煙草企業(yè)的物流費(fèi)用定額管理研究

柏思萍 馮曉琰 陳麗瓊 梁 燕

一、引言

隨著經(jīng)濟(jì)貿(mào)易全球化的發(fā)展，煙草市場的競爭不斷加劇，并且我國的煙草市場還受到國外市場的沖擊，同時(shí)面臨著煙草行業(yè)的改革，卷煙取得高效益的同時(shí)帶來了高額的物流費(fèi)用，兩者之間的矛盾日益突出，進(jìn)一步推動了煙草企業(yè)對定額管理和定額標(biāo)準(zhǔn)在卷煙物流環(huán)節(jié)中控制物流費(fèi)用的強(qiáng)烈要求。煙草企業(yè)對物流費(fèi)用的控制要求更深程度的精細(xì)化管理，對物流費(fèi)用的控制是煙草企業(yè)未來的物流環(huán)節(jié)乃至企業(yè)整體的供應(yīng)鏈工作重心。

二、煙草企業(yè)實(shí)施定額管理的必要性

我國的定額管理雖然在不斷發(fā)展并取得成就，但是仍舊處于初步發(fā)展階段。國家已經(jīng)開始逐步重視定額管理的發(fā)展，大力提倡煙草企業(yè)優(yōu)化物流環(huán)節(jié)的采購、倉儲和配送業(yè)務(wù)，相應(yīng)制定物流費(fèi)用的定額標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)體系，同時(shí)對物流費(fèi)用實(shí)施定額管理。煙草行業(yè)為我國的稅收貢獻(xiàn)巨大，但是由于其危害健康的特殊性，我國的煙草實(shí)施實(shí)行國家煙草專賣體制，在這一體制下，隨著銷售網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，卷煙物流環(huán)節(jié)成為煙草企業(yè)的重要發(fā)展環(huán)節(jié)?，F(xiàn)代物流以其先進(jìn)的服務(wù)流程和管理技術(shù)，對煙草企業(yè)的影響越來越重大。同時(shí)物流費(fèi)用又是煙草企業(yè)的成本費(fèi)用中占比最高的一項(xiàng)費(fèi)用，物流費(fèi)用在2015-2017年度不斷增加，在煙草企業(yè)的費(fèi)用支出總額中占比很高，對企業(yè)的收益有著直接影響。目前煙草企業(yè)普遍存在著物流費(fèi)用管理粗放，定額標(biāo)準(zhǔn)的制定不完善，物流費(fèi)用偏高的問題，是企業(yè)應(yīng)當(dāng)關(guān)注的重難點(diǎn)。卷煙物流費(fèi)用不僅是煙草企業(yè)的一項(xiàng)重點(diǎn)關(guān)注費(fèi)用，同時(shí)也是煙草行業(yè)默認(rèn)的用來衡量企業(yè)自身的物流中心的物流運(yùn)營水平和物流質(zhì)量高低的一項(xiàng)關(guān)鍵指標(biāo)。物流費(fèi)用定額標(biāo)準(zhǔn)的制定和定額管理的實(shí)施是煙草企業(yè)實(shí)行精細(xì)化管理必不可少的措施。

