基層檔案管理工作淺議

楊志興 李志忠

摘 要：基層單位的檔案管理工作是相關(guān)部門為社會(huì)服務(wù)的重要工作之一，因?yàn)闄n案作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的資料儲(chǔ)存方式，我們?cè)诔墙?、統(tǒng)計(jì)、社會(huì)服務(wù)等所有工作都是檔案管理的主要內(nèi)容。而且在多方面的工作對(duì)比下，檔案管理工作提供具有更有力的支持。

檔案管理工作做為一個(gè)單位的管理內(nèi)容是必不可少的。尤其是新媒體時(shí)代我們自己的檔案管理的工作是具有化時(shí)代的意義，真正把檔案管理工作在創(chuàng)新中求發(fā)展。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn);檔案工作;社會(huì)服務(wù)

新媒體時(shí)代對(duì)于檔案管理工作產(chǎn)生的影響是方方面面的，檔案服務(wù)的現(xiàn)實(shí)意義發(fā)生變化，檔案管理工作的方式方法適應(yīng)著社會(huì)的需要而日新月異的滿足服務(wù)需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的不斷優(yōu)化。隨著檔案管理信息化建設(shè)，檔案管理工作的意義和方法有所提升和改進(jìn)，更是對(duì)全鄉(xiāng)鎮(zhèn)所有企、事業(yè)單位全面檔案管理工作具有現(xiàn)實(shí)意義的促動(dòng)作用，是全面實(shí)現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)各基層單位檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的重要目標(biāo)。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)實(shí)意義

作為一名基層的檔案管理工作人員，把工作檔案管理工作做好，使之有法可依，依法管理的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，使檔案管理得到全面加強(qiáng)，讓檔案在為社會(huì)服務(wù)中發(fā)揮其重要作用。在多年來的工作中，只要有標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的檔案管理理念，才能使我們的檔案管理工作改掉老化觀念方式，使檔案管理不能只反映以前的原始數(shù)據(jù)采集與處理，而且更能注重檔案潛在的生命價(jià)值，進(jìn)而彌補(bǔ)與改正以前的管理方法不妥之處，提高整體管理工作水平。鄉(xiāng)鎮(zhèn)企事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義在于營造良好的工作環(huán)境。這樣，才能使檔案管理工作有助于轉(zhuǎn)變過去的腐化意識(shí)，使每個(gè)在職的工作人員都能清醒地認(rèn)識(shí)到檔案管理人員的責(zé)任重大，而不只是檔案管理員個(gè)體的工作內(nèi)容，而是反映所有部門全體的工作效益。只有建立起“全體工作人員都對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作履職盡責(zé)”的工作環(huán)境，才更有利于檔案管理意識(shí)反映出所有工作過程的實(shí)際意義，幫助所有工作者，轉(zhuǎn)化從以前只會(huì)注意個(gè)人的工作到顧全提高整體工作成績的層面。這樣才更有可能加快檔案管理速度、提升檔案管理效能。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企事業(yè)單位檔案管理工作存在的難點(diǎn)

（一）檔案管理的思路不清

由于過去一個(gè)時(shí)期我們鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)于檔案管理重認(rèn)識(shí)足，導(dǎo)致不能激發(fā)工作人員的積極性，更不能深刻領(lǐng)會(huì)到檔案管理工作的重要意義，在很長一個(gè)時(shí)間內(nèi)我們檔案的管理工作沒有實(shí)效，我們的工作人員在兼職著多項(xiàng)工作，不能全面投入到檔案管理工作中來，還有個(gè)別時(shí)候?yàn)榱速Y金發(fā)愁等問題。在現(xiàn)實(shí)工作的過程中，我們的多數(shù)工作人員沒有專業(yè)的知識(shí)，也沒有經(jīng)過專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)，工作方法上也有不足之處，成績自然也并不是非常好，如果再有一些工作人員在面對(duì)自己的檔案管理工作思想認(rèn)識(shí)不清，也會(huì)造成意外事故。諸如這些個(gè)別情況雖然對(duì)于檔案管理工作會(huì)造成的影響不太大，但實(shí)際檔案管理工作的效果不能不能如實(shí)實(shí)現(xiàn)，降低了檔案管理的實(shí)際意義。

