于廣含
(黑龍江省齊齊哈爾市依安縣依龍鎮(zhèn)政府,黑龍江 依安 161520)
檔案數(shù)字化是在科技水平不斷發(fā)展的基礎(chǔ)上所產(chǎn)生的新型檔案管理模式。我國的檔案數(shù)字化最初起源于上世紀80年代,在經(jīng)歷了多年的發(fā)展之后,由于科技水平不斷提升,檔案數(shù)字化也在大范圍普及。檔案數(shù)字化,實則上就是將原有的檔案信息由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案,并且借助計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)展開檔案資源管理的過程。在先進技術(shù)的作用下,檔案信息的獲取效率以及處理效率得到了有效的提升。同時,檔案服務(wù)功能也在不斷擴展??紤]到檔案信息安全性會受到一定威脅,相關(guān)檔案管理人員應(yīng)加強對安全保護控制措施的研究力度。
檔案數(shù)字化要想發(fā)揮其自身在檔案管理中的重要作用,就必須選用正確的質(zhì)量控制方法。通過提升檔案數(shù)字化效率和優(yōu)化檔案管理環(huán)境,促進檔案管理工作的高效開展。為了實現(xiàn)上述發(fā)展目標(biāo),應(yīng)首先分析檔案數(shù)字化的工作原則和方案內(nèi)容,并且對實際的工作流程進行有效規(guī)范。其次,做到對數(shù)字化檔案管理軟件的合理選用。在充分分析檔案管理服務(wù)需求的基礎(chǔ)上,合理選用檔案管理軟件,保證數(shù)字化檔案工作的高效開展。
檔案安全管理工作的主要內(nèi)容是建立檔案安全工作制度,明確檔案安全管理目標(biāo),賦予相關(guān)人員檔案安全工作責(zé)任,注重設(shè)立檔案安全工作方案,防止因為檔案管理設(shè)備和軟件造成的泄密問題,檔案安全管理工作還要加強對相關(guān)人員的培訓(xùn),注重對進入檔案系統(tǒng)人員身份識別,并且圍繞著軟硬件環(huán)境,進行必要的安防系統(tǒng)建設(shè),保證檔案操作環(huán)境的有效。
檔案管理人員作為具體檔案管理工作的直接參與者,其自身的業(yè)務(wù)能力與管理能力將直接關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量。為了實現(xiàn)提升檔案管理效率與管理質(zhì)量的目標(biāo),就必須從增強檔案人員的綜合素質(zhì)方面入手。要求相關(guān)部門應(yīng)加大對檔案管理工作的投入力度,積極引進優(yōu)秀的檔案管理人才。要求其除了要具備檔案管理專業(yè)能力外,還需要掌握一定的信息技術(shù)和計算機技術(shù),確保檔案數(shù)字化工作的有效落實。在上崗之前,還應(yīng)實行崗前培訓(xùn),圍繞檔案管理相關(guān)的技術(shù)和內(nèi)容展開崗前培訓(xùn)工作,全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力,使檔案數(shù)字化工作的開展得以有效推進。
圍繞著檔案管理數(shù)字化的基本要求,解決好當(dāng)前檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的實際問題,必須制定完善的檔案管理數(shù)字化的工作方案。首先,完善檔案管理數(shù)字化發(fā)展建設(shè)的目標(biāo),注重實現(xiàn)總體目標(biāo)與階段性目標(biāo)的科學(xué)設(shè)置,根據(jù)單位的實際軟硬件實力,明確檔案管理數(shù)字化發(fā)展的科學(xué)理念。其次,注重制定細致有效的檔案管理數(shù)字化工作的制度,解決檔案管理數(shù)字化中存在的問題,實行檔案管理數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)化,全面提高檔案管理人員的操作標(biāo)準(zhǔn),切實滿足檔案數(shù)字化運行的質(zhì)量要求。
做好檔案管理數(shù)字化工作,必須完善檔案管理數(shù)字軟件系統(tǒng),充分依靠先進的專業(yè)軟件,全面提高檔案管理工作的質(zhì)量水平,切實發(fā)揮出檔案管理數(shù)字化的實用功能。首先,通過先進軟件系統(tǒng)實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息收集、存儲和檢索工作的高質(zhì)量目標(biāo),有效防止和提醒檔案管理人員發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息中存在的格式、數(shù)據(jù)等方面的錯誤。其次,全面提高檔案管理人員的工作效率和工作質(zhì)量,通過先進的軟件系統(tǒng)進一步減輕檔案管理人員的工作壓力,使檔案管理人員可以更精準(zhǔn)的圍繞著信息化軟件進行檔案數(shù)據(jù)的操作和有效管理。
為了實現(xiàn)數(shù)字化檔案安全保密的目的,應(yīng)采取合理的安全保障技術(shù)手段,降低檔案數(shù)據(jù)信息丟失和數(shù)據(jù)被破壞的幾率,從根本上提升檔案管理工作的可靠性。主要可以通過優(yōu)化檔案管理軟件系統(tǒng)的方式,提升檔案管理過程的安全保密性。此外,還可在系統(tǒng)內(nèi)部增設(shè)防火墻和加密系統(tǒng),實現(xiàn)對安全性要求較高數(shù)據(jù)的安全防護。在計算機系統(tǒng)內(nèi)部建立內(nèi)網(wǎng),對外界網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進行有效隔離,可起到防止外界攻擊影響和信息篡改的問題,對于提升檔案數(shù)據(jù)信息安全性具有積極作用。
做好數(shù)字化檔案信息的管理工作,必須健全檔案管理制度,明確在數(shù)字化環(huán)境中檔案運行的基本程序和辦法,通過落實各項具體責(zé)任制度,保證數(shù)據(jù)檔案在安全的環(huán)境下科學(xué)的運行,這樣才能全面提高數(shù)字化檔案安全管理工作的效率。首先,明確數(shù)字化檔案使用程序和安全防范的基本責(zé)任制度,對不同級別檔案使用和管理人員加強必要的安全教育培訓(xùn)工作。其次,建立起涉密檔案的保密制度,注重對保密檔案的使用進行專門的審核,使保密檔案數(shù)據(jù)信息只有封閉的環(huán)境下進行使用,從而全面降低檔案泄密的風(fēng)險。
做好數(shù)字化檔案的安全保密控制工作,必須形成良好的安全保密控制氛圍,并且養(yǎng)成良好的操作習(xí)慣,這樣才能有效降低檔案泄密風(fēng)險。首先,加強檔案管理與使用者的安全教育,具體應(yīng)當(dāng)加強檔案管理人員和使用人員安全保密技能培訓(xùn),圍繞著檔案管理和使用中容易出現(xiàn)的泄密問題,對檔案相關(guān)人員進行必要的警示教育,從而提高檔案保密和安全管理工作效率。其次,形成良好的檔案保密工作文化氛圍建設(shè),樹立檔案管理人員的安全保密理念,使檔案管理人員具有良好的檔案安全保護意識,注重加強檔案安全工作的檢查,實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的有效安全操作。第三,圍繞著檔案安全工作形勢進行針對性的補足,根據(jù)檔案管理和數(shù)字化環(huán)境形勢,及時做好相關(guān)的漏洞更新和病毒的查殺工作,保證提供良好的數(shù)字化檔案的運行環(huán)境。
結(jié)語:目前我國檔案數(shù)字化水平已經(jīng)有了很大提高,但是檔案數(shù)字化的整體質(zhì)量水平不高,檔案安全問題較為嚴重,還必須根據(jù)實際檔案工作需求,解決當(dāng)前檔案工作存在的問題,全面提高檔案數(shù)字化建設(shè)的效率。