企業(yè)檔案室專業(yè)檔案整理方法的探討

張圓圓

（平頂山天安煤業(yè)股份有限公司十三礦，河南 平頂山 467000）

近幾年來，企業(yè)檔案管理工作受重視的程度日益增強(qiáng)，檔案管理制度也越來越完善。但是，在實(shí)際的工作中，使用不同方法進(jìn)行檔案整理的時(shí)候，工作效率是不同的，使用好的檔案整理方法，往往可以使得檔案的整理工作變的事半功倍。因此，加強(qiáng)對檔案室專業(yè)檔案整理方法的研究與探討就顯得尤為重要了。

一、檔案整理的常見方法

在檔案室的專業(yè)檔案整理方法中，主要包括以“卷”為歸檔單位的整理方法和以“件”為歸檔單位的整理方法，兩者在概念與整理方法上都有著本質(zhì)的不同。

（一）以“卷”為歸檔單位的立卷整理方法，主要是根據(jù)文件內(nèi)的相關(guān)內(nèi)容和和材料以及處理過程進(jìn)行的整合，“卷”不是一個(gè)個(gè)體，而是一組相互之間聯(lián)系緊密的整體。

（二）以“件”為歸檔單位的歸檔整理方法，主要是根據(jù)國家頒布的相關(guān)規(guī)定以及最新改革制度的基本要求進(jìn)行檔案整理。以“件”為歸檔單位進(jìn)行檔案整理，不必如以“卷”為歸檔單位的整理方法那樣，需要進(jìn)行組卷。其只需要完成裝訂、分類、排列、序號(hào)、編目、裝盒這六個(gè)步驟就可以了，通過這六個(gè)步驟完成檔案的整理工作。

二、不同的檔案整理方法在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

企業(yè)在日常的工作中會(huì)積累大量的工作資料，形成了各種不同門類、載體的檔案。其中包括文書檔案、特殊業(yè)務(wù)檔案、科研檔案、基建檔案、儀器設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、個(gè)人業(yè)務(wù)技術(shù)檔案、照片檔案、光盤檔案、實(shí)物檔案等十幾種類別。這些不同的檔案，我們在進(jìn)行檔案整理的時(shí)候，要根據(jù)實(shí)際情況采用不同的整理方法進(jìn)行整理。在實(shí)際的工作中，在檔案的整理時(shí)，還要根據(jù)檔案整理的相關(guān)規(guī)定的基本要求，來對本單位的檔案整理工作積極地展開探索，摸索出一個(gè)更加適合本單位使用、符合本單位基本情況的檔案整理方法。 除了運(yùn)用以“卷”為單位整理和以“件”為單位整理檔案兩種方法外，對某些類別的檔案，我們還采取了“按卷整理，按件裝訂”的方式，從而使這些檔案更符合檔案保護(hù)和方便利用的要求。

（一）文書檔案的整理方法

文書檔案的整理方法，使用以“件”為歸檔單位的整理方法更為合適。在我國對歸檔文件的整理規(guī)則中有明確的規(guī)定，采用 以“件”為歸檔單位的整理方法的基本定義是 “立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料”，這就為以“件”為歸檔單位的整理方法設(shè)定了使用的基本條件，不滿足這個(gè)條件的文件無法使用這種方法進(jìn)行歸檔。由此可見，這種方法只能對于文書檔案的歸檔進(jìn)行使用。以“件”為歸檔單位的整理方法由于其方法的原因，導(dǎo)致了其在歸檔過程中需要以“件”為單位對檔案資料進(jìn)行詳細(xì)歸類。所以，哪一類的文件可以算作一件，就成為了此類方法的最大難題。由于這種方法會(huì)增加檔案整理工作的工作量，所以在實(shí)際的工作中，有的人為了減少工作量，便對工作的流程進(jìn)行了簡化。

