區(qū)縣檔案資源建設(shè)及開發(fā)利用探析

周傳會

（龍江縣信息中心，黑龍江 齊齊哈爾 161100）

檔案資源建設(shè)是檔案事業(yè)一項帶有根本性、具有戰(zhàn)略意義的工作，它關(guān)系到檔案事業(yè)能否固本強身和可持續(xù)發(fā)展，是我們做好檔案工作的前提和保證。

一、區(qū)縣檔案館檔案資源建設(shè)存在的問題

（一）資源結(jié)構(gòu)不合理

大多區(qū)縣檔案館館藏建設(shè)目標(biāo)不明確，對資源總體結(jié)構(gòu)規(guī)劃不清，致使檔案資源從門類到內(nèi)容很難全面反映區(qū)縣社會發(fā)展的基本狀況。一是從館藏內(nèi)容看，其內(nèi)容斷檔，銜接不暢。例如，由于檔案機構(gòu)不健全，各項管理不規(guī)范，致使一些具有查考利用價值的原本、底稿散失，甚至有些年代的檔案出現(xiàn)空白。同時，內(nèi)容不系統(tǒng)，不完整。一些重大活動檔案內(nèi)容不齊全，往往只有文字材料而沒有照片、音像材料，不能全面反映活動的發(fā)展情況；二是從館藏質(zhì)量看，難以反映全區(qū)的歷史面貌和社會發(fā)展的各個方面，不能滿足多方利用需求。

（二）征集手段單一

目前，區(qū)縣檔案館專門從事檔案征集的人員較少，征集手段單一，且存在盲目跟風(fēng)現(xiàn)象，使得區(qū)縣檔案館缺乏館藏特色。每年征集的內(nèi)容并不系統(tǒng)，也不深入，缺乏本地區(qū)農(nóng)副產(chǎn)品、農(nóng)家旅游、人文景觀、風(fēng)俗習(xí)慣等特色檔案資料的征集，難以體現(xiàn)本地區(qū)的“獨到之處”。

（三）檔案資源信息化程度不高

區(qū)縣檔案館雖然建有網(wǎng)站，但是不能提供計算機全文檢索，缺乏與公眾的互動和交流，難以達(dá)到資源共享的目的。以龍江縣為例，舉辦區(qū)縣的改革開放成果展，往往要從區(qū)委、政府、宣傳部等相關(guān)部門浩瀚的檔案資料中尋找素材，工作量較大。如果在檔案接收進(jìn)館后加大檔案信息化程度，對某些專題進(jìn)行深入整合，形成專業(yè)和專題數(shù)據(jù)庫，會極大提高利用效果。

二、區(qū)縣檔案資源建設(shè)及開發(fā)利用措施

（一）建立檔案信息資源體系

做好檔案接收與征集工作，是檔案館工作的一項非常重要的工作內(nèi)容，因此檔案館要加強檔案的接收和征集工作，擴(kuò)大檔案的接收范圍和征集門類，建立起數(shù)量充足、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量優(yōu)化并富有特色的檔案信息資源體系。檔案館要采取公開發(fā)布征集公告、深入民間調(diào)查、重要線索登門拜訪等多種途徑，廣泛征集古往今來與當(dāng)?shù)赜幸欢P(guān)系的事件和人物檔案，征集當(dāng)?shù)噩F(xiàn)代名人和地方特色檔案，多方征集散存社會上、具有保存價值和文化特色的歷史文獻(xiàn)、民間藝術(shù)和民風(fēng)、民俗檔案資料，加強有歷史佐證作用的領(lǐng)導(dǎo)題詞、公務(wù)禮品、牌匾證杯、徽章印記、票據(jù)證件的征集。

建立檔案信息資源體系，要堅持館藏檔案數(shù)量與質(zhì)量并重的原則，首先，要合理擴(kuò)大接收范圍；其次，要對接收檔案的質(zhì)量進(jìn)行控制；第三，要完善檔案補充機制，廣泛開展檔案征集工作，要想方設(shè)法收集散存在社會和個人手中的檔案資料；第四，要改變館藏結(jié)構(gòu)中文書檔案占主體的單一局面，加大對保存在各單位的專門檔案的接收力度；除此之外，還要加強與專業(yè)檔案館、圖書館、博物館的聯(lián)系，掌握館藏情況，協(xié)商征集接收其案卷目錄、檔案縮微品等，實現(xiàn)館際交流，資源共享。

