關(guān)于做好就業(yè)服務(wù)檔案管理工作的探討

張琪

摘 要：就業(yè)服務(wù)具有特殊性，因此就業(yè)服務(wù)檔案管理工作也不同于一般的企事業(yè)單位。為了能夠更好的發(fā)揮就業(yè)服務(wù)中心在維護(hù)社會穩(wěn)定中的重要作用，則需要重視就業(yè)服務(wù)檔案管理工作，全面提高就業(yè)服務(wù)檔案管理水平，更好的發(fā)揮出就業(yè)服務(wù)檔案的利用價值。文中針對如何做好就業(yè)服務(wù)檔案管理工作的策略進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：就業(yè)服務(wù);檔案管理;意義;策略

近年來我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度較快，各行各業(yè)都呈現(xiàn)出快速發(fā)展的態(tài)勢。在社會快速發(fā)展的新形勢下，對于各類人才有了更多的需求，就業(yè)服務(wù)部門則承擔(dān)著為各類人才找到合適工作崗位的職責(zé)。對于就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)而言，就業(yè)服務(wù)工作的開展與就業(yè)服務(wù)檔案管理工作關(guān)系密切。因此在實際工作中需要重視就業(yè)服務(wù)檔案管理，這樣不僅能夠為廣大求職者謀求個人發(fā)展提供重要的基礎(chǔ)，同時也有利于提高就業(yè)率，維護(hù)社會的穩(wěn)定。

因此對于就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)而言，需要加大對就業(yè)檔案管理工作力度，進(jìn)一步提升就業(yè)服務(wù)檔案重審水平，更好的發(fā)揮出就業(yè)檔案的重要價值和作用。

1 提高認(rèn)識，強(qiáng)化檔案管理

在當(dāng)前就業(yè)服務(wù)檔案管理工作中，需要加大對就業(yè)服務(wù)檔案宣傳工作的宣傳力度，具體要深入高校、社區(qū)和企業(yè)等針對檔案管理內(nèi)容進(jìn)行宣傳，并積極應(yīng)用各種新媒介平臺來對檔案知識進(jìn)行普及，使民從能夠?qū)n案資料的重要性有一個深入的了解。特別是在每年高校畢業(yè)時，就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)宜派人到高校開展專題講座，向畢業(yè)生講解人才檔案流轉(zhuǎn)的途徑，使其明確人才檔案對自身職業(yè)發(fā)展的重要性。同時，就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)還要進(jìn)一步提高人事代理工作的質(zhì)量，為交存檔案的人才提供全方面的就業(yè)服務(wù)，有效的避免檔案服務(wù)對象出現(xiàn)棄檔的情況。

在針對就業(yè)服務(wù)檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)還要給予高度的重視，并在實際檔案管理工作中加大支持力度。對于就業(yè)服務(wù)檔案而言，通過對其有效的開發(fā)利用可以進(jìn)一步提升人才服務(wù)工作的質(zhì)量。在實際就業(yè)服務(wù)檔案管理工作中，需要根據(jù)用人單位對于人才的需求作為工作的出發(fā)點，針對檔案信息進(jìn)行深度開發(fā)，并加大對流動人員的檔案的有效管理。并在具體工作中要重視先進(jìn)技術(shù)手段的運(yùn)用，以此來推進(jìn)就業(yè)服務(wù)檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理。同時還要依托于互聯(lián)網(wǎng)來做好相關(guān)數(shù)據(jù)信息的收集工作，積極建立檔案數(shù)據(jù)庫，為就業(yè)服務(wù)檔案信息的利用打下堅實的基礎(chǔ)。另外，在實際檔案管理工作，還要重視就業(yè)人員和失業(yè)人員檔案的管理，為有需要的人員提供準(zhǔn)確和完整的檔案信息。具體要以就業(yè)、再就業(yè)及失業(yè)人員檔案中記載的信息為基礎(chǔ)，為其提供與其相匹配的招聘信息，同時還可以向用人單位提供能夠勝任其招聘崗位的求職者，進(jìn)一步提高就業(yè)服務(wù)的質(zhì)量和水平。

2 完善檔案管理的規(guī)章制度

為了能夠進(jìn)一步提高就業(yè)服務(wù)檔案管理工作的水平，需要建立健全就業(yè)服務(wù)檔案管理的規(guī)章制度，通過制度來對檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，有效的提升檔案服務(wù)水平。通過構(gòu)建完善的檔案管理制度體系，還可以使日常檔案管理工作能夠有章可循，在促進(jìn)檔案管理工作效率的基礎(chǔ)上，還能夠進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作。在具體制度建立過程中，宜建立專人管理制度、定期清點制度、檔案收集制度、查閱制度等，指派專人對管理檔案，并將責(zé)任落實到個人，根據(jù)制度要求定期清點檔案，針對于重要檔案宜單獨管理，確保檔案信息的安全。由于就業(yè)服務(wù)檔案來源和時間都各不相同，這也增加了檔案資料收集的難度，因此需要建立檔案收集工作，促進(jìn)檔案管理工作的有序推進(jìn)。在檔案具體查閱環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴(yán)格在制度規(guī)定下進(jìn)行查閱，進(jìn)一步促進(jìn)檔案利用價值的提升。

