醫(yī)院編外人員人事檔案管理存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施

謝玉梅

（廣西醫(yī)科大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院，廣西 南寧 530021）

近年來(lái)，隨著公立醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，需要通過(guò)簽訂勞動(dòng)合同形式招募大量編制外聘用專業(yè)技術(shù)人員（以下簡(jiǎn)稱“編外人員”），以解決當(dāng)前醫(yī)務(wù)人員相對(duì)緊缺問(wèn)題。編外人員主要承擔(dān)臨床一線工作，逐漸成為醫(yī)院發(fā)展不可或缺的一部分[1]。然而，醫(yī)院編外人員的人事檔案由人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理，出現(xiàn)了人檔分離局面，導(dǎo)致其人事檔案管理不規(guī)范，存放有風(fēng)險(xiǎn)，利用價(jià)值不高。本文對(duì)當(dāng)前醫(yī)院編外人員人事檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)改進(jìn)措施，以期更好地開(kāi)發(fā)和利用醫(yī)院人才資源。

1 我院編外人員現(xiàn)狀

我院是一所集醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防保健、社區(qū)服務(wù)與康復(fù)為一體的省級(jí)腫瘤防治研究機(jī)構(gòu)和三級(jí)甲等腫瘤醫(yī)院，創(chuàng)建于1977年。隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，在國(guó)家人事體制改革的大環(huán)境下，編外人員已逐步成為我院發(fā)展的重要力量。2014年我院在職員工1 075人，編外人員659人，占61.3%；2015年在職員工1 092人，編外人員687人，占62.9%；2016年在職員工1 098人，編外人員692人，占63.0%；2017年在職員工1 155人，編外人員730人，占63.2%；截至2018年7月31日，我院在職員工1 294人，編外人員821人，占63.4%。由此可見(jiàn)，我院編外人員數(shù)量、比例逐年遞增，給人事檔案管理工作帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)。有效管理編外人員人事檔案，調(diào)動(dòng)其工作積極性，激發(fā)其投身醫(yī)院建設(shè)的熱情，成為影響醫(yī)院未來(lái)發(fā)展的重要因素。

2 編外人員人事檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 人事檔案管理制度不健全

由于體制機(jī)制原因，醫(yī)院職工存在編內(nèi)和編外身份的差別。編內(nèi)職工納入國(guó)家機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事管理，其福利待遇、技術(shù)職稱、人事檔案等均由國(guó)家統(tǒng)一管理，有完善的檔案管理辦法和法律法規(guī)。而編外職工由醫(yī)院自主招聘，福利待遇、技術(shù)職稱、人事檔案等主要由醫(yī)院根據(jù)實(shí)際情況確定，其檔案管理缺乏系統(tǒng)性和規(guī)范性。2016年以前，對(duì)于編外人員國(guó)家沒(méi)有出臺(tái)相應(yīng)的人事檔案管理制度，其人事檔案管理依照人事代理制度和《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱“《暫行規(guī)定》”）執(zhí)行[2]。根據(jù)《暫行規(guī)定》第四條，編外流動(dòng)人員的檔案必須由當(dāng)?shù)氐娜瞬欧?wù)機(jī)構(gòu)管理，其他任何單位和個(gè)人不得擅自管理[3]。醫(yī)院編外人員數(shù)量大，人事檔案材料多，檔案材料的收集、鑒定、歸檔、整理等工作難度大。許多醫(yī)療單位與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)缺乏溝通、協(xié)調(diào)，檔案材料移交制度不健全，執(zhí)行不力，導(dǎo)致重要檔案材料收集不完整，不能及時(shí)歸檔，這使得編外人員檔案遺失嚴(yán)重，在不同程度上影響了其工作積極性。

2.2 對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足

2.2.1醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重視度不夠 目前，醫(yī)院普遍存在重醫(yī)療工作而輕人事管理現(xiàn)象，而且醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視編內(nèi)人員的發(fā)展，而對(duì)編外人員的職稱晉升、提拔和工作調(diào)整等重視程度不夠，尤其是在提拔院級(jí)或科級(jí)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，很少考慮編外人員。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)編外人員的不重視，直接導(dǎo)致其人事檔案管理存在的問(wèn)題長(zhǎng)期得不到有效解決。

2.2.2編外人員對(duì)人事檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足 人事檔案是對(duì)職工在學(xué)習(xí)、工作過(guò)程中思想政治、德能勤績(jī)、專業(yè)能力以及科研水平等方面的真實(shí)記錄，是其學(xué)歷變動(dòng)、職稱晉升、工資增減、獎(jiǎng)懲情況、政治面貌等的詳細(xì)反映，是上級(jí)部門人員選調(diào)、職務(wù)變動(dòng)的重要參考依據(jù)，更是醫(yī)院人員配比、技術(shù)力量和綜合素質(zhì)的重要衡量指標(biāo)[4]。但絕大多數(shù)編外人員沒(méi)有意識(shí)到人事檔案的重要性，在繼續(xù)教育、醫(yī)療工作、職稱晉升等過(guò)程中形成的檔案材料未及時(shí)交付人事檔案管理部門，容易造成檔案材料丟失甚至出現(xiàn)“斷檔”現(xiàn)象。

