淺談會計師事務(wù)所如何管好用好審計檔案

文·鄭旗

近年來，我國注冊會計師行業(yè)的執(zhí)業(yè)環(huán)境不斷改善，會計師事務(wù)所內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，人才隊伍不斷壯大，執(zhí)業(yè)領(lǐng)域不斷拓展，業(yè)務(wù)收入大幅增長。與此同時，會計師事務(wù)所的執(zhí)業(yè)責(zé)任和職業(yè)風(fēng)險也不斷加大。審計檔案作為注冊會計師執(zhí)業(yè)活動全過程的“記錄者”和執(zhí)業(yè)質(zhì)量控制的“見證者”，對會計師事務(wù)所、注冊會計師防范審計風(fēng)險、應(yīng)對法律訴訟、保障合法權(quán)益至關(guān)重要。因此，會計師事務(wù)所應(yīng)當認真貫徹執(zhí)行《會計師事務(wù)所審計檔案管理辦法》（以下簡稱《管理辦法》），管好用好審計檔案，促進會計師事務(wù)所健康持續(xù)發(fā)展。

一、管好審計檔案，保障審計檔案的真實、完整、有效和安全

（一）強化制度建設(shè)。會計師事務(wù)所要認真學(xué)習(xí)貫徹《管理辦法》，建立健全審計檔案管理制度。《管理辦法》是會計師事務(wù)所審計檔案管理的基本規(guī)范，突出了行業(yè)特性，重點對會計師事務(wù)所審計檔案管理的制度建設(shè)、責(zé)任體系、管理方式、保管條件、綜合利用等方面作出了原則性規(guī)范，而對審計檔案的整理立卷、分類編號、索引編制等方面僅作概括性描述。會計師事務(wù)所的審計工作底稿構(gòu)成了審計檔案的主體，《中國注冊會計師審計準則第1131號——審計工作底稿》對審計工作底稿的格式、內(nèi)容和范圍以及審計工作底稿的歸檔作了具體的要求和規(guī)范?！豆芾磙k法》與注冊會計師審計準則是并行不悖、相互補充、相輔相成的關(guān)系。因此，會計師事務(wù)所應(yīng)當結(jié)合自身經(jīng)營管理的實際，參照檔案法規(guī)制度，制定本所的檔案管理細則，包括審計工作底稿的編制、整理、歸檔制度；審計檔案的三級責(zé)任制度、利用制度、保密制度和銷毀制度；電子審計檔案的防篡改制度、備份制度等。

（二）注重人員管理。會計師事務(wù)所要建立審計檔案管理的三級責(zé)任體系，對具體從事審計檔案的管理人員要規(guī)定原則性任職要求。會計師事務(wù)所首席合伙人或法定代表人對審計檔案工作負領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。同時，明確一名合伙人或股東分管審計檔案工作，該負責(zé)人對審計檔案工作負分管責(zé)任。設(shè)立專門崗位或指定專人具體管理審計檔案，該管理人員承擔(dān)審計檔案工作直接責(zé)任。審計檔案管理人員要經(jīng)常接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)職能。

（三）加強硬件配置。會計師事務(wù)所要按照《管理辦法》的規(guī)定，自行保管或寄存保管、委托保管審計檔案。自行保管審計檔案的，應(yīng)當使用專用、安全的審計檔案保管場所，并配備必要的設(shè)施和設(shè)備，檔案庫房應(yīng)堅固耐用，具有防盜、防光、防潮、防火、防鼠、防蟲等功能。會計師事務(wù)所也可以向所在地國家綜合檔案館寄存審計檔案，也可以委托依法設(shè)立、管理規(guī)范的檔案中介服務(wù)機構(gòu)代為保管，并簽署書面委托協(xié)議。

（四）重視信息化建設(shè)。會計師事務(wù)所要重視審計檔案的信息化建設(shè)，運用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，提高審計檔案的管理水平和利用效能。加強電子審計檔案管理，采取有效的存儲方式和存儲介質(zhì)歸檔保管；建立健全防篡改機制，確保電子審計檔案的真實、完整、可用、安全；建立電子審計檔案備份管理制度，定期對電子審計檔案的保管情況、可讀情況等進行測試和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

（五）合理確定保管年限。會計師事務(wù)所要按照法律、法規(guī)和執(zhí)業(yè)準則的規(guī)定，結(jié)合審計業(yè)務(wù)性質(zhì)和審計風(fēng)險評估情況等因素，合理確定審計檔案的保管期限。對于永久性審計檔案要長期保存；當期審計檔案自審計報告簽發(fā)之日起，至少保存10年；不再繼續(xù)審計的被審計單位，其永久性檔案的保管期限與最近一年當期審計檔案的保管期限相同；對于保管期限屆滿的審計檔案，檔案管理人員要及時與相關(guān)業(yè)務(wù)部門聯(lián)系，共同開展對保管期滿審計檔案的鑒定工作；對于經(jīng)鑒定后確需繼續(xù)保存的審計檔案，應(yīng)重新確定保管期限；不再具有保存價值且不涉及法律訴訟和民事糾紛的審計檔案應(yīng)當?shù)怯浽靸?，?jīng)會計師事務(wù)所首席合伙人或法定代表人簽字確認后予以銷毀。