（二）檔案管理沒有完善的機(jī)制

在我們鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理過程中雖然有工作制度，并沒有完善的管理機(jī)制，這樣就使工作人員并沒有意識(shí)到檔案管理工作的實(shí)際意義，在全面規(guī)劃管理過程中更不能重視相關(guān)的工作，不懂得國家發(fā)布相關(guān)政策的目的，致使相關(guān)工作的實(shí)際效果并不能夠?qū)嵤┩瓿?。在整個(gè)工作過程中看不到檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義，又有不及的是檔案建設(shè)工作沒有全面落實(shí)到位等多方因素，這一切都是檔案工作的實(shí)際效果展示，說明了檔案管理工作不能有效地實(shí)施。這些都是導(dǎo)致在檔案建設(shè)的過程中，不能高效的完成我們的每一項(xiàng)工作，將對(duì)于后續(xù)的檔案管理工作產(chǎn)生了不可想向的損失。在那些不能勝任相關(guān)工作的管理人員的管理下，這項(xiàng)工作的效率可想而知，不僅浪費(fèi)相關(guān)管理經(jīng)費(fèi)，還會(huì)為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作帶來諸多不利因素，讓檔案管理工作不能規(guī)范化，更不能高效率地產(chǎn)生實(shí)際效果。

（三）檔案管理沒有監(jiān)督機(jī)制

在我們多年的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理改革的過程中，不僅要重視鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理工作建設(shè)的重要意義，還要保證所有參加工作的人員都能夠隨心所欲的參與到檔案管理工作中來。這也是社會(huì)服務(wù)中的一個(gè)不容忽視的一項(xiàng)工作，即實(shí)現(xiàn)了全方位加強(qiáng)監(jiān)督管理工作的效果。這是我們?cè)诠ぷ髦械挠忠粋€(gè)大膽的探索，但是從我們的實(shí)際工作中，也認(rèn)識(shí)到檔案管理不僅僅是鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)所擔(dān)負(fù)的實(shí)施責(zé)任，更需要領(lǐng)導(dǎo)能夠全面的擔(dān)負(fù)起工作比較復(fù)雜管理的職責(zé)，這樣才會(huì)使我們的檔案管理工作在滿足相關(guān)要求的基礎(chǔ)上，形成了自己的獨(dú)特的管理系統(tǒng)。這樣才突顯了監(jiān)督管理機(jī)制的重要性，也突顯了沒有監(jiān)督機(jī)制的劣勢.勢必對(duì)于我們的檔案管理工作帶來阻力，也會(huì)使我們的管理工作顯得失去了它的實(shí)際意義，更會(huì)使我們感到檔案所發(fā)揮的效益難以想像.

三、做好基層單位檔案管理工作的方法

對(duì)我們鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層單位來說，檔案管理是一項(xiàng)長期以來被簡單理解為歷史資料的信息采集集、數(shù)據(jù)整理與收藏。由于管理工作方法單一、效率不高，不能顯示也檔案作為具有時(shí)代意義的有價(jià)值信息。因此，不僅對(duì)檔案管理工作人員的關(guān)心不夠，有時(shí)我們的一些檔案管理人員自己也重視檔案管理工作，更不用說對(duì)工作的積極性和主動(dòng)性。因此，在我鎮(zhèn)的社會(huì)服務(wù)各部門檔案管理工作不能改變，不僅在查詢、查閱檔案過程中低質(zhì)低效，而且始終存在人為主觀的疏忽大意，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息錯(cuò)誤或失真。這不僅使檔案管理工作本身不能滿足現(xiàn)實(shí)社會(huì)發(fā)展的客觀需求，而且也使基層單位檔案管理工作水平難以提升。這樣我們結(jié)合自己的親歷檔案管理工作，探索了如下改進(jìn)方法。

（一）檔案管理理念的更新法

檔案管理理念的更新，首先要更新意識(shí)，因?yàn)橐庾R(shí)決定行動(dòng)。這是我們?cè)跈n案管理工作中起始于管理理念的意識(shí)。通過學(xué)習(xí)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理員的培訓(xùn)，進(jìn)行宣傳教育，讓每個(gè)在職的工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，這不是檔案管理員所能完成的任務(wù)，是需要全員參與的一項(xiàng)基本工作。每個(gè)基層單位人事管理、檔案管理考核等各個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)入檔案管理的成效考核中來，通過實(shí)踐制定出足夠細(xì)化、完善可操作的檔案管理范圍。真正做到全員認(rèn)識(shí)到每項(xiàng)工作都將會(huì)影響到檔案結(jié)果的質(zhì)量，因此無論生產(chǎn)部門還是管理部門都要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的規(guī)章制度?；诖朔N方法，檔案管理部門才有可能最終形成檔案管理全面創(chuàng)新的良好工作氛圍，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化。通過檔案管理來反映出我們的工作成效，使工作成績充實(shí)到檔案中。

