文·李芳歌 李海寧
近年來,因人事檔案丟失而不能辦理退休、大學(xué)生畢業(yè)后自主創(chuàng)業(yè)幾年后重新入職企事業(yè),因找不到人事檔案而喪失機(jī)會(huì)、考公務(wù)員因沒有檔案而不能入職等事情屢屢見報(bào),這讓我一名基層檔案工作者深感人事檔案工作的重要性。
許多人從來沒有見過自己的檔案,對(duì)自己的人事檔案沒有概念,不知道檔案里的內(nèi)容,也不知道檔案存在哪里或國(guó)家對(duì)人事檔案存放地點(diǎn)的有關(guān)規(guī)定,更不知道人事檔案有什么作用,導(dǎo)致離開學(xué)校后檔案就不知所蹤了。
現(xiàn)有社會(huì)的人員結(jié)構(gòu)中,民營(yíng)企業(yè)、自主擇業(yè)人員、農(nóng)村居民不需要升職、加薪、辦理退休等手續(xù),所以一般用不著人事檔案?;鶎訃?guó)有企業(yè)規(guī)模小,各項(xiàng)規(guī)章制度不健全,職工的各項(xiàng)報(bào)酬得不到保障,不能按照國(guó)家的規(guī)定進(jìn)行職稱評(píng)聘和工資晉升等,平時(shí)也不怎么用到人事檔案。像基層的區(qū)直國(guó)有企業(yè),工作人員不評(píng)聘職稱,年度考核不填寫考核表,工資變動(dòng)由領(lǐng)導(dǎo)層決定,每個(gè)人的工資怎么定、績(jī)效工資怎么算,下個(gè)文件就行了,所以基本上不往人事檔案里存放什么資料。我曾經(jīng)去過一個(gè)區(qū)直國(guó)有企業(yè)整理檔案,發(fā)現(xiàn)有三分之二的人員沒有人事檔案,他們也覺得不正常,認(rèn)為反正有工資,到時(shí)退休就行了。即使部分人有人事檔案,也沒有把平時(shí)的在職學(xué)歷深造、培訓(xùn)結(jié)業(yè)、職稱評(píng)聘以及企業(yè)就職過程中的入職、錄用、考核、晉升及離職的材料填充到人事檔案中。通常在用檔過程中才知曉問題嚴(yán)重,幸運(yùn)的能補(bǔ)上,不幸者就因此而錯(cuò)失機(jī)會(huì)了。
在供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革和產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)的大背景下,人才流動(dòng)呈現(xiàn)了新特點(diǎn)和新規(guī)律,形成了在東南沿海城市就業(yè)與人才回流返鄉(xiāng)就業(yè)創(chuàng)業(yè)共存的新局面,人才流動(dòng)的頻率和速度在不斷加快。從一個(gè)單位跳槽到另一個(gè)單位,有的人能把檔案移交到新的工作單位,但有的單位沒有人事管理權(quán)限不能接受人事檔案,如果不知道把檔案移交到就業(yè)地人才交流市場(chǎng)里,時(shí)間長(zhǎng)了成了“棄檔”;有的人從原單位提出檔案來,就放在自己家里保存,時(shí)間長(zhǎng)了找不到了,就造成檔案丟失;有的人大學(xué)畢業(yè)后自主創(chuàng)業(yè),和管理自己檔案的部門沒有溝通,檔案長(zhǎng)期擱置在人才市場(chǎng)里,成了“死檔”。這種“人檔分離”“死檔”“棄檔”“重復(fù)建檔”及檔案材料不完整等現(xiàn)象的出現(xiàn),增加了人事檔案管理的難度。
1.檔案管理制度不健全。由于檔案管理工作在部門中比較弱勢(shì),管理制度不健全或有制度也不嚴(yán)格執(zhí)行、缺乏獎(jiǎng)懲制度使工作出現(xiàn)失誤不受到應(yīng)有的處罰等現(xiàn)象普遍存在,導(dǎo)致檔案管理人員沒有敬畏之心、沒有工作責(zé)任心、沒有工作的積極性和主動(dòng)性。
2.缺乏專職檔案管理人員。多數(shù)基層人事檔案工作沒有專職管理人員,大多數(shù)為兼職且調(diào)整頻繁。平時(shí)工作交接中,手續(xù)不規(guī)范,不按照要求填寫交接單,不實(shí)地清點(diǎn)檔案,甚至不交接檔案工作的事情屢屢發(fā)生,導(dǎo)致檔案材料丟失、損毀,形成很多安全隱患。