二、用好審計檔案，充分發(fā)揮審計檔案的鑒證作用

（一）依法依規(guī)利用審計檔案

會計師事務(wù)所要嚴格執(zhí)行審計檔案利用制度，規(guī)范審計檔案在查閱、復(fù)制、借出等環(huán)節(jié)的工作。審計檔案管理人員要熟悉本職工作，認真編制案卷目錄，逐步利用計算機著錄、檢索和查閱檔案，以便及時準確地提供檔案。對待查檔人員要熱情服務(wù)、耐心細致，對手續(xù)不全、線索不明的，要說明原因、解釋清楚。查檔人員要認真填寫查檔登記表，需借出閱讀或復(fù)制的，要履行審批手續(xù)。需復(fù)制時由檔案管理人員負責(zé)復(fù)制，并經(jīng)審核摘錄內(nèi)容與檔案原件無誤后方可簽字蓋章。財政及公檢法等部門需查閱審計檔案的，要由查檔人員提交工作聯(lián)系函并出示工作證。任何人不得隨意損壞、涂抹、勾劃、拆封、更換、折疊或剪裁審計檔案。

（二）充分發(fā)揮審計檔案的證據(jù)作用

1.審計檔案是審計報告中審計意見的直接證據(jù)。審計檔案能夠證明注冊會計師按審計計劃實施了必要的審計程序，并獲取了被審計單位有關(guān)財務(wù)報表金額和披露的審計證據(jù)，這些審計證據(jù)是充分、適當?shù)模瑸榘l(fā)表審計意見提供了基礎(chǔ)。

2.利用審計檔案防范和化解審計風(fēng)險，保障會計師事務(wù)所的合法權(quán)益。當審計報告相關(guān)當事人對審計結(jié)論有疑問時，可以利用審計工作底稿，證明注冊會計師是如何按審計準則實施審計的，收集了哪些審計證據(jù)，通過擺事實、講道理，能夠說得清、道得明，答疑解難，減少或避免誤解。當會計師事務(wù)所遇到法律訴訟時，審計工作底稿是抗辯的直接證據(jù)。首先，注冊會計師通過查閱審計工作底稿，判斷委托人或相關(guān)第三人的訴求，是否與審計報告存在因果關(guān)系，是否不當使用了審計報告。其次，通過出示審計工作底稿的相關(guān)資料，證明注冊會計師已按審計約定、執(zhí)業(yè)準則、審計程序完成了審計委托，注冊會計師不存在過錯。再次利用審計工作底稿證明被審計單位存在會計過錯，負有會計責(zé)任，注冊會計師可以減輕或免除審計責(zé)任。

3.審計檔案是財政部門、注冊會計師協(xié)會監(jiān)督檢查的對象。《中華人民共和國注冊會計師法》《財政部門監(jiān)督辦法》等法規(guī)規(guī)定，省級以上人民政府財政部門對會計師事務(wù)所、注冊會計師的執(zhí)業(yè)情況進行監(jiān)督指導(dǎo)?！吨袊詴嫀焻f(xié)會章程》規(guī)定中國注冊會計師協(xié)會及地方協(xié)會按章程規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍，擬訂注冊會計師執(zhí)業(yè)準則、規(guī)則，監(jiān)督、檢查實施情況。財政部門、注冊會計師協(xié)會對會計師事務(wù)所和注冊會計師執(zhí)業(yè)情況進行監(jiān)督檢查，主要是對審計工作底稿規(guī)范程度的檢查，審計工作底稿形成于審計過程，同時也反映整個審計過程，通過對審計工作底稿的檢查，可以評價注冊會計師的執(zhí)業(yè)質(zhì)量和會計師事務(wù)所的執(zhí)業(yè)質(zhì)量控制水平。

（三）利用審計檔案加強內(nèi)部管理，提高執(zhí)業(yè)質(zhì)量

一是綜合利用審計檔案，促進會計師事務(wù)所相關(guān)各項工作。審計檔案記錄和收集了審計程序、審計取證、審計分析、審計評價和審計結(jié)論，能夠反映總體審計計劃和業(yè)務(wù)分工情況，對每個業(yè)務(wù)工作人員具體做了哪些工作，在項目中起了什么作用，擔(dān)負何種責(zé)任，工作質(zhì)量如何，通過查看審計工作底稿一目了然，便于考核和評價業(yè)務(wù)工作人員的專業(yè)勝任能力和工作業(yè)績。利用審計檔案提煉升華審計實踐，形成系統(tǒng)性的經(jīng)驗后，又反過來指導(dǎo)審計實踐。每個審計項目終結(jié)歸檔后，就形成了一個完整的審計案例，注冊會計師如果再遇到類似審計項目，就可直接參考類似案例的審計思路，快速拿出審計方案，及時為客戶提供服務(wù)。審計檔案還是前后任注冊會計師溝通的橋梁。

二是通過強化審計工作底稿的編制和復(fù)核，提高執(zhí)業(yè)質(zhì)量。審計質(zhì)量控制是會計師事務(wù)所為確保審計質(zhì)量符合獨立審計準則的要求而制定和運用的控制政策和程序。審計工作質(zhì)量很大程度上體現(xiàn)在工作底稿上，要提升執(zhí)業(yè)質(zhì)量，必須對審計工作底稿的編制和復(fù)核制定一套嚴格的程序。為保證審計工作底稿的編制質(zhì)量，對審計工作底稿實行三級復(fù)核。項目經(jīng)理對助理人員形成的工作底稿進行詳細審核，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正；部門經(jīng)理在項目經(jīng)理完成詳細復(fù)核后，再對審計工作底稿中重要會計帳項的審計、重要審計程序的執(zhí)行以及審計調(diào)整事項等進行復(fù)核；主任會計師或合伙人對審計過程中的重大問題、重大調(diào)整事項及重要審計工作底稿進行重點審核，從而完成了三級復(fù)核的三次再監(jiān)督，保證了執(zhí)業(yè)質(zhì)量。