新時期企業(yè)人事檔案管理的深化和創(chuàng)新

楊梅

（湖北省地質(zhì)勘查裝備中心，湖北 武漢 430034）

人事檔案與財務(wù)概況等文件有一定的差距，市場經(jīng)濟(jì)體制改革后，企業(yè)用人觀念、職工工作觀念發(fā)生了巨大變化，員工流動率很高。通常，傳統(tǒng)的文件管理方法很難適應(yīng)企業(yè)人員文件管理的需求。在新情況下，企業(yè)應(yīng)認(rèn)識到人才檔案管理中存在的各種問題，積極改革和完善創(chuàng)新管理方法，更好地服務(wù)于人事管理，促進(jìn)企業(yè)及其員工的發(fā)展。

一、新時期企業(yè)人事檔案的作用及管理重要性

（一）企業(yè)人事檔案的作用

1.企業(yè)人事檔案是實(shí)施人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的需要

完善企業(yè)人事檔案管理是黨和政府了解企業(yè)人才隊(duì)伍的狀況，社會人才需求的分析，企業(yè)人才成長模型的探索，企業(yè)人才發(fā)展規(guī)劃的研究，企業(yè)人才工作政策的制定，保證人力資源安全和企業(yè)人才管理水平的提升，這是一項(xiàng)重要的基本性工作，大力實(shí)施人力資源開發(fā)振興戰(zhàn)略是其中的重要組成部分。

2.企業(yè)人事檔案工作是積極探索人事制度改革的重要依據(jù)

加強(qiáng)企業(yè)和業(yè)務(wù)人員檔案管理人員配備機(jī)構(gòu)的發(fā)展，探索建立公開可用的公共人員檔案管理服務(wù)系統(tǒng)，以及進(jìn)一步消除流動在城市和農(nóng)村地區(qū)，部門和行業(yè)，身份和所有權(quán)的限制，以及在政府部門和企業(yè)之間進(jìn)行溝通的渠道，公共和非公共組織之間以及不同地區(qū)之間的人才流動渠道形成了更加靈活的人才體系和豐富的人才工具。開發(fā)企業(yè)人事檔案的實(shí)踐證明，可以實(shí)施社會化人事檔案管理，使企業(yè)員工從“單位人”向“社會人”的轉(zhuǎn)變成為可能。同時，企業(yè)人事檔案是國家工作檔案制度的一部分，企業(yè)人事檔案管理制度的改革也可以為國家人事制度改革提供經(jīng)驗(yàn)。

（二）新時期企業(yè)人事檔案管理重要性

1.企業(yè)人事檔案管理對企業(yè)的重要性

只有通過對企業(yè)的人事檔案進(jìn)行專業(yè)的數(shù)據(jù)分析，我們才能充分了解每個員工的基本情況。只有客觀地評估每個員工的綜合技能，才能做出最正確的管理決策。一旦員工升任新職位，他/她就可以跳過渡期，迅速進(jìn)入員工的工作環(huán)境，提高工作效率，檔案管理工作的目的是單位人力資源的管理、開發(fā)服務(wù)，以調(diào)動干部和員工的積極性。

二、企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題

（一）企業(yè)人事檔案的管理內(nèi)容陳舊，管理方式落后

當(dāng)前，人事檔案的內(nèi)容非常單調(diào)且過時。企業(yè)人事檔案僅記錄員工姓名，年齡和性別的基本條件，個人史料記載較多，但實(shí)際資料并不完整。它不能反映個人的專業(yè)和特征，它對企業(yè)人才的選擇、培訓(xùn)、評價作用不大，不能對各方進(jìn)行全面評價，不能滿足人事管理的需要。在人事檔案管理中，不論政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位均采用統(tǒng)一的格式，統(tǒng)一的分類和統(tǒng)一的托管管理。管理風(fēng)格很簡單，該系統(tǒng)非常傳統(tǒng)，沒有先進(jìn)的信息管理方法。

（二）傳統(tǒng)的人事檔案管理體制不適應(yīng)新的形勢

中國現(xiàn)行人事檔案的管理，特別是企業(yè)人事管理制度的改革，與現(xiàn)行制度不相容，無疑落后于發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟(jì)的要求。這種管理模式不再符合當(dāng)前政治民主化進(jìn)程的要求。傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案管理缺乏信息管理的概念，人事檔案管理方法明顯落后，無法滿足現(xiàn)代化的要求。