（二）堅持規(guī)范化建設(shè)

首先要按照“廢、改、立”的原則，對現(xiàn)有的涉及檔案行政管理體制、檔案資源建設(shè)、檔案信息化建設(shè)、檔案干部隊伍建設(shè)等方面的規(guī)章制度進(jìn)行梳理，根據(jù)實際情況分別予以完善或廢除。其次要結(jié)合工作需要，緊緊圍繞檔案業(yè)務(wù)工作實際開展廣泛、深入的調(diào)查研究，將各類規(guī)章制度以及工作實務(wù)進(jìn)行編輯，制訂《檔案工作系列手冊》，該《手冊》要突出實用性，要分門別類，在檔案工作的各個層面加以規(guī)范?！妒謨浴返膬?nèi)容要全面、規(guī)范，要涉及到該項工作的性質(zhì)、操作方法、步驟、要領(lǐng)、需要注意的問題和解決問題的辦法等各個方面，而且要通過實例分析，拿出需要加以注意或加以解決的問題的意見。

（三）建設(shè)科學(xué)的檔案檢索體系

要想實現(xiàn)對檔案資源的開發(fā)利用，需要建立一套科學(xué)合理的檢索體系，便于信息使用者能夠快速的查閱到自己想要的信息。檔案檢索是查閱檔案的重要工具，高效的檢索體系能夠有效的提高檔案資源的開發(fā)利用效率。在檔案信息化管理的時代背景下，信息資料的利用不再受到時間和空間的限制，而在網(wǎng)絡(luò)平臺對檔案信息的查閱需要建立便捷的檢索方式，才能夠提高檔案資源的利用效率。所以應(yīng)該建立科學(xué)的、規(guī)范的檔案檢索體系，從而提高檔案資源的開發(fā)利用效率。

（四）實現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化

隨著檔案數(shù)量的急劇增加和現(xiàn)代社會對檔案利用的迫切需求，傳統(tǒng)的檔案利用方式與方法已不能適應(yīng)檔案用戶和檔案信息加工的需要，檔案網(wǎng)絡(luò)化借助網(wǎng)絡(luò)的方便性、快捷性和連續(xù)性，具有相當(dāng)大的優(yōu)勢，成為發(fā)展的趨勢。檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化是將檔案資源數(shù)字化并將其置放于互聯(lián)網(wǎng)上，它是一個復(fù)雜的過程，首先，要對檔案信息進(jìn)行必要的檢索編輯，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，體現(xiàn)檔案目錄系統(tǒng)的完整性。其次，在數(shù)據(jù)庫的建設(shè)中應(yīng)考慮用戶需求，開發(fā)數(shù)據(jù)庫的經(jīng)濟(jì)效益及技術(shù)等問題，集中人力、物力、財力，構(gòu)建資源豐富、功能齊全的檔案信息數(shù)據(jù)庫，如文件目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等。第三，發(fā)揮部門優(yōu)勢，建立起具有地區(qū)特色的數(shù)據(jù)庫，如名人數(shù)據(jù)庫、圖片數(shù)據(jù)庫、專利數(shù)據(jù)庫、科技成果數(shù)據(jù)庫等。第四，對檔案進(jìn)行分化與有序化，舉辦網(wǎng)上展覽。

結(jié)束語

檔案管理工作具有非常重要的意義，是開展其他各項工作的重要基礎(chǔ)。在時代快速發(fā)展的時代背景下，檔案資源具有非常重要的利用價值，通過檔案資源的開發(fā)利用，能夠為各項決策的制定提供有利的參考依據(jù)。為了提高檔案資源的開發(fā)利用率，需要建立完善的檔案管理體系，并且培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人員，為檔案資源的高效利用創(chuàng)造有利的條件。