三、物流費(fèi)用概述

物流費(fèi)用在未有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布之前，各煙草企業(yè)的物流費(fèi)用的包含范圍和處理都不一致，也不利于公司管理和行業(yè)把控。國家煙草局為了加強(qiáng)煙草行業(yè)中物流費(fèi)用的的把控和管理，于2006年11月15日印發(fā)了《煙草行業(yè)商業(yè)企業(yè)卷煙物流費(fèi)用管理辦法和核算規(guī)程》（以下簡稱《管理辦法和核算規(guī)程》）。根據(jù)該《管理辦法和核算規(guī)程》，將物流環(huán)節(jié)分成采購、儲存、運(yùn)輸、銷售等八個(gè)環(huán)節(jié)，物流費(fèi)用是物流中心在這八個(gè)環(huán)節(jié)的發(fā)生的物力、人力以及財(cái)力的費(fèi)用總和。該《管理辦法和核算規(guī)程》不僅明確規(guī)定了物流費(fèi)用的定義，還對其分類和包含范圍作出了明確規(guī)定，根據(jù)物流費(fèi)用是否可控將其分為可控費(fèi)用和不可控費(fèi)用即變動費(fèi)用和固定費(fèi)用，其中變動費(fèi)用包含運(yùn)輸費(fèi)、車輛燃油費(fèi)等8項(xiàng)費(fèi)用，固定費(fèi)用包含物流中心的相關(guān)人員費(fèi)用、折舊攤銷、稅費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)及其他相關(guān)費(fèi)用。國家煙草局順應(yīng)定額管理的發(fā)展印發(fā)了該《管理辦法和核算規(guī)程》，因此在其中對企業(yè)提出了定額管理的要求，要求煙草企業(yè)對物流費(fèi)用制定科學(xué)合理的定額標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)體系，執(zhí)行定額管理制度，按照各自的卷煙物流費(fèi)用的不同特點(diǎn)制定相應(yīng)的定額明確規(guī)定了卷煙物流費(fèi)用按照倉儲、分揀、配送和卷煙物流管理環(huán)節(jié)分別核算。某市煙草公司根據(jù)自身特點(diǎn)將卷煙物流環(huán)節(jié)具體細(xì)分為倉儲環(huán)節(jié)、分揀環(huán)節(jié)、送貨環(huán)節(jié)管理環(huán)節(jié)和庫區(qū)裝卸環(huán)節(jié)這五個(gè)環(huán)節(jié)，卷煙物流費(fèi)用具體細(xì)分為物流耗材、辦公費(fèi)、水電費(fèi)、車輛油費(fèi)、車輛修理費(fèi)、裝卸費(fèi)這六項(xiàng)費(fèi)用。

四、定額管理在煙草企業(yè)物流費(fèi)用控制中的應(yīng)用現(xiàn)狀

定額管理是我國煙草企業(yè)推行精細(xì)化管理必定要求的一項(xiàng)措施，不少煙草企業(yè)需要進(jìn)行物流費(fèi)用管理的新課題研究并制定出切實(shí)可行的定額標(biāo)準(zhǔn)。某市煙草公司遵循要求開展了定額管理的課題研究并制定出了試行的定額標(biāo)準(zhǔn)體系。以下基于某市煙草公司來對我國煙草企業(yè)在物流費(fèi)用控制中關(guān)于定額管理的應(yīng)用現(xiàn)狀展開分析：

首先，已制定的定額標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)不實(shí)際可行。雖然制定了定額標(biāo)準(zhǔn)，明確了公司的卷煙物流費(fèi)用總額包括倉儲定額、分揀定額、送貨定額、管理定額、裝卸定額五項(xiàng)二級定額以及按照具體費(fèi)用、作業(yè)環(huán)節(jié)、工序確定的確定物流耗材、辦公費(fèi)、水電費(fèi)、車輛油耗、車輛修理費(fèi)、裝卸費(fèi)六項(xiàng)費(fèi)用定額，但是卻不實(shí)際可行，定額指標(biāo)應(yīng)用沒有落實(shí)到物流運(yùn)營中，縣級的物流中心把控力度不強(qiáng)，沒有真正的去實(shí)施定額管理。并且也沒有規(guī)定對實(shí)施定額標(biāo)準(zhǔn)之后的結(jié)果設(shè)立獎賞。

其次，定額標(biāo)準(zhǔn)的制定過程不夠科學(xué)合理，物流費(fèi)用數(shù)據(jù)收集不及時(shí)。定額標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組主要由某市本級的高層領(lǐng)導(dǎo)組成，雖然成立卷煙物流中心歸口管理的工作小組，但是領(lǐng)導(dǎo)小組和地方工作小組之間的聯(lián)系不密切，在定額標(biāo)準(zhǔn)的制定過程中沒有結(jié)合公司自身某市本級和各縣級的實(shí)際情況來選擇合適又科學(xué)合理的制定方法，更多的是采用經(jīng)驗(yàn)估計(jì)和仿照其他企業(yè)的方式來制定得出定額標(biāo)準(zhǔn)。此外，在定額標(biāo)準(zhǔn)的制定過程期間和已經(jīng)試行定額標(biāo)準(zhǔn)體系的205-2017年期間內(nèi)，缺乏相關(guān)的日常物流費(fèi)用的數(shù)據(jù)，并且由于下屬的縣級煙草公司和中轉(zhuǎn)站多，不同層級的公司、部門和人員間還沒有建立良好、及時(shí)的預(yù)算管理信息系統(tǒng)，物流費(fèi)用收集不及時(shí)，存在定額控制不及時(shí)的信息化風(fēng)險(xiǎn)。

