新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理存在的問題及對策

文·劉祥

醫(yī)院檔案管理是確保醫(yī)院日常工作能夠順利開展的重要環(huán)節(jié)。醫(yī)院檔案里有許多醫(yī)療信息、科研信息、人事建設(shè)以及財務(wù)信息等，它對醫(yī)院的未來規(guī)劃起著一定的借鑒作用。人們可以通過醫(yī)院檔案了解到醫(yī)院過往的經(jīng)驗及教訓，同時還可以看到醫(yī)院發(fā)展的成長軌跡。在新醫(yī)改的背景下，醫(yī)院檔案管理應(yīng)當根據(jù)相關(guān)政策要求積極進行調(diào)整與改進。

一、醫(yī)院檔案管理存在的主要問題

（一）領(lǐng)導對檔案管理工作重視程度不夠

醫(yī)院的檔案管理工作直接關(guān)系到醫(yī)院內(nèi)部各項資料的留存，同時也關(guān)系到各項資料的運用。但是仍有部分醫(yī)院在新醫(yī)改的背景下對檔案管理工作的改革存在雷聲大、雨點小的現(xiàn)象。對醫(yī)院檔案管理工作的重要性排在醫(yī)療、科研以及教學等工作之后，同時對檔案管理工作的資金投入以及人員投入較少。一些醫(yī)院甚至還存在專門安排一些年齡偏大、綜合能力較弱的人員來進行檔案管理工作，只需要這些人能夠在需要資料的時候及時提供就可以了。有些醫(yī)院的高層管理人員不重視此項工作，從而導致從事檔案管理工作人員也對此不夠重視。

（二）醫(yī)院檔案管理制度不夠完善

醫(yī)院檔案管理制度是保障檔案管理工作正常進行的重要因素，但是仍然有許多醫(yī)院檔案管理制度存在不完善的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在兩個方面，一方面是因為制度在建設(shè)過程中不夠全面，另外一方面是制度在執(zhí)行時不夠嚴格。醫(yī)院檔案管理制度包含著多個方面，如責任管理、歸檔管理、保密管理以及查閱管理等等，但是在這一系列制度建設(shè)的過程中存在不完善的現(xiàn)象，經(jīng)常出現(xiàn)發(fā)生問題之后再完善制度的現(xiàn)象。除此之外，一些醫(yī)院在執(zhí)行檔案管理制度時不夠嚴格，考核不細致，進而會導致醫(yī)院檔案管理工作出現(xiàn)漏洞。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低

根據(jù)檔案法及有關(guān)規(guī)定，檔案管理人員應(yīng)當具備較高的知識水平以及專業(yè)能力。但是許多醫(yī)院卻將一些引進人才的機會分配給了醫(yī)療、科研等部門。而在引進醫(yī)院檔案管理工作人員時要求相對較低，這些人在面對新醫(yī)改的相關(guān)政策及要求時，會出現(xiàn)解讀偏差的現(xiàn)象。尤其是在當今醫(yī)院檔案管理工作正在朝著現(xiàn)代化、信息化方向發(fā)展，而檔案管理工作人員能力較低，無法有效適應(yīng)這些先進技術(shù)，進而對醫(yī)院檔案管理工作的長期發(fā)展產(chǎn)生嚴重的影響。

（四）檔案管理工作內(nèi)容不完善

醫(yī)院是一個非常復雜的機構(gòu)，基本上所有部門都有檔案，同時還會涉及到一些交叉檔案，所以傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)當今醫(yī)院的發(fā)展要求。隨著醫(yī)院檔案管理內(nèi)容的逐漸增多，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案歸檔不及時、不完善以及不準確等不良現(xiàn)象。例如，在涉及醫(yī)療檔案時，因檔案性質(zhì)的不同所采用的歸檔方式也不同，同時因部門較多，非常容易出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象。

二、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進措施

（一）加強對檔案管理的重視，健全制度，加強專職人才培養(yǎng)

醫(yī)院首先要給予檔案管理工作高度重視，認識到檔案管理工作對于醫(yī)院發(fā)展的重要性。只有重視檔案管理工作，才會加大對其的資金以及人才的投入。同時，醫(yī)院應(yīng)當重視檔案管理制度的完善工作，讓每一位檔案管理工作人員能夠根據(jù)制度來進行工作，履行好自己的職責，提高檔案管理的效率及穩(wěn)定性。在醫(yī)院檔案管理人才的設(shè)置方面，醫(yī)院應(yīng)當積極引進高學歷高素質(zhì)的專職人才，同時對這些人才進行重點培養(yǎng)，多組織他們進行培訓學習，加強他們的檔案管理工作能力及水平，確保檔案管理工作能夠順利開展，能夠在新醫(yī)改的背景之下正常進行改進。

（二）加強科室之間的交流，準確定位檔案管理工作

醫(yī)院的檔案管理部門應(yīng)當積極的與其他業(yè)務(wù)部門以及行政部門進行溝通與交流，讓檔案管理工作從原本的被動轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?。例如：醫(yī)院檔案管理部門相關(guān)人員要及時了解其他各個部門的工作動態(tài)，這樣才可以更好地督促他們保存、提交相關(guān)檔案資料。尤其在新醫(yī)改的背景下，醫(yī)院許多部門都進行了相應(yīng)的改革，在改革的過程中這些部門所形成的資料需要盡快進行歸檔保存，確保資料的完整性，避免因時間過長而出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象。除此之外，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)當積極對檔案進行整理與歸納，對于其中所存在的片面、不準確的檔案要及時督促相關(guān)部門進行補充與完整，同時要按照制度及時進行上報。通過這些主動的檔案管理行為，可以有效提高檔案管理工作在醫(yī)院中的定位。

（三）加強檔案管理信息化建設(shè)，促進醫(yī)院檔案管理朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展

隨著我國社會與科學技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理形式也呈現(xiàn)出多元化，例如運用書面文字資料、電子信息資料以及影像資料等。醫(yī)院檔案的內(nèi)容也變得更加豐富，所以對這些檔案的管理也提出了更高的要求。目前，傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作模式已經(jīng)無法適應(yīng)新醫(yī)改所提出的要求，醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)當朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)善于發(fā)揮出現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢，運用現(xiàn)代信息手段進行檔案管理工作，這樣不僅能夠有效提高醫(yī)院檔案管理工作的效率，同時在運用檔案的過程中也會變得更加方便快捷，這種形式也更加符合新醫(yī)改的要求，同時也符合當今醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展方向。

綜上所述，新醫(yī)改對醫(yī)院檔案管理工作提出了新的要求，這既是醫(yī)院檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn)，同時也是改革發(fā)展的機遇。醫(yī)院應(yīng)當重視檔案管理工作，積極完善檔案管理制度，引進和培養(yǎng)檔案管理工作專職人才。除此之外，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)加強與其他部門的溝通與交流，確保檔案管理工作的效率，運用現(xiàn)代化信息技術(shù)，確保檔案管理工作水平。