（二）特殊業(yè)務(wù)檔案的整理方法

特殊業(yè)務(wù)檔案一般使用以“卷”為歸檔單位的整理方法，這是檔案的性質(zhì)所決定的。例如：診病資料檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片、光盤檔案等等都會(huì)使用這種方法進(jìn)行檔案的整理工作。因?yàn)檫@些工作的文件之間都存在著密不可分的聯(lián)系，如果使用以“件”為歸檔單位的整理方法雖然可以使得查閱的時(shí)候變得容易，但是對于相關(guān)文件的查詢就會(huì)變得十分麻煩，難以尋找。以會(huì)計(jì)檔案資料為例。會(huì)計(jì)的檔案資料都是以會(huì)計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)表為中心進(jìn)行整理的，而會(huì)計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)表中各方面之間的聯(lián)系十分緊密，在查閱的時(shí)候不可能只針對其中的某一項(xiàng)內(nèi)容去進(jìn)行查閱而不查閱其他的內(nèi)容，這樣是無法對會(huì)計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行準(zhǔn)確分析的。所以，在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的整理時(shí)，都是將檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照每個(gè)月的會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行分期整理，然后在放入盒中進(jìn)行統(tǒng)一保管。對于會(huì)計(jì)檔案的整理工作，一定要按照國家頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行整理，要注意對于不同類別、年限、科目的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行分別組卷，再按照會(huì)計(jì)報(bào)表的時(shí)間順序，按照年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)的順序進(jìn)行分別裝訂，排列組卷的時(shí)候也要以時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排列。

（三）科技檔案和個(gè)人業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的整理方法

對于這兩種檔案的整理方法相對以上兩種，要更為繁瑣一些。由于這些檔案在內(nèi)容上雖然有一定的聯(lián)系，但是在每一件上又是獨(dú)立的。例如：科技檔案中，各種科學(xué)技術(shù)的使用和科學(xué)技術(shù)的研發(fā)，在不同的科研項(xiàng)目中可能會(huì)反復(fù)使用，而且有的科研項(xiàng)目只是為了下一個(gè)科研項(xiàng)目做準(zhǔn)備。而科研項(xiàng)目之間是相互獨(dú)立的，但是兩者之間的關(guān)系卻又是密不可分的；個(gè)人業(yè)務(wù)技術(shù)檔案中，并不是所有人的業(yè)務(wù)技術(shù)都是相同的，但是在實(shí)際工作中，這些人是需要使用個(gè)人的業(yè)務(wù)技術(shù)相互配合進(jìn)行工作的，所以這些業(yè)務(wù)技術(shù)之間是存在著一定的聯(lián)系的，而每個(gè)人卻又是獨(dú)立的個(gè)體。在這種情況下，就要使用“按卷整理，按件裝訂” 的方案來對這些檔案進(jìn)行整理。在這些檔案的整理過程中，很可能不會(huì)一次性完成，很多時(shí)候還會(huì)產(chǎn)生一些后續(xù)材料需要添加到檔案中去。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和個(gè)人業(yè)務(wù)技能的不斷更新與完善，許多檔案資料的內(nèi)容又需要變更與改動(dòng)。所以，我們采用了 “按卷整理，按件裝訂”這種整理方法，而且這種檔案的整理方法更利于檔案資料的安全與保密。

三、總結(jié)

企業(yè)由于工作性質(zhì)，在工作中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料。所以，在疾病預(yù)防控制中心的檔案整理過程中，我們主要采用的就是以“件”為歸檔單位的整理方法、以“卷”為歸檔單位的整理方法以及“按卷整理，按件裝訂”的整理方法，再配合計(jì)算機(jī)信息化的技術(shù)以及計(jì)算機(jī)高科技軟件的應(yīng)用，大大加快了檔案整理工作的工作效率以及工作質(zhì)量，檔案檢索的速度明顯的得到了提高，使借閱者在查閱檔案的時(shí)候更加輕松、便捷。