優(yōu)化檔案管理的有效途徑

范海濤

（重慶市酉陽(yáng)土家族苗族自治縣新城區(qū)管理委員會(huì)，重慶 409801）

每個(gè)單位在檔案管理建設(shè)的過(guò)程中都會(huì)出現(xiàn)或多或少的問(wèn)題，如檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能的不到位、檔案管理建設(shè)效率低下、檔案管理人員信息保護(hù)意識(shí)低下等，導(dǎo)致了單位管理效率低下的問(wèn)題。因此，針對(duì)現(xiàn)實(shí)中客觀存在著的問(wèn)題，我結(jié)合自身實(shí)際的經(jīng)驗(yàn)，從總體的情況展開(kāi)了分析，探索了優(yōu)化檔案管理建設(shè)的有效途徑，希望能夠幫助他人從中獲得一些有價(jià)值的信息。

一、當(dāng)前單位檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）缺乏對(duì)單位檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)

單位檔案管理工作直接關(guān)系著單位的發(fā)展進(jìn)程，從目前來(lái)看，很多單位管理人員缺乏對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，缺乏對(duì)檔案主體的限制，導(dǎo)致檔案管理工作嚴(yán)重偏離單位發(fā)展的實(shí)際情況，影響單位檔案管理水平。很多單位認(rèn)為單位檔案主要是單位的人事檔案，忽略了單位自身發(fā)展形成的主體檔案，單位檔案構(gòu)成存在嚴(yán)重偏差，影響單位檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。

（二）檔案管理人員的工作能力差

檔案管理人員工作能力的高低對(duì)單位檔案管理的效率有著很直接的影響。目前，我國(guó)很多單位檔案管理人員并沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的技能培訓(xùn)，管理水平普遍較低，而且還有一些管理人員只是兼職，并不是長(zhǎng)期的管理人員。又加上很多管理人員覺(jué)得這份工作沒(méi)有什么發(fā)展前景，就算沒(méi)有做好也無(wú)所謂。這些問(wèn)題的出現(xiàn)，就導(dǎo)致了檔案管理人員的工作能力差，從而影響了單位檔案管理工作的效率。

二、解決單位檔案管理中難點(diǎn)的對(duì)策

（一）建立健全單位檔案管理制度

檔案管理工作直接關(guān)系著單位的發(fā)展方向以及發(fā)展前景，我國(guó)目前針對(duì)單位檔案管理工作制定了一系列相關(guān)的法律法規(guī)，使得我國(guó)檔案管理活動(dòng)能夠更加的規(guī)范化和法制化，也促進(jìn)檔案管理活動(dòng)更加的標(biāo)準(zhǔn)化。單位要能夠綜合利用技術(shù)信息和資料信息合理歸納整合檔案材料，為單位的發(fā)展提供重要的數(shù)據(jù)支持?？茖W(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展使得數(shù)字化檔案逐漸發(fā)展起來(lái)，并結(jié)合數(shù)字化檔案的具體內(nèi)容以及發(fā)展需求制定出了一系列檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理流程，但是由于數(shù)字化檔案起步較晚，相關(guān)的管理制度仍然不夠完善和科學(xué)，難以對(duì)信息檔案管理活動(dòng)起到有效的約束作用。因此，必須要結(jié)合單位的發(fā)展現(xiàn)狀以及單位檔案管理需求制定新的工作標(biāo)準(zhǔn)與工作制度，明確完整的工作流程，了解電子文件形成、轉(zhuǎn)換以及處理的方式，使得單位檔案管理工作能夠得到有效的約束和監(jiān)督，以最大限度地保障檔案信息的安全性。

（二）人員配備的科學(xué)性

在一些企事業(yè)單位中，開(kāi)展檔案管理工作的人員有一部分是從其他單位進(jìn)行抽調(diào)的，他們不具備這方面的專(zhuān)業(yè)能力。在開(kāi)展工作的過(guò)程中，向有工作經(jīng)驗(yàn)的人員進(jìn)行短時(shí)間學(xué)習(xí)后就上崗工作，這樣使得開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，很有可能因?yàn)楣ぷ魅藛T的工作能力不強(qiáng)而出現(xiàn)疏忽，造成嚴(yán)重的后果。隨著計(jì)算機(jī)信息化程度不斷提高，推進(jìn)檔案管理電子化作業(yè)已經(jīng)初見(jiàn)成效，那么就對(duì)檔案管理工作人員提出了新的要求。只有能夠更加高效的應(yīng)用計(jì)算機(jī)工作設(shè)備，才能夠正常開(kāi)展工作。針對(duì)這種情況，就需要相關(guān)工作單位定期組織技能培訓(xùn)，確保所有的工作人員都能夠更加便捷地獲取到提升自我工作能力的機(jī)會(huì)，在長(zhǎng)期的學(xué)習(xí)進(jìn)程中，滿(mǎn)足高標(biāo)準(zhǔn)的工作需求。要適當(dāng)提高檔案管理工作門(mén)檻，只有滿(mǎn)足學(xué)歷要求以及專(zhuān)業(yè)化技能要求之后，才能夠篩選進(jìn)駐工作崗位。并且在后期開(kāi)展工作的過(guò)程中，定期開(kāi)展考核，只有考核達(dá)標(biāo)才能夠繼續(xù)開(kāi)展工作，否則就需要重新前往學(xué)習(xí)班進(jìn)行學(xué)習(xí)。并且將檔案管理工作的成效與個(gè)人的績(jī)效進(jìn)行掛鉤，這樣才能夠盡最大的努力提高檔案管理工作人員的主動(dòng)性，不斷的提升自我，為檔案管理工作做出更大的貢獻(xiàn)。針對(duì)現(xiàn)階段開(kāi)展檔案管理工作能夠利用的一些資源進(jìn)行重新分配，確保對(duì)各項(xiàng)資源利用的高效性和合理性。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)技能的培養(yǎng)