3.檔案工作得不到重視。由于上級(jí)檔案業(yè)務(wù)部門對(duì)人事檔案工作沒有明確的考核任務(wù),使各基層單位多忽視檔案工作的重要性,檔案工作在資金、政策上得不到相應(yīng)的支持,阻礙了人事檔案工作的良性發(fā)展。
1.對(duì)高校學(xué)生進(jìn)行檔案宣傳
人事檔案是由學(xué)籍材料轉(zhuǎn)化而來的,學(xué)校是人事檔案的初建單位,有義務(wù)對(duì)學(xué)生進(jìn)行檔案知識(shí)的宣傳介紹,讓學(xué)生知曉人事檔案、了解人事檔案,知道檔案在自己人生中所發(fā)揮的重要作用,并督促學(xué)生在升學(xué)、就業(yè)時(shí),及時(shí)向有關(guān)部門轉(zhuǎn)遞自己的人事檔案。要教育學(xué)生牢固樹立人檔合一的思想,確保自己走到哪里,檔案就轉(zhuǎn)遞到哪里,為人事檔案的齊全完整打下良好的基礎(chǔ)。
2.對(duì)用人單位進(jìn)行檔案宣傳
針對(duì)用人單位而言,檔案的重要性更加凸顯。用人單位想要取得長(zhǎng)足的發(fā)展,就需要充實(shí)有才華的人才,不斷給自身注入新鮮血液。而篩選應(yīng)聘者的時(shí)候,通過筆試、面試只可初步考察應(yīng)聘者的基本素質(zhì),要想做進(jìn)一步的了解,就需要調(diào)閱人事檔案,對(duì)應(yīng)聘者的個(gè)人經(jīng)歷、職業(yè)道德和工作能力做全面的考察,從而對(duì)應(yīng)聘者作出更為客觀的評(píng)價(jià)。因此,要檔案部門要加大對(duì)用人單位的宣傳力度,讓用人單位把好人事檔案的第二個(gè)關(guān)口,敦促當(dāng)事人該補(bǔ)充資料的補(bǔ)充資料,該找回檔案的找回檔案,為人事檔案工作的有序發(fā)展保駕護(hù)航。
3.對(duì)全社會(huì)進(jìn)行宣傳引導(dǎo)
提高全社會(huì)的檔案意識(shí)是檔案部門經(jīng)久不衰的命題,檔案部門要采取各種方式來提升宣傳引導(dǎo)的效果。特別是在數(shù)字化、信息化的背景下,更應(yīng)該借助于各種新媒體擴(kuò)大檔案宣傳的范圍和受眾人群,讓人事檔案的重要性深入人心,營(yíng)造全社會(huì)對(duì)人事檔案工作齊抓共管的良好局面。
1.由國(guó)家檔案部門統(tǒng)一組織研發(fā)高水準(zhǔn)、現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng),整合各級(jí)各部門的人事檔案信息,兼容和完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),實(shí)時(shí)更新檔案信息,對(duì)人事檔案的去向進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理,實(shí)現(xiàn)檔案信息互聯(lián)互通、資源共享。
2.構(gòu)建信息化查詢系統(tǒng),通過智能識(shí)別技術(shù),實(shí)現(xiàn)個(gè)人檔案信息的智能化管理,實(shí)現(xiàn)夸行業(yè)、夸地區(qū)、跨部門的人事檔案去向查詢,以明確個(gè)人人事檔案的存放地點(diǎn)。
檔案管理人員在檔案管理中起著關(guān)鍵的作用。在實(shí)踐中,應(yīng)選擇素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事人事檔案管理工作。同時(shí)還要加強(qiáng)崗位培訓(xùn),普及檔案管理知識(shí),傳授現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)與技能,提高檔案管理人員的工作能力。并加強(qiáng)隊(duì)伍的管理與考核,積極推進(jìn)檔案人員持證上崗制度,以提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。