最后，缺乏有效的物流費(fèi)用監(jiān)督和績效考核體系。定額管理控制體系要求每一季度及時(shí)、準(zhǔn)確的采集費(fèi)用數(shù)據(jù)，但是縣級和中轉(zhuǎn)站的日常費(fèi)用數(shù)據(jù)收集不準(zhǔn)確，難以有效的對已經(jīng)發(fā)生的物流費(fèi)用情況進(jìn)行監(jiān)督和預(yù)算控制。

此外，公司沒有制定詳細(xì)的不同部門和人員對定額管理實(shí)施的工作職責(zé)和獎罰措施，也沒有設(shè)定具體的績效考核指標(biāo)，績效考核制度不完善，不能將物流費(fèi)用的定額標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)用到物流中心的日常經(jīng)營中，沒有實(shí)現(xiàn)公司有效定額控制物流費(fèi)用的目標(biāo)。

五、定額管理在某市煙草物流費(fèi)用成本控制中存在的問題

近年來，某市煙草卷煙物流配送中心逐漸對定額管理問題重視。某市卷煙物流配送中心根據(jù)年度總費(fèi)用支出(2015-2017年數(shù)據(jù))，對支出費(fèi)用進(jìn)行項(xiàng)目的細(xì)分，分別從物流耗材、辦公費(fèi)、水電費(fèi)、車輛油耗費(fèi)用、車輛維修費(fèi)用、裝卸費(fèi)六個(gè)方面制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定采取定額管理手段。同時(shí)，在2018年就以前年度情況制定物流配送中心的倉儲環(huán)節(jié)、分揀環(huán)節(jié)、送貨環(huán)節(jié)、管理環(huán)節(jié)、庫區(qū)裝卸環(huán)節(jié)六個(gè)環(huán)節(jié)制定定額計(jì)劃和定額標(biāo)準(zhǔn)。此外對2015至2017年三年間的各個(gè)物流環(huán)節(jié)的費(fèi)用預(yù)算狀況做出細(xì)分，進(jìn)一步實(shí)施管理手段。定額管理對某市煙草的物流運(yùn)營有著強(qiáng)大的輔佐和監(jiān)控作用，但是其實(shí)施過程卻存在很大的困難性和復(fù)雜性，同時(shí)也需要長期實(shí)踐來不斷調(diào)整，主要還存在以下問題。

（一）定額體系標(biāo)準(zhǔn)建立有待完善

根據(jù)《公司預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)體系》，卷煙物流中心的定額管理體系初步建立，體系總共分有30多個(gè)大類，每個(gè)大類又細(xì)分有多個(gè)小類，體系內(nèi)總共有上百類定額管理項(xiàng)目，但缺乏相應(yīng)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。對于定額管理來說，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的制定是關(guān)鍵，如果這方面建設(shè)不到位，那么實(shí)施定額管理就會受阻。

（二）卷煙物流環(huán)節(jié)的卷煙物流耗材和裝卸費(fèi)都較高

卷煙物流環(huán)節(jié)的卷煙物流耗材和裝卸費(fèi)都較高分別占到了物流總費(fèi)用的五分之一左右。物流耗材存在物流耗材費(fèi)用的發(fā)生與其作業(yè)動因不對應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)，物流耗材存在浪費(fèi)現(xiàn)象。裝卸環(huán)節(jié)以人工為主要勞動力，人力成本較高且工作效率沒有達(dá)到最佳，且分揀環(huán)節(jié)機(jī)械化水平還不夠，有很大提升空間，某市煙草的裝卸業(yè)務(wù)量大，裝卸環(huán)節(jié)的可控制力度大，存在較大的控制盲區(qū)。