2.3 “人檔分離”問(wèn)題突出

2.3.1“人檔分離”不利于檔案的及時(shí)更新 目前，編外人員檔案管理制度不健全，“人檔分離”問(wèn)題日益突出，使得醫(yī)院和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)職責(zé)分工不明確、工作不銜接。醫(yī)院人事工作的繁忙性、資料整理的復(fù)雜性導(dǎo)致人事檔案信息提取、傳輸、交流困難，不能及時(shí)到人才服務(wù)機(jī)構(gòu)更新職工人事檔案；人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的配置及服務(wù)能力有限，常常出現(xiàn)監(jiān)督、匯總不到位現(xiàn)象，不能有效、及時(shí)和準(zhǔn)確完成材料交接、材料補(bǔ)充、材料變更等工作，造成編外人員人事檔案“老化”嚴(yán)重。

2.3.2“人檔分離”不利于檔案的管理和開(kāi)發(fā)利用 醫(yī)院要查閱編外人員的人事檔案，必須先向人才服務(wù)機(jī)構(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)審批同意后方可查閱，這給醫(yī)院人事檔案管理工作帶來(lái)了不便，在一定程度上削弱了人事檔案的利用價(jià)值。另外，醫(yī)院要發(fā)展，人才是第一要素，打破任人唯親的人才培養(yǎng)模式、制訂任人唯賢的用人決策是醫(yī)院發(fā)展的基礎(chǔ)。而作為記錄編外人員政治思想、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、科研水平、進(jìn)修學(xué)習(xí)和繼續(xù)教育等的人事檔案，是職工綜合素質(zhì)的客觀反映，理應(yīng)成為醫(yī)院人才培養(yǎng)、提拔的基礎(chǔ)性材料。但“人檔分離”導(dǎo)致編外人員人事檔案不準(zhǔn)確、不完善，使醫(yī)院對(duì)醫(yī)學(xué)人才的培養(yǎng)缺少客觀依據(jù)。

2.4 人事檔案管理模式落后，信息化程度低

當(dāng)前，醫(yī)院和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的編外人員人事檔案管理模式相對(duì)比較落后，仍采用紙質(zhì)形式，以手工勞動(dòng)為主，出現(xiàn)了很多弊端，如效率低下、更新慢、失檔率高等問(wèn)題突出。雖然部分人事檔案實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但還是以初始化方式存儲(chǔ)、管理，未能實(shí)現(xiàn)基于檔案管理軟件的局域性、網(wǎng)絡(luò)化管理，不僅管理不規(guī)范，效能低下，還容易導(dǎo)致人事檔案材料丟失。

3 醫(yī)院編外人員人事檔案管理措施

3.1 健全人事檔案管理制度

根據(jù)國(guó)家及有關(guān)部門的規(guī)定，深化制度改革，建立健全人事檔案管理制度，在工作中做到有章可循、有法可依，適應(yīng)新時(shí)代人事檔案管理需要。在新形勢(shì)下，醫(yī)院人事檔案管理部門和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要齊心協(xié)力，不斷加強(qiáng)溝通和協(xié)作，明確各自在人事檔案收集、鑒定、整理、歸檔和移交等方面的職責(zé)，規(guī)范人事檔案管理流程，使編外人員人事檔案管理實(shí)現(xiàn)健康有序的發(fā)展。

3.2 強(qiáng)調(diào)人事檔案管理的重要性，提高管理人員自身素質(zhì)

廣泛宣傳相關(guān)政策和法律法規(guī)，提高院領(lǐng)導(dǎo)、編外人員對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。檔案管理人員要努力學(xué)習(xí)，不斷創(chuàng)新工作模式，更新管理理念，提升業(yè)務(wù)能力，推進(jìn)人事檔案管理工作的開(kāi)展。

3.3 實(shí)行“人檔統(tǒng)一”的管理方法

人事檔案不是固定存放在某一單位、部門，而是隨著人員變動(dòng)而不斷流動(dòng)，“檔隨人走”是人事檔案管理的基本原則。一定要謹(jǐn)防發(fā)生“有檔無(wú)人”“有人無(wú)檔”現(xiàn)象，影響使用單位對(duì)編外流動(dòng)人員的了解、培養(yǎng)和使用。因此，在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)改變傳統(tǒng)模式，實(shí)行“人檔統(tǒng)一”的管理方法，發(fā)揮編外人員人事檔案的真正價(jià)值。

3.4 運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，提高人事檔案管理水平

醫(yī)院應(yīng)基于現(xiàn)代化大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，加快建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共聯(lián)、資源共享。拓寬檔案利用渠道，方便檢索查詢和開(kāi)發(fā)利用，使編外人員檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化和科學(xué)化，既提升了檔案管理人員的工作效率，又使人事檔案信息流通、資源開(kāi)發(fā)利用得到保障，為醫(yī)院人力資源管理提供科學(xué)依據(jù)。

總之，國(guó)家人事體制改革和衛(wèi)生事業(yè)單位人事聘用制度的推行，既給人事檔案管理工作帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)，也給編外人員發(fā)展提供了新的機(jī)遇。作為人事檔案管理人員，我們要?jiǎng)?chuàng)新制度，轉(zhuǎn)變觀念，積極探索編外人員人事檔案管理的新模式，推進(jìn)人事檔案管理工作的開(kāi)展，從而為醫(yī)院發(fā)展提供強(qiáng)有力的人才保障。