單位的壯大離不開(kāi)人才的培養(yǎng)，而在檔案管理的過(guò)程中，我們也需要一只具備專(zhuān)業(yè)技術(shù)的人才隊(duì)伍，因此，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員職業(yè)技能的培養(yǎng)是十分有必要的。結(jié)合各類(lèi)型單位的實(shí)際情況來(lái)看，我們培養(yǎng)具有檔案管理職業(yè)技能的人才可以從兩方面入手：從源頭抓起和對(duì)單位內(nèi)部現(xiàn)有的人才進(jìn)行著重培養(yǎng)。

一方面，隨著經(jīng)濟(jì)水平的提升和經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的日漸完善，我們開(kāi)展的檔案管理工作已經(jīng)不限于立卷歸檔等簡(jiǎn)單的操作，同時(shí)也是為了進(jìn)一步挖掘單位內(nèi)部的信息資源，使單位內(nèi)部的資源得到更加充分的利用，提升單位管理的效能，而在這個(gè)過(guò)程中，單位結(jié)合自身的需求直接聘請(qǐng)具有良好實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)或者能力發(fā)展迅速的新人員來(lái)專(zhuān)職負(fù)責(zé)這一部分的工作，可以快速的建立起規(guī)范化的檔案管理體系；另一方面，但是對(duì)于一部分單位來(lái)講，單位內(nèi)部已經(jīng)具有了業(yè)務(wù)相對(duì)熟練的人員，開(kāi)發(fā)他們的檔案管理能力可以更好的節(jié)約成本，對(duì)此，單位應(yīng)當(dāng)積極著重培養(yǎng)這些對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)較為熟練、綜合素質(zhì)較高的人員，并給他們提供良好的工作環(huán)境，明確檔案管理的需求，從而更大化的提升單位管理和人員利用的效率。

（四）在制度上的完善

要重視制度建設(shè)，發(fā)揮用制度管人管事的公平性和長(zhǎng)久性。一方面在制度制定和修訂過(guò)程中要堅(jiān)持集思廣益，對(duì)好的措施辦法要發(fā)揚(yáng)光大，對(duì)錯(cuò)誤做法要堅(jiān)決糾正，對(duì)漏洞不足要及時(shí)彌補(bǔ)，提高制度建設(shè)的針對(duì)性、合理性和時(shí)效性。另一方面要積極建立檔案利用反饋機(jī)制，對(duì)單位員工在檔案利用中反映的問(wèn)題，安排專(zhuān)人進(jìn)行及時(shí)收集、匯總、整理，并對(duì)相應(yīng)問(wèn)題提出解決措施，呈報(bào)單位管理者，方便在頂層設(shè)計(jì)上促進(jìn)檔案管理效率提高。

（五）在技術(shù)上逐步提升

應(yīng)該采用雙套制管理模式，讓實(shí)物檔案管理和計(jì)算機(jī)檔案管理相輔相成、相得益彰。積極推進(jìn)檔案信息化管理的進(jìn)程，將檔案信息資源利用更加科學(xué)化、規(guī)范化、便捷化。同時(shí)積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云技術(shù)等新一代技術(shù)手段做好信息資源開(kāi)發(fā)利用，充分進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和認(rèn)真研究，找出內(nèi)在規(guī)律性和聯(lián)系性，進(jìn)行資料匯編和深度開(kāi)發(fā)，提高檔案管理工作在全局工作中的重要性和話(huà)語(yǔ)權(quán)。

結(jié)語(yǔ)

目前在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中還存在一些問(wèn)題，在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，就需要針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行逐項(xiàng)改進(jìn)，這樣才能夠?yàn)楝F(xiàn)代社會(huì)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。要重新制定科學(xué)完善的工作制度，加大先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)程度。針對(duì)檔案管理工作的需求，來(lái)建立起系統(tǒng)化的工作體系。并且加強(qiáng)針對(duì)檔案管理工作人員的技能培訓(xùn)，使得他們能夠更加高效的開(kāi)展檔案管理工作。