（三）車輛油費(fèi)、修理費(fèi)較高

煙草公司的主要運(yùn)輸方式為車運(yùn)，但卻沒有對運(yùn)輸費(fèi)用進(jìn)行細(xì)化控制，運(yùn)輸費(fèi)用精細(xì)化程度不高，車輛管理部門職責(zé)不明確。物流中心的車輛油費(fèi)一直都處于很高的水平，2015年和2016年均低于定額標(biāo)準(zhǔn)，但是差額較小。雖然2016年有所降低，但從整體趨勢來看，車輛油費(fèi)是呈現(xiàn)增長趨勢的。這與油價(jià)的增減變動有一定關(guān)系，但更多的是送貨車輛的使用情況，由于沒有具體到物流中心的部門，車輛加油管理有漏洞，就比較難對油費(fèi)進(jìn)行把控，車輛修理費(fèi)則不斷減少，減少趨勢明顯，尤其2016和2017年的車輛修理費(fèi)都已經(jīng)低于定額標(biāo)準(zhǔn)。修理費(fèi)降低的原因可能是公司對于對汽車構(gòu)造及保養(yǎng)的專業(yè)知識增多，車輛修理費(fèi)中主要以日常維護(hù)保養(yǎng)費(fèi)為主，日常維護(hù)保養(yǎng)費(fèi)在不同區(qū)域都是一筆很大的支出，說明對于日常維修保養(yǎng)的力度不夠，這是一項(xiàng)可以進(jìn)行重點(diǎn)控制得項(xiàng)目。車輛油費(fèi)和修理費(fèi)的基礎(chǔ)分類還是不夠嚴(yán)密，支撐內(nèi)容不夠明確，數(shù)據(jù)上報(bào)的時(shí)間、質(zhì)量達(dá)不到預(yù)想的要求，需考慮汽車的整個(gè)生命周期不同階段分別設(shè)置。按照定額標(biāo)準(zhǔn)要求，物流中心的送貨車輛百公里油耗、百公里修理費(fèi)定額區(qū)分為夏季、冬季標(biāo)準(zhǔn)，并且按照車型、使用年限、油品情況進(jìn)行區(qū)分定額，但是目前的數(shù)據(jù)并沒有按照要求進(jìn)行區(qū)分，對于車輛油費(fèi)和修理費(fèi)僅僅是按照興寧、賓陽等區(qū)域來匯總的，沒有具體到部門，車輛管理職責(zé)不夠明確，管理較粗放，對于車輛的登記不夠完善，基礎(chǔ)資料不全。

六、定額管理在某市煙草公司物流成本控制中的應(yīng)用策略

煙草公司在定額標(biāo)準(zhǔn)的制定過程中，除了領(lǐng)導(dǎo)階層外有近10個(gè)科室均有參與其中，涉及的人員多，不同科室和不同人員的利益和著重點(diǎn)不同，協(xié)調(diào)難度大，并且隨著不同層級的物流中心的實(shí)際情況的不斷變化，會相應(yīng)增加定額標(biāo)準(zhǔn)的制定和定額管理實(shí)施的難度，下面提出幾方面的建議：

（一）設(shè)立強(qiáng)有力的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，有效實(shí)施定額管理計(jì)劃

公司在設(shè)定職能部門時(shí)，設(shè)立一個(gè)專業(yè)的定額管理部門負(fù)責(zé)其他職能部門之間的信息溝通與相互合作。在煙草公司的組織管理中實(shí)施激勵(lì)和約束機(jī)制進(jìn)行管理，通過激勵(lì)機(jī)制來調(diào)動各部門對定額管理的主動性和積極性，實(shí)施約束機(jī)制來對各部門的權(quán)責(zé)進(jìn)行控制管理。完善和健全作業(yè)質(zhì)量管理制度、定額預(yù)算管理制度來解決預(yù)算制度的風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)，責(zé)任明確到人，在保證公司的成本和效率的基礎(chǔ)上保證公司各個(gè)環(huán)節(jié)和業(yè)務(wù)的質(zhì)量。

（二）在定額管理制度的基礎(chǔ)上合理、科學(xué)的制定、完善和細(xì)化定額標(biāo)準(zhǔn)

鑒于定額管理的重要性，煙草公司的領(lǐng)導(dǎo)者要強(qiáng)化定額管理制度的建設(shè)，定額標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組和各歸口管理部門工作小組要分清楚哪些指標(biāo)是適合公司研究和控制。另外，各小組需要做到全面把控，避免片面化，對不同級別的物流費(fèi)用再進(jìn)一步分級設(shè)置，以此形成一個(gè)全面完整、切實(shí)可行的一個(gè)定額管理系統(tǒng)，并且把最低級別的物流費(fèi)用分類作為課題研究和定額標(biāo)準(zhǔn)制定的重要對象，形成適合某市煙草自身的物流費(fèi)用定額標(biāo)準(zhǔn)體系。由于物流費(fèi)用的產(chǎn)生有著可控和不可控的因素，在定額體系的制定過程中要加強(qiáng)對可控費(fèi)用的監(jiān)控，同時(shí)弱化不可控的物流費(fèi)用，以確保最終制定出來的定額標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)具有控制性、可行性和合理性。

