信息化時代人事檔案管理探究

文/王淼，牡丹江新聞傳媒集團(tuán)

人事檔案是人事部門業(yè)務(wù)活動的痕跡，檔案資料有助于管理人員了解過去、把握今日、創(chuàng)新明日。檔案不僅是人事部門的重要資料，也是寶貴資源，加強(qiáng)檔案資源管理和利用的信息化，對人事部門的現(xiàn)代化建設(shè)尤為重要。2017年國務(wù)院辦公廳關(guān)于《建立現(xiàn)代人事部門管理制度的指導(dǎo)意見》，要求“各地要將建立現(xiàn)代人事部門管理制度作為深化體制改革的重要內(nèi)容，要建立健全內(nèi)部管理制度、辦事程序，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)和信息安全建設(shè)，完善患者個人信息保護(hù)制度和技術(shù)措施。”在體制改革的要求下，完善人事檔案管理制度，加快檔案管理的信息化是十分必要的。

1 檔案管理的信息化是必由之路

在信息化時代，各行各業(yè)的發(fā)展都不離不開信息技術(shù)。人事部門要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，檔案管理方式必須創(chuàng)新改進(jìn)，而信息化是檔案管理方式創(chuàng)新的必由之路。

1.1 大數(shù)據(jù)時代的呼吁

大數(shù)據(jù)時代，要求信息數(shù)據(jù)更好地為人類服務(wù)。大數(shù)據(jù)時代改變了紙質(zhì)化的儲存方式，各類資料以數(shù)據(jù)庫的方式儲存。數(shù)據(jù)的輸入和輸出都采用電子化的方式，而檔案管理的動態(tài)擴(kuò)展只需根據(jù)檔案存儲需求，通過云計(jì)算技術(shù)架構(gòu)設(shè)計(jì)來進(jìn)行擴(kuò)容，這不僅降低了人事檔案管理的軟硬件后期投入，更減少了人事檔案管理的運(yùn)營成本。大數(shù)據(jù)時代勢必推動人事檔案管理方式的革新，提升人事檔案管理的信息化水平。

1.2 實(shí)現(xiàn)人事部門精細(xì)化管理的要求

精細(xì)化管理不僅是一種理念，更是一種文化。精細(xì)化管理是現(xiàn)代管理的必然要求，是一種以最大限度地減少所占資源和管理成本為主要目標(biāo)的管理方式。在人事部門“優(yōu)質(zhì)、高效、精益求精”等管理目標(biāo)的要求下，引入精細(xì)化管理是必然趨勢，建立完善規(guī)范化、制度化、流程化的檔案管理模式，最終實(shí)現(xiàn)信息化管理。

2 檔案管理的傳統(tǒng)方式與信息化方式對比

2.1 傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端

傳統(tǒng)檔案儲存方式儲存數(shù)據(jù)量小，存儲和調(diào)取較為困難。傳統(tǒng)檔案歸檔多采用紙質(zhì)形式，通過編碼編號，按序存放在檔案儲存室或儲存柜。而檔案儲存室對溫度、濕度、防蟲、防霉、防潮等都有較高要求。隨著檔案資料的增多，檔案儲存的空間和環(huán)境要求不斷變高，人事部門也越來越難滿足相應(yīng)儲存條件。傳統(tǒng)管理方式之下的檔案提取調(diào)閱不夠便捷，檔案查找難、耗時久，且檔案借閱容易造成損壞和丟失。傳統(tǒng)管理方式之下，數(shù)據(jù)的分析和利用難度較大，很多檔案處于被動利用的狀態(tài)，檔案資源的決策支持功能難以實(shí)現(xiàn)。

2.2 檔案管理信息化方式的優(yōu)勢

人事檔案管理信息化改變了傳統(tǒng)的資料歸檔方式，電子文檔化的保存方式，不僅節(jié)約空間和成本，還可以實(shí)現(xiàn)檔案的永久儲存和保護(hù)。人事檔案管理的信息化使檔案資源利用更加便捷，電子化的儲存打破了時間空間的限制，隨時隨地都可實(shí)現(xiàn)快速安全查閱檔案。檔案管理的加密化處理，也使檔案儲存更加安全。檔案管理的信息化可以最大限度發(fā)揮檔案資源的價值，實(shí)時安全共享，高效數(shù)據(jù)分析，通過決策支持優(yōu)化資源配置，提高人事部門管理效率。

3 人事檔案信息化建設(shè)的探索與思考

人事檔案管理的信息化是對傳統(tǒng)檔案管理方式的創(chuàng)新，是人事部門走向現(xiàn)代化管理的重要標(biāo)志之一。人事檔案管理信息化建設(shè)要求觀念認(rèn)識、基礎(chǔ)設(shè)施、專業(yè)素質(zhì)的不斷改進(jìn)，最終實(shí)現(xiàn)檔案資源的有序管理、持續(xù)開發(fā)與高效利用。

3.1 管理部門的重視是關(guān)鍵

多數(shù)人事部門管理層對檔案信息化認(rèn)識不足，停留在重收集輕整理、重保存輕統(tǒng)計(jì)、重使用輕編研的意識上，檔案管理工作往往被邊緣化。隨著體制改革的不斷深化，人事檔案管理信息化勢在必行，人事部門管理層必須轉(zhuǎn)變陳舊管理觀念。一是要提高認(rèn)識、給予重視，樹立信息時代科學(xué)的檔案管理理念。要把檔案信息化建設(shè)作為人事系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)代化和服務(wù)工作現(xiàn)代化的重要內(nèi)容，整體規(guī)劃、科學(xué)部署、協(xié)調(diào)推進(jìn)、開發(fā)利用、安全共享，逐步構(gòu)建檔案管理信息平臺。二是要依法管理，完善檔案管理的制度化建設(shè)。要根據(jù)《檔案法》、《人事檔案管理辦法》等法律法規(guī)，完善現(xiàn)有檔案管理制度體系，制定信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，明確分工、劃分職責(zé)、科學(xué)管理，提升依法依規(guī)管理的自覺性。

3.2 完善的基礎(chǔ)設(shè)施是前提

信息化的管理，方便檔案儲存、查找與閱讀，可節(jié)約人財物力，提高工作效率。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，完善的軟硬件設(shè)施是重要前提。人事檔案管理信息化必須保證足夠的資金投入和必備的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施。硬件設(shè)施包含必要的錄入及存儲設(shè)備，包括服務(wù)器、電腦、掃描儀、相機(jī)、移動硬盤等。軟件設(shè)施包含先進(jìn)的檔案管理平臺和軟件，比如檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及信息安全軟件等。

3.3 專業(yè)有效的管理是保障

檔案管理要實(shí)現(xiàn)信息化，專業(yè)性是重要保障。目前，大部分檔案管理工作由兼職人員承擔(dān)，檔案管理系統(tǒng)知識不夠，往往停留在經(jīng)驗(yàn)管理的初級階段，缺乏創(chuàng)新與活力，很難跟上信息化時代的要求。因此，檔案管理的信息化，必須要配備專業(yè)的管理人員。人事部門要努力引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，有計(jì)劃地引入管理類優(yōu)秀人才，優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)。同時，有必要加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)和進(jìn)修，有計(jì)劃地安排崗位培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)、繼續(xù)教育，特別是要加強(qiáng)信息管理知識的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和軟件運(yùn)用分析方法，提升檔案資源挖掘與利用的能力。