事業(yè)單位人事檔案信息管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化

文/王沛媛

各行各業(yè)對數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的需求不斷增加，尤其是人事檔案信息管理工作。數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化將現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)數(shù)字等先進技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位的人事管理工作中，減輕檔案管理工作的繁瑣程度，有效地提升人事檔案管理效率，實現(xiàn)了對人才的科學(xué)管理?，F(xiàn)如今，人才資源成為了事業(yè)單位之間互相競爭的重點資源，人事檔案信息管理的質(zhì)量和水平影響著人才資源的管理，如果不能充分發(fā)揮出人事檔案信息管理的作用，會導(dǎo)致事業(yè)單位無法吸引高素質(zhì)的人才，從而影響到事業(yè)單位的長遠發(fā)展。

一、利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字技術(shù)提升人事檔案管理效率

事業(yè)單位主要是為社會政治、文化、科學(xué)和教育服務(wù)的綜合性單位。因此，它與人們的生產(chǎn)生活息息相關(guān)。人事檔案管理是人事工作的重要內(nèi)容之一，做好檔案管理既對事業(yè)單位的良好發(fā)展具有重大的現(xiàn)實意義，又會為更好地服務(wù)于人民群眾的生產(chǎn)生活起到幫助作用。

1.完善人事信息，提升信息準(zhǔn)確度。在人事檔案管理過程中，可以借助數(shù)字化技術(shù)能夠儲存大量數(shù)據(jù)的優(yōu)點來實現(xiàn)大量人事檔案信息的存儲。根據(jù)這一優(yōu)點可以建立起多樣化的管理機制，不僅在提升人事檔案管理水平上發(fā)揮出了重要的作用，而且在提高人事檔案信息的準(zhǔn)確度和方便快捷地利用人事檔案信息方面作用非常明顯。除此之外，人事部門要加強對事業(yè)單位人力資源的有效管控，不斷豐富和完善人事檔案信息，保證人事檔案信息的準(zhǔn)確性。

事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹立正確的觀念，提升業(yè)務(wù)能力，明確檔案管理流程，并充分運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對人事檔案進行數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化管理，從而有效提高人事檔案管理的能力和服務(wù)水平

2.與時俱進，加強資料管理。傳統(tǒng)的人事檔案管理的方式方法已經(jīng)跟不上時代發(fā)展的腳步，無論是收集整理，還是提供利用，由于管理水平低，所以它的服務(wù)效率也低。然而，數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的出現(xiàn)能有效地解決這一問題。使用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，可以根據(jù)不同類型來區(qū)分不同人員的檔案信息，建立統(tǒng)一的人事檔案管理機制和管理制度，并能根據(jù)單位發(fā)展變化的特點和需求，隨時做出相應(yīng)的調(diào)整處理。

3.科學(xué)規(guī)范地做好人事檔案管理工作。在人事檔案信息管理過程中，數(shù)字化和信息技術(shù)的應(yīng)用可以讓事業(yè)單位的工作人員對其人事數(shù)據(jù)進行簡單的整理和分析，首先最重要的一點就是建設(shè)綜合性、全面性的檔案歸納標(biāo)準(zhǔn)，明確各個系統(tǒng)之間的關(guān)系，不僅保障了各類數(shù)據(jù)信息的穩(wěn)定性，而且還科學(xué)有效地規(guī)范管理工作的流程和行為。其次，對相關(guān)的工作人員分別設(shè)置權(quán)限，保持多元化的管理方式，合理地制定人事檔案管理目標(biāo)、計劃、方案等等，既能及時規(guī)范地保存信息，又能使保存的信息更加準(zhǔn)確、清晰。

二、事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的可行性

建立相關(guān)的管理制度是實行人事檔案信息數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化管理的首要環(huán)節(jié)，也是保證人事檔案信息管理科學(xué)性、系統(tǒng)性的重要措施。所以首先要明確人事檔案管理人員的職責(zé)任務(wù)，全面提升檔案部門的管理水平。其次要加強對軟硬件系統(tǒng)的定期檢查制度，確保設(shè)施設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)運行環(huán)境的安全暢通。第三要在事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理中強化技術(shù)保障作用，既要在提高人事檔案管理人員能力和水平上下功夫，又要根據(jù)事業(yè)單位自身的實際情況制定出科學(xué)有效的管理辦法和制度，保證人事檔案工作的有序開展。此外，還應(yīng)明確公共機構(gòu)人事檔案信息管理的數(shù)字化和信息化實施措施。根據(jù)具體實施目標(biāo)，分析確定目標(biāo)要點和具體內(nèi)容，促進管理體制、運行體系和保障體系等各種體系的有效整合，不僅可以為事業(yè)單位的人事檔案信息管理提供充分的技術(shù)支持，而且可以促進人事檔案數(shù)字化和信息網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展水平，提高信息管理的整體效率。

