

二、企業(yè)會議存在的問題

（一）會議數(shù)量過多

會議是企業(yè)順利開展工作的一項重要手段，能夠有效加強溝通、提高決策效率，但是現(xiàn)實中，一些原本事項很明確、責(zé)任很明確、要求很明確的工作卻經(jīng)常用會議的時間進行討論，造成了大量原本不需要開的會依然召開，很多管理人員一天連著參加4、5個會，大規(guī)模的會議給企業(yè)造成極大的浪費。因此，企業(yè)會議在召開之前應(yīng)該充分考慮其必要性是否充分。

（二）會議時間過長

一直以來，從中央到地方、從政府到企業(yè)，都在強調(diào)杜絕“文山會?！?，提倡少開會、開短會、講短話，但現(xiàn)實中仍然存在“照本宣科”“長篇大論”的現(xiàn)象，會議一開就長達數(shù)小時，遠遠超出人的正常接受范圍，到會議結(jié)尾的時候又草草收場，導(dǎo)致會一直在開，事情卻一直沒解決。

（三）會議規(guī)模過大

從組織機構(gòu)上說，一些企業(yè)部門林立，機構(gòu)重疊，人員過多，人太多了必然要制造工作，同時也在制造會議，機構(gòu)重疊會帶來會議重疊。各部門一年到頭要開幾次甚至十幾次像樣的會議以顯示成績。由此而來的職責(zé)不清、相互掣肘，更使各種例會、串會、陪會叢生，更何況那些不該設(shè)的機構(gòu)，那些過多的兼職、虛職和副職，無形中增大了協(xié)調(diào)工作會議的難度。

一些企業(yè)在召開各類會議時，通常講究領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)制，但實際工作中解決問題的是具體辦事人員，因此開會的時候領(lǐng)導(dǎo)、辦事人員悉數(shù)到場，從而導(dǎo)致會議規(guī)模過大，動輒數(shù)十人參加一個會議。

（四）會議過程太散

企業(yè)召開會議通常有明確的目的，如傳達要求、協(xié)調(diào)工作、評審成果等等，然而很多企業(yè)在會議過程中，動輒以“頭腦風(fēng)暴”的名義要求大家現(xiàn)場思考、現(xiàn)場解決問題，但實際上大家事先并不熟悉這些工作，導(dǎo)致漫天思考、東拉西扯，既不能有效實現(xiàn)會議目標(biāo)，又浪費時間。

三、高效會議管理措施

（一）做好會前準(zhǔn)備，充分明確會議召開目的

第一，會議組織部門首先要明確會議目的。如會議試圖達成什么樣的結(jié)果？會議準(zhǔn)備做出什么樣的決定？準(zhǔn)備取得什么行動方案？

第二，要加強議事日程的準(zhǔn)備工作，列出與會議目的有關(guān)的項目，依據(jù)相應(yīng)的規(guī)則進行項目排序，把有關(guān)的項目歸為一組，限定每個項目的商議時間。

第三，收集所有與會議所議項目有關(guān)的信息，如果太長、太多，將其要點摘錄出來;在正式開會之際，查看一下是否有新的信息，如果有，需簡要告訴參會人員。

第四，會前將會議議事日程和整理好的文件在與會者中傳閱，此前需根據(jù)要討論的問題限定與會人員。

（二）加強會中控制，確保會議進展順利

第一，會議組織者要核對并記錄與會者，不缺人、不增人，會議主持人在會議開始時明確會議目的，隨后根據(jù)議事日程順序提出每個項目，然后進行討論，征求有關(guān)與會者的意見，會上要給每一個人表述自己意見的機會。

第二，如果討論變得復(fù)雜，出現(xiàn)各種不同的見解時，會議主持人應(yīng)根據(jù)實際情況對各種觀點加以概括，以便決策或達成結(jié)論。如果發(fā)生與論題無關(guān)或深入到不必要的細節(jié)上，會議主持人應(yīng)及時引導(dǎo)至議題本身，控制討論過程。

第三，堅持預(yù)定的時間，不要拖延。在每個議題討論結(jié)束后加以概括，以便決策或達成結(jié)論;在會議結(jié)束時，對已取得的結(jié)果進行概括和明確，輸出會議紀要和待辦事項。

（三）強調(diào)會后管理，確保決策順利執(zhí)行

第一，會議組織方及時向與會人員和會議內(nèi)容涉及的相關(guān)方傳閱會議紀要，會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、明晰。

第二，會議中所形成的決策要明確責(zé)任人、時間和具體要求。同時，決策督辦部門要根據(jù)會議紀要，對會議的相關(guān)要求執(zhí)行進行監(jiān)督和檢查，待辦事項必須形成有效閉環(huán)。

（四）創(chuàng)新會議組織方式，提升信息傳遞效率

信息的有效傳遞是會議的重要目的之一?，F(xiàn)代企業(yè)會議要融入時代要素，充分應(yīng)用多媒體技術(shù)，以動畫、視頻、網(wǎng)絡(luò)互動平臺、PPT等形式充分展現(xiàn)會議的內(nèi)容，讓參會者更加形象、直觀地了解會議的目的和需要研討的問題。比如，對于一些需要現(xiàn)場決策又不宜公開表態(tài)的事項，可以網(wǎng)絡(luò)無記名投票開展;對于一些尚未開展的項目，以動畫模擬形式去展現(xiàn)等等。會議組織方要盡可能吸引參會者的注意力，確保信息的暢通和高效傳遞，推動會議的良好進行。

四、結(jié)語

第一，會議作為企業(yè)溝通協(xié)調(diào)最常見的方式之一，其開展的高效化對企業(yè)管理具有極大的促進意義。

第二，會議管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、人性化能夠有效推動會議良好效果的達成。

第三，會前準(zhǔn)備充分、會中控制得當(dāng)、會后管理有效、會議組織形式多樣是高效會議的重要管理措施。

（作者單位為上海航天精密機械研究所）

參考文獻

[1] 任韻蓁，唐群.淺談改革企業(yè)會議管理的措施[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā)，2014，33（4）：88-89.