（二）檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)的運(yùn)用法

基于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)，來改變從傳統(tǒng)管理方式的人工操作方法向檔案管理的智能化，科學(xué)化發(fā)展。這就要充分發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)的作用，網(wǎng)絡(luò)信息在檔案管理中的作用，用以來人工無法做到的不足之處得以實(shí)現(xiàn)，利用智能機(jī)器操作和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。這就要檔案管理平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化操作。我們?cè)趩挝坏母鞑块T從電子化、自動(dòng)化、智能化的檔案數(shù)據(jù)采集、整理、存貯系統(tǒng)平臺(tái)，利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)各職能部門之間的彼此聯(lián)系，形成程控網(wǎng)化的檔案管理信息化平臺(tái)。重點(diǎn)在于結(jié)合實(shí)際，既要實(shí)現(xiàn)檔案管理平臺(tái)化操作效率，又要提高網(wǎng)絡(luò)管理的安全性與可靠性。這就需要注意制定一系列安全可靠的管理考核制度，另一方面則要利用各類信息的管理手段。讓管理平臺(tái)展示檔案，發(fā)揮大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和人工智能等技術(shù)的作用。

（三）提升檔案管理服務(wù)觀

為更好地落實(shí)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)其在社會(huì)服務(wù)中的更好服務(wù)的作用，實(shí)現(xiàn)檔案管理社會(huì)服務(wù)主體的觀念意識(shí)，體現(xiàn)在各部門的日常工作中，高效率服務(wù)于社會(huì)化，實(shí)現(xiàn)檔案管理的社會(huì)服務(wù)觀。首先，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)檔案在我們工作中的重要價(jià)值，明確在信息傳播中的現(xiàn)實(shí)意義，更好地體現(xiàn)檔案服務(wù)社會(huì)的價(jià)值。這樣的檔案管理，不但為社會(huì)服務(wù)提供信息，還在智能化整合中，方便用戶查找和查閱，提高檔案管理的效率;其次，還要發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)在檔案管理工作中的便利作用，在網(wǎng)絡(luò)和信息化實(shí)現(xiàn)不斷升級(jí)的過程中，為日常工作不斷提高檔案管理工作的質(zhì)量。這就要借助于辦公系統(tǒng)、微博、各村黨群心連心微信公眾號(hào)等新媒體、媒介提高我們的日常檔案管理服務(wù)，打開檔案管理為社會(huì)服務(wù)的新局面。

總之，檔案管理工作方法是助力檔案管理在基層更好發(fā)揮作用的重要課題。對(duì)于檔案管理工作者來說，不斷提升檔案管理服務(wù)意識(shí)觀念，進(jìn)一步增強(qiáng)保護(hù)用戶信息安全與社會(huì)服務(wù)信息化，同時(shí)我們?cè)诠ぷ鲗?shí)踐中不斷提高檔案管理更新意識(shí)，更主要的是為社會(huì)服務(wù)實(shí)踐的意愿更加強(qiáng)烈，也為做好基層檔案管理工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。充分利用現(xiàn)代化平臺(tái)進(jìn)行檔案管理保存社會(huì)服務(wù)，這是我們?cè)诠ぷ鲘徫簧洗蛟斓默F(xiàn)代化平臺(tái)怎樣才能更好地為社會(huì)服務(wù)，使檔案管理工作的產(chǎn)生高質(zhì)量的價(jià)值，提升打造更好為民服務(wù)的平臺(tái)。這就是我們基層單位的檔案管理工作人員歷年來總結(jié)出來的經(jīng)驗(yàn)。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)企事業(yè)單位檔案管理工作人員需要首先從轉(zhuǎn)變觀念更新意識(shí)打下思想基礎(chǔ)，基于我們?cè)跈n案管理方法上的全方位探索，不但實(shí)現(xiàn)了基層單位檔案管理信息價(jià)值現(xiàn)實(shí)意義和檔案信息化的利用率，而且有利于各基層單位從檔案管理領(lǐng)導(dǎo)層到檔案管理的工作人員，在這個(gè)全過程中提高了檔案管理的工作能力，進(jìn)而更加全面立體的實(shí)現(xiàn)基層單位檔案管理綜合價(jià)值，進(jìn)一步助力基層單位檔案管理工作的久遠(yuǎn)發(fā)展。

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作者簡介：楊志興（1972-），男，漢族，內(nèi)蒙古突泉人，大專，內(nèi)蒙古突泉縣六戶鎮(zhèn)事務(wù)服務(wù)中心檔案管理員中級(jí)，研究方向：檔案管理。