三、提升事業(yè)單位人事檔案管理能力的幾點建議

1.樹立正確的人事檔案管理觀念。首先要確定人事檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定、操作程序和具體內(nèi)容，這是保證人事檔案管理工作達到現(xiàn)代化管理水平的重要保證。其次要大力開展現(xiàn)代管理技術(shù)的教育和宣傳工作，樹立正確的現(xiàn)代化管理觀念，及時發(fā)現(xiàn)并解決管理中出現(xiàn)的問題，從而增加現(xiàn)代管理技術(shù)工作的效果。再次要使用先進的管理知識對檔案資料進行收集和整合，制定有效的統(tǒng)計方案，保障管理工作順利進行。第四要依據(jù)工作實際情況和具體工作崗位要求來制定每一個崗位的管理內(nèi)容，應(yīng)負的責(zé)任和義務(wù)，并在此基礎(chǔ)之上建立獎懲制度，拿出具體的獎罰措施，對違法制度規(guī)定的行為給予相應(yīng)懲罰，對工作認真負責(zé)的工作人員給予適當(dāng)?shù)募为劊源颂岣邫n案管理人員的工作積極性。第五在日常管理工作中，還要注重人事檔案存放的安全問題，落實檔案安全保管的各項措施，確保存放的檔案信息安全不出問題。

2.加大對人事檔案管理人員的培訓(xùn)工作，增強培訓(xùn)的專業(yè)性和針對性。要想做好事業(yè)單位人事檔案管理工作，就必須加強對人事檔案管理人員專業(yè)知識和能力的培訓(xùn)，從各方面提升檔案管理人員的自身實力，只有在不斷的培訓(xùn)學(xué)習(xí)中掌握更多的知識和技術(shù)，才能提高自己的工作能力，促進自身工作的有效開展。首先，要為檔案管理人員制定科學(xué)完善的培訓(xùn)計劃和培訓(xùn)目標(biāo)，設(shè)置好科學(xué)合理的培訓(xùn)課程，將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和專業(yè)知識作為培訓(xùn)的重要內(nèi)容，積極使用現(xiàn)代化的教學(xué)工具和先進教學(xué)方法，提升培訓(xùn)質(zhì)量和效果。其次要建立完善的溝通協(xié)調(diào)機制，人事管理部門要與人事檔案管理人員多溝通、多交流，加強協(xié)調(diào)配合。人事管理部門要選擇政治上可靠的人員來從事人事檔案管理工作，既要在政治上、生活上關(guān)心愛護他們，調(diào)動他們工作的積極性和主動性，又要為他們創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和條件，讓他們能夠有更多的精力和時間做好人事檔案管理工作。再次要創(chuàng)造機會加大對人事檔案管理人員運用專業(yè)知識技能和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)技能的培養(yǎng)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理與現(xiàn)代電子人事檔案管理有機結(jié)合起來，做到相互完善、相互促進，真正使人事檔案管理工作在為事業(yè)單位發(fā)展的過程中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

3.建設(shè)完善相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，更好地服務(wù)于人事檔案管理工作。將數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運用于人事檔案管理的相關(guān)領(lǐng)域，將極大地提高人事檔案管理的效率，也更有益于人事檔案作用的發(fā)揮。具體來講，一是要建立人員個人工資信息、獎懲信息管理體系，依據(jù)單位的真實情況，可以將單位人員的工資信息和獎懲信息收集起來，建立人事檔案工資、獎懲數(shù)據(jù)信息管理體系，完備的人事檔案管理系統(tǒng)，才能更有利于人事檔案的集中管理。二是要建立組織工作的相關(guān)系統(tǒng)。運用現(xiàn)代先進技術(shù)，可以將事業(yè)單位內(nèi)部組織關(guān)系情況反映在檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中，為人事檔案管理提供更多的翔實信息內(nèi)容。三是要建立計劃性的管理系統(tǒng)。事業(yè)單位在發(fā)展過程中，需要指導(dǎo)檔案管理工作人員用長遠發(fā)展的眼光和觀念，去處理工作中遇到的各種問題和難題，使人事檔案管理工作能夠更好地為事業(yè)單位發(fā)展發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

4.完善管理流程標(biāo)準(zhǔn)，保證信息管理安全。管理的流程決定了管理工作是否有效進行，因此，對于事業(yè)單位人事檔案管理工作來說更應(yīng)該注意管理流程，管理人員要依據(jù)實際情況，創(chuàng)新出更多管理形式和管理方式，建立健全相關(guān)的管理制度，進而促使事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展和進步。首先要做的就是將工作內(nèi)容明確清楚，對要進行管理的數(shù)據(jù)進行細致、科學(xué)的劃分，努力提高對數(shù)據(jù)信息的分類和管理水平。其次，在完善管理流程標(biāo)準(zhǔn)時，檔案信息管理部門需要改善傳統(tǒng)的管理體系，實現(xiàn)檔案信息的動態(tài)管理，確定具體的流程標(biāo)準(zhǔn)，確保管理人員嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進行管理，保證信息管理的嚴(yán)謹性。第三，人員的權(quán)限設(shè)置是必不可少的，不僅數(shù)據(jù)信息得到了合法保管，而且還能明確管理的流程、責(zé)任，也使檔案信息的管理得到了安全保證。

總之，人事檔案管理工作運用了現(xiàn)代數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅可以合理有效地管理檔案信息，還能保障信息的穩(wěn)定性和可靠性，更好地對人才進行管理。雖然事業(yè)單位在發(fā)展中會出現(xiàn)各種問題，但是只要單位的工作人員能夠樹立正確的工作觀念，端正自己的態(tài)度，以積極飽滿的狀態(tài)投入到自己的工作中，就能夠?qū)⑷耸聶n案管理工作做好做到位。