三、企業(yè)人事檔案管理問題形成的原因

（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理不夠重視

在許多企業(yè)中，人事檔案管理沒有引起足夠的重視，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)角色在人事檔案管理的重要性和公司不夠了解，他們總是認(rèn)為人事檔案管理不屬于公司整體發(fā)展經(jīng)營的一部分，也不能帶來可觀的收入，因此越來越不重視對公司人事檔案的管理，這不包括在企業(yè)總體戰(zhàn)略的規(guī)劃中。

（二）多數(shù)企業(yè)人事檔案利用程度不高

企業(yè)人事檔案管理的作用還沒有得到充分的發(fā)揮，對于人事檔案管理人員，無論是人事檔案信息的收集和歸檔，在現(xiàn)階段的企業(yè)人事檔案管理也顯然有些過度強(qiáng)調(diào)保密和忽略的現(xiàn)象，使用檔案意識薄弱。盡管在某些企業(yè)中也使用了人事檔案，但是其范圍和功能的使用可以忽略不計(jì)，管理人員僅參考人事檔案中員工的基本個人信息，而不會進(jìn)行深入評估和評估深度。該問題直接導(dǎo)致企業(yè)人事檔案資料利用率低下，人事檔案功能無法得到更好的發(fā)揮。

四、新形勢下企業(yè)人事檔案管理的建議

（一）注重人事檔案管理工作，在企業(yè)加大力度宣傳相卻念

人事文件屬于單獨(dú)的文件，包括干部文件、員工文件等。文件內(nèi)容可以反映員工的整體歷史記錄和當(dāng)前狀態(tài)。因此，許多業(yè)務(wù)經(jīng)理將人事檔案作為了解和雇用員工的重要依據(jù)，它與公司的運(yùn)營和發(fā)展緊密相關(guān)。因此，管理人員應(yīng)高度重視，并將人事檔案管理納入公司的長期發(fā)展目標(biāo)。通過小組會議或業(yè)務(wù)指導(dǎo)，有關(guān)部門可以盡快了解收集人事檔案的范圍，增強(qiáng)責(zé)任感，主動與人事部門積極協(xié)作，做好收集作業(yè)，并嘗試扭轉(zhuǎn)文件管理混亂的現(xiàn)狀。

（二）努力提升人事檔案材料利用效率

人才是企業(yè)發(fā)展的根本，健全的人事檔案、科學(xué)的檔案管理對于企業(yè)員工的升職、企業(yè)的人員調(diào)動都有著十分重要的意義。因此企業(yè)在實(shí)際的人事檔案管理工作中應(yīng)結(jié)合企業(yè)的實(shí)際需求，根據(jù)企業(yè)員工的工作崗位增加一些能夠反映員工個人能力的資料，更符合當(dāng)前人事管理工作的需求，也可以有效地提高人事檔案的利用價值，比如個人的基本信息、學(xué)歷證明、學(xué)位證明、專業(yè)技術(shù)資格任職材料之外，讓用人單位能夠更加清晰的了解員工的個人情況，為企業(yè)的人事調(diào)動等決策提供依據(jù)。

人才是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。健全的人事檔案和科學(xué)檔案的管理對于促進(jìn)員工晉升和企業(yè)人事調(diào)動至關(guān)重要。因此，企業(yè)人事檔案的實(shí)際管理應(yīng)結(jié)合企業(yè)的實(shí)際需要，根據(jù)企業(yè)員工的工作情況，一些信息可能反映出個人的能力，這更符合企業(yè)當(dāng)前的管理要求，也能有效地提高人事檔案的利用價值。

結(jié)束語

人事檔案管理是企業(yè)檔案管理的重要組成部分。隨著經(jīng)濟(jì)形勢的不斷變化，企業(yè)人才的不斷增加，人事檔案管理等問題不斷出現(xiàn)，嚴(yán)重影響企業(yè)的發(fā)展。因此，企業(yè)檔案工作者必須與時俱進(jìn)，提高文獻(xiàn)管理的科學(xué)性，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高文獻(xiàn)管理的有效性，提高服務(wù)水平。