3 建立檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

就業(yè)服務(wù)檔案管理工作中，需要將信息化技術(shù)引入進(jìn)來，通過構(gòu)建完善的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，加快推進(jìn)就業(yè)服務(wù)檔案的信息化建設(shè)。在實際工作中，需要給予就業(yè)服務(wù)檔案信息化管理給予高度的重視，并做好檔案數(shù)據(jù)信息收集工作，針對求職者檔案建立數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)求職者檔案信息的快速查詢，確保就業(yè)服務(wù)工作的有序開展。就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)還應(yīng)將各類人員的求職信息錄入到信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中來，系統(tǒng)自動針對這些信息進(jìn)行分類，并通過檔案數(shù)據(jù)庫來為求職者提供更為適宜的崗位，使失業(yè)人員和求職人員都能夠在最短時間內(nèi)實現(xiàn)就業(yè)。相較于紙質(zhì)檔案，檔案信息化管理的實現(xiàn)，無論是對于檔案信息的存儲還是利用都具有極為重要的意義。另外，就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)還可以針對檔案信息進(jìn)行整合利用，進(jìn)一步提高檔案信息的利用效率，發(fā)揮出檔案的應(yīng)用價值。

4 優(yōu)化檔案管理流程

就業(yè)服務(wù)檔案管理工作流程直接關(guān)系到檔案管理的質(zhì)量和水平，因此需要積極對檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。由于就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)工作性質(zhì)具有特殊性，在實際就業(yè)服務(wù)檔案管理工作中，檔案材料收集是檔案工作的重點，在實際檔案收集過程中，需要針對具體的細(xì)節(jié)給予充分關(guān)注，有效的保證收集到的檔案材料的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。在實際工作中宜建立就業(yè)人員檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，采取多種方式來做好檔案資料收集工作，需要與就業(yè)人員或是用人單位簽訂檔案管理合同，并及時對形成的材料的進(jìn)行收集和歸檔。對于日常工作中接收的檔案內(nèi)容需要保證材料的齊全和內(nèi)容的完整。在當(dāng)前檔案材料收集工作中，宜轉(zhuǎn)變思路，主動收集，并對存檔模式進(jìn)行創(chuàng)新，有效的解決人檔分離的問題。特別是隨著人事制度改革的不斷深化，就業(yè)人員具有較強(qiáng)的流動性，這就要求在實際檔案管理工作中需要進(jìn)一步規(guī)范檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，確保就業(yè)人員檔案的順利轉(zhuǎn)遞。

5 提高檔案管理人員素質(zhì)

對于就業(yè)服務(wù)檔案管理工作而言，檔案管理人員作為具體的實施主體，因此檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平會直接對檔案管理效果帶來直接的影響。在這種情況下，需要重視就業(yè)服務(wù)檔案管理人員的培養(yǎng)。就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)宜采取多種方式和方法來提高現(xiàn)有檔案管理人員的整體素質(zhì)，確保檔案管理水平的是升，為就業(yè)服務(wù)提供重要的保障。同時就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)還要在社會上引進(jìn)專業(yè)化的檔案管理人才，進(jìn)一步提高檔案管理隊伍的整體水平。在針對檔案管理人員培訓(xùn)工作中，需要加大培訓(xùn)的力度，通過采用定期和不定期相結(jié)合的培訓(xùn)方式，不斷豐富培訓(xùn)內(nèi)容，在重視檔案基礎(chǔ)理論知識講解的同時還要將先進(jìn)的檔案管理方法和先進(jìn)的技術(shù)手段納入到檔案管理人員培訓(xùn)內(nèi)容中來，進(jìn)一步提升檔案管理人員的信息化水平，使檔案管理人員能夠熟悉對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行操作，更好的滿足當(dāng)前檔案管理工作的要求，并促進(jìn)檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。

6 結(jié)束語

在當(dāng)前社會快速發(fā)展的新形勢下，人員流動更為頻繁，這也使就業(yè)服務(wù)工作的重要性更好的凸顯出來。在當(dāng)前就業(yè)服務(wù)工作中，需要將檔案管理工作作為重點內(nèi)容來抓，并積極采取有效的措施來提高就業(yè)服務(wù)檔案管理水平，更好發(fā)揮出就業(yè)服務(wù)檔案在就業(yè)服務(wù)中的作用，為就業(yè)服務(wù)工作的有序開展提供信息支持。

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