（三）加強(qiáng)物流費(fèi)用管控，促進(jìn)定額管理水平提升

根據(jù)物流中心的運(yùn)營特點(diǎn)設(shè)立費(fèi)用支出報(bào)告制度，實(shí)時(shí)跟蹤收集相關(guān)費(fèi)用數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)監(jiān)控費(fèi)用的支出情況，強(qiáng)化過程控制，定期修正標(biāo)準(zhǔn)；在物流中心成立專門的財(cái)務(wù)科，跟蹤各項(xiàng)定額在倉儲、分揀、裝卸、配送、管理等環(huán)節(jié)之間的執(zhí)行情況，對物流費(fèi)用的定額管理做好日常會計(jì)核算和處理，做好各項(xiàng)臺賬，每月月末按時(shí)將財(cái)務(wù)和會計(jì)核算資料以及定額實(shí)施情況報(bào)送某市本級的財(cái)務(wù)科。另外要強(qiáng)化信息運(yùn)用，通過利用信息化手段落實(shí)定額標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)定額標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行對比功能，促進(jìn)定額管理水平提升。

（四）優(yōu)化物流配送路線，明確車輛管理職責(zé)

針對不同層級的物流中心優(yōu)化路線，減少路線重合，設(shè)定積極的煙葉采購和煙草配送政策，有效減少車輛油耗。車輛油費(fèi)除了按照車輛類型和使用年限劃分外，還要按照不同部門和人員來劃分，減少油費(fèi)計(jì)算的缺漏情況和造假情況。明確車輛管理職責(zé)，進(jìn)行精細(xì)化管理，對所有的車輛登記完善的信息，增加基礎(chǔ)分類，對物流中心的送貨車輛按照百公里油耗區(qū)分為夏季和冬季的定額標(biāo)準(zhǔn)。

（五）建立基于定額標(biāo)準(zhǔn)的物流費(fèi)用監(jiān)督和績效考核體系

為了確保不同層級的公司和部門能夠積極實(shí)行定額管理，煙草公司需要建立一個(gè)健全的費(fèi)用內(nèi)部控制體系，設(shè)立獨(dú)立的監(jiān)督小組，不定期地實(shí)地考察不同層級和部門的實(shí)施情況。物流中心要制訂物流費(fèi)用定額考核細(xì)則，以確?？己斯ぷ鞯娜鎸?shí)施。為了使績效考核的激勵(lì)作用得到充分發(fā)揮，物流費(fèi)用定額考核必須與實(shí)行嚴(yán)格的獎懲制度相結(jié)合。實(shí)行權(quán)利與責(zé)任匹配，做到獎懲分明。公司必須上下動員起來，最大限度地調(diào)動從領(lǐng)導(dǎo)階層到普通員工級別的眾多職工的積極性和主動性，確保費(fèi)用管控能夠落實(shí)到物流中心的所有環(huán)節(jié)和工序。

七、結(jié)語

物流費(fèi)用是煙草公司的一項(xiàng)重要費(fèi)用支出，實(shí)施物流費(fèi)用定額管理對煙草公司的物流費(fèi)用控制乃至整體的供應(yīng)鏈管理中的費(fèi)用控制發(fā)揮著越來越重大的作用，對物流費(fèi)用制定一個(gè)合理有效的定額標(biāo)準(zhǔn)體系來實(shí)現(xiàn)煙草公司的物流精細(xì)化管理和提高公司的成本效益刻不容緩。物流費(fèi)用定額標(biāo)準(zhǔn)的制定和定額管理的實(shí)施不僅是復(fù)雜的系統(tǒng)工作，還是需要公司全體長期堅(jiān)持、持續(xù)投入并實(shí)時(shí)實(shí)地更新的工作，同時(shí)還需要在事前制定好定額框架，在事中加強(qiáng)監(jiān)督并對相應(yīng)錯(cuò)誤進(jìn)行改進(jìn)，在事后開展有效的考核及評價(jià)。